Volledige gids voor Microsoft-lijsten: wat het is en hoe het werkt

Binnen het Microsoft 365-ecosysteem, Microsoft-lijsten Het is een van de essentiële hulpmiddelen om informatie op een gestructureerde manier te organiseren, volgen en delen. Deze applicatie onderscheidt zich door flexibiliteit en gebruiksgemak, van het bijhouden van problemen en projecten tot het onboarden van medewerkers en het beheren van middelen.

Als je in een team werkt of gewoonweg wilt Houd uw informatie georganiseerd en overal toegankelijk, hier is een oplossing die u niet over het hoofd mag zien. In dit artikel vertellen we je uitgebreid wat je ermee kunt doen Microsoft-lijsten en hoe u hun sjablonen kunt gebruiken. We zullen ook uw interactie met andere applicaties, zoals SharePoint of Teams, beoordelen.

Wat is Microsoft Lists en hoe werkt het?

Microsoft Lists is een Microsoft 365-app die is ontworpen voor de intelligente informatietracking. U kunt ermee werken via het web, mobiel of zelfs rechtstreeks vanuit Microsoft Teams dankzij de volledige integratie.

eigenlijk, fungeert als een eenvoudige en visuele database, bestaande uit rijen en kolommen waarin u tekst, afbeeldingen, bestanden, data, toegewezen personen, hyperlinks en nog veel meer kunt opnemen. Dankzij het weergavesysteem kunt u informatie op verschillende manieren weergeven, afhankelijk van het doel: raster (de standaardoptie), lijst, kalender of galerij. De lijst is vergelijkbaar, maar er is geen mogelijkheid om deze online te bewerken. De galerij is zeer geschikt voor visuele content en de kalender is perfect als u items op datum gerangschikt wilt bekijken.

Wanneer u een nieuwe lijst maakt, kunt u helemaal opnieuw beginnen, een bestaande lijst als sjabloon gebruiken of een Excel-tabel importeren. U kunt ook rekenen op de talrijke vooraf ontworpen sjablonen die Microsoft aanbiedt voor specifieke use cases.

Alle lijsten kunnen visueel worden aangepast: Wijzig achtergrondkleuren, wijs specifieke pictogrammen toe en pas regels toe die hun weergave wijzigen op basis van hun status. Een item met de status 'Goedgekeurd' kan bijvoorbeeld een groene achtergrond hebben, terwijl een item met de status 'In beoordeling' oranje wordt weergegeven.

 

Vooraf ontworpen sjablonen voor elke behoefte

Als u weinig tijd hebt om een ​​lijst vanaf nul te maken, Microsoft Lists bevat handige sjablonen die zijn afgestemd op verschillende scenario's. Deze sjablonen zijn zo ontworpen dat u ze met slechts een paar klikken kunt gebruiken, waarbij de specifieke structuur, aangepaste velden, weergaven en visuele stijlen behouden blijven.

Dit zijn enkele van de meest populaire:

• Probleembeheersjabloon: Ideaal voor het bijhouden van incidenten met hun status, prioriteit en verantwoordelijke partijen.
• Evenement-reisschema sjabloon: organiseert alle details van een evenement in een duidelijke en bewerkbare structuur.
• Patiëntmodel: In de gezondheidszorg kunt u hiermee de status, observaties en behoeften van elke patiënt vastleggen.
• Leningaanvraagsjabloon: het bewaken en controleren van het goedkeuringsproces voor leningen.

Opties voor organisatie, opmaak en regels

Naast de reeds genoemde standpunten, U kunt elke lijst aanpassen aan uw workflow het instellen van filters, groeperingen, sorteringen en geautomatiseerde regels. Enkele mogelijkheden zijn:

• E-mailwaarschuwingen instellen wanneer een status verandert of een nieuw item wordt toegevoegd.
• Wijzig de opmaak voorwaardelijk volgens inhoud: kleuren, pictogrammen, stijlen.
• Groeperen van elementen op prioriteit, datum, status, etc.
• Nieuwe lijsten maken van andere lijsten, waarbij het ontwerp en de structuur worden gekopieerd.
• Gegevens importeren uit Excel met automatische kolomherkenning.

Al deze functies zorgen ervoor dat u tijd bespaart en Zorg voor visuele en dataconsistentie binnen het team, vooral bij samenwerkingsprojecten waarbij meerdere mensen betrokken zijn.

Lijsten opslaan en openen

Een van de voordelen van Microsoft Lists is de native integratie met het Microsoft 365-ecosysteem. U kunt uw lijsten opslaan op sites zoals SharePoint of Microsoft Onedrive alleen persoonlijk gebruik. Als u in teamverband werkt, is het gebruikelijk om uw teamleden te hosten op een SharePoint-site die met alle leden wordt gedeeld.

Lijsten worden in de volledige schermweergave geopend, zodat u ze eenvoudig kunt bewerken. Via de URL of de werkbalk kunt u precies zien waar de lijst is opgeslagen. Vanuit de standaardinterface kunt u eenvoudig items maken, bewerken, delen en exporteren.

Lijsten delen: machtigingen, toegang en samenwerking

Het delen van een lijst is zo eenvoudig als een link genereren of specifieke leden uitnodigen. U kunt volledige toegang (lezen + bewerken) of alleen-lezen verlenen. Bovendien kunt u een vervaldatum voor de link instellen, de link met een wachtwoord beveiligen en zelfs kiezen of ontvangers wijzigingen kunnen aanbrengen.

U kunt ook één enkel lijstitem delen in plaats van de gehele database. U kunt bij individuele items commentaar achterlaten., wat de samenwerking verbetert zonder dat er e-mails hoeven te worden verzonden.

Machtigingen worden beheerd via SharePoint en worden standaard overgenomen. vanaf de site waar de lijst is opgeslagen. U kunt ze echter aanpassen om de toegang alleen voor bepaalde personen toegankelijk te maken of om bepaalde acties te beperken.

Microsoft Lists en de integratie ervan met andere apps

Het ware potentieel van Lists komt aan het licht wanneer u het combineert met andere tools in de Microsoft-omgeving. Volledig zijn geïntegreerd met SharePoint, Microsoft Teams en Plannerkunt u het volgende doen:

• Lijsten toevoegen als tabbladen binnen een Teams-kanaal, waardoor u direct toegang hebt tot het teamgesprek.
• Lijsten gebruiken als webonderdeel op een SharePoint-pagina om live-informatie op uw intranet weer te geven.
• Stel regels of automatiseringen in die lijsten verbinden met Power Automate of Power Apps, voor aangepaste stromen.
• Taken koppelen vanuit Planner of To Do om takenbeheer te centraliseren.

Dit is allemaal onderdeel van de visie van Microsoft 365 als een verbonden platform waar alle apps met elkaar communiceren om de productiviteit en de werktransparantie te verbeteren.

Microsoft-lijsten op mobiele apparaten

De mobiele versie van Microsoft Lists is beschikbaar voor Android y iOS. toestaan maak, bekijk en bewerk lijsten vanaf uw mobiel, of het nu op kantoor, thuis of op reis is. Dit zijn enkele dingen die u kunt doen:

• Bekijk recente en favoriete lijsten.
• Volledige bewerking van lijst-items.
• Offline toegang.
• Maak foto's en scan QR-codes.
• Adaptieve interface, met ondersteuning voor de donkere modus en horizontale oriëntatie.

Het beschikt ook over dezelfde beveiligingsfuncties als de desktop, met Intune-ondersteuning voor MDM en MAM. Voor toegang is een zakelijk Microsoft-account met toegang tot SharePoint of Office 365 vereist.

Microsoft geeft een lijst met use cases

Naarmate het gereedschap evolueerde, Er zijn meerdere creatieve manieren ontwikkeld om Microsoft Lists te benutten in verschillende contexten. Hier zijn enkele van de meest opvallende:

• Organisatie van inhoud voor sociale netwerken. Met behulp van de sjabloon voor contentplanning kunt u campagnes organiseren, berichten plannen en afbeeldingen, links en publicatiedatums toevoegen. Zeer nuttig voor marketingteams.
• Toegang en bezoekerscontrole. Met lijsten kunt u voor elke bezoeker een record genereren met hun naam, pasfoto en in- en uitreisdatum. U kunt zelfs instellen dat de portier automatisch een melding krijgt wanneer iemand weggaat.
• Klantenticket tracking. Met lijsten als een mini-CRM kunt u verantwoordelijke partijen toewijzen, problemen registreren, prioriteiten stellen en feedback geven over de ticketstatus.
• Eenvoudig projectmanagement. Als u geen ingewikkelde tool nodig hebt, kunt u met Lijsten basisfuncties voor het bijhouden van taken, deadlines en agendaweergaven gebruiken. U kunt zelfs meldingen ontvangen wanneer een taak verandert.
• Inventaris en IT-middelen. Met lijsten kunt u al uw bedrijfsapparatuur en de bijbehorende gegevens bijhouden: aankoopdatum, garantie, service, locatie, enzovoort. Alles visueel en filterbaar met één klik.
• Inlijving van nieuwe werknemers of leveranciers. Met een onboardingchecklist houdt u overzicht op alle taken en documenten van een nieuwe werknemer. Als u items als 'voltooid' markeert, kunnen er meldingen naar de relevante afdeling worden gestuurd.

Kortom, Microsoft Lists biedt een veelzijdige, visuele en collaboratieve manier om dynamische informatie te beheren. Of het nu gaat om een ​​trackingoplossing, een organisatietool of een aanvulling op andere platforms zoals Teams of SharePoint: het blijkt perfect geschikt te zijn voor elk type gebruiker of bedrijf.