OCR: Alt om optisk tegngjenkjenning

En av fremskrittene som har revolusjonert måten vi håndterer skriftlig informasjon på i den digitale verden er OCR-teknologi. En løsning som lar oss konvertere trykte dokumenter eller bilder til digital tekst, noe som kan spare oss for tid og krefter på repeterende oppgaver eller de som er knyttet til dokumenthåndtering.

I dag administrerer mange bedrifter en stor mengde papirarbeid, fakturaer, kontrakter og juridiske dokumenter. Digitalisering av denne informasjonen ved hjelp av OCR-teknologi ikke bare forbedrer effektivitetenmen også gjør det enkelt å søke, redigere og lagre. I denne artikkelen vil vi fortelle deg alt du trenger å vite om optisk tegngjenkjenning: hva det er, hvordan det fungerer og hva det kan brukes til.

Hva er OCR og hva brukes det til?

OCR står for Optisk tegngjenkjenning. Oversatt til spansk: Optisk tegngjenkjenning. Denne teknologien analyserer dokumenter som inneholder tekst, for eksempel bilder, fotografier eller PDF-filer, og konverterer dem til data som kan tolkes av en datamaskin.

Forklart på en veldig kort måte, er OCR-teknologi i stand til trekke ut de visuelle tegnene fra et bilde og oversette dem til redigerbar tekst. Dette betyr at vi kan konvertere et skannet dokument til en fil. Ord, Excel, JSON eller andre formater, noe som gjør det enkelt å redigere, søke og behandle.

Hvorfor er dette så interessant? Svaret er åpenbart: deres mange praktiske bruksområder, alt fra digitalisering av fra fysiske filer til oppgaveautomatisering på arbeidsplasser som banker, sykehus, forsikringsselskaper, markedsføringsfirmaer, logistikk... Ethvert selskap som jobber med store mengder informasjon.

Hvordan fungerer OCR-teknologi?

Prosessen med optisk tegngjenkjenning Den består av flere grunnleggende trinn hvor maskinvare (som en skanner eller kamera) og spesialisert programvare kombineres, som bruker algoritmer basert på visuelle mønstre og til og med kunstig intelligens.

Dette er nøkkeltrinnene til OCR-teknologi:

1. Dokumentfangst: Et bilde av dokumentet er tatt med en skanner eller kamera.
2. Forbehandling: Programvaren forbedrer bildekvaliteten ved å justere kontrasten, fjerne visuell støy og oppdage kanter.
3. Segmentering: Systemet deler bildet inn i seksjoner: tekstblokker, linjer, ord og til slutt tegn.
4. Erkjennelse: Hvert tegn blir analysert og sammenlignet med en database som inneholder mønstre av bokstaver, tall og symboler.
5. Etterbehandling: Mulige feil rettes og innholdet er strukturert for eksport i digitalt format, for eksempel ren tekst eller strukturert JSON.

Selv om denne prosessen kan virke kompleks ved første øyekast, er sannheten den kan kjøres på sekunder takket være moderne programvare. Dette lar oss dra nytte av sanntids OCR-teknologi, selv fra mobilapplikasjoner.

Typer OCR-teknologi

Det finnes ulike varianter innen OCR-teknologi, tilpasset ulike bruksområder og typer dokumenter. Ikke alle tekster er like, og derfor, avhengig av tilfelle, brukes spesifikke metoder for å sikre nøyaktig lesing.

• Tradisjonell OCR: Brukes til trykte tekster, bøker, rapporter eller et hvilket som helst maskinskrevet dokument.
• ICR (Intelligent tegngjenkjenning): Spesialiserer seg på gjenkjennelse av håndskrevne dokumenter, for eksempel håndskrevne skjemaer. Bruker AI for å forbedre nøyaktigheten.
• OMR (Optisk merkegjenkjenning): Identifiserer merker, for eksempel avmerkede bokser, signaturer eller logoer. Mye brukt i undersøkelser, eksamener eller lotterier.
• OWR (Optisk ordgjenkjenning): Identifiserer hele ord i stedet for enkelttegn når du arbeider med klare, godt strukturerte tekster.

Valget av variant vil avhenge av typen dokument og hvor komplekst det visuelle innholdet er. For eksempel krever et pass ICR for å lese signaturer, mens et flervalgsskjema trenger OMR.

Fordeler med å bruke OCR i bedrifter og organisasjoner

Implementering av OCR-teknologitilbud klare fordeler for enhver organisasjon som håndterer dokumenter. Takket være dette systemet kan prosesser som tidligere krevde manuelt arbeid og var svært feilutsatte automatiseres. Dette er noen av hovedfordelene:

• Tidsbesparelse: Automatisk dokumentbehandling sparer timer med manuell skriving.
• Feilreduksjon: Det reduserer feil som er iboende i menneskelig arbeid, for eksempel skrivefeil.
• Rask tilgang til informasjon: Lar deg søke etter navn, datoer eller nøkkeldata i digitaliserte filer.
• Lavere driftskostnader: Reduserer behovet for å skrive ut, lagre eller sende fysiske dokumenter.
• Større sikkerhet: Digitale dokumenter kan krypteres og beskyttes med begrenset tilgang.
• Forbedre kundeopplevelsen: Prosesser som identitetsverifisering og kundeservice er strømlinjeformet.

Mest vanlig bruk av OCR-teknologi

OCR har praktiske applikasjoner i flere sektorer. Og med utviklingen av programvare kan flere og flere oppgaver automatiseres takket være dette verktøyet. Noen av de vanligste bruksområdene er:

• Identitetsverifisering: Skanning av ID, pass eller førerkort for å bekrefte personopplysninger.
• Digital onboarding: Registrer nye kunder hos banker eller bedrifter ved å skanne dokumenter fra mobilapper.
• Fakturabehandling: Trekk ut kostnadsinformasjon for regnskap eller ERP-systemer.
• Gjenkjenning av registreringsnummer: Kjøretøykontroll i trafikk- eller parkeringssystemer.
• Lese medisinske resepter: Trekk ut data fra medisinske instruksjoner på sykehus eller apotek.
• Tilgjengelighet for personer med synshemming: Gjør tekst om til tale eller tilgjengelige formater.

Dokumenter som kan behandles med OCR

Takket være allsidigheten til OCR kan den brukes på forskjellige typer dokumenter. Så lenge de er i et gjenkjennelig visuelt format, kan de sendes via nettapplikasjoner, e-post eller mobile enheter.

Blant de vanligste støttene er:

• PDF (skannet eller generert fra bilde)
• Bilder i formatene JPG, PNG, BMP, TIFF

Og de mest behandlede dokumenttypene er:

• Fakturaer og kvitteringer
• Identitetsdokumenter (ID, pass, lisenser)
• Kontrakter og skjemaer
• Følgesedler og leveringsbevis
• Resepter, kjøretøyregistreringer og kontoutskrifter

OCR-verktøy og tjenester tilgjengelig

Det er forskjellige alternativer for å bruke OCR avhengig av dine behov. Fra gratisverktøy for engangsjobber til integrerte forretningsløsninger.

• Programvare for skrivebordet: Programmer som ABBYY FineReader lar deg bruke OCR profesjonelt.
• Mobilapplikasjoner: Apper som bruker telefonens kamera til å skanne og konvertere tekst i sanntid.
• Nettjenester: Nettsteder hvor du kan laste opp en fil og laste den ned allerede behandlet uten å måtte installere noe.

I tillegg, Mange dokumentadministrasjonsplattformer inkluderer innebygde OCR-teknologimoduler. Dette gjør det enkelt å bruke regelmessig i filflyter, regnskapsbehandling eller sikker lagring.

Digitalisering av dokumenter har aldri vært mer nødvendig enn nå. Både av hensyn til effektivitet og bærekraft. Å bruke OCR er utvilsomt en av de mest effektive måtene å redusere papirbruken på, forbedre tilgangen til informasjon og optimalisere repeterende prosesser som tidligere krevde timer med menneskelig intervensjon.