Wijzigingen in een Excel-bestand bekijken: de gids die u nodig hebt

Wanneer we spreadsheets delen, is het normaal dat we ons afvragen wat iedereen heeft aangeraakt en wanneer. Wijzigingen in een Excel-bestand bekijkenTegenwoordig hebben we verschillende opties: het paneel Wijzigingen weergeven, de versiegeschiedenis en, in meer klassieke scenario's, de oude vertrouwde optie "Wijzigingen bijhouden".

In dit artikel leggen we uit hoe je het moet doen, welke beperkingen elke optie heeft en welke alternatieven er zijn Als u buiten de cloud werkt, plus andere praktische tips.

Wat is ‘Wijzigingen weergeven’ in Excel en welke informatie wordt hiermee weergegeven?

De functie Wijzigingen weergeven centraliseert een overzicht van recente bewerkingen in een boek. Het paneel toont de nieuwste wijzigingen bovenaan, zodat u ze gedetailleerd kunt identificeren. wie de wijziging heeft aangebracht, de getroffen cel, de exacte tijd en de vorige waardeDit is vooral handig als meerdere mensen een gedeeld bestand bewerken en u een duidelijke tijdlijn nodig hebt.

Met dit paneel kunt u ook bewerkingen bekijken die 'in bulk' zijn uitgevoerd. In deze gevallen: Excel Het genereert een kaart met de bulkactie en biedt toegang tot 'Wijzigingen bekijken' in die kaart, zodat u dieper in de wijzigingen kunt duiken. details van elke gegroepeerde wijziging zonder de context te verliezen.

Houd er rekening mee dat Excel de recente activiteit in dit paneel bewaart, waardoor er tot maximaal ongeveer 60 dagenAls u het tijdsbestek wilt uitbreiden om te bekijken wat er eerder is gebeurd, is de versiegeschiedenis aan de beurt. Hierover later meer. reizen naar eerdere versies en deze zonder verrassingen kunt bekijken.

Bekijk wijzigingen in het hele boek: snelle stappen

Voor een uitgebreid overzicht van de werkmap en om wijzigingen in een Excel-bestand te bekijken, is het proces heel eenvoudig. U komt dan in het paneel met alle recent aangebrachte wijzigingen. Met deze stappen kunt u direct zien wat er is gewijzigd. alles wat er is gebeurd in het bestand:

1. Selecteer op het tabblad Controleren Wijzigingen weergeven om het paneel met recente bewerkingen te openen.
2. Houd er rekening mee dat de wijzigingen gerangschikt zijn met de meest recente bovenaan, wat de de werkelijke chronologische volgorde van uitvoering.
3. U kunt zien wie wat heeft gewijzigd en in welke cel, samen met de exacte datum en tijd, wat het gemakkelijker maakt audit-samenwerkingen.
4. Als er bulkbewerkingen zijn, vindt u een kaart die die bewerking groepeert en een knop voor Wijzigingen bekijken en navigeer door elke opgenomen wijziging.

Wijzigingen filteren per blad, bereik of specifieke cel

Als u uw focus wilt verfijnen, kunt u wijzigingen in een Excel-bestand bekijken voor een specifiek werkblad, een bereik of zelfs een enkele cel. Deze filtering helpt u om de details te onderzoeken. wat er in een bepaald gebied is gebeurd uit het boek zonder bijkomend geluid.

Om snel uit het werkblad te filteren: selecteer een werkblad, een bereik of een enkele cel, klik vervolgens met de rechtermuisknop om het contextmenu te openen en kies Wijzigingen weergevenMet deze actie beperkt Excel het paneel tot die selectie.

Je kunt ook filteren vanuit het Wijzigingenpaneel zelf. Bovenaan zie je een filterpictogram: als je dit selecteert, kun je aangeven of je wilt filteren op... Rango of door bladAls u Bereik kiest, typt u het bereik of de cel in het tekstvak en bevestigt u met het pijlpictogram naast dat veld om de direct filteren.

Deze filteraanpak bespaart u veel tijd bij het onderzoeken van incidenten of wanneer u zich moet concentreren op een kritiek gebied van het werkblad (bijvoorbeeld het bereik waarbinnen totalen worden berekend of waar iemand referenties heeft gewijzigd).

Waar werkt ‘Wijzigingen weergeven’ en wat zijn de vereisten om alles te registreren?

Wijzigingen weergeven is beschikbaar in zowel Excel voor desktop als Excel voor het web. In het paneel worden de bewerkingen weergegeven die zijn gemaakt in Excel-toepassingen die deze functie ondersteunen. co-auteurschapDit betekent dat alle gebruikers een compatibele Excel-app moeten gebruiken en met het bestand moeten werken op locaties die de meest complete geschiedenis in het dashboard willen zien. co-publicatie onderhouden actief is (bijvoorbeeld OneDrive of SharePoint).

Wat als het dashboard leeg lijkt, ook al weet u dat er activiteit is geweest? Bepaalde acties kunnen ervoor zorgen dat Excel dat logboek wist. U ziet een leeg dashboard als iemand bijvoorbeeld een bewerking heeft uitgevoerd met een eenmalige aankoop of een oudere versie van Excel die niet geschikt is voor co-creatie, of als er functies zijn gebruikt die Ze zijn niet compatibel met co-publicatie of als het bestand is vervangen of een kopie bewaard, waardoor de continuïteit van de monitoring wordt verbroken.

Het goede nieuws is dat vanaf dat moment alle nieuwe wijzigingen die u of iemand anders aanbrengt in compatibele apps, opnieuw worden geregistreerd in het paneel Wijzigingen. Dit herstelt de zichtbaarheid voor latere gebeurtenissen en stelt u in staat om volg het pad zonder dat u het document opnieuw hoeft te maken.

Welke wijzigingen worden geregistreerd en welke niet op het paneel worden weergegeven

Het paneel Wijzigingen richt zich op formules en celwaarden, evenals bewerkingen zoals het verplaatsen, sorteren, invoegen of verwijderen van cellen en bereiken. Daarom vindt u zowel eenmalige bewerkingen als structurele wijzigingen die van invloed zijn op de cel. datablokken.

Sommige acties worden echter momenteel niet weergegeven: wijzigingen aan afbeeldingen, vormen of andere objecten, bewegingen of instellingen in dynamische tabellenDit omvat het wijzigen van de opmaak (kleuren, lettertypen, stijlen), het verbergen van cellen/bereiken en het toepassen van filters. Houd hier rekening mee, want deze 'visuele laag' wordt niet weergegeven in het paneel, dat zich richt op de belangrijkste functies. numeriek en functioneel.

Om een ​​zo volledig mogelijke geschiedenis te kunnen bieden, kan Excel gaten in de tijdlijn laten als bepaalde wijzigingen niet beschikbaar zijn. Hierdoor kunnen er "overslaande" gegevens optreden wanneer bewerkingen, vanwege de aard ervan of de gebruikte tool, niet konden worden uitgevoerd. opnemen op het paneel.

Waarom ontbreken er soms eerdere waarden in sommige vermeldingen? Dit kan gebeuren wanneer gegevens worden gewijzigd met behulp van code (bijvoorbeeld VBA of invoegtoepassingen) of als iemand de werkmap met Excel heeft bewerkt zonder deze bij te werken. laatste versieIn zulke gevallen kan de traceerbaarheid van 'waarde voor/waarde na' voor die specifieke actie verloren gaan.

Oudere wijzigingen bekijken: Versiegeschiedenis

In het paneel Wijzigingen worden de meest recente wijzigingen weergegeven. Als u de periode wilt verlengen, gebruikt u de knop Versie geschiedenisVia Bestand > Info > Versiegeschiedenis kunt u een eerdere versie openen om deze te bekijken en indien nodig te herstellen. Dit is erg handig bij het onderzoeken van eerdere evenementen tot het bereik dat Show Changes bestrijkt.

Versiegeschiedenis is niet hetzelfde als een "visuele vergelijking" tussen twee tijdstippen: het doel ervan is om navigatie door bestandsstatussen mogelijk te maken, met de mogelijkheid om een ​​eerdere versie te openen en eraan te werken. Toch kan de combinatie van deze functie met Wijzigingen weergeven een evenwichtig overzicht bieden. snel en recent met een audit op langere termijn.

Als uw bestand zich in SharePoint bevindt, houd er dan rekening mee dat versiebeheer configureerbare limieten heeft. Tijdens de installatie kunt u het maximale aantal versies instellen dat u wilt bewaren. Wanneer het systeem de limiet bereikt, wordt de laatste versie verwijderd. oudste om ruimte te maken voor de nieuwe. Als je meer speling nodig hebt, is het mogelijk om dat aantal te verhogen tot de systeemlimiet, wat de mogelijkheid om terug in de tijd te gaan verbetert. uitgebreid onderzoek.

Voor teams die afhankelijk zijn van historische versies, is het raadzaam om deze configuratie periodiek te controleren in de SharePoint-bibliotheek en deze aan te passen aan de workflow: hoe meer dagelijkse wijzigingen, hoe zinvoller het is om het aantal achtergehouden versies om geen nuttig spoor te verliezen.

Het wijzigingenvenster opnieuw instellen: wanneer en hoe

In Excel voor het web is er een optie om de wijzigingsgeschiedenis die u in het Dashboard ziet, te wissen. Deze optie vindt u onder Bestand > Info. Als u dit bevestigt,... maak het paneel schoon voor alle gebruikers van het boek. Het is een onomkeerbare actie en moet daarom zorgvuldig worden overwogen voordat u deze uitvoert als u bewijsmateriaal wilt bewaren. recente samenwerking.

Zelfs als u dat item uit het paneel verwijdert, kunt u nog steeds eerdere versies openen of herstellen via Versiegeschiedenis. Met andere woorden: u verwijdert de 'gebeurtenissenlijst' uit het paneel, maar u verliest niet de mogelijkheid om terugkeren naar eerdere toestanden van het bestand, zolang deze versies op het systeem aanwezig zijn.

Klassieke 'Wijzigingen bijhouden' in Excel: wat het biedt en hoe u het kunt bekijken

Jarenlang maakte het programma gebruik van een traditioneel systeem voor het bijhouden van wijzigingen, dat nu als verouderd wordt beschouwd. Het was een goede manier om wijzigingen in een Excel-bestand te bekijken. In werkmappen die met deze functie waren geconfigureerd, liet het opslaan en delen van elke bewerking markeringen in cellen achter (blauwe driehoekjes) en pop-upopmerkingen. beschrijving van de wijziging en de verantwoordelijke gebruiker. Hoewel het in bepaalde scenario's nog steeds bestaat, is het in moderne co-authoringomgevingen vervangen door Wijzigingen weergeven.

Als uw organisatie deze aanpak nog steeds hanteert, kunt u de wijzigingen op een apart blad vermelden. Open hiervoor 'Wijzigingen bijhouden' op het tabblad 'Controleren' en kies Wijzigingen markerenSelecteer de optie 'Wijzigingen weergeven in een nieuw blad' en bevestig met OK: Excel zal een blad met de naam 'Geschiedenis' toevoegen met de Details voor verandering overgenomen uit het boek.

De beoordeling van deze bewerkingen werd ook beheerd via Controleren > Wijzigingen bijhouden > Wijzigingen accepteren of afwijzen. Daar kunt u ze één voor één accepteren of afwijzen, of de opties 'Alles accepteren' of 'Alles afwijzen' gebruiken om ze in batches te verwerken, met de mogelijkheid om ze op elk moment te sluiten. terug naar de pagina.

Deze methode is waardevol in boeken die al met dat systeem zijn gemaakt, maar biedt niet de integratie- en co-auteurservaring die de cloud en het paneel Wijzigingen weergeven vandaag de dag bieden, waarbij informatie beter is afgestemd op de gezamenlijke bewerking en tiempo real.

Versies en beperkingen vergelijken: wat u wel en niet van Excel kunt verwachten

In plaats van wijzigingen in een Excel-bestand te bekijken, willen veel gebruikers gewoon "in één oogopslag" weten wat er is gewijzigd tussen de vorige en de huidige versie, zonder twee bestanden naast elkaar te openen. In de praktijk beschikt Excel niet over een ingebouwde tool die deze functie ondersteunt. gedetailleerd diff tussen twee lokale bestanden. Het biedt wel de mogelijkheid om wijzigingen weer te geven voor boeken waaraan meerdere auteurs hebben meegewerkt (een recente en zeer praktische functie) en versiegeschiedenis om eerdere versies te openen en, indien van toepassing, herstel ze.

Sommige gebruikers noemen een hulpprogramma genaamd Spreadsheet Compare (onderdeel van bepaalde Office-installaties) waarmee je twee opgeslagen bestanden kunt vergelijken. Om dit te gebruiken, heb je een kopie van de vorige versie op je computer nodig; het is geen 'magische knop' binnen Excel, maar een aparte tool die werkmappen vergelijkt en de resultaten weergeeft. diferenciasDit is handig als u niet in de cloud werkt, maar u moet dan wel lokale versies bijhouden.

Je leest vaak op forums dat "er geen standaard, snelle en universele manier is" om een ​​versie met de huidige te vergelijken zonder het materiaal vooraf voor te bereiden. En dat is logisch: om elke kleine variatie vast te leggen, zou het archief een enorme hoeveelheid gegevens moeten opslaan. MetadataHierdoor zou de omvang van de bibliotheek drastisch toenemen en zou het beheer ervan ingewikkelder worden, vooral in het geval van boeken die dagelijks worden bijgewerkt.

Als u in Windows werkt, kunt u met Verkenner informatiekolommen toevoegen (datum van aanmaak, datum van wijziging, enz.), maar dit zijn metagegevens op bestandsniveau en geen geschiedenis van veranderingen per celEen andere optie van het systeem is de Bestandsgeschiedenisdie kopieën van gewijzigde bestanden maakt zodat ze kunnen worden hersteld; in ruil daarvoor verbruikt het schijfruimte en is het geen viewer van granulaire veranderingen als zodanig.

Operationeel overzicht: als u samenwerkt met Excel (OneDrive/SharePoint), gebruik dan Wijzigingen weergeven voor recente wijzigingen en Versiegeschiedenis voor langere perioden. Als uw workflow lokaal is, sla dan versies op en gebruik, wanneer u moet vergelijken, vergelijkingstools zoals Spreadsheets vergelijken om een ​​overzicht van de wijzigingen te krijgen. diferencias tussen bestanden.

Het ecosysteem voor het bekijken van wijzigingen in een Excel-bestand biedt krachtige oplossingen voor werken in de cloud en met co-creatie: het deelvenster Wijzigingen weergeven geeft u het "hier en nu", terwijl versiegeschiedenis en SharePoint-instellingen de tijdshorizon verlengen. In lokale scenario's vereist vergelijking het opslaan van kopieën en het vertrouwen op externe hulpprogramma's. Door te weten wat er wel en niet wordt geregistreerd en door de juiste configuratie te garanderen, kunt u realistische en efficiënte controle over het proces hebben. spoor van Editions in uw spreadsheets.

Gerelateerd artikel:

Kantoor gaat niet open vanwege AppVIsvSubsystems64.dll: bewezen oplossingen

Daniël Terrasa

Redacteur gespecialiseerd in technologie- en internetvraagstukken met ruim tien jaar ervaring in verschillende digitale media. Ik heb gewerkt als redacteur en contentmaker voor e-commerce-, communicatie-, online marketing- en reclamebedrijven. Ik heb ook geschreven op websites over economie, financiën en andere sectoren. Mijn werk is ook mijn passie. Nu, via mijn artikelen in Tecnobits, probeer ik al het nieuws en de nieuwe kansen te verkennen die de wereld van de technologie ons elke dag biedt om ons leven te verbeteren.