Wat is Access en waarvoor dient het?

Het is een van de minst bekende programma's in het Microsoft 365-kantoorpakket, ondanks dat het al sinds de versie van 1992 is opgenomen. Het is echter een zeer nuttig hulpmiddel. In dit bericht leggen we het uit Wat is Microsoft Access en waar dient het voor?.

De nieuwste versie van Microsoft Access, waar we het hier over gaan hebben, werd op 5 oktober 2021 uitgebracht voor gebruik in Windows 10 en Windows 11. Dit neemt tussen de 44 MB en 60 MB in beslag op de harde schijf, afhankelijk van de gekozen installatieopties.

Wat is Microsoft Access?

Microsoft is een databasemanagementsysteem opgenomen in het Microsoft Office-applicatiepakket (nu Microsoft 365). Het is een hulpmiddel dat gebruikers helpt bij het maken en beheren van databases met als doel informatie op te slaan, te organiseren en te analyseren.

De reden waarom deze applicatie zo weinig wordt gebruikt, is voornamelijk te wijten aan het niet kennen van het ware nut ervan. Veel gebruikers denken ten onrechte dat alles wat met Access wordt gedaan ook daadwerkelijk met Access kan worden gedaan. Excel.

Hoewel het waar is dat beide programma's punten gemeen hebben, is Excel geschikter voor het verwerken van numerieke gegevens en het uitvoeren van berekeningen op die gegevens. Toegang, van zijn kant, voegt een grotere mate van specialisatie toe en bevat specifieke functies om verschillende soorten gegevens te beheren. Bovendien kunt u hiermee de gegevens beperken die gebruikers in elk veld invoeren, en gerelateerde gegevens in meerdere tabellen koppelen.

Databases die zijn opgeslagen met Microsoft Access tonen de bestandsextensie ".accdb". Hoewel dit de meest voorkomende en ook de meest actuele is, zijn er nog steeds andere extensies te vinden (".mdbe" o ".mde"), die overeenkomen met versies vóór 2007. Om dit soort extensies te openen, moet de gebruiker in sommige gevallen eerst een conversietool gebruiken om deze te converteren naar «.accdb».

Dingen die we kunnen doen met Access

Hoe kunt u Access gebruiken om een ​​database te beheren? Hieronder leggen we enkele van de meest voorkomende taken uit die we met deze tool kunnen uitvoeren.

Een database aanmaken

Klik in het Access-startscherm op 'Bestand' en selecteer 'Nieuw' in de optiekolom aan de linkerkant. Onder de verschillende opties die op het scherm worden weergegeven, moeten we degene kiezen met de titel als "Lege bureaubladdatabase".

Aan deze nieuw aangemaakte database kan een naam worden toegewezen als voorbereidende stap om toegang te krijgen tot de nieuwe sjabloon en deze te gaan gebruiken.

Maak een tabel

Om een ​​gegevenstabel toe te voegen aan de database die we hebben gemaakt, is het noodzakelijk om naar het toollint te gaan en op het tabblad te klikken "Tafel". Er kunnen zoveel velden aan deze nieuwe tabel worden toegevoegd als we willen. Om dit te doen, moet u met de rechtermuisknop klikken en de optie selecteren «Klik om toe te voegen».

De keuzelijst met invoervak ​​wordt gebruikt om de verschillende gegevenstypen weer te geven die aan een veld kunnen worden toegewezen (in Access is het verplicht om aan elk veld een gegevenstype toe te wijzen).

Gegevens aan tabel toevoegen

Er zijn veel manieren om gegevens aan een Access-tabel toe te voegen: met behulp van een formulier, het importeren uit een extern bestand, het gebruik van SQL of het rechtstreeks invoeren van gegevens (dat wil zeggen handmatig). De meest voorkomende optie is de importeren via bestanden ".Csv". Así es como se hace:

1. Klik op het instrumentenlint op «Externe gegevens».
2. Vervolgens klikken we op «Archivo de texto».
3. Vervolgens selecteren we het bronbestand en de doeltabel.
4. Voordat we doorgaan met importeren, kunnen we alle details van het bestand bekijken (gebruik van punten of komma's als scheidingstekens, de noodzaak om bepaalde velden weg te laten).
5. Finalmente, pulsamos el botón de Af hebben om de import uit te voeren.

Vanaf hier zijn er veel acties die we in de applicatie kunnen uitvoeren met de verschillende tabellen die we hebben geïntroduceerd. Het is bijvoorbeeld mogelijk relaties tussen tabellen creëren om gegevens uit verschillende tabellen op te vragen. Je kunt ook een opzoektabel, die gegevens bevat waarnaar wordt verwezen door een andere tabel, of zelfs complexe query's maakt op meerdere tabellen met verschillende soorten gegevens.

Andere mogelijke acties zijn maak back-ups, maak uitvoerbare databases (die externe gebruikers niet kunnen wijzigen) macro's maken om complexe taken te automatiseren of Gegevens exporteren naar Excel, naast vele andere mogelijkheden.

Om al deze acties uit te voeren, bevat Microsoft Access een handig asistente wat ongetwijfeld een grote hulp is voor degenen die deze applicatie voor het eerst gebruiken.

Conclusie

Microsoft Access is een sterk aanbevolen optie voor kleine en middelgrote bedrijven die dit nodig hebben een eenvoudige en gebruiksvriendelijke tool voor gegevensbeheer. Ideaal voor taken zoals gvoorraadbeheer of projectmonitoring. Voor al deze gevallen is het de moeite waard om te leren hoe u het moet gebruiken.