Det er et av de minst kjente programmene i Microsoft 365-kontorpakken, til tross for at det er inkludert siden 1992-versjonen, men det er et veldig nyttig verktøy. I dette innlegget forklarer vi Hva er Microsoft Access og hva er det for?.
Den nyeste versjonen av Microsoft Access, som er det vi skal snakke om her, ble utgitt 5. oktober 2021 for å brukes i Windows 10 og Windows 11. Denne opptar mellom 44 MB og 60 MB på harddisken, avhengig av installasjonsalternativene som er valgt.
Hva er Microsoft Access?
Microsoft er en databasestyringssystem inkludert i Microsoft Office-pakken med applikasjoner (nå Microsoft 365). Det er et verktøy rettet mot å hjelpe brukere med å lage og administrere databaser med det formål å lagre, organisere og analysere informasjon.
Grunnen til at denne applikasjonen er så lite brukt, er hovedsakelig på grunn av at man ikke kjenner dens sanne nytteverdi. Mange brukere tror feilaktig at alt som gjøres med Access faktisk kan gjøres med Access. Excel.
Selv om det er sant at begge programmene har poeng til felles, er Excel mer egnet for å håndtere numeriske data og utføre beregninger på disse dataene. Tilgang på sin side, tilfører en større grad av spesialisering og inkluderer spesifikke funksjoner for å administrere ulike typer data. I tillegg lar den deg begrense dataene som brukere skriver inn i hvert felt, samt koble relaterte data i flere tabeller.
Databaser som er lagret med Microsoft Access viser filtypen ".acdb". Selv om dette er den vanligste og også den mest aktuelle, er det fortsatt mulig å finne andre utvidelser (".mdbe" o ".mde"), som tilsvarer versjoner før 2007. Ved noen anledninger, for å åpne denne typen utvidelser, må brukeren først bruke et konverteringsverktøy for å konvertere det til «.acdb».
Ting vi kan gjøre med Access
Hvordan kan du bruke Access til å administrere en database? Nedenfor forklarer vi noen av de vanligste oppgavene vi kan utføre med dette verktøyet.
Opprett en database
På Access-startskjermbildet klikker du på "Fil" og i alternativkolonnen til venstre velger du "Ny". Blant de forskjellige alternativene som vises på skjermen, må vi velge den som heter som "Tom skrivebordsdatabase".
Denne nyopprettede databasen kan tildeles et navn som et foreløpig trinn for å få tilgang til den nye malen og begynne å bruke den.
Lag et bord
For å legge til en datatabell i databasen vi har opprettet, er det nødvendig å gå til verktøybåndet og klikke på fanen "Bord". Så mange felt vi ønsker kan legges til i denne nye tabellen. For å gjøre dette må du høyreklikke og velge alternativet «Klikk for å legge til».
Kombiboksdelen brukes til å liste de forskjellige datatypene som kan tilordnes et felt (i Access er det obligatorisk å tildele en datatype til hvert felt).
Legg til data i tabellen
Det er mange måter å legge til data i en Access-tabell: ved å bruke et skjema, importere det fra en ekstern fil, bruke SQL eller legge inn data direkte (det vil si manuelt). Det vanligste alternativet er importere via filer ".csv"Slik gjøres det:
- Klikk på på instrumentbåndet «Eksterne data».
- Så klikker vi på "Tekstfil."
- Deretter velger vi kildefilen og måltabellen.
- Før vi fortsetter med importen, kan vi se gjennom alle detaljene i filen (bruk av punktum eller komma som skilletegn, må utelate visse felt.
- Til slutt trykket vi på knappen "Bli ferdig" for å kjøre importen.
Herfra er det mange handlinger vi kan utføre i applikasjonen med de forskjellige tabellene vi har introdusert. For eksempel er det mulig skape relasjoner mellom tabeller for å søke etter data fra forskjellige tabeller. Du kan også lage en oppslagstabell, som inneholder data referert til av en annen tabell, eller til og med opprette komplekse spørringer på flere tabeller med forskjellige typer data.
Andre mulige handlinger er lage sikkerhetskopier, lage kjørbare databaser (som eksterne brukere ikke kan endre) opprette makroer å automatisere komplekse oppgaver eller eksportere data til Excel, blant mange andre muligheter.
For å utføre alle disse handlingene inkluderer Microsoft Access en hendig assistent som utvilsomt er til stor hjelp for de som bruker denne applikasjonen for første gang.
Konklusjon
Microsoft Access er et sterkt anbefalt alternativ for små og mellomstore bedrifter som trenger et enkelt og brukervennlig databehandlingsverktøy. Ideell for oppgaver som flagerstyring eller prosjektovervåking. For alle disse tilfellene er det verdt å lære hvordan du bruker det.
Redaktør spesialisert i teknologi og internettspørsmål med mer enn ti års erfaring i ulike digitale medier. Jeg har jobbet som redaktør og innholdsskaper for e-handel, kommunikasjon, online markedsføring og reklameselskaper. Jeg har også skrevet på nettsteder innen økonomi, finans og andre sektorer. Arbeidet mitt er også min lidenskap. Nå, gjennom artiklene mine i Tecnobits, Jeg prøver å utforske alle nyhetene og nye mulighetene som teknologiverdenen tilbyr oss hver dag for å forbedre livene våre.