Beste tools om leads automatisch te beheren van webformulieren naar uw CRM

Beste tools om leads automatisch te beheren van webformulieren naar uw CRM? We vertellen je er alles over. Het automatisch beheren van leads van je webformulieren naar je CRM kan een verschil maken in de productiviteit, efficiëntie en kwaliteit van je online conversies.. In de huidige competitieve digitale omgeving, waar elk contact telt en tijd geld is, is het selecteren van de juiste tool essentieel om te kunnen profiteren van elke zakelijke kans die via uw website voorbijkomt.

In dit artikel leest u uitgebreid hoe de beste tools en software voor geautomatiseerd leadmanagement werken. We analyseren alles, van webformulieren tot de krachtigste CRM's en slimme integraties, en behandelen tientallen opties, voor- en nadelen en praktische tips, allemaal met een volledig frisse en natuurlijke aanpak. Weet je niet zeker welke software je moet kiezen, wil je je salesfunnels verbeteren of wil je tijd besparen en leads vermijden? Je vindt het hier allemaal.

Waarom is het essentieel om leadmanagement te automatiseren, van formulieren tot uw CRM?

Automatisering van leadmanagement is niet langer optioneel voor moderne digitale of commerciële bedrijven. Door het proces te automatiseren wordt elke contactpersoon die een webformulier invult, direct vastgelegd in uw CRM-systeem, met waarschuwingen, segmentaties, vervolgtaken en workflows, zonder dat er handmatige tussenkomst nodig is of dat er risico bestaat dat informatie wordt vergeten of verloren gaat.

Vandaag de dag, Bedrijven die hun webformulieren niet efficiënt integreren met hun CRM, lopen het risico verkoopkansen te verliezen., verspilling van reclame-investeringen, fouten bij de gegevensoverdracht of simpelweg een afname van klanttevredenheid en verkoopeffectiviteit. Hoeveel leads gaan er maandelijks verloren door een gebrek aan tijdige aandacht?

Automatiseer deze stroom Het is niet alleen essentieel vanuit operationeel perspectief, maar ook vanuit strategisch perspectief: het stelt u in staat informatie te centraliseren, de prestaties van digitale kanalen te meten, contacten te kwalificeren en gepersonaliseerde marketing- en salesacties te initiëren. Dit maakt tracking flexibeler, nauwkeuriger en schaalbaarder.

Belangrijkste voordelen van het automatisch koppelen van uw webformulieren aan uw CRM

De belangrijkste voordelen van het automatisch afstemmen van uw webformulieren op uw CRM zijn:

• Eliminatie van handmatig werk en menselijke fouten: Leads worden automatisch van het formulier naar het CRM doorgestuurd, waardoor vergissingen, duplicaties en handmatige fouten worden voorkomen.
• Onmiddellijke opvolging: Verkopers ontvangen direct meldingen of opdrachten en kunnen op het beste moment contact opnemen met leads, wanneer zij er het meest ontvankelijk voor zijn.
• Informatie centralisatie: Alle gegevens, interesses, acties en aangepaste velden worden in hetzelfde systeem opgeslagen, waardoor segmentatie en analyse van resultaten eenvoudig is.
• Automatisering van repetitieve taken: E-mailreeksen, herinneringen, het verzenden van basisinformatie of lead scoring-workflows worden uitgevoerd zonder directe tussenkomst, wat tijd bespaart.
• Betere controle en rapportage: U kunt de herkomst van leads, hun kwaliteit en conversiepercentages in realtime meten en campagnes aanpassen om het rendement op uw digitale marketinginvestering te maximaliseren.
• Grotere professionaliteit en klanttevredenheid: De dienstverlening wordt als sneller, persoonlijker en zonder hiaten ervaren.

Welke tools heb je nodig? Soorten oplossingen voor elke stap

Om alles, van formulier tot leadconversie, volledig te automatiseren, kunt u het beste meerdere oplossingslagen combineren:

• Een krachtige, visuele en flexibele webformulierbouwer.
• Een CRM-platform dat automatisch leads kan ontvangen, opslaan en beheren.
• Hulpmiddelen of connectoren die formulieren integreren met CRM zonder dat er geprogrammeerd hoeft te worden (native integraties, Zapier, webhooks, API's, etc.).
• Marketingautomatiseringssystemen om leads te koesteren, segmenteren en kwalificeren (e-mails, sms, scoring, chatbots, enz.).
• Optioneel zijn aanvullende tools voor gegevensverrijking beschikbaar (contactverrijking, e-mailverificatie, integratie met externe databases, etc.).

In de volgende paragrafen beschrijven we de beste oplossingen in elke categorie, waarbij we de meest relevante referentieartikelen en onze eigen professionele ervaring combineren.

De beste online formulierbouwers voor het vastleggen van leads

Een goed automatiseringsproces begint met een aantrekkelijk, functioneel en conversie-geoptimaliseerd webformulierEr is specifieke software beschikbaar waarmee u allerlei soorten formulieren kunt maken: contact-, registratie-, enquête-, bestelformulieren, vragenlijsten, pop-upformulieren of zelfs slimme formulieren die veranderen op basis van het gedrag van de gebruiker.

Welke voordelen hebben deze makers?

• Hiermee kunt u aangepaste formulieren ontwerpen: Voeg velden, voorwaardelijke logica en validaties toe en pas het ontwerp aan op uw merk.
• Ze omvatten native of externe integraties met CRM's, e-mailmarketingplatforms of andere apps: informatie stroomt automatisch.
• Ze maken het mogelijk om gegevens georganiseerd en gesegmenteerd te verzamelen: met verborgen velden, labels, campagnes en geavanceerde regels.
• Ze bieden A/B-testen aan om de conversie te optimaliseren: detecteert welke formulierstructuur het beste werkt.
• Ze maken implementatie met systemen zoals WordPress, Shopify, Wix, Squarespace, etc. mogelijk.

Laten we eens kijken naar de best beoordeelde tools voor het maken van formulieren voor dit doel:

Zoho-formulieren

Zoho Forms is de Zoho-formuliersuite, perfect als u al Zoho CRM gebruikt. U kunt er allerlei soorten formulieren mee maken, met directe integratie en zonder compatibiliteitsproblemen.

• Meer dan 30 soorten velden, voorwaardelijke logica en aangepaste regels.
• Native integratie met Zoho CRM, Salesforce en via Zapier met tientallen CRM's en tools.
• Betaalbare opties en een gratis account om te beginnen.
• Iets beperkter ontwerp in sjablonen vergeleken met andere concurrenten, maar robuust en professioneel.

Jotvorm

Jotform onderscheidt zich door zijn enorme visuele flexibiliteit: Duizenden sjablonen, geavanceerde velden (digitale handtekening, timers, bestanduploads, enz.) en mobiele compatibiliteit.

• Snelle installatie van integraties met CRM's, databases, Google Sheets, enz.
• Mogelijkheid om zendingen rechtstreeks te koppelen aan systemen zoals noCRM en andere verkoopoplossingen.
• Zeer visuele, aanpasbare interface met een mobiele app.
• De leercurve is in het begin wat langer, maar biedt ruimte voor vrijwel alle aanpassingen.

WPForms

De favoriet onder WordPress-gebruikers voor contact-, registratie- en verkoopformulieren. Het drag-and-dropsysteem is uiterst intuïtief en biedt uitstekende ondersteuning voor integraties met Zapier, Webhooks, CRM's en e-mailmarketingdiensten.

Typeform

Bent u op zoek naar moderne, conversationele formulieren met een aantrekkelijke gebruikerservaring, dan is Typeform de beste keuze. Ideaal voor enquêtes, registraties en geavanceerde kwalificaties, hoewel de geavanceerde plannen wel wat prijzig kunnen zijn.

GetResponse

GetResponse is veel meer dan een formulierbouwer: Dankzij de native integratie met e-mailmarketing, automatiseringstools en de mogelijkheid om landingspagina's te maken, is het een alles-in-één oplossing voor het genereren en beheren van leads vanaf het eerste contact.

123FormBuilder en andere alternatieven

Formulieren gericht op complexe vragenlijsten en volledige aanpassing van CSS-code, ideaal voor specifieke projecten of geavanceerde integratiebehoeften.

Leadautomatisering en -beheer: de beste CRM's en platforms

Zodra de lead via het webformulier is vastgelegd, is het tijd om deze goed te beheren. Gebruik hiervoor een CRM waarmee u toewijzing, tracking, scoring en conversie kunt automatiseren.

HubSpot CRM

HubSpot is uitgegroeid tot het CRM bij uitstek voor het MKB en digitale marketing- en verkoopteams. De gratis versie is zeer krachtig; het integreert contactgegevens, bedrijven en geschiedenis, pijplijntracking, marketingautomatisering en een app-marktplaats voor vrijwel elke behoefte.

• Eenvoudige integratie met uw formulierensysteem, landingspagina's en online chat.
• Realtimemeldingen en geautomatiseerde workflows voor het toewijzen, scoren en koesteren van leads.
• Ideaal voor iedereen die op zoek is naar een gecentraliseerd, schaalbaar platform met gedetailleerde conversiestatistieken.
• De prijs van betaalde modules loopt snel op naarmate er meer geavanceerde functies worden toegevoegd. De gratis versie is echter zeer uitgebreid om mee te beginnen.

Zoho CRM

Ideaal als u op zoek bent naar flexibiliteit tegen een goede prijs, met uitgebreide integraties en veel opties voor workflowautomatisering. Verzamel vrijwel direct leads uit Zoho Forms, WordPress of andere systemen en stel toewijzingsregels, waarschuwingen, taken en geautomatiseerde communicatie in.

• Aanpasbare dashboards, automatische toewijzing van verkopers, scoring en geautomatiseerde takenstroom.
• Geïntegreerde opties voor marketingautomatisering en native connectiviteit met andere Zoho Suite-tools.
• Schaalbaar voor groeiende MKB-bedrijven en middelgrote bedrijven.

Pipedrive

Gericht op de visualisatie van verkoopprocessen en pijplijnbeheer. Dankzij het aanpasbare stappenplan, de slimme herinneringen en de kanbanweergaven is het systeem eenvoudig te gebruiken door verkoopteams die snel resultaat willen.

• Directe integratie met tientallen formulier- en landingspagina-oplossingen.
• Automatiseer de toewijzing van leads, herinneringen en het verzenden van e-mails wanneer u contacten ontvangt via webformulieren.
• Schaalbaar en uitstekende prijs-kwaliteitverhouding.

geenCRM.io

noCRM is gespecialiseerd in puur leadmanagement en vermijdt de data-overload en bureaucratie van traditionele CRM's. Ideaal voor verkoopteams die flexibel en effectief willen zijn.

• Ontvang leads rechtstreeks via eenvoudige webformulierintegraties.
• Flexibele pijplijnen, basisautomatisering en follow-up gericht op het sluiten van verkopen.
• Eenvoudige integratie met andere platforms en applicaties.

Salesforce

De industriële gigant, gebruikt door grote bedrijven en corporaties, hoewel er ook versies zijn voor kleine bedrijven. Het blinkt uit in geavanceerd beheer en uitgebreide aanpassingsmogelijkheden, ideaal voor projecten met complexe verkoopprocessen, meerdere teams en een groot aantal leads.

• Vrijwel onbeperkte automatisering, goedkeuringsworkflows, integratie met andere systemen en rapportageaanpassingen.
• Er is een korte leercurve en de kosten zijn hoog, maar in geavanceerde verkoopomgevingen is dit zeker een aanrader.

Keap (voorheen Infusionsoft)

Gericht op totale automatisering voor kleine bedrijven: Geautomatiseerde campagnes, herinneringen, CRM en websites. Perfect als je marketing, sales en leadtracking wilt vereenvoudigen en verenigen in één platform.

Bitrix24

Een betaalbare CRM-oplossing met een eigen ecosysteem aan tools voor kleine en middelgrote bedrijven. Naast leadmanagement bevat het extra functies voor projectmanagement, interne samenwerking, databases en webmail.

Marketingautomatiseringstools om uw leads te koesteren en te converteren

De volgende stap na het vastleggen en beheren van leads is het koesteren van leads: Geautomatiseerde e-mailcampagnes, gedragssegmentatie en prospect scoring helpen u om eenvoudige contacten om te zetten in gekwalificeerde kansen.

Brevo (voorheen Sendinblue)

Brevo is een zeer populaire marketingautomatiseringsoplossing in Europa: doelgroepsegmentatie, visuele workflows, automatisering via e-mail, sms en WhatsApp (conform AVG), realtime lead scoring en nog veel meer.

• Het bevat een visuele editor, eenvoudige integraties en verbindingen met de belangrijkste CMS'en en CRM's op de markt.
• Het gratis abonnement is behoorlijk krachtig voor kleine databases.

MailChimp

MailChimp Het blijft de maatstaf voor e-mailmarketing, maar de automatiseringsopties zijn aanzienlijk uitgebreid: Je kunt welkomststromen, gesegmenteerde campagnes, automatische meldingen of e-mailreeksen creëren die gekoppeld zijn aan de activiteit van elke lead. Het integreert ook met tientallen platforms voor het bouwen van formulieren.

ActiveCampaign

Waarschijnlijk de meest geavanceerde multi-channel automatiseringsoplossing voor het MKB. Hiermee kunt u campagnes maken, lead scoring-processen automatiseren, segmenteren en verbinding maken met formulierhulpmiddelen en CRM's, allemaal vanuit een eenvoudige, visuele omgeving.

Ortto (voorheen Autopilot)

Specialist in visuele workflows, multi-channel nurturing (SMS, WhatsApp, e-mail, web, etc.), adaptieve lead scoring en geavanceerde customer journey tracking. Handig voor iedereen die op zoek is naar maatwerk zonder code en een gecentraliseerd dashboard.

Andere relevante namen

• Marketo Engage (van Adobe): Ideaal voor complexe projecten en grote marketingteams.
• Klaviyo: Zeer populair in e-commerce, vooral Shopify.
• Omnisend: gericht op e-commerce, zeer eenvoudig te implementeren.
• Act-On, Eloqua, Marketing Cloud Engagement (voorheen Pardot), enz.: voorzien in geavanceerde scoring, integraties en multi-channel rapportagebehoeften.

Integratiehulpmiddelen en connectoren

Er zijn specifieke oplossingen voor het koppelen van formulieren aan CRM- en automatiseringssystemen:

• Zapier: Dé referentie voor het integreren van apps zonder programmeren. Je kunt formulieren van elk platform koppelen aan je CRM, e-mailmarketing, databases, spreadsheets en nog veel meer. Hiermee kun je in enkele minuten geautomatiseerde flows creëren.
• LeadsBridge: Ideaal om leads uit Facebook-/Instagram-advertentiecampagnes rechtstreeks in uw CRM te krijgen en gegevens uit sociale netwerken en advertentieplatforms te centraliseren.
• Webhooks en API's: Voor geavanceerde projecten kunt u hiermee elk aangepast formulier koppelen aan CRM's of interne systemen.
• Native integraties: Veel CRM's en formulieren bevatten al directe verbindingen met elkaar of met populaire marketing- en verkoopapps.

Add-ons en extra's om de lead capture te verbeteren

Naast formulieren en CRM zijn er nog andere tools die de kwaliteit van uw lead capture-proces aanzienlijk kunnen verbeteren, zoals die uitgelegd in Hoe u Facebook kunt gebruiken om leads en potentiële klanten te genereren.

• Livechatsoftware en chatbots: Met Drift, Intercom, Zendesk Chat, JivoChat en Tawk kunt u leads rechtstreeks vanaf uw website verzamelen, vragen beantwoorden en bezoekers in realtime segmenteren.
• Geoptimaliseerde landingspagina's: Unbounce, Leadpages, Instapage en ClickFunnels onderscheiden zich door het gemak waarmee u landingspagina's kunt maken. Deze pagina's converteren beter dan standaardformulieren.
• Hulpmiddelen voor gegevensverrijking: Kaspr, Cognism, Hunter.io en UpLead helpen u aanvullende gegevens over leads te bekijken, zoals telefoonnummer, bedrijf, functietitel, activiteit op sociale media, enzovoort.
• Analyse- en optimalisatieplatforms: Met Hotjar, VWO, Pingdom en Google PageSpeedInsights kunt u gedrag analyseren, A/B-testen uitvoeren en ervoor zorgen dat formulieren en landingspagina's snel werken en optimaal converteren.
• Feedback- en enquêtehulpmiddelen: Typeform, SurveyMonkey, Qualaroo, Pointerpro of ProProfs om feedback te verzamelen, uw berichtgeving te verbeteren en uw leads beter te kwalificeren.

Best practices: integreer, automatiseer en meet het gehele proces

Om er zeker van te zijn dat u geen enkele lead verliest, volgt u deze stappen:

1. Creëer conversie-geoptimaliseerde formulieren met precies de juiste velden, een visueel ontwerp dat aansluit bij uw merk en anti-spamvalidaties.
2. Integreer formulieren rechtstreeks met uw CRM, gebruikmakend van native integraties, Zapier, Webhooks of API's, indien van toepassing.
3. Configureer automatische toewijzingsworkflows, waarschuwingen en scores in het CRM, zodat er direct actie kan worden ondernomen en de belangrijkste leads prioriteit krijgen.
4. Activeer koesterende campagnes met gepersonaliseerde e-mails, sms of chatbots om leads te koesteren en conversiepercentages te verhogen.
5. Analyseer in realtime de herkomst, kwaliteit en conversie van leads, campagnes, landingspagina's en formulieren aanpassen op basis van wat het beste werkt.

Wanneer u dit proces volgt, kunt u hogere conversiepercentages behalen, uw kosten per lead verlagen en, nog belangrijker, voorkomen dat u in een 'zwart gat' terechtkomt van leads die u nooit bereikt.

Snelle vergelijking: welk hulpmiddel kiest u op basis van uw profiel?

Om het u gemakkelijker te maken, vindt u hier een snelle vergelijking van veelvoorkomende scenario's:

• Bent u op zoek naar het meest complete en schaalbare: HubSpot CRM + de bijbehorende formulieren of integraties via Zapier met andere apps.
• Als u Zoho al gebruikt: Zoho Forms + Zoho CRM is de perfecte, probleemloze oplossing.
• Voor WordPress: WPForms (formulieren) + Zapier of directe integratie met Pipedrive, HubSpot, Zoho of noCRM.
• In e-commerce: Shopify Forms of Klaviyo + geïntegreerde CRM.
• Verlaagd budget: Zoho CRM, Bitrix24 of GetResponse combineren CRM, automatisering en formulieren in zeer betaalbare en zelfs gratis abonnementen.
• Geavanceerde B2B-bureaus of bedrijven: Salesforce, Marketo Engage, Kaspr, Cognism en integratietools zoals LeadsBridge.

Veelvoorkomende fouten bij het automatiseren van leadmanagement (en hoe u ze kunt vermijden)

Het is niet zo eenvoudig als het verbinden van twee apps. Dit zijn de meest voorkomende fouten en hoe u ze kunt overwinnen:

• Te veel gegevens uit het formulier verzamelen (te veel velden, irrelevante vragen, etc.): stel alleen de essentiële vragen en licht ze later toe.
• Valideer leads niet automatisch (nep-e-mails, spam, duplicaten). Gebruik captcha's, geverifieerde e-mailadressen en realtime validaties.
• Gaten in het proces laten: Als iemand het formulier invult, maar geen melding of toewijzing ontvangt, verdwijnt de lead en gaat de verkoop verloren. Gebruik workflows met meldingen en automatische toewijzing.
• Niet te snel: De lead moet het gevoel hebben dat zijn of haar vraag ertoe doet en moet zo snel mogelijk antwoord krijgen.
• Niet analyseren en optimaliseren: Controleer altijd het conversiepercentage, de reactiesnelheid en de bronnen van de hoogste kwaliteit.

Tips om de conversie van leads van formulier naar afsluiting te verhogen

• Stemt marketing en verkoop perfect op elkaar afLeads moeten naadloos van het ene team naar het andere doorstromen, met relevante informatie voor elk type contact.
• Pas follow-ups aan: Gebruik de vastgelegde gegevens om uw bericht, e-mail of voorstel te personaliseren.
• Test en meet verschillende versies van formulieren en campagnes om conversies te optimaliseren.
• Koester koude leads met relevante, multi-channel content: e-mail, WhatsApp, sms, oproepen, enz.
• Automatiseer, maar zonder de menselijke touch te verliezen:Als de lead klaar is, moet het handmatige contact snel en deskundig verlopen.

Automatisch leadmanagement, van webformulieren tot CRM, is een noodzaak geworden voor bedrijven die willen groeien, hun middelen willen optimaliseren en geen enkele verkoopkans willen missen. Investeren in de beste formulieren, connectoren, CRM's en automatiseringstools maakt de weg vrij voor uitstekende klantenservice, schaalbare processen en een hogere winstgevendheid. Het belangrijkste is om de oplossing te kiezen die het beste bij uw behoeften past en, bovenal, een strategie te implementeren waarbij technologie de unieke aanpak van uw salesteam versterkt, maar nooit vervangt.