Hva er konfidensiell modus i Gmail, og når bør du slå den på?

¿Hva er Gmails «konfidensielle modus», og når bør du aktivere den? Denne spesielle sendemodusen lar deg begrense hva mottakeren kan gjøre med e-posten din.Det hindrer brukere i å videresende den, kopiere teksten, laste ned vedlegg eller skrive ut innholdet. Du kan også angi en utløpsdato eller til og med kreve en SMS-kode for å åpne den. Det er ikke idiotsikkert, men når det brukes riktig, reduserer det risikoen betydelig når du arbeider med sensitiv informasjon.

Gmails konfidensielle modus er en spesiell måte å sende e-poster på I denne modusen setter Google begrensninger på meldingen og vedleggene, noe som begrenser mottakerens mulighet til å dele informasjon. Når du aktiverer denne modusen, forsvinner mottakerens vanlige delingsalternativer. videresend, kopier, last ned og skriv ut innholdet.

I tillegg til å blokkere disse handlingene, lar Gmail deg angi en utløpsdato. For meldingen: Etter denne perioden vil ikke mottakeren lenger kunne se den. Du kan også manuelt tilbakekalle tilgang når som helst hvis du angrer på det du sendte eller oppdager en feil fra mottakerens side. Dette er spesielt nyttig når du håndterer konfidensielle dokumenter, personopplysninger eller sensitiv intern kommunikasjon.

Funksjonen inkluderer også et ekstra passordverifiseringssystemDu kan kreve at mottakeren trenger en kode for å åpne e-posten: enten en enkel bekreftelse (som i noen tilfeller sendes via e-post) eller en kode sendt via SMS til mottakerens mobiltelefon. I dette andre scenariet vil bare noen med tilgang til det telefonnummeret kunne se innholdet.

Det er viktig å forstå at konfidensiell modus ikke krypterer e-post magisk fra ende til ende.I stedet endrer det hvordan innholdet leveres. Gmail sender ikke teksten og vedleggene direkte som en vanlig melding; i stedet genererer det en sikker lenke som bare kan nås under betingelsene du har angitt (utløp, bekreftelse osv.).

Denne funksjonen er tilgjengelig for både personlige Gmail-kontoer og Google Workspace.Og i forretningsmiljøer kan administratorer bestemme om de vil tillate bruken av den eller ikke, enten på tvers av hele domenet eller bare i bestemte organisasjonsenheter (for eksempel aktivere den for den juridiske avdelingen og deaktivere den for resten).

Slik fungerer konfidensiell modus internt

Når du sender en melding i konfidensiell modus, leverer ikke Gmail e-postinnholdet «som det er». til mottakerens server. Det den gjør er å lagre innholdet på Googles systemer og erstatte det med en kontrollert lenke. For noen som bruker Gmail, ser resultatet ut som en vanlig e-post, men i virkeligheten får de tilgang til det vertsbaserte innholdet på en administrert måte.

Hvis mottakeren ikke bruker Gmail, vil de motta en melding med en lenke. av typen «Vis e-post» eller lignende. Hvis du klikker på den, åpnes en sikker Google-side der du må logge inn eller oppgi bekreftelseskoden, avhengig av hvordan du har konfigurert leveringen. På denne måten beholder du kontrollen uavhengig av mottakerens e-postleverandør.

Typiske begrensninger i denne modusen påvirker hele innholdspakkenTekst, innebygde bilder og vedlegg. Mottakeren vil kunne lese det og forhåndsvise vedlegg hvis formatet er kompatibelt, men vil ikke ha tilgang til funksjonene for å lagre dem på datamaskinen, videresende dem til en annen person eller skrive ut e-posten fra Gmail.

Det er én viktig begrensning du må huske på.Selv om kopierings-, nedlastings- eller utskriftsalternativer er blokkert, kan ikke Gmail fullstendig forhindre noen fra å gjøre det. skjermbildeTa et skjermbilde med telefonen din, eller bruk skadelig programvare for å kopiere innholdet. Google prøver å begrense skjermbilder i noen miljøer, men i praksis finnes det alltid en måte å omgå denne beskyttelsen på.

En annen viktig teknisk detalj er at e-poster i konfidensiell modus ikke kan planlegges. som skal sendes senere. Hvis du alltid bruker «Planlegg sending» for å få meldinger sendt på et bestemt tidspunkt, må du huske at denne funksjonen ikke er kompatibel med konfidensiell modus: du må sende dem umiddelbart.

Fordeler, begrensninger og når du skal aktivere det

Hovedfordelen med konfidensiell modus er at den reduserer utilsiktet eksponering av sensitiv informasjon.Hvis en mottaker ved et uhell klikker på «Videresend» eller prøver å laste ned et vedlegg for å dele det, vil de rett og slett ikke kunne gjøre det. Dette forhindrer mange vanlige feil i både jobb- og privatsammenheng.

Utløpet av meldinger er et annet veldig interessant poengDu kan velge å gjøre en e-post tilgjengelig bare i en dag, en uke, en måned eller til og med flere år (vanlige intervaller er fra 1 dag til 5 år). Etter den tiden blir både meldingsteksten og eventuelle vedlegg utilgjengelige for mottakeren, selv om de fortsatt kan se den i innboksen sin.

Muligheten til å tilbakekalle tilgang når som helst gir et ekstra sikkerhetsnett.Hvis du har sendt en e-post til feil person, inkludert informasjon du senere angrer på, eller rett og slett ombestemt deg, går du bare til Sendte elementer-mappen, åpner den konfidensielle e-posten og klikker på alternativet for å fjerne tilgang. Fra det øyeblikket vil ikke mottakeren lenger kunne åpne den.

Denne modusen er imidlertid ikke et absolutt skjold og har klare begrensninger.Som nevnt tidligere, kan den ikke idiotsikre blokkering av skjermbilder eller bilder, og hvis mottakeren har til hensikt å bryte tilliten din, vil de alltid finne måter å lagre informasjonen på. I strenge bedriftsmiljøer kan det dessuten komme i konflikt med retningslinjer for arkivering, revisjon eller eDiscovery fordi noe tilgang faller utenfor standard arbeidsflyter.

Det anbefales å aktivere konfidensiell modus i situasjoner der du trenger ekstra kontroll.Det anbefales ikke å sende kontrakter, sertifikater, identitetsdokumenter, økonomisk informasjon, medisinske data, sensitiv intern kommunikasjon eller lenker som må slutte å virke på en bestemt dato. Det bør ikke brukes vilkårlig, da det legger til trinn for mottakeren og kan komplisere ting hvis de ikke trenger det.

Slik sender du en konfidensiell e-post fra Gmail på en datamaskin

Prosessen for å bruke konfidensiell modus fra nettversjonen av Gmail er ganske intuitiv.Men det er verdt å gå gjennom det steg for steg for å sørge for at du ikke går glipp av noe. Tanken er at du skriver e-posten din som vanlig, og rett før du sender den, aktiverer modusen og justerer utløps- og verifiseringsinnstillingene.

Dette er de grunnleggende trinnene på en datamaskin:

• Åpne Gmail og klikk på «Skriv» for å opprette en ny melding.
• Skriv mottakeren, emnet og innholdet fra e-posten, og legg ved filene du må sende.
• Klikk på hengelåsikonet med en klokke nederst i skriveboksen. (Dette er knappen for konfidensiell modus.) Hvis du allerede har brukt den og vil endre innstillingene, ser du alternativet «Rediger».
• Et popup-vindu åpnes der du kan velge utløpsdato. av meldingen og om du vil at et passord skal kreves.
• I passorddelen kan du velge mellom to moduser:
  • «Ingen passord via SMS»Brukere som åpner e-posten fra Gmail-appen eller nettstedet, vil kunne se den direkte. De som ikke bruker Gmail kan motta en kode i en annen e-post for å bekrefte identiteten sin.
  • «Passord via SMS»Mottakeren må oppgi en kode som sendes til dem via tekstmelding. Det er obligatorisk å oppgi mottakerens telefonnummer, ikke ditt eget.
• Når du har satt opp alt, klikker du på «Lagre» og send deretter e-posten som du vanligvis ville gjort.

Husk at innstillingen for konfidensiell modus påvirker både tekst og vedlegg.Alt meldingsinnhold er underlagt begrensningene du nettopp definerte for utløp, verifisering og kopiering eller nedlasting.

Slik aktiverer du konfidensiell modus fra mobiltelefonen din

Hvis du vanligvis bruker Gmail fra mobilen din (Android eller iOS), har du også tilgang til konfidensiell modus.Plasseringen av innstillingen endres litt sammenlignet med desktopversjonen, men logikken er den samme: du skriver e-posten, og før du sender den aktiverer du alternativet og velger hvordan du vil beskytte den.

Slik bruker du konfidensiell modus i Gmail-appenDenne generelle flyten følger:

• Åpne Gmail-appen på smarttelefonen din og klikk på knappen for å skrive en ny e-post.
• Skriv mottaker, emne og meldingog legg ved filer om nødvendig.
• Trykk på trepunktsmenyen øverst til høyre fra skjermen mens du skriver.
• Velg alternativet «Konfidensiell modus» i rullegardinmenyen.
• Det åpnes et skjermbilde for å konfigurere utløpsdato og passord., med utløpsintervaller som ligner på de på nettet (fra 1 dag til 5 år) og de to bekreftelsesalternativene (standard eller SMS).
• Konfigurer innstillingene du ønsker og klikk på «Lagre»..
• Send e-posten normaltFra det øyeblikket vil alle definerte restriksjoner gjelde.

I den daglige driften tar denne prosedyren bare noen få sekunder lenger enn en vanlig forsendelse.Derfor er det mulig å bruke det regelmessig så lenge innholdet rettferdiggjør det. Husk imidlertid å informere mottakeren hvis de ikke er kjent med dette systemet, slik at de ikke blir skremt når de blir bedt om en kode eller oppdager at de ikke kan videresende meldingen.

Slik åpner du en konfidensiell e-post som mottaker

Opplevelsen til noen som mottar en konfidensiell e-post avhenger av to viktige faktorerHvorvidt de bruker Gmail eller ikke, og om avsenderen har aktivert passordbekreftelse (spesielt hvis det er via SMS), er faktorer å vurdere. Likevel er prosessen vanligvis ganske veiledet, og grensesnittet forteller deg hva du skal gjøre i hvert trinn.

Hvis du bruker en Gmail-konto og avsenderen ikke har bedt om et passord via SMSI de fleste tilfeller kan du åpne e-posten direkte fra nettstedet eller den oppdaterte appen uten ytterligere trinn. Du vil se meldingen som vanlig, men uten knappene for videresending, nedlasting eller utskrift. Hvis du bruker en annen e-postklient som er koblet til Gmail (for eksempel Outlook), kan det vises en lenke som «Vis e-post», som tar deg til en Google-side der du må logge inn.

Når avsenderen aktiverer alternativet «Passord via SMS»Prosessen legger til et ekstra sikkerhetstrinn. Når du prøver å åpne meldingen, vil systemet vise en knapp som «Send passord». Hvis du trykker på den, sendes en kode via tekstmelding til telefonnummeret som er konfigurert for deg. Du må skrive inn denne koden på skjermen for å få tilgang til innholdet.

Hvis adressen din ikke er en Gmail-adresse (for eksempel hvis du bruker en bedrifts-e-postadresse eller en fra en annen leverandør)Du vil også motta en melding med en lenke til «Vis e-post» i Googles sikre grensesnitt. Derfra kan du bli bedt om å klikke på «Send passord» og sjekke SMS-meldingene dine, eller, avhengig av avsenderens innstillinger, sjekke en ekstra e-post som inneholder en bekreftelseskode.

I alle tilfeller vil restriksjoner på kopiering, videresending, nedlasting eller utskrift fortsatt gjelde.Du vil kunne lese e-posten, og hvis den ikke er utløpt og tilgangen din ikke er tilbakekalt, forhåndsvise eventuelle kompatible vedlegg, men du vil ikke ha tilgang til de vanlige funksjonene for deling eller lagring av innhold direkte fra Gmail.

Hva skjer når en e-post utløper eller tilgangen tilbakekalles?

Når utløpsdatoen som er angitt av avsenderen er nådd, er meldingen ikke lenger tilgjengelig. For mottakeren, selv om den fortsatt vises visuelt i innboksen eller arkivet, vil de, når de prøver å åpne den, oppdage at de ikke lenger kan se innholdet, eller de vil få en melding om at e-posten er utløpt.

Avsenderen kan også ta initiativ og tilbakekalle tilgang før utløpsdatoen.For å gjøre dette, åpne Gmail på en datamaskin, gå til «Sendt»-mappen, finn den konfidensielle e-posten og klikk på alternativet «Fjern tilgang». Fra det øyeblikket vil ethvert forsøk fra mottakeren på å åpne meldingen vise en feil eller en advarsel om at de ikke lenger har tillatelse.

Hvis det er du som mottar feilmeldingen om utløpt e-post eller slettet tilgangDet er mest sannsynlig at avsenderen har bestemt seg for å kutte tilgangen, eller at du har overskredet den opprinnelig konfigurerte tidsgrensen. I så fall er det eneste alternativet å kontakte personen for å forlenge utløpsdatoen eller be dem sende informasjonen på nytt i en ny, konfidensiell melding.

Det kan også oppstå feil knyttet til telefonnumrene som brukes til SMS-verifisering.Gmail støtter bare koder sendt til visse land og regioner (som Nord-Amerika, store deler av Sør-Amerika, Europa, Australia og noen asiatiske territorier som Korea, India og Japan). Hvis du prøver å sette opp et nummer som ikke er i en støttet region, vil du se en melding som sier at det ikke kan brukes.

Disse utløps- og tilbakekallingsmekanismene er spesielt nyttige i arbeidssammenhenger der midlertidige dokumenter, sensitive rapporter eller personopplysninger som ikke skal være tilgjengelige på ubestemt tid deles. Ved å sette tidsfrister nøye kan du redusere informasjonseksponeringsvinduet betydelig.

Administrering av konfidensiell modus for Google Workspace-administratorer

I bedriftsmiljøer har administratorer det siste ordet om hvorvidt konfidensiell modus er tilgjengelig eller ikke. For brukere. Fra Google Admin-konsollen kan den aktiveres eller deaktiveres på domenenivå eller bare brukes på bestemte organisasjonsenheter, i henhold til selskapets interne retningslinjer.

For å administrere denne funksjonen globalt i organisasjonen, må administratoren:

• Logg inn på administrasjonskonsollen med en konto som har administratorrettigheter.
• Gå til «Programmer»-delen, deretter til «Google Workspace» og deretter til «Gmail»..
• Åpne delen «Brukerinnstillinger» og bla ned til «Konfidensiell modus»..
• Merk av eller fjern merket i boksen «Aktiver konfidensiell modus».og lagre endringene.

Endringer er vanligvis ikke umiddelbare.Google indikerer at det kan ta opptil 24 timer før disse endringene er fullt ut tredd i kraft på tvers av hele domenet, selv om de i praksis ofte implementeres mye raskere. Det er lurt å huske på dette når du planlegger en implementering eller endring av retningslinjer.

Hvis du vil administrere konfidensiell modus etter organisasjonsenheter (OU)Prosessen er lik, men før du justerer innstillingen, må du velge den spesifikke OU-en i panelet til venstre (for eksempel «Personlige ressurser», «Finans», «Markedsføring» osv.). Gå deretter til delen «Konfidensiell modus», aktiver eller deaktiver den, og lagre endringene for den aktuelle enheten.

Deaktivering av konfidensiell modus hindrer brukere i å sende e-poster med denne modusen.Det blokkerer imidlertid ikke i seg selv mottak av dem. Hvis en organisasjon anser innkommende konfidensielle meldinger som problematiske for revisjons-, samsvars- eller arkiveringsformål, må den opprette spesifikke samsvarsregler for håndtering av denne typen e-poster.

Blokker innkommende meldinger i konfidensiell modus i bedrifter

Noen organisasjoner foretrekker å forhindre at konfidensielle e-poster når brukerne sineFordi disse typene meldinger begrenser innholdsinspeksjon, arkivering eller juridiske eDiscovery-prosesser. For å håndtere dette tilbyr Google Workspace et system for samsvarsregler som gjør at disse typene e-poster kan identifiseres og avvises når de ankommer domenet.

Den generelle prosedyren for å blokkere innkommende konfidensielle meldinger er som følger:

• Gå til Gmail-innstillingene i administrasjonskonsollen. og gå inn i delen som er dedikert til «Overholdelse av innholdsstandarder».
• Klikk på «Konfigurer» for å opprette en ny innstillingHvis det allerede finnes regler, kan du velge «Legg til en ny regel».
• Gi regelen et beskrivende navn (for eksempel «Blokkering av innkommende konfidensiell modus»).
• I delen «Berørte meldinger» velger du alternativet «Innkommende». slik at regelen bare gjelder e-poster som ankommer domenet.
• I uttrykk-delen legger du til en metadatabasert betingelse og velg «Konfidensiell modus i Gmail» som attributt, med samsvarstypen «Meldingen er i konfidensiell modus i Gmail».
• I handlingsblokken velger du «Avvis melding». og, om ønskelig, utarbeide en personlig tekst som automatisk sendes til avsenderen for å forklare årsaken til avvisningen.
• Hold regelen og vent til den sprer seg (igjen, den maksimale estimerte tidsrammen er omtrent 24 timer).

Denne tilnærmingen muliggjør anvendelse av svært presise sikkerhets- og samsvarspolicyer.For eksempel kan du blokkere mottak av konfidensielle e-poster utenfra organisasjonen, men fortsatt tillate intern bruk, eller begrense dem til kun bestemte avdelinger. Alt avhenger av de juridiske og operative behovene til hver organisasjon.

Beste praksis og sikkerhetstips når du bruker konfidensiell modus

Selv om konfidensiell modus gir ekstra lag med beskyttelse, er det ikke en erstatning for sunn fornuft.Før du sender en e-post med svært sensitiv informasjon, er det verdt å vurdere om den virkelig må sendes via e-post, eller om det ville være mer fornuftig å bruke andre, mer robuste krypteringsmetoder eller sikker fildeling.

En viktig anbefaling er å justere utløpsdatoen nøye.For ekstremt sensitive dokumenter kan det være lurt å sette korte frister (én dag, én uke). For annen kommunikasjon, for eksempel kontrakter som er under gjennomgang og krever tid, er det å foretrekke å gi mottakeren rimelig tid. Å bruke absurd korte frister frustrerer bare mottakeren og forårsaker mer ny sending eller forvirring.

Når risikoen er høy, anbefales SMS-passordalternativet på det sterkeste.Forutsatt at du kan håndtere mottakerens telefonnummer på en sikker måte, og at de befinner seg i en region som støttes av Google. Dette ekstra trinnet gjør det vanskeligere for noen som har fått tilgang til e-posten (for eksempel ved å logge på kontoen uten tillatelse) å lese innholdet uten også å ha mottakerens telefonnummer.

Det er viktig å dobbeltsjekke e-postadresser og telefonnumre før du sender.En enkelt feil i sifferet kan sende informasjonen til feil person eller føre til at mottakeren ikke kan åpne meldingen. Det er også lurt å advare mottakeren på forhånd om at de vil motta en konfidensiell e-post med bekreftelse, slik at de ikke tror det er phishing eller spam.

I bedrifter bør utrulling av konfidensiell modus ledsages av minimal opplæring.Forklar hva denne funksjonen gjør og ikke gjør, når det anbefales å bruke den, hva de typiske utløpsdatoene er, og hvordan man håndterer problemer som utløpt tilgang eller uleverte SMS-meldinger. Dette forhindrer at brukere tyr til usikre løsninger på grunn av manglende kunnskap.

Gmails konfidensielle modus blir et veldig praktisk verktøy Å få kontroll over formidling av informasjon via e-post, spesielt når det kombineres med klare retningslinjer, sunn fornuft og andre komplementære sikkerhetstiltak. Brukt med omhu, tillater det at sensitive data sirkulerer sikrere og med færre unødvendige skremsler, både personlig og profesjonelt.