Slik administrerer du SharePoint Online med Copilot: trinn, beste praksis og full datakontroll

¿Hvordan administrere SharePoint Online med Copilot? Moderne SharePoint Online-administrasjon tar et kvantesprang fremover takket være den innebygde integrasjonen av Microsoft Copilot og den avanserte administrasjonspakken som Microsoft 365 gir oss lett tilgjengelig. IT-ledere og nettstedsadministratorer vet at det kan være komplekst å balansere produktivitet, datakontroll, sikkerhet og en sømløs brukeropplevelse. Nå blir Copilot-assistenten en viktig alliert i å transformere denne kompleksiteten til smidige, samarbeidsbaserte og sikre resultater., både for store selskaper og små organisasjoner som er forpliktet til digitalt arbeid.

Men hvordan administrerer du SharePoint Online for å dra full nytte av Copilot? Denne veiledningen er den mest oppdaterte og omfattende på spansk, og er laget med den mest relevante og nyeste informasjonen. Her viser vi deg hvordan du implementerer, konfigurerer og utnytter Copilot og avansert SharePoint-administrasjon, integrerer sikkerhetspraksis, forebygging av overeksponering av data og intelligent prosess- og innholdsautomatisering – alt med en praktisk tilnærming skreddersydd for teamarbeid i den virkelige verden.

Hva er Copilot i SharePoint Online, og hvorfor er det den nye hjørnesteinen for administrasjon?

Copilot er den AI-drevne intelligente assistenten som Microsoft har integrert i hele 365-pakken, inkludert SharePoint Online.Denne assistenten driver alt fra innholdsoppretting og -administrasjon til intelligent agentadministrasjon, tilgangskontroll og dokumentsikkerhet. Takket være avanserte språkmodeller og innebygd tilkobling til leietakertillatelser og -data, Copilot gir kontekstuelle svar, automatiserer oppgaver og lar administratorer opprettholde kontroll over informasjon uten å miste smidighet..

I SharePoint Online, Copilot lar deg ikke bare opprette og forbedre sider og innhold, men også implementere livssykluspolicyer, identifisere overeksponeringsrisikoer, støtte tillatelseskonfigurasjon og til og med samhandle med tilpassede agenter som hjelper med å svare på spørsmål og utføre komplekse oppgaver. Før vi fortsetter, advarer vi deg om at i Tecnobits Vi har dusinvis av guider om Copilot og innstillingene, som denne på Slik installerer du Copilot i Office 365, det kan være nyttig.

Forutsetninger og første trinn for å klargjøre SharePoint Online med Copilot

Før du aktiverer Copilot og får mest mulig ut av SharePoint Online, er det viktig å oppfylle en rekke krav og gjøre god planlegging.:

• Gjeldende lisenser: Å ha Microsoft 365 Copilot og, for avanserte funksjoner, E5-lisenser og SharePoint Advanced Management (SAM) er grunnlaget.
• Oppsett av testmiljø: Klargjør et sandkassemiljø der du kan validere konfigurasjoner uten å påvirke den daglige driften.
• Pilottester: Velg en gruppe tidlige brukere for å teste integrasjonen og samle realistisk tilbakemelding.
• Kommunikasjonsplan: Informer og lær brukere om endringer og nye funksjoner i Copilot, og minimer friksjon.
• Gjennomgang av tilgangs- og sikkerhetspolicyer: Juster betinget tilgang, flerfaktorautentisering og søke- og delingspolicyer for å forhindre risiko.
• Nettverkssjekk og justering: Sørger for at infrastrukturen oppfyller krav til tilkobling og sikkerhet som krever Microsoft 365 Copilot.

Et solid fundament sikrer at Copilot og SharePoint fungerer sammen, sikkert og effektivt. fra første øyeblikk.

SharePoint Avansert administrasjon: Driftssenteret for Copilot

Tillegget SharePoint Avansert administrasjon (SAM) Det er en viktig akselerator for enhver organisasjon som ønsker å dra nytte av intelligensen og automatiseringen som Copilot tilbyr.

• Unngå overdreven deling og rot til datakilder, noe som forbedrer nøyaktigheten til resultatene generert av Copilot.
• Overvåker livssyklusen til nettsteder og innhold, identifisere og rydde opp i det som er foreldet eller inaktivt.
• Kontroller, begrens og revider tilgang til dokumenter og nettsteder, og anvender intelligente retningslinjer og sensitivitetsetiketter.

Gjennom SAM-administrasjonssenteret kan du se detaljerte rapporter, bruke massehandlinger, automatisere varsler og synkronisere sikkerhet og samsvar på tvers av organisasjonen. Copilot-integrasjon legger til et samtale- og intelligent lag som forenkler beslutningstaking og daglig administrasjon.

Beste praksis og viktige trinn for å klargjøre SharePoint for Copilot

Dataforberedelse, styring og sikkerhet er avgjørende. Her er noen anbefalinger du ikke kan ignorere:

1. Reduser utilsiktet deling og kontrollér tillatelser

I SharePoint, Det er viktig å unngå overeksponering, slik at Copilot kun returnerer relevant og autoritativ informasjon.For å gjøre dette:

• Konfigurer delingsinnstillinger på leietaker- og nettstedsnivå, og skreddersy standardtillatelser til «spesifikke personer» i stedet for hele organisasjonen.
• Skjuler alternativer med bred risiko som «Alle unntatt eksterne brukere» for å begrense eksponeringsradiusen.
• Utdanner og trener eiere av tomter å administrere tilgangsforespørsler og grundig gjennomgå hvem som har tilgang til dataene.

2. Sørg for gyldigheten til nettstedseierne

Nettstedseiere er den siste forsvarslinjen for innholdsstyring og -renslighet.

• Utfører eiendomsdirektiver å oppdage nettsteder uten minst to tydelige ansvarlige parter.
• Aktiver automatiske varsler for disse eierne for å validere aktivitet, tillatelser og behovet for å fortsette vedlikeholdet av nettstedet.
• Oppdaterer eiendomsregistreringer i aktiv modus og krever regelmessige gjennomganger.

3. Opprydding av inaktive nettsteder og livssyklushåndtering

Gammelt innhold er Copilots verste fiende når det gjelder nøyaktighet.Opphopning av foreldede data sprer kilder og genererer forvirrende eller irrelevante svar.

• Identifiserer steder uten relevant aktivitet i definerte perioder (3, 6, 9 eller 12 måneder).
• Send varsler til eiere for å bekrefte at de er nyttige.
• Sett unødvendige elementer i skrivebeskyttet modus og planlegg automatisk arkivering etter avtalt tid.
• Bruk rapporter med AI fra SAM for å få automatiske anbefalinger om hvilke tiltak som skal iverksettes.

Relatert artikkel:

Hvordan automatisere repeterende oppgaver med Power Automate: Avansert veiledning

4. Oppdagelse av potensielt overdelt innhold

Med aktivitets- og tillatelsesrapporter kan du identifisere hotspots med overeksponering:

• Se gjennom aktivitetsrapporter for innhold som er delt med «alle», «alle unntatt eksterne» eller «organisasjonsmedlemmer».
• Bruk rapporten om overeksponeringsgrunnlag til å vurdere antall brukere med tilgang basert på definerte terskler.
• Last ned, filtrer og analyser data for å reagere raskt på mistenkelige situasjoner.

5. Kontroller og begrens tilgang til innhold

Når du oppdager risikoer, hjelper Copilot deg med å sentralisere og redusere uautorisert tilgang., men avgjørelsen og utførelsen faller alltid opp til administratoren:

• Start tilgangsgjennomganger med nettstedseiere.
• Begrens tilgangen til bestemte grupper med policyen «Begrenset tilgangskontroll (RAC)», slik at bare nødvendige brukere fortsatt kan se informasjon, både i SharePoint og OneDrive.
• Aktiver policyen «begrenset innholdsdeteksjon» for å skjule innhold fra Copilot og organisasjonssøk uten å endre tillatelser.
• Kombiner begge alternativene på de mest kritiske områdene.

6. Proaktive tiltak på strategiske steder

Organisasjonens nøkkelsteder krever ekstra beskyttelse fra første minutt.:

• Bruk RAC når du klargjør nye nettsteder, og unngå overdeling fra starten av.
• Blokker nedlastinger, spesielt Teams-opptak, når det er nødvendig.
• Vurder kryptering med «utvinningsrettigheter» for dokumenter med høy innvirkning.

Integrering og administrasjon av agenter i SharePoint og Copilot

En annen av revolusjonene som Copilot bringer med seg er muligheten for Opprett, administrer og del intelligente agenter i SharePoint for hjelp, læring og automatiseringsoppgaver:

• Ethvert medlem med redigeringstillatelser kan opprette sin egen agent., som deretter kan redigeres, deles eller til og med godkjennes av nettstedseieren.
• Eiere kan merke en agent som «godkjent» og tilordne dem som standard som den første opplevelsen for besøkende.
• Agenter kan festes, redigeres eller deles fra Copilot-chatpanelet, noe som forenkler samarbeid og tilgang.
• De kan slettes som alle andre filer på nettstedet, noe som gjør det enkelt å rotere og rydde opp i foreldede agenter.

Lage rikt innhold med Copilot i SharePoint

Copilot er ikke bare en styrings- og sikkerhetsmotor, den revolusjonerer også måten du oppretter og publiserer innhold i SharePoint.:

• Opprette sider fra maler: Velg mellom forhåndsdesignede maler som nyhetsbrev, arrangementsmeldinger eller oppdateringer, og tilpass dem med smarte instruksjoner og vedlegg.
• Opprette fra åpne varsler: Start med en setning og la Copilot foreslå struktur, design og innhold, og juster resultatet så mange ganger som nødvendig.
• Designideer: Copilot foreslår visuelle forbedringer og forbedringer av layout for å gjøre hver side attraktiv og profesjonell.
• Smart omskriving: Riktekstredigereren lar deg forbedre meldinger, gi dem en naturlig eller profesjonell tone, eller til og med oppsummere eller utvide informasjon etter behov.

Slik legger du til SharePoint som en kunnskapskilde i Copilot Studio

Copilot lar deg integrere SharePoint som en datakilde for generative svar., noe som øker relevansen av informasjonen som gis gjennom agenter og assistenter:

1. Åpne agenten i Copilot Studio.
2. Klikk på «Legg til kunnskap» i den tilhørende seksjonen.
3. Velg «SharePoint» og skriv inn nettadressen til nettstedene du vil legge til (du kan inkludere flere ved å bruke shift + enter).
4. Gi den et navn og en nøyaktig beskrivelse, da AI-en vil bruke den informasjonen som kontekst.
5. Klikk på «Legg til» og definer autentiseringsscenariene: som standard autentiserer Copilot Studio med Microsoft Enter ID, men du kan justere Scopes og manuell autentisering hvis du trenger mer restriktive scenarier.

Viktige sikkerhetstiltak for å administrere SharePoint Online med Copilot

Flerfaktorautentisering (MFA)

Aktiver MFA for alle administrerte brukere og datamaskiner gjennom administrasjonssenteret for Microsoft 365, samt konfigurere policyer for betinget tilgang basert på risikonivå, plassering og enhet.

Revisjon og oppbevaring av journaler

• Aktiver enhetlig revisjonslogging i Microsoft Purview for å registrere alle bruker- og administratorhandlinger.
• Definer oppbevaringspolicyer basert på regulatoriske behov og gjennomgå logger regelmessig for avvik.

Kontroller for konfidensiell informasjon

• Eksporter de 100 mest brukte nettstedene og gjennomgå potensielle overeksponeringsrisikoer med SAM- og Microsoft Purview DSPM-rapporter.
• Deaktiver bred deling og overvåk Copilot-aktivitet for å forhindre informasjonslekkasjer.
• Bruk sensitivitetsetiketter til å klassifisere, kryptere og begrense data på tvers av dokumenter, nettsteder og grupper.

Bruk og administrer sensitivitetsetiketter i SharePoint med Copilot

Microsoft Purview-sensitivitetsetiketter er nøkkelen til å beskytte informasjon og kontrollere hvordan Copilot brukes.:

1. Opprett etiketter fra Microsoft Purview-portalen og publiser dem til alle brukere eller bare bestemte grupper.
2. Konfigurer om etiketten bare markerer innholdet eller også bruker kryptering og tilgangsbegrensninger.
3. Tildel standardetiketter til dokumentbiblioteker, og bruk alternativet for å utvide beskyttelsen til og med nedlastinger hvis du trenger maksimal sikkerhet.
4. Konfigurer tagsynkronisering for nettsteder, grupper og arbeidsområder.
5. Bruk automatisk tjenestemerking i situasjoner der du ikke vil stole på manuell brukerinndata.

Forebygging av datatap (DLP) og adaptiv kontroll over sensitiv informasjon

La forebygging av datatap (DLP) innebygd i Purview bidrar til å forhindre utilsiktede lekkasjer på tvers av alle punkter: SharePoint, Teams, Exchange og enheter.

• Definerer retningslinjer som analyserer og beskytter sensitive data (f.eks. kredittkort, personnummer, medisinske data).
• Utfør automatiserte handlinger: blokker innsendinger, advar brukere eller utløs varslings- og utbedringsflyter.
• Aktiver adaptiv beskyttelse ved å koble DLP til innsiderisikostyring for å dynamisk justere kontrollnivået basert på atferdshendelser.

Kontinuerlig overvåking og revisjon i Copilot og SharePoint Online

Regelmessige gjennomganger, logganalyse og overvåking av Copilot-forespørsler og -svar er avgjørende for å opprettholde sikkerhet og samsvar.:

• Bruk endringshistorikkrapporter til å revidere hvem som gjorde hva og når, både på nettstedsnivå og globalt nivå.
• Kjør disse rapportene ukentlig i den innledende implementeringsfasen, og juster hyppigheten deretter.
• Bruk verktøyene for innholds- og aktivitetsutforsker til å overvåke bruken av oppbevarings- og sensitivitetsetiketter, samt potensielle hendelser som involverer sensitive data.

Deaktiver begrenset SharePoint-søk (RSS) ved overgang til Copilot

RSS er en midlertidig løsning som begrenser søking til tillatte nettsteder mens tillatelser gjennomgås og korrigeres.Når konfigurasjonen allerede er sikker, deaktiver RSS og gi Copilot og søk tilgang til alt autorisert innhold, noe som øker nøyaktigheten og verdien av svarene som genereres.

• Deaktiver RSS fullstendig ved hjelp av PowerShell (Set-SPOTenantRestrictedSearchMode).
• Fjern nettsteder fra listen over tillatte nettsteder med Remove-SPOTenantRestrictedSearchAllowedSite.
• Hvis du bruker RSS, må du sørge for at bare virkelig trygge nettsteder er inkludert i tillatelseslisten.

Datalagring og livssyklus: eliminer unødvendige data og overhold regelverket

• Bruk oppbevaringspolicyer fra Purview for å automatisk oppbevare eller slette dokumenter, e-poster og Copilot-innhold basert på juridiske eller forretningsmessige behov.
• Angi unntak med spesifikke oppbevaringsetiketter for kritisk innhold.
• Overvåk etterlevelse og oppbevaring med rapporteringsverktøy og aktivitetsutforskere.

Overvåker og kontrollerer interaksjonene og svarene som genereres av Copilot

• Bruk forhåndsdefinerte samsvarspolicyer for kommunikasjon i Purview for å oppdage upassende språk, lekkasjer eller misbruk i Copilot-forespørsler og -svar.
• Gjennomgå logger og revisjoner med jevne mellomrom for å korrigere hendelser og måle faktisk bruk av Copilot.

Kontinuerlig optimalisering: Ressurser, implementering og opplæring i Copilot og SharePoint

Optimal implementering og administrasjon av Copilot i SharePoint Online er en kontinuerlig prosess.:

• Skape banebrytende brukerfellesskap for å samle tilbakemeldinger og identifisere muligheter for forbedring.
• Utrull gradvis implementering, overvåk effekt, beredskap og tilfredshet ved hjelp av Viva Insights-verktøy og Microsoft 365-bruksrapporter.
• Dra nytte av Microsofts opplæringsressurser og introduksjonssett for å skalere kunnskap på tvers av alle team.
• Hvis du har et høyt lisensvolum, kan du sjekke ut FastTrack-støtte og hjelpealternativer eller implementere saminvesteringsprosjekter med Microsoft og offisielle partnere..

Til slutt, hvis organisasjonen din trenger enda mer tilpassede scenarier, lar Copilot Studio og Power Platform-økosystemet deg utvide funksjonaliteten, legge til spesifikke integrasjoner og automatiseringer, samtidig som du alltid respekterer sikkerheten og styringen som er på plass.

Avansert administrasjon av SharePoint Online ved hjelp av Copilot åpner for en ny horisont innen effektivitet, sikkerhet og brukervennlighet.Kombinasjonen av sentralisert kontroll, automatisering, integrert beskyttelse og kontekstuell hjelp lar ethvert team holde dataene sine beskyttet, produktive og alltid under kontroll. For mer informasjon om emnet, se Den offisielle siden for Microsoft 365 Copilot.

Relatert artikkel:

Den ultimate guiden til å automatisere repeterende oppgaver i Windows 11 med Power Automate Desktop

Cristian Garcia

Lidenskapelig opptatt av teknologi siden han var liten. Jeg elsker å være oppdatert i sektoren og fremfor alt å formidle det. Derfor har jeg vært dedikert til kommunikasjon på teknologi- og videospillnettsteder i mange år. Du kan finne meg skrive om Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo eller andre relaterte emner som du tenker på.