Hoe verwijder je metadata uit een Word-document (zonder de opmaak te verliezen)

In dit bericht leggen we uit hoe je metadata uit een Word-document verwijdert zonder de opmaak te verliezen. Hoewel er verschillende tools zijn om metadata op te schonen, veranderen sommige uiteindelijk de lay-out van het document. Gelukkig bevat de teksteditor van Microsoft een native tool om een tekst te anonimiseren zonder het oorspronkelijke ontwerp te beïnvloeden. Laten we eens kijken.

Wat zijn metagegevens in Word?

Verwijder het Metadata vanuit een Word-document is een gangbare praktijk in omgevingen waar bestanden openbaar worden gedeeld. Dit is noodzakelijk omdat, Tijdens het bewerken van een document blijven er sporen van de wijzigingen en revisies achter.En als deze informatie niet wordt verwijderd, kan deze door derden worden ingezien. Hierdoor kunnen gevoelige of zelfs compromitterende gegevens worden onthuld.

In een Word-document omvatten metagegevens doorgaans de naam van de auteur van het document, wat meestal hetzelfde is als de gebruikersnaam of het Microsoft-account. Andere ingesloten gegevens omvatten de aanmaakdatum en laatste wijziging, de revisiegeschiedenis, ingevoegde opmerkingen, verborgen tekst, informatie over de gebruikte software en het besturingssysteem en gegevens van eerdere versies.

Natuurlijk Het verwijderen van metadata uit een Word-document is niet altijd nodigDeze gegevens vervullen waardevolle functies in samenwerkings-, administratieve of technische omgevingen. Ze maken het bijvoorbeeld mogelijk om taken tussen meerdere auteurs te coördineren, nauwkeuriger te zoeken in bestandssystemen, eerdere versies te herstellen of het auteurschap van een tekst te verifiëren. Dus, wanneer is het gepast om deze gegevens te verwijderen? Wanneer de kennis ervan een risico vormt of onnodige blootstelling aan anderen oplevert.

• De meeste cliënten, instellingen of openbare platforms hebben slechts zelden toegang nodig tot de interne gegevens van een bestand.
• Sommige organisaties vereisen dat u metagegevens uit een Word-document verwijdert, zoals onderdeel van hun beveiligingsbeleid.
• Opmerkingen, beoordelingen of verborgen tekst kunnen onenigheid, fouten of interne beslissingen onthullen dat mag niet openbaar zijn.
• In gevoelige omgevingen, zoals de journalistiek, juridisch advies of de geneeskunde, kan het onthullen van de naam van de auteur of bijdragers de privacy in gevaar brengen.

Metagegevens uit een Word-document verwijderen

Uiteindelijk voorkomt het verwijderen van metadata uit een Word-document onbedoelde informatielekken en draagt het bij aan een professionelere presentatie van het bestand. Gezien het belang ervan in verschillende vakgebieden, is het handig om te weten hoe u dit proces moet uitvoeren. zonder dat het betreffende bestand zijn formaat verliestMet andere woorden: hoe verwijder je metadata uit een document terwijl je de oorspronkelijke lay-out behoudt?

De procedure is vrij eenvoudig en vereist het gebruik van een tool die in de Microsoft Word-editor is ingebouwd. Deze tool heet Document Inspector, waarmee u eenvoudig metadata kunt bekijken en opschonenEr zijn natuurlijk zeer effectieve applicaties van derden om metadata uit een Word-document te verwijderen, zoals doc scrubber of Metadata Cleaner. Deze zijn perfect voor het bereiken van geavanceerde resultaten, maar in de meeste gevallen is de Document Inspector voldoende.

Gebruik de Documentinspector om metagegevens in Word op te schonen

Het voordeel van het gebruik van de Documentinspecteur om metagegevens in Word op te schonen is dat U hoeft niets anders te downloaden of te installerenDe tool is ingebouwd in de nieuwste versies van de editor. Laten we eens kijken hoe je hem kunt gebruiken om snel en eenvoudig metadata uit een Word-document te verwijderen.

1. Open het voltooide document in Word.
2. Klik nu op het tabblad Archief.
3. Klik in het menu aan de linkerkant op Informatie.
4. Klik onder de optie Informatie op het vakje Controleer op problemen.
5. Selecteer vervolgens de optie Document inspecteren.
6. Er opent een klein venster met selectievakjes in het midden van het scherm. Zorg ervoor dat alle selectievakjes zijn geselecteerd en klik op de knop. Inspecteren.
7. Na een korte controle ziet u de sectie Documenteigenschappen en Persoonlijke gegevens verschijnen met een attentiesymbool (!). Het geeft aan dat er metadata zoals Documenteigenschappen en Auteur zijn gevonden. U ziet ook de knop Verwijder alles rechts. Klik erop.
8. Klik ten slotte op dicht en dat is alles

Met deze actie worden metagegevens uit een Word-document verwijderd, zoals: Auteursnaam, documenteigenschappen, gerelateerde data en intelligentiegegevens van door AI ondersteunde functiesZoals u ziet, is dit een eenvoudig maar effectief proces om een tekstbestand schoon en klaar voor gebruik te maken. In dat geval kunt u het het beste converteren naar PDF voordat u het verzendt, om ongewenste wijzigingen te voorkomen.

Opslaan als schone PDF om metagegevens uit een Word-document te verwijderen

Stel dat je het document al klaar hebt en besluit het naar PDF te converteren om het vervolgens te delen. Zoals je waarschijnlijk weet, kun je in Microsoft Word de bestandsindeling van .docx naar PDF wijzigen via de opslagopties. Wat je misschien niet weet, is dat tijdens het proces U kunt alle metagegevens uit het bestand verwijderen en het opslaan als een schone PDF.Hoe verwijder je metadata uit een Word-document met deze methode? Volg deze stappen:

1. Open het document in Word.
2. Klik op het tabblad Archief.
3. Selecteer optie Opslaan als.
4. Kies nu waar u het document wilt opslaan.
5. Vouw vervolgens het tabblad Bestandstype uit en selecteer PDF in de lijst.
6. Klik vóór het opslaan op Opties.
7. In het volgende venster, onder de sectie Niet-afdrukbare informatie opnemen, Schakel het vakje Documenteigenschappen uit.
8. Klik op Accepteren en dan in Opslaan. Gereed.

Dit is een andere eenvoudige en effectieve manier om metadata uit een Word-document te verwijderen. Het gegenereerde PDF-bestand bevat geen metadata uit het originele document en zal het visuele formaat intact houdenBovendien ziet het er hetzelfde uit, ongeacht welk besturingssysteem of hulpmiddel u gebruikt om het te openen.

Conclusie

Het verwijderen van metadata uit een Word-document is zonder twijfel een goede gewoonte die we verstandig zouden moeten toepassen. Bescherm uw privacy, voorkom informatielekken en zorg voor een professionelere uitstraling..

Het beste is dat er veilige en eenvoudige manieren zijn om dit te doen: u kunt de Documentinspector van Word gebruiken of het bestand converteren naar een schone PDF. Beide methoden veranderen niets aan de opmaak of het visuele ontwerp van het document.en zorg ervoor dat alleen de informatie wordt gedeeld die u wilt delen.