Slik fikser du formateringsfeil for dato og tall når du slår sammen e-post i Word

Jeg er sikker på at det har skjedd deg: du har alt klart i Excel-regnearket ditt, med plettfrie datoer og velformaterte beløp, men når du overfører det til Word ved hjelp av utskriftsfletting, dataene går amokPlutselig blandes dager med måneder, eller valutatall vises som enkle desimaltall uten eurosymbolet, noe som gir deg en følelse av total frustrasjon rett før utskrift.

Dette problemet er vanligere enn det ser ut til, og oppstår fordi Word som standard leser innebygde Excel-data Og ikke den visuelle formateringen vi ser i cellene. Ikke bekymre deg, det er ikke et problem med datamaskinen din eller at du har gjort noe galt; det er rett og slett hvordan Microsoft håndterer informasjonsutveksling mellom programmene sine. For å fikse dette har vi et par triks i ermet som gjør underverker. La oss finne ut hvorfor Word endrer datoer og beløp ved utskriftsfletting: hvordan bevare formateringen.

Den raske metoden: Endre feltkodene

Hvis du ikke vil komplisere ting ved å konfigurere systemet og bare trenger at et bestemt felt, for eksempel registreringsdatoen, vises riktig, er det beste alternativet å redigere feltets kode direkte i maldokumentet. For å gjøre dette, plasser markøren over det problematiske feltet og trykk på ALT + F9 (eller høyreklikk og velg «Aktiver eller deaktiver feltkoder»).

Når du for eksempel ser koden mellom krøllparenteser { MERGEFIELD Fecha_Alta }Du må legge til en formatmaskeFor datoer, skriv \@ "dd/MM/yyyy" Rett før du slår av kranen. Det er viktig at «M» for måneder er stor, for hvis du bruker en liten «m», vil Word tro at du mener minutter. For pengebeløp kan du bruke uttrykket \#.##0,00€ slik at tallet beholder desimalene og valutasymbolet. Etter at du har gjort endringen, trykk på igjen. ALT + F9 og oppdater forhåndsvisningen for å sjekke at alt er på plass.

Den ultimate løsningen: Dynamisk datautveksling (DDE)

Hvis du har et stort antall felt og ikke vil redigere koden én etter én, finnes det en global innstilling som tvinger Word til å lese formatet nøyaktig slik det vises i Excel. Denne metoden er basert på... DDE-protokoll (Dynamic Data Exchange)For å aktivere den, gå til Fil-menyen, skriv inn Alternativer, deretter Avansert, og bla ned til Generelt-delen, og merk av i boksen. Bekreft filformatkonverteringer ved åpning.

Når du velger mottakerlisten på nytt i fanen Utsendelser, viser Word en dialogboks. Her er nøkkelen: du må klikke på «Vis alle» og velge alternativet MS Excel-regneark via DDEFra det øyeblikket av vil Word slutte å tolke dataene på sin egen måte, og vil respektere det visuelle formatet som du har definert i Excel-arbeidsboken din, noe som sparer deg for mye manuelt arbeid.

Mestre de avanserte reglene for kombinasjon

Utover formatering tilbyr Word kraftige verktøy for å få brevene dine til å se mer ut enn bare kalde, upersonlige maler. Kombinasjonsregler De lar deg sette inn dynamisk tekst basert på verdien i et felt. For eksempel er regelen «Hvis...Så...Ellers...» ideell for å tilpasse hilsenen. Du kan programmere at hvis kjønnsfeltet er «M», vil dokumentet skrive "Kjære nabo"Hvis ikke, skriv «Kjære nabo».

Det finnes andre svært nyttige funksjoner, som «Fyll»-regelen, som åpner en dialogboks der du kan skrive inn informasjon som skal gjentas gjennom hele dokumentet, eller «Spør»-regelen, som lagrer data i en intern resultattavle For å bruke den flere steder, bruk Ref.-feltet. Du kan også bruke «Neste post» hvis du trenger at data fra forskjellige personer skal vises på samme side, noe som er vanlig ved utskrift. selvklebende etiketter eller CD-covere.

For de som trenger å filtrere listen, er regelen «Hopp over post hvis…» en livredder. Den lar deg automatisk utelate mottakere som oppfyller en bestemt betingelse, slik at unødvendige brev ikke skrives ut. Til slutt, hvis du trenger å nummerere dokumentene dine, kan du bruke «Slå sammen postnr.» for å se opprinnelig posisjon i databasen eller «Kombiner sekvensnr.» for sekvensiell nummerering basert kun på filtrerte poster.

Å håndtere utskriftsfletting effektivt innebærer å håndtere både den tekniske koblingen til Excel ved hjelp av DDE eller feltkoder, og den logiske tilpasningen gjennom betingede regler, som sikrer at store mengder dokumenter opprettholder et profesjonelt utseende og er fri for formateringsfeil. Nå vet du hvorfor Word endrer datoer og beløp under utskriftsfletting: hvordan du bevarer formateringen.