Vis endringer i en Excel-fil: veiledningen du trenger

Når vi deler regneark, er det normalt å lure på hva hver person har rørt ved og når. Vise endringer i en Excel-filI dag har vi flere alternativer: panelet Vis endringer, versjonshistorikk og, i mer klassiske scenarier, den erfarne «Spor endringer».

I denne artikkelen forklarer vi hvordan man gjør det, hvilke begrensninger hvert alternativ har, og hvilke alternativer finnes Hvis du jobber utenfor skyen, pluss andre praktiske tips.

Hva er «Vis endringer» i Excel, og hvilken informasjon viser det?

Funksjonen Vis endringer sentraliserer en oversikt over nylige redigeringer i en bok. Panelet viser de nyeste endringene øverst, slik at du kan identifisere dem i detalj. hvem som gjorde endringen, den berørte cellen, det nøyaktige tidspunktet og den forrige verdienDet er spesielt nyttig når flere personer redigerer en delt fil, og du trenger en tydelig tidslinje.

Dette panelet lar deg også se gjennom redigeringer som ble utført «i bulk». I disse tilfellene, Excel Den genererer et kort med massehandlingen og gir tilgang til «Vis endringer» i det kortet, slik at du kan gå dypere inn i detaljer om hver grupperte modifikasjon uten å miste kontekst.

Husk at Excel beholder nylig aktivitet i dette panelet, og tilbyr oversikt opptil maksimalt ca 60 dagerHvis du vil utvide tidsrommet for å inspisere hva som skjedde før, er det versjonshistorikken som vi skal snakke om senere. reise til tidligere versjoner og gjennomgå dem uten overraskelser.

Se endringer gjennom hele boken: raske trinn

For en omfattende oversikt over arbeidsboken og for å se endringer i en Excel-fil, er prosessen svært enkel og tar deg til panelet med alle nylig utførte endringer. Med disse trinnene vil du kunne se umiddelbart. alt som skjedde i filen:

1. I fanen Gjennomgang velger du Vis endringer for å åpne panelet med de siste redigeringene.
2. Merk at endringene vises i rekkefølge med de nyeste øverst, noe som gjenspeiler den faktiske kronologiske rekkefølgen av henrettelsen.
3. Du vil kunne identifisere hvem som endret hva og i hvilken celle, sammen med nøyaktig dato og klokkeslett, noe som gjør det enklere. revisjonssamarbeid.
4. Hvis det er masseredigeringer, finner du et kort som grupperer den operasjonen og en knapp for Se endringer og naviger gjennom hver inkluderte modifikasjon.

Filtrer endringer etter ark, område eller spesifikk celle

Når du vil snevre inn fokuset ditt, kan du se endringer i en Excel-fil for bare et bestemt ark, et område eller til og med en enkelt celle. Denne filtreringen hjelper deg med å undersøke i detalj. hva som skjedde i et bestemt område fra boken uten ekstra støy.

For å raskt filtrere fra arket: velg et ark, et område eller en enkelt celle, høyreklikk deretter for å åpne hurtigmenyen og velg Vis endringerMed denne handlingen begrenser Excel panelet til det utvalget.

Du kan også filtrere fra selve Endringer-panelet. Øverst ser du et filterikon: ved å velge det kan du angi om du vil filtrere etter... Spekter eller av ArkHvis du velger Område, skriver du inn området eller cellen i tekstboksen og bekrefter med pilikonet ved siden av feltet for å bruke filtrer umiddelbart.

Denne filtreringsmetoden sparer deg mye tid når du undersøker hendelser eller når du trenger å fokusere på et kritisk område av arket (for eksempel området der totaler beregnes eller der noen endret referanser).

Hvor fungerer «Vis endringer», og hva er kravene for at alt skal registreres?

Vis endringer er tilgjengelig i både Excel for skrivebord og Excel for nettet, og gjenspeiler i panelet redigeringene som er gjort fra Excel-programmer som støtter det. medforfatterskapDette betyr at for å se den mest komplette historikken i dashbordet, må alle brukere bruke en kompatibel Excel-app og jobbe med filen på steder som opprettholde sampublisering aktiv (for eksempel OneDrive eller SharePoint).

Hva om dashbordet ser tomt ut selv om du vet at det har vært aktivitet? Enkelte handlinger kan føre til at Excel sletter loggen. Du vil se et tomt dashbord hvis noen for eksempel har redigert med et engangskjøp eller en eldre versjon av Excel som ikke er justert med samtidig redigering, eller hvis det ble brukt funksjoner som De er ikke kompatible med sampublisering eller hvis filen er erstattet eller en kopi ble lagret, noe som bryter kontinuiteten i overvåkingen.

Den gode nyheten er at fra det tidspunktet vil alle nye endringer du eller noen andre gjør fra kompatible apper bli logget på nytt i Endringer-panelet. Dette gjenoppretter synligheten for påfølgende hendelser og lar deg følg stien uten å måtte gjøre dokumentet på nytt.

Hvilke endringer registreres og hvilke vises ikke på panelet

Endringspanelet fokuserer på formler og celleverdier, samt operasjoner som å flytte, sortere, sette inn eller slette celler og områder. Derfor finner du tydelig både engangsendringer og strukturelle endringer som påvirker datablokker.

Noen handlinger vises imidlertid ikke for øyeblikket: endringer i grafikk, former eller andre objekter, bevegelser eller innstillinger i pivottabellerDette inkluderer formateringsendringer (farger, fonter, stiler), skjuling av celler/områder og bruk av filtre. Husk dette, fordi dette «visuelle laget» ikke gjenspeiles i panelet, som fokuserer på hovedfunksjonene. numerisk og funksjonell.

For å gi en mest mulig komplett historikk kan Excel dessuten legge igjen hull i tidslinjen hvis visse endringer ikke er tilgjengelige. Følgelig kan du oppleve "hopp" når redigeringer, på grunn av deres art eller verktøyet som ble brukt, ikke kunne gjøres. ta opp på panelet.

Hvorfor mangler tidligere verdier noen ganger i noen oppføringer? Dette kan skje når data endres ved hjelp av kode (for eksempel VBA eller tillegg), eller hvis noen redigerte arbeidsboken med Excel uten å oppdatere den. nyeste versjonI slike tilfeller kan sporbarheten av «verdi før/verdi etter» gå tapt for den spesifikke handlingen.

Slik viser du eldre endringer: Versjonshistorikk

Endringspanelet viser de nyeste endringene. Hvis du trenger å forlenge perioden, bruk VersjonshistorikkFra Fil > Info > Versjonshistorikk kan du åpne en tidligere versjon for å forhåndsvise den og, om nødvendig, gjenopprette den. Dette er veldig nyttig når du skal undersøke tidligere hendelser til området som Vis endringer dekker.

Versjonshistorikk er ikke det samme som en «visuell sammenligning» mellom to tidspunkter: formålet er å tillate navigering gjennom filtilstander, med muligheten til å åpne en tidligere versjon og arbeide med den. Likevel kan det å kombinere denne funksjonen med Vis endringer gi en balansert oversikt. raskt og nylig med en mer langsiktig revisjon.

Hvis filen din ligger i SharePoint, husk at versjonskontroll har konfigurerbare grenser. Under oppsettet kan du angi maksimalt antall versjoner du vil beholde, og når systemet når grensen, slettes den siste versjonen. eldste for å gi plass til de nye. Hvis du trenger mer spillerom, er det mulig å øke dette antallet opp til systemgrensen, noe som forbedrer muligheten til å gå tilbake i tid til omfattende forskning.

For team som er avhengige av historiske versjoner, anbefales det å jevnlig gjennomgå denne konfigurasjonen i SharePoint-biblioteket og tilpasse den til arbeidsflyten: jo flere daglige endringer, desto mer fornuftig er det å øke antallet tilbakeholdte versjoner for ikke å miste en nyttig sti.

Tilbakestille endringsruten: Når og hvordan

I Excel for nettet finnes det et alternativ for å slette endringsloggen du ser i dashbordet. Det finnes under Fil > Info, og bekreftelse av det vil... rengjør panelet for alle brukere av boken. Det er en irreversibel handling, og derfor bør den vurderes nøye før den utføres hvis du trenger å bevare bevis på nylig samarbeid.

Selv om du sletter den oppføringen fra panelet, kan du fortsatt åpne eller gjenopprette tidligere versjoner via versjonshistorikk. Med andre ord fjerner du «hendelseslisten» fra panelet, men du mister ikke muligheten til å gå tilbake til tidligere tilstander av filen så lenge disse versjonene finnes på systemet.

Klassisk «Spor endringer» i Excel: hva det tilbyr og hvordan du gjennomgår det

I årevis hadde programmet et tradisjonelt «Spor endringer»-system som nå regnes som en eldre versjon. Det var en god måte å se endringer i en Excel-fil på. I arbeidsbøker konfigurert med denne funksjonen, ble det markert i celler (blå trekanter) og i popup-kommentarer når man lagret og delte hver redigering. beskrivelse av endringen og den ansvarlige brukeren. Selv om den fortsatt finnes i spesifikke scenarier, har den i moderne samredigeringsmiljøer blitt erstattet av Vis endringer.

Hvis organisasjonen din fortsatt bruker denne tilnærmingen, kan du liste opp endringene på et eget ark. For å gjøre dette, åpne Spor endringer fra Se gjennom-fanen og velg Fremhev endringerVelg alternativet «Vis endringer i et nytt ark» og bekreft med OK: Excel vil legge til et ark kalt «Historikk» med Detaljer for endring hentet fra boken.

Gjennomgangen av disse endringene ble også administrert fra Gjennomgang > Spor endringer > Godta eller avvis endringer. Der kan du godta eller avvise dem én etter én, eller bruke alternativene «Godta alle» eller «Avvis alle» for å behandle dem i grupper, med mulighet for å lukke når som helst. gå tilbake til siden.

Denne metoden har verdi i bøker som allerede ble opprettet med det systemet, men den tilbyr ikke integrasjons- og samforfatteropplevelsen som skyen og Vis endringer-panelet gir i dag, der informasjonen er bedre justert med samarbeidsredigering i sanntid.

Sammenligning av versjoner og begrensninger: hva du kan og ikke kan forvente av Excel

I stedet for å se endringer i en Excel-fil, ønsker mange brukere rett og slett å vite «med et raskt blikk» hva som har endret seg mellom den siste versjonen og den nåværende, uten å åpne to filer side om side. I praksis inneholder ikke Excel et innebygd verktøy som utfører denne funksjonen. detaljert diff mellom to lokale filer. Den tilbyr Vis endringer for bøker du har skrevet sammen med (en nylig og veldig praktisk funksjon) og versjonshistorikk for å åpne tidligere versjoner og, hvis aktuelt, gjenopprette dem.

Noen brukere nevner et verktøy som heter Spreadsheet Compare (en del av visse Office-installasjoner) for å sammenligne to lagrede filer. For å bruke det trenger du en kopi av den forrige versjonen på datamaskinen. Det er ikke en "magisk knapp" i Excel, men et separat verktøy som sammenligner arbeidsbøker og viser resultatene. forskjellerDet er nyttig hvis du ikke jobber i skyen, selv om det krever det ekstra trinnet med å beholde lokale versjoner.

Det er vanlig å lese på forum at «det ikke finnes noen innebygd, rask og universell måte» å sammenligne en versjon med den gjeldende uten å forberede materialet på forhånd. Og det gir mening: for å registrere hver minste variasjon, må arkivet lagre en enorm mengde metadataDette ville øke størrelsen drastisk og komplisere administrasjonen, spesielt i bøker som oppdateres daglig.

Hvis du jobber i Windows, lar Filutforsker deg legge til informasjonskolonner (opprettingsdato, endringsdato osv.), men dette er metadata på filnivå, ikke en historikk over endringer per celleEt annet alternativ i systemet er Filhistorikksom tar kopier av endrede filer slik at de kan gjenopprettes; til gjengjeld bruker den diskplass og er ikke en visningsprogramvare for detaljerte endringer som sådan.

Kort oppsummert: Hvis du bruker Excel sammen med andre, bruk Vis endringer for nylige endringer og versjonshistorikk for lengre perioder. Hvis arbeidsflyten din er lokal, lagre versjoner, og når du trenger å sammenligne, bør du vurdere å bruke sammenligningsverktøy som Regnearksammenligning for å få et kart over endringene. forskjeller mellom filer.

Økosystemet for visning av endringer i en Excel-fil tilbyr kraftige løsninger når du arbeider i skyen og med samtidig redigering: Vis endringer-ruten gir deg «her og nå», mens versjonshistorikk og SharePoint-innstillinger utvider tidshorisonten. I lokale scenarier krever sammenligning lagring av kopier og avhengighet av eksterne verktøy. Ved å vite hva som logges og hva som ikke logges, og sikre riktig konfigurasjon, kan du ha realistisk og effektiv kontroll over prosessen. spor av Editjoner i regnearkene dine.

Relatert artikkel:

Office åpnes ikke på grunn av AppVIsvSubsystems64.dll: velprøvde løsninger

Daniel Terrasa

Redaktør spesialisert i teknologi og internettspørsmål med mer enn ti års erfaring i ulike digitale medier. Jeg har jobbet som redaktør og innholdsskaper for e-handel, kommunikasjon, online markedsføring og reklameselskaper. Jeg har også skrevet på nettsteder innen økonomi, finans og andre sektorer. Arbeidet mitt er også min lidenskap. Nå, gjennom artiklene mine i Tecnobits, Jeg prøver å utforske alle nyhetene og nye mulighetene som teknologiverdenen tilbyr oss hver dag for å forbedre livene våre.