Komplett guide til Google Apps Script og Workspace Studio

Med Workspace Studio kan du opprette arbeidsflyter som kobler sammen Gmail, Drive, Regneark og andre Google-tjenester uten å skrive kode. Men du trenger kanskje en operasjon som ikke er oppført blant trinnene: å sjekke data mot dine egne regler, spørre et internt system eller returnere et resultat som skal brukes i påfølgende trinn i arbeidsflyten.

For å innlemme den logikken kan du bruke Google Apps-skriptNøkkelen er hvordan det kobles sammen: det er ikke nok å skrive en funksjon og søke etter den etter navn i Workspace Studio. Du må opprette en Google Workspace-tillegg med et tilpasset trinnInstaller den og legg til det trinnet i arbeidsflyten. Det er en funksjon som er beregnet på brukere med utviklingskunnskap, og tilgjengeligheten kan avhenge av tilgangen som er gitt til organisasjonen din.

Hva er et tilpasset trinn i Workspace Studio?

En arbeidsflyt i Workspace Studio starter med en aktivator og fortsetter med en eller flere trinnUtløseren bestemmer når den kjører; hvert trinn utfører en oppgave. Et tilpasset trinn lar deg legge til en programmert operasjon i den sekvensen ved hjelp av Apps Script som ikke er inkludert blant Studios standardhandlinger.

For eksempel kan en flyt motta informasjon fra et skjema, sende den til ditt egendefinerte trinn for å klassifisere den i henhold til regler, og bruke resultatet til å velge hva du skal gjøre videre. Skriptet mottar inndata og kan returnere utgangsvariabler for påfølgende trinn. Google lar deg også opprette egendefinerte utløsere, men disse er en egen komponent: de brukes til å starte flyten fra en ekstern hendelse.

Før du begynner, må du bekrefte at kontoen din har tilgang til Workspace Studio, og at administratoren din tillater bruk av tillegg og tilpassede trinn. Utviklerdokumentasjonen for denne integrasjonen er fortsatt merket som begrenset forhåndsvisningDerfor er det ikke sikkert at et alternativ som vises i en veiledning er aktivert i alle domener.

Slik klargjør du funksjonen i Apps Script

Den klareste måten å lære prosessen på er å starte fra Googles offisielle eksempel for å lage et kalkulatortrinnFunksjonen er enkel: den mottar to tall og en operasjon, beregner resultatet og leverer det til flyten. Du kan kopiere dette prosjektet for å se hvordan koden og plugin-konfigurasjonen forholder seg før du tilpasser det til dine behov.

I filen appsscript.json passasjen erklæres ved hjelp av workflowActionInngangene og utgangene er angitt der, og funksjonene som konfigurerer og utfører det er koblet sammen: onConfigFunction forbereder alternativene brukeren vil se når de legges til i flyten, mens onExecuteFunction Den inneholder logikken som vil bli utført når flyten når det trinnet.

Derfor, hvis du allerede har en Apps Script-funksjon som behandler data, består arbeidet av tilpasse den til strukturen til et komplementDefiner hvilken informasjon den må motta, hvordan innstillingene skal vises og hva den skal returnere. En tilpasset funksjon skrevet for en Google Regneark-celle eller en utløser. onOpen() Det vil ikke automatisk vises som et trinn i Studio.

Installer plugin-modulen og legg den til i flyten

Når prosjektet er klart, åpner du Apps Script og bruker Implementer > Testimplementeringer For å installere en prøveversjon av plugin-modulen, gi de nødvendige tillatelsene. Gå deretter til Workspace Studio, opprett en flyt med en lett-å-sjekke trigger, og trykk på [knappnavn]. Legg til trinnTrinnet skal vises under navnet på den installerte plugin-modulen. Hvis du ikke ser det med en gang, oppdaterer du redigeringsprogrammet.

Konfigurer trinnets inndata og legg til en påfølgende handling som bruker resultatet. Du kan for eksempel sende et varsel til Google Chat med variabelen som returneres av skriptet. Aktiver flyten, utløs hendelsen som starter den, og gjennomgå den. Aktivitet for å bekrefte at trinnet ble utført og leverte de forventede dataene.

Hvis tillegget tilhører en annen utvikler i organisasjonen din, kan de gi deg en Testimplementerings-ID For å installere det som et utviklertillegg finnes det også tillegg tilgjengelig på Google Workspace Marketplace, underlagt tillatelsene og kontrollene som er angitt for kontoen din.

Når er det fornuftig å legge til Gemini

Et personlig trinn Det trenger ikke kunstig intelligens. For å fungere kan den validere en identifikator, transformere tekst eller spørre en annen tjeneste med fullstendig forutsigbare regler. Hvis tilfellet krever oppsummering eller klassifisering av innhold ved hjelp av Gemini, kan du studere hvordan du kan innlemme dette kallet i plugin-koden og returnere et svar som resten av flyten kan bruke.

Det er viktig å holde ansvaret klart: arbeidsflyten bestemmer når hvert trinn utføres, Apps Script implementerer operasjonen, og Gemini griper bare inn hvis du eksplisitt har integrert den. For handlinger som påvirker e-poster, kalendere eller delte filer, test først med eksempeldata og gjennomgå tillatelsene som er gitt til plugin-modulen.

Begrensninger og problemer du bør gjennomgå

Apps Script har brukskvoter og utførelsesgrenser. I tillegg oppgir Googles dokumentasjon en maksimal tid på to minutter For tillegg som utvider Workspace Studio innenfor sine respektive tilgangsprogrammer, kan det hende at en funksjon som itererer gjennom tusenvis av filer eller venter lenge på svar fra et annet API, ikke passer godt som et trinn i en arbeidsflyt.

Hvis trinnet ikke vises, sjekk funksjonens tilgjengelighet i kontoen din, prøveinstallasjonen, tilleggets tillatelser og administratorinnstillingene. Hvis det vises, men ikke kjører, sjekk fanen Aktivitet fra Apps Script-flyten og loggene. Du bør også bekrefte at inputvariablene er i formatet funksjonen din forventer, og at utdataene samsvarer med det som er deklarert i manifestet.

Hvis du legger til Apps Script i Workspace Studio, kan du implementere tilpasset logikk i arbeidsflyter, men det krever at du oppretter et tillegg, definerer trinnene og tester det. Start med det offisielle eksemplet, lag en liten operasjon som returnerer en variabel, og utvid koden når du har bekreftet at integrasjonen fungerer i organisasjonen din.