Komplett guide til Gmail-etiketter: Slik organiserer du e-posten din som en proff

Det er viktig å administrere e-post effektivt i dag, spesielt hvis du bruker Gmail til både personlige og profesjonelle formål. Hvis du noen gang har følt deg overveldet av antallet meldinger du mottar, eller ikke har klart å finne en e-post når du trenger den som mest, utnytter du sannsynligvis ikke Gmail-etiketter fullt ut ennå. Å mestre bruken av etiketter vil gjøre det mulig for deg å kategorisere, finne og administrere innboksen din på en mye smartere måte., sparer tid og bringer orden i hverdagen.

I denne artikkelen skal jeg fortelle deg Alt du trenger å vite om Gmail-etiketter. Fra hva de egentlig er og hvordan de skiller seg fra mapper, til hvordan du oppretter, tilpasser, konfigurerer og bruker filtre for å gjøre organisering av e-postene dine praktisk talt automatisk. I tillegg skal jeg vise deg triks for å vise eller skjule etiketter og hvordan du kan dra nytte av avanserte funksjoner som nesting og fargematching.

Hva er en etikett i Gmail, og hva brukes den til?

Etiketter i Gmail er et unikt klassifiseringsverktøy som erstatter de tradisjonelle mappene som brukes i andre e-postbehandlere. I motsetning til disse mappene, hvor du bare kan lagre én e-post om gangen, I Gmail kan én melding ha flere etiketter samtidig., som lar deg organisere e-postene dine etter ulike kriterier. For eksempel kan du tilordne en etikett for hver klient og prosjekt til samme e-postadresse og få tilgang til den gjennom en av kategoriene når du trenger det.

Det er som om du har digitale post-it-lapper i forskjellige farger og navn limes over meldingene dine, noe som gjør det enklere å finne og klassifisere dem uten begrensninger. Dette er spesielt nyttig for de som administrerer et stort volum av e-post eller ønsker å filtrere og søke i meldinger basert på ulike emner eller kontekster.

Viktige forskjeller mellom etiketter og mapper

Det er viktig å være tydelig på at Etiketter og mapper er ikke det samme. Selv om begge brukes til å organisere meldinger, gir etiketter større fleksibilitet. Når du sletter en e-post i Gmail, forsvinner den fra alle etikettene den ble tildelt og fra innboksen din. I tillegg, Du kan legge til én eller flere etiketter på én melding, noe som er umulig med det tradisjonelle mappesystemet.

Etiketter påvirker heller ikke fysisk lagringen av meldinger.; De er rett og slett visuelle markører som forenkler senere klassifisering og søking. På denne måten blir du mer effektiv og kan organisere innboksen din slik du ønsker.

Fordeler med å bruke etiketter i Gmail

• Flere klassifiseringerDen samme samtalen eller e-posten kan ha flere tagger, slik at du kan finne den i forskjellige kontekster.
• TilpassingVelg navn, farger og nestekoder under hverandre for å opprette underkategorier.
• Visuell ordenTakket være fargene og plasseringen i sidefeltet er etikettene dine enkle å identifisere med et raskt blikk.
• AutomatiseringMed Gmail-filtre kan du automatisk tilordne etiketter til e-poster som oppfyller bestemte kriterier.

Hvordan lage en etikett i Gmail

Du kan opprette nye etiketter på to hovedmåter, avhengig av om du vil tilordne dem når du oppretter en e-post eller bare organisere dem fra sidefeltet. Nedenfor vil jeg forklare begge alternativene trinn for trinn, slik at du ikke går glipp av noe.

Opprett og tilordne en etikett til en bestemt e-post

1. Åpne e-posten eller velg flere meldinger i listen.
2. Klikk på ikonet «Merker» (ser ut som en prislapp, vanligvis øverst).
3. I rullegardinmenyen ser du listen over eksisterende tagger og alternativet for å opprett en ny etikett.
4. Skriv inn navnet på den nye etiketten. Hvis du ønsker, kan du neste den under en eksisterende for å gjøre den til en undertag.
5. Klikk på «Lag» og klikk til slutt på «gjelder» for å tilordne den etiketten til de valgte meldingene.

Opprett en etikett direkte fra sidefeltet

1. Gå til etikettlisten på venstre side av Gmail-startskjermen.
2. Bla ned til bunnen av listen og velg "ny tag".
3. Skriv inn ønsket navn og, hvis du vil, velg en overordnet tagg å neste den under.
4. Klikk på «Lag» og den nye etiketten din vil være tilgjengelig for bruk når som helst.

Tilordne farger til etiketter

Tilpass etiketter med farger Det er en utmerket måte å raskt identifisere dem og gi dem en behagelig visuell berøring. Gmail lar deg tilordne grunnleggende eller egendefinerte farger til hver etikett, noe som er veldig nyttig når du har mange etiketter og vil skille dem fra hverandre med et raskt blikk.

1. Hold musepekeren over ønsket etikett i venstre sidefelt til ikonet vises. tre poeng vertikal.
2. Klikk på ikonet og velg alternativet «Etikettfarge".
3. Velg mellom standardfargene eller definer en tilpasset en.

Farger hjelper til fremhev de viktigste etikettene eller gruppere relaterte tagger visuelt, noe som effektiviserer den daglige administrasjonen.

Gi nytt navn til, slett og organiser etiketter i Gmail

I tillegg til å opprette og tilpasse, Du kan endre, slette eller neste tagger når som helst. Denne fleksibiliteten lar deg organisere e-posten din i Gmail slik at den tilpasses dine behov, selv når prioriteringene dine endrer seg.

Gi nytt navn til en tagg

1. Hold musepekeren over den aktuelle etiketten og klikk klikk på ikonet med tre prikker.
2. Velg "Endre" og endre etikettnavnet i henhold til dine preferanser.

Nesting tags (oppretting av undertagger)

1. Hold musepekeren over etiketten og få tilgang til trepunktsmenyen igjen.
2. Velg alternativet "Endre" og nå kan du velge én hovedetikett som den du redigerer skal nestes under.

Dette lar deg opprette hierarkiske eller tematiske strukturer for e-postene dine, og gruppere underetiketter under generelle etiketter som «Kunder», «Prosjekter», «Fakturaer» osv.

Slett en tagg

1. Akkurat som i de forrige trinnene, hold musepekeren over etiketten og klikk på klikk på de tre prikkene.
2. Velg alternativ "Fjern tag".

Husk Selv om du sletter en etikett, slettes ikke de tilknyttede meldingene.; De mister rett og slett det merket, men vil fortsatt være synlige i brettet eller under andre etiketter som er påført.

Tips for å få mest mulig ut av Gmail-etiketter

• Gjennomgå og oppdater etikettene dine ofte slik at de ikke mister nytten sin og fortsetter å tilpasse seg rutinen din.
• Bruk farger på en logisk måte, og tilordner et lignende område til samme tematiske gruppe for å enkelt identifisere e-postene dine.
• Kombiner tagger og filtre for å unngå manuell overbelastning og holde alt pent sortert med liten anstrengelse.
• Skjul etikettene du sjelden bruker og vis dem bare når det er nødvendig, slik at du får et renere og raskere grensesnitt å konsultere.

Bruksbegrensninger og anbefalinger

Selv om Gmail tillater et imponerende antall etiketter, bør du vite at for mye kan forsinke lastingen av sidebrettet hvis du overstiger 500 synlige. Derfor er det lurt å rydde opp i gamle tagger eller samle de som har mistet sin betydning for å unngå overbelastning av systemet.

En annen relevant begrensning er at selv om en melding kan ha flere etiketter, Hvis du sletter e-posten, fjernes den fra alle etikettene samtidig og fra innboksen.. Det er viktig å huske på dette for ikke å miste relevant informasjon ved et uhell.

Å forstå og mestre bruken av etiketter i Gmail forvandler brukeropplevelsen fullstendig, slik at du kan organisere, finne og administrere e-posten din på en mye mer praktisk og intuitiv måte. Takket være dette kan du holde innboksen din organisert, redusere søketiden og administrere meldingene dine mer effektivt..

Alberto navarro

Jeg er en teknologientusiast som har gjort sine "geek"-interesser til et yrke. Jeg har brukt mer enn 10 år av livet mitt på å bruke banebrytende teknologi og fikse med alle slags programmer av ren nysgjerrighet. Nå har jeg spesialisert meg på datateknologi og videospill. Dette er fordi jeg i mer enn 5 år har skrevet for forskjellige nettsteder om teknologi og videospill, og laget artikler som prøver å gi deg den informasjonen du trenger på et språk som er forståelig for alle.

Hvis du har spørsmål, spenner min kunnskap fra alt relatert til Windows-operativsystemet samt Android for mobiltelefoner. Og mitt engasjement er til deg, jeg er alltid villig til å bruke noen minutter og hjelpe deg med å løse eventuelle spørsmål du måtte ha i denne internettverdenen.