ਤਿੰਨ-ਫੋਲਡਰ ਵਿਧੀ: ਤੁਹਾਡੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਸੰਗਠਿਤ ਕਰਨ ਲਈ ਅੰਤਮ ਗਾਈਡ

La ਫਾਈਲ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਇਹ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਅਤੇ ਨਿੱਜੀ ਜੀਵਨ ਵਿੱਚ ਮੁੱਖ ਚੁਣੌਤੀਆਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਬਣਿਆ ਹੋਇਆ ਹੈ, ਖਾਸ ਕਰਕੇ ਇੱਕ ਡਿਜੀਟਲ ਵਾਤਾਵਰਣ ਵਿੱਚ ਜਿੱਥੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਬਹੁਤ ਤੇਜ਼ ਰਫ਼ਤਾਰ ਨਾਲ ਇਕੱਠੀ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਦੱਸੋ ਸਾਡੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸਟੋਰ ਕਰਨ, ਐਕਸੈਸ ਕਰਨ ਅਤੇ ਸੰਗਠਿਤ ਰੱਖਣ ਲਈ ਇੱਕ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਹੋਣ ਨਾਲ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਅਤੇ ਮਨ ਦੀ ਸ਼ਾਂਤੀ ਵਿੱਚ ਫ਼ਰਕ ਪੈ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਪ੍ਰਸਿੱਧ ਅਤੇ ਵਿਹਾਰਕ ਰਣਨੀਤੀਆਂ ਵਿੱਚੋਂ ਇੱਕ ਜਾਣੀ-ਪਛਾਣੀ ਹੈ ਤਿੰਨ-ਫੋਲਡਰ ਵਿਧੀ, ਪੇਸ਼ੇਵਰਾਂ, ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ, ਫ੍ਰੀਲਾਂਸਰਾਂ, ਜਾਂ ਕਿਸੇ ਵੀ ਵਿਅਕਤੀ ਲਈ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਇੱਕ ਹੱਲ ਜੋ ਆਪਣੇ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੇ ਕਾਰਜ ਪ੍ਰਵਾਹ ਨੂੰ ਵਿਵਸਥਿਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦਾ ਹੈ।

ਇਸ ਲੇਖ ਵਿੱਚ, ਅਸੀਂ ਇਸ ਵਿਧੀ ਵਿੱਚ ਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ, ਇਸਦੇ ਫਾਇਦੇ, ਇਸਨੂੰ ਕਾਨੂੰਨੀ ਅਤੇ ਅਕਾਦਮਿਕ ਖੇਤਰਾਂ ਵਰਗੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਖੇਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਕਿਵੇਂ ਲਾਗੂ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੇ ਸੰਗਠਨ ਨੂੰ ਅਗਲੇ ਪੱਧਰ 'ਤੇ ਲਿਜਾਣ ਲਈ ਕਿਹੜੀਆਂ ਹੋਰ ਤਕਨੀਕਾਂ ਇਸਦੀ ਪੂਰਤੀ ਕਰ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ, ਇਸ ਬਾਰੇ ਪੜਚੋਲ ਕਰਾਂਗੇ।

ਤਿੰਨ-ਫੋਲਡਰ ਵਿਧੀ ਕੀ ਹੈ?

ਤਿੰਨ-ਫੋਲਡਰ ਵਿਧੀ ਹੈ ਲਈ ਇੱਕ ਸਧਾਰਨ ਪਰ ਬਹੁਤ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਤਕਨੀਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ, ਕਾਰਜਾਂ ਜਾਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਸੰਗਠਿਤ ਕਰੋ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸੰਦਰਭ ਵਿੱਚ। ਕੁੰਜੀ ਇਸ ਵਿੱਚ ਹੈ ਤੱਤਾਂ ਨੂੰ ਵੰਡੋ ਤਿੰਨ ਮੁੱਖ ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ, ਹਰੇਕ ਨੂੰ ਇੱਕ ਭੌਤਿਕ ਜਾਂ ਡਿਜੀਟਲ ਫੋਲਡਰ ਦੁਆਰਾ ਦਰਸਾਇਆ ਗਿਆ ਹੈ। ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ, ਇਹ ਤਿੰਨ ਸ਼੍ਰੇਣੀਆਂ ਇਸ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦੀਆਂ ਹਨ:

• ਫੋਲਡਰ 1: ਲੰਬਿਤ ਜਾਂ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਅਧੀਨ - ਇਹ ਉਹ ਥਾਂ ਹੈ ਜਿੱਥੇ ਸਾਰੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਕਾਰਜ, ਜਾਂ ਵਸਤੂਆਂ ਜਾਂਦੀਆਂ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਲਈ ਤੁਰੰਤ ਕਾਰਵਾਈ, ਸਮੀਖਿਆ, ਜਾਂ ਵਰਗੀਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।
• ਫੋਲਡਰ 2: ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਜਾਂ ਨਿਗਰਾਨੀ ਵਿੱਚ - ਇਹ ਜਗ੍ਹਾ ਉਨ੍ਹਾਂ ਮਾਮਲਿਆਂ ਲਈ ਰਾਖਵੀਂ ਹੈ ਜੋ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਚੱਲ ਰਹੇ ਹਨ, ਪਰ ਅਜੇ ਤੱਕ ਬੰਦ, ਪੁਰਾਲੇਖਬੱਧ ਜਾਂ ਅੰਤਿਮ ਰੂਪ ਨਹੀਂ ਦਿੱਤੇ ਗਏ ਹਨ।
• ਫੋਲਡਰ 3: ਪੂਰਾ ਜਾਂ ਪੁਰਾਲੇਖਬੱਧ - ਇਹ ਸਮੂਹ ਉਹਨਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸਟੋਰ ਕਰਦਾ ਹੈ ਜੋ ਪਹਿਲਾਂ ਹੀ ਹੱਲ ਹੋ ਚੁੱਕੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਜੋ ਭਵਿੱਖ ਵਿੱਚ ਲੋੜ ਪੈਣ 'ਤੇ ਉਹਨਾਂ ਨਾਲ ਸਲਾਹ-ਮਸ਼ਵਰਾ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ।

ਇਸ ਵਿਧੀ ਦਾ ਮੁੱਖ ਫਾਇਦਾ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਫੈਸਲਾ ਲੈਣ ਨੂੰ ਸਰਲ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਦੇ ਪ੍ਰਸਾਰ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ, ਸਭ ਕੁਝ ਕਿੱਥੇ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਇਸ ਬਾਰੇ ਸਬ ਫੋਲਡਰ ਬੇਅੰਤ ਜਾਂ ਗੁੰਝਲਦਾਰ, ਸੰਭਾਲਣ ਵਿੱਚ ਮੁਸ਼ਕਲ ਵਰਗੀਕਰਨ ਪ੍ਰਣਾਲੀਆਂ। ਇਹ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸਮੇਂ ਹਰੇਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਜਾਂ ਕਾਰਜ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਦਾ ਸਪਸ਼ਟ ਦ੍ਰਿਸ਼ ਵੀ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦਾ ਹੈ।

 

ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਅਤੇ ਅਕਾਦਮਿਕ ਸੰਸਾਰ ਵਿੱਚ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨਾਂ

ਤਿੰਨ-ਫੋਲਡਰ ਵਿਧੀ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਖੇਤਰਾਂ ਅਤੇ ਕਾਰਜ ਖੇਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਢਾਲਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, ਕਾਨੂੰਨੀ ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ, ਵਕੀਲਾਂ ਨੂੰ ਅਕਸਰ ਫਾਈਲਾਂ, ਕੇਸਾਂ ਅਤੇ ਗੁਪਤ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੇ ਲਗਾਤਾਰ ਬੈਕਲਾਗ ਦਾ ਸਾਹਮਣਾ ਕਰਨਾ ਪੈਂਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਨਾਲ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਤਣਾਅ ਘਟਾਉਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਮਿਲਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਹਨਾਂ ਦੇ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੇ ਕੰਮ ਦੇ ਪ੍ਰਵਾਹ ਵਿੱਚ ਕੋਈ ਵੀ ਸੰਬੰਧਿਤ ਜਾਣਕਾਰੀ ਗੁੰਮ ਨਾ ਹੋਵੇ।

ਅਕਾਦਮਿਕ ਜਾਂ ਖੋਜ ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ, ਫੋਲਡਰਾਂ ਅਤੇ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਲੜੀਵਾਰ ਢੰਗ ਨਾਲ ਢਾਂਚਾ ਬਣਾਉਣ ਨਾਲ ਇਹ ਸੰਭਵ ਹੋ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਸਮਾਂ ਬਚਾਓ ਅਤੇ ਡੇਟਾ, ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਨਾਂ ਜਾਂ ਰਿਪੋਰਟਾਂ ਦਾ ਪਤਾ ਲਗਾਉਣਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਓਇੱਕ ਆਮ ਸਿਫ਼ਾਰਸ਼ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਕਿਸਮ (ਡੇਟਾ, ਸਹਾਇਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼, ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਨ, ਆਦਿ) ਦੇ ਆਧਾਰ 'ਤੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਵੱਖ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ ਅਤੇ, ਹਰੇਕ ਮੁੱਖ ਫੋਲਡਰ ਦੇ ਅੰਦਰ, ਫਾਈਲਾਂ ਦੀ ਮੌਜੂਦਾ ਸਥਿਤੀ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਨ ਲਈ ਤਿੰਨ-ਫੋਲਡਰ ਵਿਧੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇ।

ਅੰਡਰਗ੍ਰੈਜੂਏਟ ਵਿਦਿਆਰਥੀਆਂ ਜਾਂ ਖੋਜਕਰਤਾਵਾਂ ਲਈ ਇੱਕ ਖਾਸ ਉਦਾਹਰਣ:

• "ਕੱਚਾ ਡੇਟਾ" ਫੋਲਡਰ: ਕੱਚੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਜਾਂ ਅਸਲੀ ਸਮੱਗਰੀ।
• "ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕੀਤਾ" ਫੋਲਡਰ: ਵਿਸ਼ਲੇਸ਼ਣ, ਸੰਪਾਦਨ ਜਾਂ ਸਮੀਖਿਆ ਪੜਾਅ ਵਿੱਚ ਦਸਤਾਵੇਜ਼।
• "ਮੁਕੰਮਲ" ਫੋਲਡਰ: ਰਿਪੋਰਟਾਂ, ਪ੍ਰਕਾਸ਼ਨ ਜਾਂ ਨਤੀਜੇ ਪੂਰੀਆਂ ਹੋਈਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਸਾਰ ਜਾਂ ਪੁਰਾਲੇਖ ਲਈ ਤਿਆਰ ਹਨ।

ਇਹ ਸਿਸਟਮ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦਿੰਦਾ ਹੈ ਫੋਲਡਰਾਂ ਦੁਆਰਾ ਲੜੀਵਾਰ ਸੰਗਠਨ, ਤਿੰਨ-ਫੋਲਡਰ ਨਿਯਮ ਦੇ ਨਾਲ, ਵੱਡੀ ਮਾਤਰਾ ਵਿੱਚ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਵਿੱਚ ਕ੍ਰਮ ਅਤੇ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨੂੰ ਗੁਣਾ ਕਰਦਾ ਹੈ।.

ਇੱਕ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਫੋਲਡਰ ਅਤੇ ਫਾਈਲ ਢਾਂਚੇ ਲਈ ਮੁੱਖ ਸਿਧਾਂਤ

ਜਦੋਂ ਕਿ ਤਿੰਨ-ਫੋਲਡਰ ਵਿਧੀ ਲਾਗੂ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਹੈ, ਕੁਝ ਅਜਿਹੇ ਹਨ ਮੁੱਢਲੇ ਸਿਧਾਂਤ ਜੋ ਤੁਹਾਡੀ ਸੰਸਥਾ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਦਾ ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ ਲਾਭ ਉਠਾਉਣ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ:

• ਘੱਟ ਹੋਰ ਹੈ: ਮਸ਼ਹੂਰ ਮਾਈਸ ਵੈਨ ਡੀ ਰੋਹੇ ਦੁਆਰਾ ਵਾਕੰਸ਼ ਇਹ ਇਸ ਮਾਮਲੇ ਵਿੱਚ ਵੀ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਜਿੰਨਾ ਹੋ ਸਕੇ ਘੱਟ ਫੋਲਡਰਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰੋ ਅਤੇ ਬੇਲੋੜੇ ਸਬਫੋਲਡਰ ਬਣਾਉਣ ਤੋਂ ਬਚੋ। ਇੱਕ ਤਰਕਪੂਰਨ ਅਤੇ ਇਕਸਾਰ ਢਾਂਚੇ ਦੇ ਨਾਲ, ਤੁਸੀਂ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਛਾਂਟਣ ਅਤੇ ਖੋਜਣ ਵਿੱਚ ਬਿਤਾਉਣ ਵਾਲੇ ਸਮੇਂ ਨੂੰ ਘਟਾਓਗੇ।
• ਨਾਵਾਂ ਵਿੱਚ ਇਕਸਾਰਤਾਆਪਣੇ ਸਾਰੇ ਫੋਲਡਰਾਂ ਲਈ ਸਪਸ਼ਟ, ਇਕਸਾਰ ਅਤੇ ਇਕਸਾਰ ਨਾਮਕਰਨ ਪਰੰਪਰਾਵਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ, ਤੁਸੀਂ ਉਹ ਲੱਭੋਗੇ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਲੱਭ ਰਹੇ ਹੋ ਅਤੇ ਓਪਰੇਟਿੰਗ ਸਿਸਟਮਾਂ ਜਾਂ ਖੋਜ ਸਾਧਨਾਂ ਨਾਲ ਏਕੀਕਰਨ ਦੀ ਸਹੂਲਤ ਦੇਵੋਗੇ।
• ਮੁੱਢਲੀ ਛਾਂਟੀ ਅਤੇ ਸ਼ਕਤੀਸ਼ਾਲੀ ਖੋਜ: ਸੰਪੂਰਨ ਵਰਗੀਕਰਨ 'ਤੇ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਸਮਾਂ ਬਿਤਾਉਣ ਦੀ ਬਜਾਏ, ਬਸ ਕੁਝ ਮੁੱਖ ਫੋਲਡਰ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਸਕਿੰਟਾਂ ਵਿੱਚ ਕਿਸੇ ਵੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਨੂੰ ਲੱਭਣ ਲਈ ਖੋਜ ਫੰਕਸ਼ਨਾਂ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰੋ।
• ਲੋੜ ਪੈਣ 'ਤੇ ਨੰਬਰਿੰਗ: ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਖਾਸ ਕ੍ਰਮ (ਮਿਤੀ, ਤਰਜੀਹ, ਜਾਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਪੜਾਅ ਅਨੁਸਾਰ) ਬਣਾਈ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਫੋਲਡਰਾਂ ਨੂੰ ਨੰਬਰ ਦੇ ਸਕਦੇ ਹੋ ਤਾਂ ਜੋ ਉਹ ਹਮੇਸ਼ਾ ਲੋੜੀਂਦੇ ਕ੍ਰਮ ਵਿੱਚ ਦਿਖਾਈ ਦੇਣ।

ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, “1. ਲੰਬਿਤ,” “2. ਪ੍ਰਗਤੀ ਵਿੱਚ,” “3. ਪੁਰਾਲੇਖਬੱਧ” ਵਰਗੇ ਨਾਮ ਬਣਾਉਣ ਨਾਲ ਕ੍ਰਮ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਮਿਲਦੀ ਹੈ ਅਤੇ ਓਪਰੇਟਿੰਗ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਵਰਣਮਾਲਾ ਅਨੁਸਾਰ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਛਾਂਟਣ ਤੋਂ ਰੋਕਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

ਐਡ-ਆਨ ਅਤੇ ਰੂਪ: ਮਲਟੀ-ਫੋਲਡਰ ਸਿਸਟਮ ਅਤੇ ਵਿਹਾਰਕ ਸੁਝਾਅ

ਹਾਲਾਂਕਿ ਇਸ ਲੇਖ ਦਾ ਮੁੱਖ ਕੇਂਦਰ ਤਿੰਨ-ਫੋਲਡਰ ਵਿਧੀ ਹੈ, ਹੋਰ ਤਕਨੀਕਾਂ ਅਤੇ ਰੂਪ ਹਨ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਹਰੇਕ ਵਿਅਕਤੀ ਜਾਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀਆਂ ਜ਼ਰੂਰਤਾਂ ਅਨੁਸਾਰ ਢਾਲਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਕੁਝ ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਸੱਤ-ਫੋਲਡਰ ਸਿਸਟਮ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ, ਜੋ ਵੇਰਵੇ ਦਾ ਇੱਕ ਵਾਧੂ ਪੱਧਰ ਜੋੜਦਾ ਹੈ, ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵੱਡੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਜਾਂ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਲਈ ਲਾਭਦਾਇਕ।

ਹਾਲਾਂਕਿ, ਇਹ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਸਾਦਗੀ ਅਤੇ ਪਹੁੰਚ ਦੀ ਸੌਖਇੱਕ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਪੱਧਰਾਂ ਅਤੇ ਉਪ-ਪੱਧਰਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਨੈਵੀਗੇਟ ਕਰਨ ਲਈ ਉਲਟ ਅਤੇ ਸਮਾਂ ਲੈਣ ਵਾਲੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ।

ਆਪਣੇ ਫੋਲਡਰ ਸਿਸਟਮ ਦਾ ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ ਲਾਭ ਉਠਾਉਣ ਲਈ ਵਾਧੂ ਸੁਝਾਅ:

• ਸ਼ਾਰਟਕੱਟ ਵਰਤੋ: ਡੁਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਤੋਂ ਬਚਣ ਅਤੇ ਜਗ੍ਹਾ ਬਚਾਉਣ ਲਈ ਅਕਸਰ ਵਰਤੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਫੋਲਡਰਾਂ ਜਾਂ ਫਾਈਲਾਂ ਦੇ ਤੇਜ਼ ਲਿੰਕ ਬਣਾਓ।
• ਬੈਕਅੱਪ ਕਾਪੀਆਂ ਬਣਾਓਇੱਕ ਸੰਗਠਿਤ ਢਾਂਚੇ ਦਾ ਮਤਲਬ ਇਹ ਨਹੀਂ ਕਿ ਇਹ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਹੈ। ਆਪਣੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਫੋਲਡਰਾਂ ਅਤੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਦੀਆਂ ਨਿਯਮਤ ਕਾਪੀਆਂ ਰੱਖੋ।
• ਨਿਯਮਿਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜਾਂਚ ਕਰੋ ਅਤੇ ਸਾਫ਼ ਕਰੋ: ਹਰ ਹਫ਼ਤੇ ਦੇ ਅੰਤ ਵਿੱਚ ਆਪਣੇ ਸਿਸਟਮ ਨੂੰ ਅੱਪਡੇਟ ਕਰੋ, ਬੇਲੋੜੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਮਿਟਾਓ, ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਤਬਦੀਲ ਕਰੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਸਥਿਤੀ ਬਦਲ ਗਈ ਹੈ।

ਵਿਜ਼ੂਅਲ ਅਤੇ ਲੜੀਵਾਰ ਸੰਗਠਨ: ਦ੍ਰਿਸ਼ਟੀਕੋਣ ਅਤੇ ਸ਼ਾਰਟਕੱਟਾਂ ਦੀ ਮਹੱਤਤਾ

ਤਰਕਪੂਰਨ ਸੰਗਠਨ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਜਿਸ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਕੰਪਿਊਟਰ 'ਤੇ ਆਪਣੀਆਂ ਫਾਈਲਾਂ ਦੇਖਦੇ ਹੋ, ਉਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਨੂੰ ਬਹੁਤ ਤੇਜ਼ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।ਆਪਣੇ ਫੋਲਡਰ ਦ੍ਰਿਸ਼ਾਂ ਨੂੰ ਇਸ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਕੌਂਫਿਗਰ ਕਰੋ ਜੋ ਤੁਹਾਡੇ ਲਈ ਅਨੁਭਵੀ ਹੋਵੇ: ਮਿਤੀ ਦੁਆਰਾ, ਵਰਣਮਾਲਾ ਅਨੁਸਾਰ, ਜਾਂ ਤਰਜੀਹ ਦੁਆਰਾ।

ਸ਼ਾਰਟਕੱਟ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹਨ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਫਾਈਲਾਂ ਦੀ ਡੁਪਲੀਕੇਟ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ ਆਪਣੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਵਰਤੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਹੱਥ ਵਿੱਚ ਰੱਖਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦੇ ਹਨ। ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਗੱਲ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਹਰੇਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੀ ਸਿਰਫ਼ ਇੱਕ ਕਾਪੀ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਸੁਵਿਧਾਜਨਕ ਥਾਵਾਂ 'ਤੇ ਤੇਜ਼ ਪਹੁੰਚ ਬਿੰਦੂ ਬਣਾਓ।, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਡੈਸਕਟੌਪ, ਸਾਈਡਬਾਰ, ਜਾਂ ਹੋਰ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਿਤ ਫੋਲਡਰਾਂ ਵਿੱਚ।

ਆਪਣੇ ਡਿਜੀਟਲ ਵਾਤਾਵਰਣ ਨੂੰ ਸੰਗਠਿਤ ਰੱਖਣ ਲਈ ਸਮਾਂ ਕੱਢੋ ਅਤੇ ਖਿੰਡੇ ਹੋਏ ਆਈਕਨਾਂ ਅਤੇ ਫਾਈਲਾਂ ਦੇ ਇਕੱਠੇ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਚੋ ਜੋ ਹਫੜਾ-ਦਫੜੀ ਪੈਦਾ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ।

ਹੋਰ ਫਾਈਲਿੰਗ ਪ੍ਰਣਾਲੀਆਂ ਨਾਲ ਅੰਤਰ ਅਤੇ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਸੁਝਾਅ

ਹਾਲਾਂਕਿ ਹੋਰ ਵੀ ਗੁੰਝਲਦਾਰ ਪ੍ਰਣਾਲੀਆਂ ਹਨ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਸੱਤ-ਫੋਲਡਰ ਪ੍ਰਣਾਲੀ, ਤਜਰਬਾ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਸਾਦਗੀ ਵਧੇਰੇ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਦੀ ਕੁੰਜੀ ਹੈ।ਤਿੰਨ-ਫੋਲਡਰ ਵਿਧੀ ਗਤੀ, ਲਚਕਤਾ ਅਤੇ ਰੱਖ-ਰਖਾਅ ਦੀ ਸੌਖ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦੀ ਹੈ।

ਕਿਸੇ ਵੀ ਸੰਗਠਨ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਦਾ ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ ਲਾਭ ਉਠਾਉਣ ਲਈ ਕੁਝ ਸੁਝਾਅ:

• ਅਜਿਹੇ ਨਾਮ ਵਰਤੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਵਿੱਚ ਤਾਰੀਖਾਂ ਜਾਂ ਸੰਬੰਧਿਤ ਡੇਟਾ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਵੇ ਕਾਲਕ੍ਰਮ ਜਾਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੁਆਰਾ ਆਪਣੇ ਆਪ ਛਾਂਟਣ ਲਈ।
• ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਖਾਸ ਵਰਗੀਕਰਨਾਂ ਤੋਂ ਬਚੋ ਜਦੋਂ ਤੱਕ ਸਖ਼ਤੀ ਨਾਲ ਜ਼ਰੂਰੀ ਨਾ ਹੋਵੇ।
• ਆਪਣੇ ਓਪਰੇਟਿੰਗ ਸਿਸਟਮ ਦੀਆਂ ਖੋਜ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ 'ਤੇ ਭਰੋਸਾ ਕਰੋ ਸਹੀ ਢਾਂਚੇ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ ਫਾਈਲਾਂ ਦਾ ਪਤਾ ਲਗਾਉਣ ਲਈ।
• ਆਪਣੀਆਂ ਮਲਟੀਮੀਡੀਆ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਵਿਵਸਥਿਤ ਕਰੋ ਕੁਦਰਤੀ ਕ੍ਰਮ ਦੀ ਸਹੂਲਤ ਲਈ ਘਟਨਾ ਅਤੇ ਮਿਤੀ ਵਾਲੇ ਨਾਮਾਂ ਦੇ ਨਾਲ।

ਇਹਨਾਂ ਸੁਝਾਵਾਂ ਅਤੇ ਤਿੰਨ ਫੋਲਡਰ ਵਿਧੀ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋਗੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਨ ਲਈ ਤਰਕਪੂਰਨ, ਚੁਸਤ ਅਤੇ ਵਿਅਕਤੀਗਤ ਢਾਂਚਾਮੁੱਖ ਗੱਲ ਇਹ ਹੈ ਕਿ ਚੀਜ਼ਾਂ ਨੂੰ ਸਰਲ ਰੱਖਿਆ ਜਾਵੇ, ਹਰੇਕ ਫੋਲਡਰ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਉਦੇਸ਼ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ, ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਅੱਪ ਟੂ ਡੇਟ ਰੱਖਣ ਲਈ ਸਮੇਂ-ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਇਸਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕੀਤੀ ਜਾਵੇ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ, ਤੁਸੀਂ ਸਮਾਂ ਬਚਾਓਗੇ ਅਤੇ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਅਧਾਰ 'ਤੇ ਆਪਣੀ ਉਤਪਾਦਕਤਾ ਅਤੇ ਮਾਨਸਿਕ ਸਪੱਸ਼ਟਤਾ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਕਰੋਗੇ।