Hurtigdeler i Word: Hva de er og hvordan du sparer timer på gjentakende dokumenter

Microsofts tekstredigeringsprogram er fullpakket med funksjoner du kanskje ikke er klar over, men som kan gjøre livet ditt mye enklere. I dette innlegget skal vi snakke om hurtigdeler i Word: hva de er og hvordan du sparer timer på repeterende dokumenter. Så hvis du jobber med Word-dokumenter regelmessig og har en tendens til å ... gjenta visse tekstfragmenter, du er interessert i det som følger.

Hurtigdeler i Word: Hva er hurtigdeler?

Både på arbeidsplassen og i akademia, Microsoft Word Det er et mye brukt verktøy for å lage og redigere tekst. Det er ingen tilfeldighet: Office-pakken har alt du trenger for å forberede profesjonelle dokumenter. Og ikke bare det, men den har også diverse funksjoner som gjør det mye enklere å utføre repeterende oppgaverEn av dem er Hurtigdeler i Word.

Hva er hurtigdeler i Word? I bunn og grunn er det en funksjon som lar deg Lagre tekstbiter, bilder, tabeller eller innhold for raskt å sette dem inn i andre dokumenterDisse elementene lagres i et hurtigdelgalleri, som er enkelt tilgjengelig fra Sett inn-fanen.

Når du lagrer innhold i Quick Parts, Du oppbevarer den slik at du kan bruke den når du trenger den, og setter den inn med et enkelt klikkOg den vil være tilgjengelig ikke bare i det gjeldende dokumentet, men også i alle nye dokumenter du oppretter. Så du trenger ikke å reprodusere den manuelt, noe som er bortkastet tid.

Hvordan få tilgang til hurtigdeler i Word?

For å lære hvordan du bruker Quick Parts i Word, er det første du må gjøre å finn funksjonen på båndetDet er bare et par klikk unna:

1. Åpne Word og klikk på fanen Sett inn.
2. Klikk nå på raske elementer (Hurtigdeler). Du vil se følgende innsettingsalternativer:
   1. Autotekst: Tekstblokker lagret for rask innsetting.
   2. Dokumentegenskaper: Dokumentmetadata, som forfatter, tittel osv.
   3. Enger: Dynamiske elementer som datoer eller sidetall
   4. ByggeklossgalleriDet er her hurtigdelene dine lagres i Word.

Som du kan se, er hurtigdeler en del av byggeklossfunksjonen, som lar deg legge til forhåndsdefinerte innholdsbiter i teksten din. Dette er grunnen til at det ofte forveksles med autotekst, men med sistnevnte kan du bare lagre og sette inn tekstbiter. Imidlertid, Quick Parts lar deg lagre alle typer innhold (tekst, bilder, tabeller, felt osv.) for å gjenbruke dem med et enkelt klikk.

Slik oppretter, lagrer og setter du inn en hurtigdel

Anta at du har en e-postsignatur, en overskrift, et bilde eller en svarfrase du bruker dagligI stedet for å kopiere og lime det inn hver gang, kan du lagre det som en hurtigdel som du kan sette inn når du trenger det. Hvordan? Veldig enkelt:

1. Skriv inn teksten (eller sett inn bildet eller tabellen) du vil lagre.
2. Fremheve eller skyggelegg teksten.
3. Gå nå til sett - raske elementer - Lagre valget i Hurtigdeler-galleriet.
4. Et popup-vindu åpnes der du kan tilordne en navn til ditt nye hurtigelement. For eksempel: Bedriftssignatur, logo osv.
5. Du kan også tildele en kategori eller opprette en ny.
6. Valgfritt kan du legge til en beskrivelse for enkelt å identifisere det.
7. Klikk til slutt på OK.

Ferdig! Innholdsutdraget er lagret og vil være tilgjengelig i galleriet for innsetting når det er nødvendig. Slik setter du inn hurtigdeler i WordDet kunne ikke vært enklere:

1. Åpne dokumentet og plasser markøren der du vil sette inn hurtigelementet.
2. Klikk nå på fanen Sett inn.
3. På båndet klikker du på raske elementer.
4. Velg fragment du vil sette inn.

Du vil legge merke til at når du klikker på Hurtigdeler, Du kan se de lagrede fragmentene i form av miniatyrbilderDette gjør det mye enklere å visuelt gjenkjenne varen du leter etter, spesielt hvis du ikke husker navnet du ga den. Et nyttig tips er å bruke unike navn for hvert hurtigelement – navn som er enkle for deg å huske.

Hurtigdeler i Word: Triks for å spare enda mer tid

Det er tydelig at Quick Parts i Word er en funksjon som hjelper deg med å spare timer i repeterende dokumenter. I stedet for å manuelt annotere eller sette inn de samme elementene om og om igjen, kan du lagre dem og plassere dem i dokumentet med et enkelt klikk. Men det finnes fortsatt noen. Avanserte triks slik at du kan spare enda mer tidDisse er:

Bruk F3 for å sette inn hurtigdeler i Word

I tillegg til å sette inn hurtigdeler fra båndet, kan du gjøre det ved å bruke hurtigtaster i WordFor å gjøre dette er det viktig at du husker det nøyaktige navnet på hurtigelementet du vil sette inn. Derfor, Når du lagrer hurtigdelene dine i Word, må du sørge for å gi dem unike, korte navn.. For eksempel:

• Du lagrer et bilde som en hurtigressurs og kaller det «Logo».
• I et nytt dokument skriver du «Logo» og trykker F3.
• Bildet vil dukke opp automatisk!

Organiser hurtigdelene dine i kategorier

Etter hvert som du lagrer flere og flere hurtigelementer, kan det bli vanskeligere å huske navnene deres eller finne dem. For å finne dem raskere, lagre hurtigdelene dine under kategorier (eksempel: «Juridisk», «Rapporter», «Signaturer», «Logoer» osv.).

Husk også at det finnes standardkategorier, men du kan også lage dine egne med tilpassede navn. Og det er også mulig tilordne kategorier på nytt eller flytte elementer fra én til en annen fra alternativet Byggeklossorganisator.

Kombiner hurtigdeler med dynamiske felt

Du kan kombinere hurtigdelene dine med dynamiske felt som dato, brukernavn eller sidetall. Dette er spesielt nyttig når du jobber med maler der vi må sette inn repeterende tekstI tillegg til å spare tid, vil malene dine se mye mer profesjonelle ut.

Eksporter og importer hurtigdeler mellom datamaskiner

Hvis du bytter datamaskin, trenger du ikke å miste malene eller hurtigdelene dine. Du kan gå til Fil – Valg – Verktøylinje for hurtigtilgang og eksportinnstillingerDu kan også kopiere Building Blocks.dotx-filen, som ligger i mappen med Office-maler, og importere den fra den nye datamaskinen.

Avslutningsvis er Quick Parts i Word en lite kjent funksjon, men den kan spare deg timer når du jobber med repeterende dokumenter. Å lære å bruke den vil være til stor hjelp med juridiske dokumenter, bedriftsrapporter, forslag eller kommunikasjon. Gjør overskrifter, signaturer, juridiske klausuler, forhåndsdefinerte tabeller eller standardfraser om til hurtigelementerAlt dette fører til mindre innsats og større produktivitet.