Hoe u automatisch formulieren kunt invullen met Power Automate

Het beheersen van formulierautomatisering is een van de grote voordelen van Power Automate, vooral als we willen Optimaliseer de tijd en verminder menselijke fouten bij repetitieve takenAls u erover hebt nagedacht hoe u formulierbeheer kunt centraliseren en uw gegevens efficiënt kunt benutten, leest u in dit artikel hoe u dat kunt doen. Hoe u formulieren invult met Power Automate.

Niet alleen rformuliergegevens invullen, maar ook verwerken en ernaar handelen. Bovendien geven we tips en oplossingen voor de meest voorkomende problemen.

Wat is Power Automate en hoe kan ik het met formulieren verbinden?

Power Automate, voorheen bekend als Microsoft Flow, is een tool voor procesautomatisering waarmee u: ketens van automatische acties creëren voor verschillende toepassingen en diensten, zonder dat er geprogrammeerd hoeft te worden. Als het om formulieren gaat, is de meest natuurlijke integratie met Microsoft Forms, hoewel het ook mogelijk is om andere gegevensbronnen te benutten, zoals Excel Online of platforms van derden via UI Flows en specifieke connectoren.

Het belangrijkste is dat u elke formulierinzending omzet in een trigger voor geautomatiseerde acties.: van het vastleggen van gegevens in een database tot het versturen van goedkeuringen, gepersonaliseerde e-mails of het voeden van complexere processen.

Veelvoorkomende manieren om formulieren te automatiseren in Power Automate

Volgens de officiële Microsoft-documentatie en de praktische ervaring van veel gebruikers, de meest voorkomende taken die u kunt automatiseren wanneer iemand een formulier invult formulier Ze zijn als volgt:

• E-mailmeldingen verzenden zowel aan de eigenaar van het formulier als aan de gebruiker die het formulier heeft ingevuld.
• Vraag direct goedkeuringen aan met de verzamelde gegevens in de vorm, ideaal voor vakantieprocessen, aanvragen, aankopen, etc.
• Automatisch reacties vastleggen in een Excel-spreadsheet of SharePoint-lijst voor verdere verwerking en analyse, waarbij de gegevens in de gebruikelijke digitale werkomgeving van het bedrijf worden gebracht.
• Bijlagen beheren naar het formulier worden geüpload, gedeelde links worden gemaakt en de bestanden via e-mail worden verzonden of in OneDrive worden opgeslagen.

U kunt elke optie aanpassen aan uw workflow. Er zijn meerdere variaties mogelijk, van het versturen van gepersonaliseerde berichten tot het automatisch aanmaken van bestanden op basis van ontvangen reacties.

Hoe u een automatische stroom met formulieren kunt creëren

Om het hele proces te illustreren, gaan we een typisch voorbeeld maken: u wilt die informatie opslaan in een SharePoint-lijst en telkens wanneer iemand een Microsoft-formulier invult, een aangepaste melding verzenden. De gebruikelijke stappen, volgens de gebruikerservaring en de documentatie zelf, zijn deze::

1. Binnenkomen Power Automate en selecteer de optie om een ​​geautomatiseerde cloudstroom helemaal opnieuw te maken.
2. Kies de Microsoft Forms-trigger “Wanneer een nieuw antwoord wordt verzonden"
3. Selecteer in die trigger het formulier waaraan u wilt werken (u kunt ernaar zoeken op naam of, als het een groepsformulier is en het niet in de lijst voorkomt, de identificatie gebruiken die u in de URL van het formulier ziet na "FormId=").
4. Voeg het actieblok toe “Ontvang antwoorddetails”.
5. Configureer de bestemming van de gegevens: U kunt kiezen tussen het maken van een nieuwe record in een SharePoint-lijst (waarbij elke kolom wordt uitgelijnd met elk veld in het formulier) of het opslaan van de informatie in Excel Online (met tabellen als bestemming).
6. Als uw formulier bijlagen bevat, moet u de "JSON parseren' om de structuur van geüploade bestanden te beheren en vervolgens OneDrive of SharePoint te gebruiken om een ​​koppeling te genereren en de bestanden te beheren.
7. Ten slotte kunt u een actie toevoegen om een ​​gepersonaliseerde e-mail te sturen naar zowel de eigenaar als de beantwoorder (inclusief dynamische informatie uit het formulier).

Een van de grote voordelen van het invullen van formulieren met Power Automate is de fflexibiliteitMet de tool kunt u voorwaarden toevoegen en de stroom opsplitsen op basis van reacties (bijvoorbeeld om onderscheid te maken tussen mensen die een evenement fysiek bijwonen of via Teams, en om in elk geval verschillende meldingen te versturen).

Geavanceerde automatisering: webformulieren invullen en gegevens beheren met UI-stromen en Selenium

Power Automate beperkt zich niet tot het automatiseren van taken binnen het Microsoft-ecosysteem. Een geavanceerde functie is de mogelijkheid om Automatiseer het invullen van formulieren op externe websites die geen eigen connectoren hebben, met behulp van zogenaamde UI Flows. Dit mechanisme, gebaseerd op de Selenium IDE, stelt u in staat om menselijke invoer te simuleren in elk webformulier of elke oudere applicatie, waarbij u gegevens één voor één invoert vanuit bronnen zoals Excel Online.

De typische procedure is als volgt:

1. Maak een Excel-bestand met de gegevens en zorg ervoor dat deze zijn opgemaakt als een tabel, zodat u ze kunt bewerken met Power Automate.
2. Gebruik het blok ‘Rijen in een tabel weergeven’ om elke rij met gegevens te lezen.
3. Stel een lus in die door de records itereert (gebruik bijvoorbeeld een 'Sleutel'-kolom als iteratie-ID).
4. Start voor elk record een UI-stroom die is geconfigureerd met Selenium IDE om de gegevens in het bestemmingswebformulier in te voeren.
5. U kunt deze stroom aanvullen met een blok 'Rij bijwerken' om aan te geven dat een record correct is verwerkt (bijvoorbeeld door een JA/NEE-veld in Excel te wijzigen als de iteratie succesvol is).

Deze mogelijkheid is ideaal wanneer u Dump grote hoeveelheden data op externe platforms, waarbij mensen en systemen worden geïntegreerd die geen eigen API's of directe connectoren hebbenBovendien is het beheren van uw werk vanuit Excel vooral handig voor gebruikers die gewend zijn om met spreadsheets te werken en op zoek zijn naar een snelle en flexibele oplossing.

Integratie met SharePoint: opslag en exploitatie van resultaten

Een van de meest voorkomende toepassingen van Power Automate in combinatie met formulieren is Automatische gegevensinvoer in SharePoint-lijstenDit mechanisme is perfect voor het omzetten van formulierinzendingen in gestructureerde records die vervolgens kunnen worden verwerkt als metadata en gebruikt in dashboards, rapporten of interne bedrijfsprocessen.

Zorg ervoor dat voor een goede integratie: Formuliervragen en SharePoint-lijstkolommen komen qua structuur overeen, zodat elk antwoord overzichtelijk en bruikbaar wordt opgeslagen. Deze aanpak maakt digitalisering van alles mogelijk, van interne enquêtes tot personeelsselectieprocessen, interne bestellingen en materiaalaanvragen.

Bijlagen verwerken en gedeelde links genereren

In gevallen waarin de formulieren het toestaan, bijlagen uploaden (bijvoorbeeld bij het opvragen van bonnen, identiteitsbewijzen, offertes, enz.) biedt Power Automate de mogelijkheid om:

• Haal het geüploade bestand op met de actie 'Antwoorddetails ophalen'.
• Gebruik de actie 'JSON parseren' om bijlagegegevens te verwerken en de unieke identificatiecode ervan te extraheren.
• Upload het bestand naar OneDrive of SharePoint en genereer vervolgens een gedeelde koppeling die automatisch per e-mail kan worden verzonden naar de personen die de koppeling nodig hebben.
• Pas de e-mailtekst aan door de koppeling en bestandsnaam in te voegen als een klikbare HTML-koppeling (met behulp van de naam- syntaxis in de HTML-editor van Power Automate).

Deze functionaliteit is essentieel voor het digitaliseren van administratieve processen en taken waarvoor een documentenstroom nodig is., zoals personeelsprocessen, kostenbeheersing of documentatievalidaties.

Aanbevelingen voor een robuuste en efficiënte doorstroming

Wilt u dat uw automatiseringen echt nuttig zijn? Houd dan rekening met deze best practices:

• Gebruik altijd duidelijke identificatoren en gestandaardiseerde formuliernamen. om het beheer op lange termijn te vergemakkelijken.
• Controleert de authenticiteit van de door gebruikers ingevoerde gegevens Wanneer u formulieren niet kunt beperken, implementeert u validatiemechanismen voor e-mail als u deze als tekstveld opvraagt.
• Houd acties en fouten bij via logboeken in Excel, SharePoint of meldingen aan de verantwoordelijken.
• Bekijk de Power Automate-uitvoeringsgeschiedenis om problemen op te sporen en pas uw stromen aan wanneer u terugkerende patronen of fouten ontdekt.
• Profiteer van de integratie van Power Automate met andere tools in het Microsoft-ecosysteem, zoals Teams, Outlook, SharePoint en Excel, om complete en collaboratieve oplossingen te creëren.

Het omzetten van formulieren en workflows in geautomatiseerde digitale middelen levert een aanzienlijk concurrentievoordeel op. Als u deze aanbevelingen internaliseert en de problemen vermijdt die andere gebruikers al hebben opgelost, U kunt vervelende taken omzetten in vloeiende en aanpasbare processen.Efficiënte digitalisering en automatisering kunnen in elke sector en bedrijfsgrootte worden geïmplementeerd, zonder dat u een programmeur hoeft te zijn. Power Automate is uw beste bondgenoot om dit te bereiken.