Slik oppretter du en automatisering i Activepieces trinn for trinn

Med Activepieces kan du koble til applikasjoner og kjøre repeterende oppgaver uten å måtte utvikle hele integrasjonen fra bunnen av. Hver automatisering starter med en hendelse og fortsetter med én eller flere handlinger som bruker dataene som er innhentet i de foregående trinnene.

I denne guiden vil vi opprett en automatisering i Activepieces Activepieces logger Gmail-e-poster identifisert som potensielle kunder i Google Regneark. Når en bestemt etikett legges til i en melding, trekker Activepieces ut avsender, emne og andre data, og lagrer det automatisk i et regneark.

Den samme prosedyren kan deretter tilpasses for Uttrekk av gjøremålselementer fra e-poster ved hjelp av AIÅ sende varsler til Slack eller legge til kontakter i et CRM-system er eksempler på dette. Det viktigste er å forstå hvordan triggere, handlinger og informasjonskartlegging fungerer.

Hva skal vi automatisere i Activepieces?

Flyten vil bruke utløseren Ny merket e-post fra Gmail. Dette aktiveres når en spesifikk etikett legges til en e-post. Deretter utføres handlingen Legg til rad Google Regneark oppretter en rad med den hentede informasjonen.

Strukturen vil være som følger:

1. En e-post er mottatt relatert til en potensiell klient.
2. Brukeren eller en Gmail-regel legger til etiketten Leads.
3. Activepieces oppdager den merkede meldingen.
4. Flyten henter ut de nødvendige dataene fra e-posten.
5. Google Regneark legger til en rad med informasjonen.

Ved å bruke en etikett kan du kontrollere hvilke meldinger automatiseringen behandler. Hvis vi bare valgte «ny e-post»-utløseren, kan personlige meldinger, reklame eller varsler som ikke er relatert til potensielle kunder havne i e-posten.

Det du trenger før du oppretter flyten

Før du åpner Activepieces-byggeren, må du forberede følgende:

• En instans av Activepieces Cloud eller selvadministrert.
• En Gmail-konto du kan autorisere.
• En Google-konto med tilgang til Google Regneark.
• En Gmail-etikett kalt Leads.
• Et regneark der postene skal lagres.

I den første raden i arket kan du opprette kolonnene Dato, Avsender, Sak e Meldings-IDOverskriftene gjør det enklere for Activepieces å identifisere hvor hver verdi skal plasseres.

Det er også lurt å sende eller finne en test-e-post og legge til «Leads»-taggen i den. Activepieces trenger et eksempel fra den virkelige verden for å vise de tilgjengelige feltene under kartleggingen.

Slik oppretter du flyten og konfigurerer utløseren

Gå inn i Activepieces og skriv inn prosjektet der du vil lagre automatiseringen. Klikk på alternativet for å opprette en ny flyt og gi et beskrivende navn, for eksempel Registrer Gmail-leads i Google Regneark.

Enhver flyt begynner med en utløser eller utløserKlikk på det første trinnet i byggeren, finn Gmail-delen og velg hendelsen. Ny merket e-post.

Activepieces skiller mellom ulike klasser av triggere:

• Planlagt: De sjekker jevnlig en app for å finne ut hva som er nytt.
• Webhooks: De mottar umiddelbart en forespørsel sendt av et annet program.
• Tidtakere: De utfører flyten etter en bestemt dato eller frekvens.
• Manualer: De brukes til å starte automatisering når brukeren bestemmer seg.

Gmail-utløseren som brukes i dette eksemplet utfører planlagte kontroller. Derfor kan det hende at kjøringen ikke starter nøyaktig i det sekundet etiketten brukes.

Slik kobler du til Gmail og henter testdata

I utløseren åpner du tilkoblingsfeltet og oppretter en ny autorisasjon for Gmail. Logg inn med den tilhørende kontoen og gjennomgå de forespurte tillatelsene før du godtar dem.

Velg deretter etiketten LeadsDe nøyaktige feltnavnene kan variere noe mellom versjoner av delen, men byggeren vil indikere hvilke alternativer som kreves.

Neste trinn er å generere eksempeldata. Avhengig av utløseren kan Activepieces vise alternativer som Last inn data, Testutløser o Generer eksempeldata.

Hvis systemet ikke finner noen meldinger, gå tilbake til Gmail, legg til etiketten Leads i en nylig e-post og gjenta testen. Du kan også bruke simulerte data når e-posten tilbyr det, selv om Et eksempel fra den virkelige verden gjenspeiler strukturen bedre. som vil motta flyten i produksjonen.

Ikke fortsett før utløseren viser utdataene riktig. Activepieces må ha testet et trinn for at feltene skal kunne brukes pålitelig i påfølgende trinn.

Slik legger du til Google Regneark-handlingen

Trykk på knappen under utløseren for å legge til et nytt trinn. Søk Google Regneark og velg handlingen Legg til rad.

Opprett eller velg Google-kontotilkoblingen som kan redigere arket. Fyll deretter ut følgende felt:

• Regneark: filen der potensielle kunder skal lagres.
• Arbeidsark: den spesifikke fanen i regnearket.
• Første rad inneholder overskrifter: Aktiver den hvis den første raden inneholder kolonnenavnene.
• Verdier: dataene som skal settes inn i hver kolonne.

Bekreft at den tilkoblede kontoen har redigeringstillatelser. Hvis arket bare har blitt delt med lesetillatelser, vil handlingstesten returnere en feilmelding selv om filen vises i velgeren.

Slik kartlegger du data mellom Gmail og Google Regneark

Activepieces organiserer arbeidsflyter vertikalt. Hver handling kan få tilgang til resultatet produsert av de foregående trinnene. I dette tilfellet kan Google Sheets bruke informasjonen innhentet av Gmail-utløseren.

Klikk på feltet som tilsvarer hver kolonne, og velg riktig verdi i utløserutdataene:

• Dato: Velg datoen meldingen ble mottatt.
• Avsender: Bruk avsenderens adresse eller identitet.
• Sak: velg emnet for e-posten.
• Meldings-ID: Den lagrer den unike identifikatoren som leveres av Gmail.

De tilgjengelige feltene avhenger av den spesifikke utdataene fra utløseren. Derfor er det ikke tilrådelig å skrive stier manuelt eller kopiere uttrykk fra en annen flyt uten først å sjekke det genererte eksemplet.

Du kan også kombinere fast tekst med dynamiske verdier. For eksempel kan en statuskolonne alltid motta verdien Ørering, mens de andre bruker data fra Gmail.

Slik unngår du uønskede eller dupliserte registreringer

Gmails etikett har allerede et innledende filter, men du kan legge til et Ruter Hvis du må legge til ytterligere betingelser. For eksempel kan en gren bare fortsette når emnefeltet inneholder ordet «budsjett» eller når avsenderen tilhører et bestemt domene.

Ruteren kan inkludere flere betingelser og en alternativ gren for data som ikke oppfyller noen av dem. Unngå å opprette unødvendige grener i begynnelsen: jo enklere den innledende flyten er, desto lettere blir det å teste funksjonaliteten.

For å redusere duplikater, lagre meldings-ID-en i Google Regneark. I mer avanserte automatiseringer kan du søke etter den ID-en på forhånd og bare legge til raden når den ikke allerede finnes.

Slik tester du automatisering før du publiserer den

Test Google Regneark-handlingen fra dens eget dashbord. Activepieces vil utføre trinnet ved hjelp av eksempeldataene som er hentet fra Gmail.

Testen kan lage en ekte rad i regnearket. Bruk dummydata eller slett posten etter at du har bekreftet at kolonnene er riktig fylt ut.

Sjekk spesifikt at:

• Datoen lagres i forventet format.
• Avsenderen vises i riktig kolonne.
• Saken er ikke tom.
• Identifikatoren tilhører den testede meldingen.
• Verdiene har ikke forskjøvet seg mellom kolonnene.

Hvis alt fungerer, trykk UtgiEndringer gjort i redigeringsprogrammet forblir utkast inntil de publiseres. Å lagre eller lukke redigeringsprogrammet betyr ikke nødvendigvis at den nye versjonen er tilgjengelig.

En publisert versjon er låst. Hvis du redigerer den på nytt, oppretter Activepieces et nytt utkast basert på den versjonen, slik at du kan gjøre endringer uten å umiddelbart avbryte automatiseringen som allerede kjører.

Slik sjekker du flytutførelser

Legg til Leads-taggen i en annen e-post og vent til utløseren utløses. Åpne deretter seksjonen. Løper fra Activepieces-panelet.

Hver utførelse viser statusen til trinnene ved hjelp av suksess- eller feilindikatorer. Ved å åpne en av dem kan du se:

• Dataene som passasjen mottok.
• Verdiene som sendes til applikasjonen.
• Svaret returnert av Gmail eller Google Regneark.
• Den tekniske meldingen som produseres hvis handlingen mislyktes.

Denne visningen er mye mer nyttig enn å blindt omkonfigurere arbeidsflyten. Hvis Gmail fungerte, men Google Regneark mislyktes, ligger problemet vanligvis i tilkoblingen, arkvalget, tillatelsene eller kolonnetilordningen.

Vanlige feil når du oppretter en automatisering i Activepieces

Gmail-felt vises ikke under tilordning

Utløseren har ennå ikke generert eksempeldata. Gå tilbake til det første trinnet, last inn eller utløs en reell hendelse, og bekreft at utdataene inneholder avsender og emne.

Google Regneark viser ikke regnearket

Dobbeltsjekk at du har koblet til riktig konto, og at kontoen har tilgang til filen. Oppdater velgeren etter at du har delt arket, eller autoriser tilkoblingen på nytt.

Testen fungerer, men flyten går ikke.

Sørg for at du har publisert utkastet. Endringer i redigeringsprogrammet vil ikke påvirke den publiserte versjonen før du klikker på «Publiser». Utgi.

Dataene vises i feil kolonner

Se overskriftene og velg arket på nytt i handlingen. Hvis du endret den første raden etter at du konfigurerte trinnet, må du kanskje gjøre tilordningen på nytt.

Handlingen oppretter dupliserte rader

Ikke forveksle raden som genereres under testing med en faktisk kjøring. Hvis duplikater vedvarer, lagre e-postadressen og sjekk om den finnes før du oppretter en ny post.

Forbindelsen har sluttet å virke

Autorisasjoner kan bli tilbakekalt eller utløpe. Åpne den berørte tilkoblingen, autentiser kontoen på nytt og gjenta trinnvise testen.

Flyten bruker en gammel konfigurasjon.

Du kan ha redigert et utkast uten å publisere det. Sjekk versjonshistorikken og bekreft hvilken versjon som vises som publisert.

Det tar litt tid før utløseren oppdager e-posten

Planlagte utløsere sjekker applikasjonen med jevne mellomrom, og de er ikke alltid umiddelbare. Vent til neste intervall og sjekk at meldingen har den valgte taggen.

Når du forstår denne prosessen, kan du erstatte Gmail og Google Regneark med andre verktøy uten å endre kjernelogikken. Velg en utløser, generer et eksempel, legg til handlinger, kartlegg dataene, test hvert trinn og publiser den ferdige versjonen.

Activepieces lar deg også opprette flyter med webhooks, looper, betingelser og HTTP-kall, men det er best å starte med liten, observerbar automatisering. På denne måten kan du enkelt identifisere hvor hver feil oppstår før du kobler til kritiske systemer eller behandler sensitiv informasjon.

Hvis du fortsatt sammenligner plattformer, kan du sjekke Hva er n8n og hvordan automatisere oppgaver uten å miste kontrollenFor utelukkende lokale oppgaver finnes det også alternativer for Automatisering av repeterende prosesser i Windows 11.