Essentiële Outlook-automatiseringen en snelkoppelingen om de productiviteit te verhogen

Microsoft Outlook Het is een van de meest gebruikte tools in zowel professionele als persoonlijke omgevingen voor het beheren van e-mail, agenda en andere aspecten van de dagelijkse productiviteit. Wat veel mensen niet weten, is dat Wanneer u de automatiseringen en snelkoppelingen van Outlook onder de knie krijgt, worden de prestatiemogelijkheden van deze tool vermenigvuldigd.

Kortom, een snellere navigatie Voor wie dagelijks met veel e-mails, afspraken of taken werkt: in dit artikel laten we je de belangrijkste snelkoppelingen zien die je kunt gebruiken voor het beheren van je e-mail en agenda, het ordenen van contacten en taken, en andere belangrijke functies.

Essentiële snelkoppelingen voor het opstellen en beheren van e-mails in Outlook

Als u Outlook voornamelijk als e-mailclient gebruikt, is het verstandig om een ​​aantal sneltoetsen vanaf het begin te leren.

• Ctrl+N: Nieuw bericht maken
• Ctrl+Shift+M:Het dient ook om overal in het programma een nieuwe e-mail te schrijven
• Ctrl+R: Antwoord aan afzender
• Ctrl+Shift+R: Antwoord aan alle ontvangers
• Ctrl+F: E-mail doorsturen
• Ctrl+D: Geselecteerd bericht verwijderen
• Alt+S o Ctrl+Enter: Huidig ​​bericht verzenden
• Alt+I: Bestanden bijvoegen
• F7: Controleer spelling

Met deze sneltoetsen kunt u toetsacties uitvoeren zonder uw handen van het toetsenbord te halen., wat cruciaal is als u veel e-mails achter elkaar beantwoordt of lange berichten schrijft.

Outlook-snelkoppelingen om snel te navigeren door 

U kunt niet alleen snel e-mails maken en beheren, maar u kunt ook gemakkelijk tussen verschillende onderdelen van het programma navigeren met behulp van de volgende Outlook-snelkoppelingen:

• Ctrl+1: Ga naar e-mail
• Ctrl+2: Open de kalender
• Ctrl+3: Zie het gedeelte Contacten
• Ctrl+4: Toegang tot taken
• Ctrl+Y: Kies de map die u wilt openen

Met deze toetsen behoudt u het overzicht over uw gehele organisatie, zonder dat u door verschillende tabbladen of menu's hoeft te klikken.

De Outlook-agenda heeft veel snelkoppelingen om het gebruik ervan te maximaliseren

De agenda in Outlook is een van de pijlers ervan en biedt ook veel sneltoetsen om er het maximale uit te halen:

• Ctrl+Shift+A: Maak een nieuwe afspraak
• Ctrl+Shift+Q: Vergaderverzoek maken
• Alt+H, M, R: Een andere manier om een ​​vergadering te creëren
• Ctrl+G: Ga naar een specifieke datum
• Alt+Page Down: Ga naar de volgende maand
• Alt+Page Up: Ga naar de vorige maand
• Ctrl+Pijl naar rechts: Volgende dag
• Ctrl+Pijl naar links: Vorige dag

Daarnaast kunt u verschillende tijdsperioden weergeven door het gebruikte nummer met Alt te wijzigen:

• Alt+1: Eén dag
• Alt+7: Een hele week
• Alt+0: Tien dagen

Met deze hulpmiddelen kunt u uw vergaderingen in één oogopslag plannen en bekijken, zonder visuele afleidingen.

Snelle acties voor afspraken en herinneringen

Meer Outlook-snelkoppelingen: bij het beheren van meerdere vergaderingen of afspraken zijn deze snelkoppelingen handig:

• Alt+O: Open een afspraak wanneer er een bericht verschijnt
• Alt+S: Snooze-herinnering
• Alt+D: Herinnering verwijderen
• Alt+V, M: Open meldingsvenster

Snel beheer van contacten, notities en taken

Met Outlook kunt u ook snel acties uitvoeren op contactpersonen, notities en taken:

• Ctrl+Shift+T: Nieuwe taak maken
• Ctrl+Shift+V: Verplaats een item (e-mail, taak of afspraak) naar een andere map
• Alt+H, A, B: Open adresboek
• Alt+H, C, G: Kalendergroep aanmaken

Deze hulpmiddelen zijn perfect voor iedereen die met complexe groepen of distributielijsten werkt.

Interne functies en aanpassingen in Outlook

Er zijn bepaalde snelkoppelingen in Outlook waarmee u door de interne functies kunt navigeren:

• Ctrl+E o F3: Ga naar het zoekveld
• Ctrl+M o F9: E-mail handmatig synchroniseren
• Ctrl+Shift+G: Markeer of demarkeer een gesprek
• Terugslag: Archief geselecteerde conversatie
• Ctrl+Q: Markeer als gelezen
• Ctrl+SMarkeer als ongelezen

Dankzij deze functies raakt u niet meer verdwaald in berichten of mappen en blijft u altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in uw inbox.

Toegankelijkheid en visuele aanpassingsopties

Outlook voegt snelkoppelingen toe voor gebruikers die met toegankelijkheidsfuncties werken:

• Alt+Ctrl+Shift+M: Schakel MSAA-informatie in voor lezers zoals JAWS
• Alt+F, T, A → Alt+P: Geluid toewijzen aan een mededeling

U kunt ook inzoomen op de e-mails:

• Ctrl + +: Inzoomen
• Ctrl + –: Uitzoomen

Deze handige Outlook-snelkoppelingen zijn ideaal voor iedereen die de omgeving visueel of auditief wil aanpassen.

Met al deze snelkoppelingen goed geïnternaliseerd is het mogelijk veel flexibeler werken in Microsoft OutlookVan het maken van e-mails tot het plannen van evenementen of het beheren van taken, Met deze toetscombinaties kunt u het aantal klikken en scrollen op het scherm aanzienlijk verminderen.Ook al lijkt het in het begin misschien alsof u veel moet onthouden, u zult al snel merken dat u ze automatisch gebruikt en dat uw dagelijkse productiviteit verbetert.