ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਦੀ ਨਕਲ ਕਿਵੇਂ ਕਰੀਏ

ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਦੀ ਨਕਲ ਕਿਵੇਂ ਕਰੀਏ: ਇੱਕ ਤਕਨੀਕੀ ਗਾਈਡ

ਸੰਸਾਰ ਵਿੱਚ ਅੱਜ ਕੱਲ੍ਹ, ਈਮੇਲ ਨਿੱਜੀ ਅਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਦੋਵਾਂ ਖੇਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਲਾਜ਼ਮੀ ਸਾਧਨ ਬਣ ਗਿਆ ਹੈ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਅਜਿਹੀਆਂ ਸਥਿਤੀਆਂ ਦਾ ਸਾਹਮਣਾ ਕਰਨਾ ਆਮ ਗੱਲ ਹੈ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਸਾਨੂੰ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸੰਦੇਸ਼ ਭੇਜਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਦੂਜਿਆਂ ਦੀ ਹੋਂਦ ਬਾਰੇ ਜਾਣੂ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ। ਇਹ ਉਹ ਥਾਂ ਹੈ ਜਿੱਥੇ "ਕਾਰਬਨ ਕਾਪੀ" ਜਾਂ "cc" ਫੰਕਸ਼ਨ ਲਾਗੂ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਇੱਕ ਤਕਨੀਕੀ ਕਾਰਜਸ਼ੀਲਤਾ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦੀ ਹੈ। ਉਸੇ ਵੇਲੇ, ਤੁਹਾਡੀ ਗੁਪਤਤਾ ਅਤੇ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਨੂੰ ਕਾਇਮ ਰੱਖਣਾ। ਇਸ ਲੇਖ ਵਿੱਚ, ਅਸੀਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਗਾਈਡ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦੇ ਹੋਏ, ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਦੀ ਨਕਲ ਕਿਵੇਂ ਕਰਨੀ ਹੈ ਬਾਰੇ ਵਿਸਥਾਰ ਵਿੱਚ ਖੋਜ ਕਰਾਂਗੇ ਕਦਮ ਦਰ ਕਦਮ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਇਸ ਕਾਰਜਕੁਸ਼ਲਤਾ ਵਿੱਚ ਮੁਹਾਰਤ ਹਾਸਲ ਕਰ ਸਕੋ ਅਤੇ ਆਪਣੇ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਸੰਚਾਰਾਂ ਦਾ ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ ਲਾਭ ਉਠਾ ਸਕੋ।

1. ਈਮੇਲ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਨ ਦਾ ਕੀ ਮਤਲਬ ਹੈ?

1. ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਵੇਲੇ, ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਤਿੰਨ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਖੇਤਰਾਂ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਸੰਭਵ ਹੈ: "To", "CC" ਅਤੇ "BCC"। ਟੂ ਫੀਲਡ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਈਮੇਲ ਦੇ ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਲਈ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਜਦੋਂ ਕਿ ਸੀਸੀ ਖੇਤਰ ਉਹਨਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਲਈ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਦੀ ਸਮੱਗਰੀ ਨੂੰ ਜਾਣਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਜ਼ਰੂਰੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਹਾਲਾਂਕਿ, "ਬੀਸੀਸੀ" (ਹਿਡਨ ਕਾਪੀ ਦੇ ਨਾਲ) ਖੇਤਰ ਉਹਨਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਲਈ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਦੀ ਇੱਕ ਕਾਪੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਪਰ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਪਛਾਣ ਦੂਜੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਤੋਂ ਲੁਕੀ ਰੱਖੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ।

2. 2. ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਕਦੋਂ ਕਾਪੀ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ?

   "CC" ਖੇਤਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਈ ਸਥਿਤੀਆਂ ਵਿੱਚ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਗੱਲਬਾਤ ਦੀ ਪ੍ਰਗਤੀ ਬਾਰੇ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਸੰਚਾਰ ਵਿੱਚ ਰੁਕਾਵਟ ਦੇ ਬਿਨਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਅੱਪਡੇਟ ਰੱਖਣ ਲਈ ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਕਾਪੀ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਸਮੂਹ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਭੇਜ ਰਹੇ ਹੋ ਅਤੇ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਹਰ ਕੋਈ ਵੇਰਵਿਆਂ ਤੋਂ ਜਾਣੂ ਹੋਵੇ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।

3. 3. “CC” ਖੇਤਰ ਦੀ ਸਹੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਲਈ ਸੁਝਾਅ

   ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਵਿੱਚ "CC" ਖੇਤਰ ਦੀ ਸਹੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਥੇ ਕੁਝ ਸੁਝਾਅ ਹਨ:

   • ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਵਰਤੋਂ ਤੋਂ ਬਚੋ: ਉਨ੍ਹਾਂ ਲੋਕਾਂ ਦੀ ਨਕਲ ਨਾ ਕਰੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਗੱਲਬਾਤ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ।
   • ਗੋਪਨੀਯਤਾ 'ਤੇ ਗੌਰ ਕਰੋ: ਕਿਸੇ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਗੁਪਤ ਜਾਂ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦਾ ਖੁਲਾਸਾ ਨਹੀਂ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ ਜੋ ਸਾਰੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨਾਲ ਸਾਂਝੀ ਨਹੀਂ ਕੀਤੀ ਜਾਣੀ ਚਾਹੀਦੀ।
   • "ਪ੍ਰਤੀ" ਖੇਤਰ ਦੀ ਸਹੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ: ਜੇਕਰ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਜਾਂ ਖਾਸ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਕਾਪੀ ਕਰਨ ਦੀ ਬਜਾਏ "ਟੂ" ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਹੈ।

2. ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਕਾਪੀ ਕਰਨ ਲਈ ਕਦਮ-ਦਰ-ਕਦਮ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ

ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਨ ਲਈ, ਇਹਨਾਂ ਸਧਾਰਨ ਕਦਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰੋ:

1. ਆਪਣਾ ਈਮੇਲ ਕਲਾਇੰਟ ਖੋਲ੍ਹੋ ਅਤੇ "ਕੰਪੋਜ਼" ਜਾਂ "ਨਵਾਂ" 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਇੱਕ ਨਵੀਂ ਈਮੇਲ।

2. "ਪ੍ਰਤੀ" ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ, ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦਾ ਈਮੇਲ ਪਤਾ ਟਾਈਪ ਕਰੋ।

3. ਅੱਗੇ, “CC” ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ (ਜਿਸਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ “ਕਾਪੀ ਨਾਲ”), ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦਾ ਈਮੇਲ ਪਤਾ ਲਿਖੋ ਜਿਸ ਦੀ ਤੁਸੀਂ ਕਾਪੀ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਕਾਪੀ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਕਾਮਿਆਂ ਨਾਲ ਵੱਖ ਕਰੋ।

4. ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਦੀ ਅੰਨ੍ਹੀ ਕਾਪੀ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ (ਮਤਲਬ ਕਿ ਹੋਰ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਉਸ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਨੂੰ ਨਹੀਂ ਦੇਖ ਸਕਦੇ), ਤਾਂ "BCC" ਜਾਂ "BCC" (ਜਿਸਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ "ਅੰਨ੍ਹਾ ਕਾਪੀ") 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਛੁਪੇ ਹੋਏ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦਾ ਈਮੇਲ ਪਤਾ ਟਾਈਪ ਕਰੋ।

ਅਤੇ ਇਹ ਹੈ! ਹੁਣ ਤੁਸੀਂ ਮਨ ਦੀ ਸ਼ਾਂਤੀ ਨਾਲ ਆਪਣੀ ਈਮੇਲ ਭੇਜ ਸਕਦੇ ਹੋ ਕਿ ਸਾਰੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਅਨੁਸਾਰ ਢੁਕਵੀਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਗੇ।

3. ਈਮੇਲ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਨ ਲਈ ਵਿਕਲਪਾਂ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰਨਾ

ਤੁਹਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਵਰਤੇ ਜਾ ਰਹੇ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦਿਆਂ, ਈਮੇਲ ਨੂੰ ਸੀਸੀ ਕਰਨ ਦੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਤਰੀਕੇ ਹਨ। ਇਹ ਕਿਵੇਂ ਕਰਨਾ ਹੈ ਇਸਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਥੇ ਕੁਝ ਆਮ ਵਿਕਲਪ ਹਨ:

1. ਔਨਲਾਈਨ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ: ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰਦਾਤਾਵਾਂ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ Gmail ਜਾਂ Outlook, ਕੋਲ ਕਾਪੀ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਦਾ ਵਿਕਲਪ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਅਜਿਹਾ ਕਰਨ ਲਈ, ਆਮ ਵਾਂਗ ਈਮੇਲ ਲਿਖੋ ਅਤੇ ਇਸਨੂੰ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, "CC" ਜਾਂ "ਐਡ ਕਾਪੀ" ਵਿਕਲਪ ਦੇਖੋ। ਇਸ 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਉਹ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਟਾਈਪ ਕਰੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ 'ਤੇ ਤੁਸੀਂ ਕਾਪੀ ਭੇਜਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ।

2. ਆਪਣੇ ਕੰਪਿਊਟਰ 'ਤੇ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ: ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਕੰਪਿਊਟਰ 'ਤੇ ਸਥਾਪਤ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ Microsoft Outlook ਜਾਂ Mozilla Thunderbird, ਤਾਂ ਇਹ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਸਮਾਨ ਹੈ। ਇੱਕ ਨਵੀਂ ਈਮੇਲ ਖੋਲ੍ਹੋ ਅਤੇ ਕੰਪੋਜ਼ ਵਿੰਡੋ ਦੇ ਸਿਖਰ 'ਤੇ "CC" ਜਾਂ "BCC" ਵਿਕਲਪ ਲੱਭੋ। ਇਸ 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ ਅਤੇ ਉਹ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਟਾਈਪ ਕਰੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ 'ਤੇ ਤੁਸੀਂ ਕਾਪੀ ਭੇਜਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ।

3. ਕੀਬੋਰਡ ਸ਼ਾਰਟਕੱਟ ਵਰਤੋ: ਈਮੇਲ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਨ ਦਾ ਇੱਕ ਹੋਰ ਤੇਜ਼ ਤਰੀਕਾ ਕੀਬੋਰਡ ਸ਼ਾਰਟਕੱਟਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ ਹੈ। ਉਦਾਹਰਨ ਲਈ, ਜੀਮੇਲ ਵਿੱਚ, ਤੁਸੀਂ ਕਾਪੀ ਖੇਤਰ ਨੂੰ ਖੋਲ੍ਹਣ ਲਈ "Ctrl" + "Shift" + "C" ਦਬਾ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਫਿਰ ਉਹ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਟਾਈਪ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ 'ਤੇ ਤੁਸੀਂ ਕਾਪੀ ਭੇਜਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ। ਆਉਟਲੁੱਕ ਵਿੱਚ, ਤੁਸੀਂ ਕਾਪੀ ਖੇਤਰ ਨੂੰ ਖੋਲ੍ਹਣ ਲਈ "Ctrl" + "Shift" + "B" ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।

ਯਾਦ ਰੱਖੋ ਕਿ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਈਮੇਲ ਦੀ ਇੱਕ ਕਾਪੀ ਭੇਜਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਉਹ ਸਾਰੇ ਲੋਕ ਜੋ ਇਸਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦੇ ਹਨ ਦੂਜੇ ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਦੇਖ ਸਕਣਗੇ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਬਲਾਇੰਡ ਕਾਪੀ (BCC) ਭੇਜਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਜਿੱਥੇ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਲਈ ਗੁਪਤ ਰੱਖੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਵਿੱਚ "BCC" ਵਿਕਲਪ ਲੱਭ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਉਹੀ ਕਦਮਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ।

4. ਈਮੇਲਾਂ ਵਿੱਚ ਕਾਪੀ ਫੰਕਸ਼ਨ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਦੀ ਮਹੱਤਤਾ

ਈਮੇਲਾਂ ਵਿੱਚ, ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਗਲਤਫਹਿਮੀਆਂ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਕਾਪੀ ਫੰਕਸ਼ਨ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ। ਇਹ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਤੁਹਾਨੂੰ ਤੁਹਾਡੀ ਈਮੇਲ ਦੀਆਂ ਕਾਪੀਆਂ ਭੇਜਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦੀ ਹੈ ਹੋਰ ਲੋਕ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਮੁੱਖ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ. ਇਸ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਵਿਚਾਰ ਕਰਨ ਲਈ ਹੇਠਾਂ ਕੁਝ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਗੱਲਾਂ ਹਨ:

1. ਸੰਚਾਰ ਦੀਆਂ ਗਲਤੀਆਂ ਤੋਂ ਬਚੋ: ਕਾਪੀ ਫੰਕਸ਼ਨ ਵਿੱਚ ਵਾਧੂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਕੇ, ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ ਕਿ ਸਾਰੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਸਾਂਝੀ ਕੀਤੀ ਗਈ ਜਾਣਕਾਰੀ ਤੋਂ ਜਾਣੂ ਹਨ। ਇਹ ਗਲਤਫਹਿਮੀਆਂ ਤੋਂ ਬਚਣ ਅਤੇ ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਵਧੇਰੇ ਪਾਰਦਰਸ਼ੀ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ।

2. ਸੰਗਠਨ ਅਤੇ ਨਿਗਰਾਨੀ: ਕਾਪੀ ਫੰਕਸ਼ਨ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਕੇ, ਵਾਧੂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਭੇਜੀਆਂ ਗਈਆਂ ਸਾਰੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਦਾ ਰਿਕਾਰਡ ਰੱਖਣਾ ਸੰਭਵ ਹੈ। ਇਹ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਟਰੈਕ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਇਹ ਪਛਾਣ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕਿਸ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਈ ਹੈ।

3. ਗੋਪਨੀਯਤਾ 'ਤੇ ਗੌਰ ਕਰੋ: ਇਹ ਨੋਟ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਕਾਪੀ ਫੰਕਸ਼ਨ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਲੋਕ ਦੇਖਣ ਦੇ ਯੋਗ ਹੋਣਗੇ ਪੂਰੀ ਸੂਚੀ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਦਾ. ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਸੰਪਰਕਾਂ ਨੂੰ ਨਿੱਜੀ ਰੱਖਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਹ ਬਲਾਇੰਡ ਕਾਪੀ ਫੰਕਸ਼ਨ (ਬੀਸੀਸੀ ਜਾਂ ਅੰਗਰੇਜ਼ੀ ਵਿੱਚ ਬੀਸੀਸੀ) ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਦੀ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਜੋ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ ਨੂੰ ਲੁਕਾਉਂਦਾ ਹੈ।

ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ, ਈਮੇਲਾਂ ਵਿੱਚ ਕਾਪੀ ਫੰਕਸ਼ਨ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਸੰਚਾਰ ਅਤੇ ਗਲਤਫਹਿਮੀਆਂ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ। ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸੰਚਾਰ ਦੇ ਸੰਗਠਿਤ ਰਿਕਾਰਡ ਨੂੰ ਕਾਇਮ ਰੱਖਣ ਅਤੇ ਸੰਪਰਕਾਂ ਦੀ ਗੋਪਨੀਯਤਾ 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰਨ ਦੀ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਕਿ ਸਹੀ ਲੋਕ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੇ ਗਏ ਹਨ, ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਸੂਚੀ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨਾ ਹਮੇਸ਼ਾ ਯਾਦ ਰੱਖੋ।

5. ਵੱਖ-ਵੱਖ ਈਮੇਲ ਪਲੇਟਫਾਰਮਾਂ 'ਤੇ ਈਮੇਲ ਦੀ ਨਕਲ ਕਿਵੇਂ ਕਰੀਏ

ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਈਮੇਲ ਪਲੇਟਫਾਰਮਾਂ 'ਤੇ, ਕਈ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਈਮੇਲਾਂ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਨਾ ਸੰਭਵ ਹੈ। ਇਹ ਉਦੋਂ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕੋ ਸਮੇਂ ਕਈ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਜਾਣਕਾਰੀ ਭੇਜਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਹੇਠਾਂ ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਹੈ।

1 ਜੀਮੇਲ
- ਆਪਣਾ ਇਨਬਾਕਸ ਖੋਲ੍ਹੋ ਜੀਮੇਲ ਖਾਤਾ.
- ਇੱਕ ਨਵੀਂ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਲਈ "ਕੰਪੋਜ਼" 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
– “ਪ੍ਰਤੀ” ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ, ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦਾ ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਈਮੇਲ ਪਤਾ ਟਾਈਪ ਕਰੋ।
- ਫਿਰ, "ਟੂ" ਖੇਤਰ ਦੇ ਹੇਠਾਂ "CC" ਜਾਂ "ਕਾਪੀ" ਲਿੰਕ 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
- ਇਹ ਇੱਕ ਵਾਧੂ ਖੇਤਰ ਲਿਆਏਗਾ ਜਿੱਥੇ ਤੁਸੀਂ ਕਾਪੀ ਕੀਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਦੇ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਦਰਜ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਹਰੇਕ ਪਤੇ ਨੂੰ ਕੌਮੇ ਨਾਲ ਵੱਖ ਕਰੋ।
- ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਬਲਾਇੰਡ ਕਾਪੀ ਵਿੱਚ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ "CC" ਦੀ ਬਜਾਏ "BCC" ਜਾਂ "Blind Copy" ਵਿਕਲਪ 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਇਹ BCC ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਦੇ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਨੂੰ ਦੂਜੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਤੋਂ ਲੁਕਾ ਦੇਵੇਗਾ।

2. ਆਉਟਲੁੱਕ
- ਆਪਣਾ ਆਉਟਲੁੱਕ ਖਾਤਾ ਖੋਲ੍ਹੋ ਅਤੇ ਨਵੀਂ ਈਮੇਲ ਲਿਖਣ ਲਈ "ਕੰਪੋਜ਼" 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
– “ਪ੍ਰਤੀ” ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ, ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦਾ ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਈਮੇਲ ਪਤਾ ਦਰਜ ਕਰੋ।
- ਫਿਰ, ਕੰਪੋਜ਼ ਵਿੰਡੋ ਦੇ ਸਿਖਰ 'ਤੇ "CC" ਜਾਂ "ਕਾਪੀ" ਲਿੰਕ 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
- ਇੱਕ ਵਾਧੂ ਖੇਤਰ ਖੁੱਲ੍ਹੇਗਾ ਜਿੱਥੇ ਤੁਸੀਂ ਕਾਪੀ ਕੀਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਦੇ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਹਰੇਕ ਪਤੇ ਨੂੰ ਸੈਮੀਕੋਲਨ ਨਾਲ ਵੱਖ ਕਰੋ।
- ਬਲਾਇੰਡ ਕਾਪੀ ਵਿੱਚ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਲਈ, "CC" ਦੀ ਬਜਾਏ "BCC" ਜਾਂ "Blind Copy" ਵਿਕਲਪ 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਇਹ BCC ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਦੇ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਨੂੰ ਦੂਜੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਤੋਂ ਲੁਕਾ ਦੇਵੇਗਾ।

3. ਯਾਹੂ ਮੇਲ
- ਆਪਣੇ ਯਾਹੂ ਮੇਲ ਖਾਤੇ ਵਿੱਚ ਸਾਈਨ ਇਨ ਕਰੋ ਅਤੇ ਇੱਕ ਨਵੀਂ ਈਮੇਲ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਲਈ "ਕੰਪੋਜ਼" 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
– “ਪ੍ਰਤੀ” ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ, ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦਾ ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਈਮੇਲ ਪਤਾ ਟਾਈਪ ਕਰੋ।
- ਅੱਗੇ, "ਟੂ" ਖੇਤਰ ਦੇ ਅੱਗੇ "CC" ਜਾਂ "ਕਾਪੀ" ਆਈਕਨ 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ।
- ਇਹ ਇੱਕ ਵਾਧੂ ਖੇਤਰ ਲਿਆਏਗਾ ਜਿੱਥੇ ਤੁਸੀਂ ਕਾਪੀ ਕੀਤੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਦੇ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਦਰਜ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ। ਹਰੇਕ ਪਤੇ ਨੂੰ ਕੌਮੇ ਨਾਲ ਵੱਖ ਕਰੋ।
- ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਬਲਾਇੰਡ ਕਾਪੀ ਵਿੱਚ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣਾ ਪਸੰਦ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ "CC" ਦੀ ਬਜਾਏ "BCC" ਜਾਂ "Blind Copy" ਲਿੰਕ 'ਤੇ ਕਲਿੱਕ ਕਰੋ। ਇਹ BCC ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਦੇ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਨੂੰ ਦੂਜੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਤੋਂ ਲੁਕਾ ਦੇਵੇਗਾ।

6. ਈਮੇਲ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਅਭਿਆਸ

ਕਿਸੇ ਈਮੇਲ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ, ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਅਸੁਵਿਧਾਵਾਂ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਕੁਝ ਵਧੀਆ ਅਭਿਆਸਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਇਸ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਦੀ ਵੱਧ ਤੋਂ ਵੱਧ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਮਦਦ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਥੇ ਕੁਝ ਦਿਸ਼ਾ-ਨਿਰਦੇਸ਼ ਦਿੱਤੇ ਗਏ ਹਨ:

1. ਮੁਲਾਂਕਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ: ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਕਾਪੀ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰੋ ਕਿ ਕੀ ਇਸਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ ਜਾਂ ਨਹੀਂ। ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰੋ ਕਿ ਕਾਪੀ ਵਿੱਚ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਜਾਣਨ ਜਾਂ ਗੱਲਬਾਤ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚੋ ਜੋ ਈਮੇਲ ਦੇ ਵਿਸ਼ੇ ਨਾਲ ਸਿੱਧੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਬੰਧਤ ਨਹੀਂ ਹਨ।

2. "CC" ਖੇਤਰ ਨੂੰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਨਾਲ ਵਰਤੋ: ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਵੇਲੇ ਕਾਪੀ ਫੰਕਸ਼ਨ ਦੀ ਦੁਰਵਰਤੋਂ ਨਾ ਕਰੋ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਲੋਕਾਂ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਸੁਨੇਹਾ ਉਲਝਣ ਵਾਲਾ ਬਣ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸਦਾ ਸ਼ੁਰੂਆਤੀ ਉਦੇਸ਼ ਗੁਆ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਕਾਪੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਵਾਲਿਆਂ ਦੀ ਸੰਖਿਆ ਨੂੰ ਸਿਰਫ਼ ਉਹਨਾਂ ਤੱਕ ਸੀਮਤ ਕਰੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਸੂਚਿਤ ਕਰਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਜਾਂ ਹੱਥ ਵਿੱਚ ਵਿਸ਼ੇ ਵਿੱਚ ਯੋਗਦਾਨ ਪਾਉਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ।

3. ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ: ਕਈ ਲੋਕਾਂ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ, ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਮੌਜੂਦ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਗੁਪਤਤਾ 'ਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ। ਜੇਕਰ ਸਮੱਗਰੀ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਜਾਂ ਨਿੱਜੀ ਹੈ, ਤਾਂ "CC" ਖੇਤਰ ਦੀ ਬਜਾਏ ਬਲਾਇੰਡ ਕਾਪੀ (BCC) ਖੇਤਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ। ਇਹ ਸਾਰੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਦੇ ਈਮੇਲ ਪਤਿਆਂ ਨੂੰ ਇੱਕ ਦੂਜੇ ਦੇ ਸਾਹਮਣੇ ਲਿਆਉਣ ਤੋਂ ਬਚੇਗਾ ਅਤੇ ਹਰੇਕ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਦੀ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਦੀ ਰੱਖਿਆ ਕਰੇਗਾ।

7. ਇਹ ਕਿਵੇਂ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਇਆ ਜਾਵੇ ਕਿ ਕਾਪੀ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਨੂੰ ਸਹੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਜੋੜਿਆ ਗਿਆ ਹੈ

8. ਈਮੇਲ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ ਤੋਂ ਕਿਵੇਂ ਬਚਣਾ ਹੈ

ਈਮੇਲ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਆਮ ਗਲਤੀਆਂ ਤੋਂ ਬਚਣ ਨਾਲ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਸੰਚਾਰ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣ ਅਤੇ ਬੇਲੋੜੀਆਂ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਤੋਂ ਬਚਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਮਿਲ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਹੇਠਾਂ ਕੁਝ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਸੁਝਾਅ ਅਤੇ ਵਿਚਾਰ ਦਿੱਤੇ ਗਏ ਹਨ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਵਿੱਚ ਕਾਪੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਦੀ ਸਹੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਰਹੇ ਹੋ:

1. ਜ਼ਰੂਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸਾਂਝੀ ਕਰੋ: ਕਿਸੇ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਜੋ ਜਾਣਕਾਰੀ ਤੁਸੀਂ ਸਾਂਝੀ ਕਰਨ ਜਾ ਰਹੇ ਹੋ, ਉਹ ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ ਲਈ ਢੁਕਵੀਂ ਅਤੇ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ। ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚੋ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਗੱਲਬਾਤ ਤੋਂ ਜਾਣੂ ਹੋਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਉਲਝਣ ਅਤੇ ਓਵਰਲੋਡ ਇਨਬਾਕਸ ਦਾ ਕਾਰਨ ਬਣ ਸਕਦਾ ਹੈ।

2. ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਖੇਤਰਾਂ ਦੀ ਸਹੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ: ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਵੇਲੇ ਢੁਕਵੇਂ ਖੇਤਰਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹੋ। ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ "ਟੂ" ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਜਿਸਨੂੰ "CC" (ਕਾਪੀ ਦੇ ਨਾਲ) ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਕਾਪੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਅੰਨ੍ਹੇ ਕਾਪੀ ਭੇਜਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ "BCC" (ਅੰਨ੍ਹੇ ਕਾਪੀ) ਖੇਤਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ, ਪਰ ਇਸਨੂੰ ਸਾਵਧਾਨੀ ਨਾਲ ਵਰਤੋ ਕਿਉਂਕਿ ਇਹ ਕੁਝ ਮਾਮਲਿਆਂ ਵਿੱਚ ਅਣਉਚਿਤ ਮੰਨਿਆ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।

9. ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਵੇਲੇ “To” ਅਤੇ “CC” ਵਿਚਕਾਰ ਅੰਤਰ

ਇਲੈਕਟ੍ਰੋਨਿਕਸ ਨੂੰ ਸਮਝਣ ਲਈ, ਹਰੇਕ ਦੇ ਕੰਮ ਨੂੰ ਸਮਝਣਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ। ਦੋਵੇਂ ਖੇਤਰ ਇੱਕ ਸੰਦੇਸ਼ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਜੋੜਨ ਲਈ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ ਹਨ, ਪਰ ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਉਦੇਸ਼ ਵੱਖਰਾ ਹੈ।

"ਟੂ" ਖੇਤਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਲਈ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜੋ ਈਮੇਲ ਦੇ ਪ੍ਰਾਇਮਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਹਨ। ਇਹਨਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਜਾਂ ਸੰਦੇਸ਼ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਨੋਟ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ "ਟੂ" ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਸਾਰੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਇੱਕ ਦੂਜੇ ਦੇ ਜਵਾਬ ਦੇਖ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਜੋ ਸਾਰੇ ਭਾਗੀਦਾਰਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਖੁੱਲ੍ਹੇ ਅਤੇ ਸਿੱਧੇ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਉਤਸ਼ਾਹਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ, ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਲਈ "ਟੂ" ਖੇਤਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਦੀ ਸਿਫਾਰਸ਼ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਅਸਲ ਵਿੱਚ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਮੌਜੂਦ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਅਤੇ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।

ਦੂਜੇ ਪਾਸੇ, “CC” (ਕਾਰਬਨ ਕਾਪੀ) ਫੀਲਡ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨ ਲਈ ਕੀਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਦੀ ਸਮੱਗਰੀ ਬਾਰੇ ਸੂਚਿਤ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਪਰ ਜ਼ਰੂਰੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਕਾਰਵਾਈ ਕਰਨ ਜਾਂ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੈ। "CC" ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਈਮੇਲ ਦੀ ਇੱਕ ਕਾਪੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਗੇ, ਪਰ ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੂਜੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਦਿਖਾਈ ਨਹੀਂ ਦੇਵੇਗਾ। ਇਹ ਉਦੋਂ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਕੁਝ ਖਾਸ ਲੋਕਾਂ ਨੂੰ ਸਿੱਧੇ ਜਵਾਬ ਲੜੀ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਵਿਸ਼ੇ ਬਾਰੇ ਸੂਚਿਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ। ਕਿਉਂਕਿ "CC" ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਦੀ ਲੋੜ ਨਹੀਂ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਇਸ ਲਈ ਕਾਪੀਆਂ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਸਮੇਂ ਵਿੱਚ ਉਲਝਣ ਜਾਂ ਮੁੱਖ ਗੱਲਬਾਤ ਨੂੰ ਓਵਰਲੋਡ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ ਭੇਜੀਆਂ ਜਾ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ।

10. ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਵੇਲੇ "BCC" ਨੂੰ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਢੰਗ ਨਾਲ ਕਿਵੇਂ ਵਰਤਿਆ ਜਾਵੇ

ਈਮੇਲਾਂ ਭੇਜਣ ਵੇਲੇ, “BCC” (ਬਲਾਈਂਡ ਕਾਰਬਨ ਕਾਪੀ) ਖੇਤਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ .ੰਗ ਨਾਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਵਾਲਿਆਂ ਦੀ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ। "BCC" ਨੂੰ ਸਹੀ ਅਤੇ ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਨਾਲ ਵਰਤਣ ਲਈ ਇੱਥੇ ਕੁਝ ਮੁੱਖ ਸੁਝਾਅ ਦਿੱਤੇ ਗਏ ਹਨ:

1. ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਦਾ ਆਦਰ ਕਰੋ: ਜਦੋਂ ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਸਮੂਹ ਨੂੰ ਇੱਕ ਸਮੂਹ ਈਮੇਲ ਭੇਜਦੇ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਹ ਸਲਾਹ ਦਿੱਤੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ ਕਿ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਦੇ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਨੂੰ "To" ਜਾਂ "CC" ਖੇਤਰ ਦੀ ਬਜਾਏ "BCC" ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਰੱਖੋ। ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਏਗਾ ਕਿ ਹਰੇਕ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਤੁਹਾਡੀ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਦੀ ਰਾਖੀ ਕਰਦੇ ਹੋਏ, ਇੱਕ ਦੂਜੇ ਦੇ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਨਹੀਂ ਦੇਖ ਸਕਦਾ।

2. ਸਪੈਮ ਦੇ ਫੈਲਣ ਨੂੰ ਰੋਕੋ: ਲੋਕਾਂ ਦੇ ਇੱਕ ਵੱਡੇ ਸਮੂਹ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਵੇਲੇ, ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਸ ਉਦੇਸ਼ ਲਈ "To" ਅਤੇ "CC" ਖੇਤਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਹੀਂ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ, ਕਿਉਂਕਿ ਇਸ ਨਾਲ ਸਾਰੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਦੇ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਦੂਜਿਆਂ ਦੇ ਸਾਹਮਣੇ ਆ ਜਾਣਗੇ। "BCC" ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਨਾਲ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਸਪੈਮ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਜਾਂ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਸਹਿਮਤੀ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸਾਂਝੀ ਕਰਨ ਤੋਂ ਰੋਕਿਆ ਜਾਵੇਗਾ।

3. ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਸੰਬੰਧਿਤ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ "BCC" ਵਿੱਚ ਹਨ: "BCC" ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਕਿਸ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਹੈ, ਇਹ ਚੁਣਨ ਵੇਲੇ, ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਸਿਰਫ਼ ਈਮੇਲ ਦੇ ਵਿਸ਼ੇ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਿਤ ਲੋਕ ਹੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕੀਤੇ ਜਾਣ। ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰੇਗਾ ਕਿ ਸਿਰਫ ਉਹ ਲੋਕ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਦੀ ਜ਼ਰੂਰਤ ਹੈ, ਉਹ ਜਾਣੂ ਹਨ, ਦੂਜਿਆਂ ਦੇ ਇਨਬਾਕਸ ਨੂੰ ਬੇਲੋੜੇ ਭਰਨ ਤੋਂ ਪਰਹੇਜ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ।

ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹਮੇਸ਼ਾ ਧਿਆਨ ਨਾਲ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨਾ ਯਾਦ ਰੱਖੋ ਅਤੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ ਕਿ ਕੀ “BCC” ਖੇਤਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ। ਇਸਦੀ ਪ੍ਰਭਾਵੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਨਾਲ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਦੀ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਬਣਾਈ ਰੱਖਣ ਅਤੇ ਅਣਚਾਹੇ ਸਪੈਮ ਦੇ ਫੈਲਣ ਨੂੰ ਰੋਕਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਮਿਲੇਗੀ।

11. ਈਮੇਲ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਨ ਲਈ ਉੱਨਤ ਵਿਕਲਪਾਂ ਦੀ ਪੜਚੋਲ ਕਰਨਾ

ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਸੀਸੀ ਕਰਨ ਵੇਲੇ, ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ? ਕਿ ਦੂਜੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾ ਇਸ ਦੀ ਸਮੱਗਰੀ ਲਈ ਸਿੱਧੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰ ਹੋਣ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਸੰਦੇਸ਼ ਦੀ ਇੱਕ ਕਾਪੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਹਾਲਾਂਕਿ ਇਹ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜਾਣੀ ਜਾਂਦੀ ਹੈ, ਇੱਥੇ ਉੱਨਤ ਵਿਕਲਪ ਹਨ ਜੋ ਸਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਇਸ ਖੇਤਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲ ਬਣਾਉਣ ਦੇ ਤਰੀਕੇ ਨੂੰ ਸੁਧਾਰ ਸਕਦੇ ਹਨ।

ਇੱਕ ਉੱਨਤ ਵਿਕਲਪ ਮਿਆਰੀ "CC" ਖੇਤਰ ਦੀ ਬਜਾਏ "BCC" ਜਾਂ "BCC" ਖੇਤਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ ਹੈ। "BCC" (ਬਲਾਈਂਡ ਕਾਰਬਨ ਕਾਪੀ) ਖੇਤਰ ਤੁਹਾਨੂੰ "ਟੂ" ਖੇਤਰ ਜਾਂ "CC" ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਈਮੇਲ ਸੂਚੀ ਦੇਖੇ ਬਿਨਾਂ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਦੀ ਇੱਕ ਕਾਪੀ ਭੇਜਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਦੀ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਨੂੰ ਬਰਕਰਾਰ ਰੱਖਣ ਜਾਂ ਬੇਲੋੜੀ ਪ੍ਰਤੀਕਿਰਿਆ ਲੜੀ ਬਣਾਉਣ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਉਪਯੋਗੀ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।

ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਹੋਰ ਉੱਨਤ ਵਿਕਲਪ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ ਹੈ ਈਮੇਲ ਆਟੋਮੇਸ਼ਨ. ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਈਮੇਲ ਸੇਵਾਵਾਂ ਅਤੇ ਉਤਪਾਦਕਤਾ ਐਪਸ ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਸਮੇਂ ਜਾਂ ਕੁਝ ਸ਼ਰਤਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬ ਵਿੱਚ ਭੇਜੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਤਹਿ ਕਰਨ ਦੀ ਯੋਗਤਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦੇ ਹਨ। ਇਹ ਉਦੋਂ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਨਿਯਮਿਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਈਮੇਲਾਂ ਦੀਆਂ ਕਾਪੀਆਂ ਭੇਜਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਜਾਂ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਸਾਰੇ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਇੱਕੋ ਸਮੇਂ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਹੋਵੇ, ਹਰ ਵਾਰ ਇਸਨੂੰ ਹੱਥੀਂ ਭੇਜਣ ਬਾਰੇ ਚਿੰਤਾ ਕੀਤੇ ਬਿਨਾਂ।

12. ਵਿਅਸਤ ਇਨਬਾਕਸਾਂ ਵਿੱਚ ਕਾਪੀ ਈਮੇਲਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਿਵੇਂ ਕਰਨਾ ਹੈ

ਕਾਪੀ ਈਮੇਲਾਂ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਰਨਾ ਇੱਕ ਚੁਣੌਤੀ ਹੋ ਸਕਦੀ ਹੈ, ਖਾਸ ਤੌਰ 'ਤੇ ਵਿਅਸਤ ਇਨਬਾਕਸਾਂ ਵਿੱਚ। ਇਸ ਸਥਿਤੀ ਨਾਲ ਨਜਿੱਠਣ ਲਈ ਇੱਥੇ ਕੁਝ ਮਦਦਗਾਰ ਸੁਝਾਅ ਹਨ:

1. ਫਿਲਟਰਾਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ: ਆਪਣੇ ਈਮੇਲ ਕਲਾਇੰਟ ਵਿੱਚ ਫਿਲਟਰ ਸੈਟ ਅਪ ਕਰੋ ਤਾਂ ਜੋ ਕਾਪੀ ਕੀਤੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਆਪਣੇ ਆਪ ਵੱਖਰੇ ਫੋਲਡਰਾਂ ਵਿੱਚ ਛਾਂਟੀਆਂ ਜਾਣ। ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ, ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਮੁੱਖ ਇਨਬਾਕਸ ਨੂੰ ਹੋਰ ਵਿਵਸਥਿਤ ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਹੋ।

2. ਮਾਰਕ ਅਤੇ ਲੇਬਲ: ਆਸਾਨ ਪਛਾਣ ਲਈ ਇੱਕ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਲੇਬਲ ਨਾਲ ਕਾਪੀ ਵਿੱਚ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਚਿੰਨ੍ਹਿਤ ਕਰੋ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸੰਬੰਧਿਤ ਸੰਦੇਸ਼ਾਂ ਦੀ ਜਲਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰਨ ਅਤੇ ਆਉਣ ਵਾਲੀਆਂ ਈਮੇਲਾਂ ਦੇ ਸਮੁੰਦਰ ਵਿੱਚ ਗੁਆਉਣ ਤੋਂ ਬਚਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰੇਗਾ।

3. ਤਰਜੀਹ ਅਤੇ ਪੁਰਾਲੇਖ: ਉਹਨਾਂ ਈਮੇਲਾਂ ਨੂੰ ਕਾਪੀ ਕਰਨਾ ਸਿੱਖੋ ਜਿਹਨਾਂ ਲਈ ਜਵਾਬ ਜਾਂ ਕਾਰਵਾਈ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਉਹਨਾਂ ਤੋਂ ਜੋ ਸਿਰਫ਼ ਜਾਣਕਾਰੀ ਵਾਲੀਆਂ ਹਨ। ਤੁਹਾਡੇ ਇਨਬਾਕਸ ਨੂੰ ਸਾਫ਼ ਰੱਖਣ ਲਈ ਉਹਨਾਂ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਨੂੰ ਤਰਜੀਹ ਦਿਓ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਲਈ ਤੁਹਾਡੇ ਧਿਆਨ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ ਅਤੇ ਦੂਜਿਆਂ ਨੂੰ ਆਰਕਾਈਵ ਕਰੋ। ਯਾਦ ਰੱਖੋ ਕਿ ਇੱਕ ਵਧੀਆ ਲੇਬਲਿੰਗ ਅਤੇ ਫਾਈਲਿੰਗ ਸਿਸਟਮ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸੁਨੇਹਿਆਂ ਨੂੰ ਜਲਦੀ ਲੱਭਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰੇਗਾ ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ।

13. ਕਾਪੀ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਵੇਲੇ ਸਹੀ ਲੇਬਲਿੰਗ

ਕੁਸ਼ਲ ਸੰਚਾਰ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਬੇਲੋੜੀ ਉਲਝਣ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਇਹ ਇੱਕ ਬੁਨਿਆਦੀ ਅਭਿਆਸ ਹੈ। ਇਸ ਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ, ਕੁਝ ਬੁਨਿਆਦੀ ਦਿਸ਼ਾ-ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਜੋ ਸਾਨੂੰ ਇਜਾਜ਼ਤ ਦੇਣਗੇ ਸੁਨੇਹੇ ਭੇਜੋ ਇੱਕ ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਸੰਗਠਿਤ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ.

ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਜਦੋਂ ਤੁਹਾਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਦੇ ਸਮੂਹ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਭੇਜਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ ਤਾਂ ਅੰਨ੍ਹੇ ਕਾਪੀ ਫੰਕਸ਼ਨ (BCC ਜਾਂ BCC) ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ। ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਈਮੇਲ ਪਤੇ ਹਰ ਉਸ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਦਿਖਾਈ ਨਹੀਂ ਦਿੰਦੇ ਹਨ ਜੋ ਸੁਨੇਹਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਸੰਪਰਕਾਂ ਦੀ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਰੱਖਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਸ ਤੋਂ ਇਲਾਵਾ, ਸੰਭਾਵਿਤ ਸਪੈਮਰਾਂ ਦੇ ਪਤਿਆਂ ਦੇ ਐਕਸਪੋਜਰ ਤੋਂ ਬਚਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।

ਇੱਕ ਹੋਰ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਸਿਫ਼ਾਰਿਸ਼ ਈਮੇਲ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਵਰਣਨਯੋਗ ਅਤੇ ਸਪਸ਼ਟ ਵਿਸ਼ਾ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰਨਾ ਹੈ। ਇਹ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਸੰਦੇਸ਼ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਤੀ ਦੀ ਜਲਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰਨ ਅਤੇ ਇਹ ਫੈਸਲਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰੇਗਾ ਕਿ ਕੀ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਇਸਨੂੰ ਤੁਰੰਤ ਖੋਲ੍ਹਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜਾਂ ਬਾਅਦ ਵਿੱਚ। ਇਸੇ ਤਰ੍ਹਾਂ, ਈਮੇਲ ਦੇ ਮੁੱਖ ਭਾਗ ਨੂੰ ਸੰਖੇਪ ਅਤੇ ਸਟੀਕਤਾ ਨਾਲ ਲਿਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਲੰਬੇ ਟੈਕਸਟ ਤੋਂ ਪਰਹੇਜ਼ ਕਰਨਾ ਅਤੇ ਸੰਬੰਧਿਤ ਜਾਣਕਾਰੀ 'ਤੇ ਧਿਆਨ ਕੇਂਦਰਿਤ ਕਰਨਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਬੁਲੇਟਡ ਸੂਚੀਆਂ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨਾ ਮੁੱਖ ਬਿੰਦੂਆਂ ਨੂੰ ਵਿਵਸਥਿਤ ਕਰਨ ਲਈ ਮਦਦਗਾਰ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।

14. ਕਾਪੀ ਫੰਕਸ਼ਨ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਅਤੇ ਗੁਪਤਤਾ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਇਆ ਜਾਵੇ

ਕਿਸੇ ਵੀ ਪਲੇਟਫਾਰਮ 'ਤੇ ਕਾਪੀ ਫੀਚਰ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ, ਕਾਪੀ ਕੀਤੇ ਜਾ ਰਹੇ ਡੇਟਾ ਦੀ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਅਤੇ ਗੁਪਤਤਾ ਨੂੰ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਹੇਠਾਂ ਕੁਝ ਸਿਫ਼ਾਰਸ਼ਾਂ ਹਨ ਕਿ ਕਾਪੀ ਕੀਤੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਅਣਅਧਿਕਾਰਤ ਤੀਜੀਆਂ ਧਿਰਾਂ ਦੁਆਰਾ ਪਹੁੰਚਯੋਗ ਨਹੀਂ ਹੈ:

1. ਮਜ਼ਬੂਤ ​​ਪਾਸਵਰਡ ਵਰਤੋ: ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਲਈ ਮਜ਼ਬੂਤ ​​ਪਾਸਵਰਡ ਸੈੱਟ ਕੀਤੇ ਹਨ ਉਪਭੋਗਤਾ ਖਾਤਾ ਅਤੇ ਕੋਈ ਹੋਰ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਜਾਂ ਪਲੇਟਫਾਰਮ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਤਦੇ ਹੋ। ਇੱਕ ਮਜ਼ਬੂਤ ​​ਪਾਸਵਰਡ ਵਿੱਚ ਵੱਡੇ ਅਤੇ ਛੋਟੇ ਅੱਖਰਾਂ, ਨੰਬਰਾਂ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ ਅੱਖਰਾਂ ਦਾ ਸੁਮੇਲ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

2. ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਐਨਕ੍ਰਿਪਟ ਕਰੋ: ਕਿਸੇ ਵੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਉਹਨਾਂ ਦੀਆਂ ਸਮੱਗਰੀਆਂ ਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਕਰਨ ਲਈ ਫਾਈਲਾਂ ਨੂੰ ਐਨਕ੍ਰਿਪਟ ਕਰਨ ਬਾਰੇ ਵਿਚਾਰ ਕਰੋ। ਤੁਸੀਂ ਉਪਲਬਧ ਏਨਕ੍ਰਿਪਸ਼ਨ ਟੂਲ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਬਜ਼ਾਰ ਵਿਚ ਜਾਂ ਸਟੋਰੇਜ ਐਪਲੀਕੇਸ਼ਨ ਵੀ ਬੱਦਲ ਵਿੱਚ ਜੋ ਇਸ ਕਾਰਜਕੁਸ਼ਲਤਾ ਦੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ।

3. ਪਹੁੰਚ ਅਨੁਮਤੀਆਂ ਬਾਰੇ ਸੁਚੇਤ ਰਹੋ: ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਸਾਂਝਾ ਕਰਨ ਜਾਂ ਕਾਪੀ ਕਰਨ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ, ਸਵਾਲ ਵਿੱਚ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨਾਲ ਸੰਬੰਧਿਤ ਪਹੁੰਚ ਅਨੁਮਤੀਆਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰੋ। ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਸਿਰਫ਼ ਅਧਿਕਾਰਤ ਉਪਭੋਗਤਾਵਾਂ ਕੋਲ ਪਹੁੰਚ ਹੈ ਅਤੇ ਅਣਅਧਿਕਾਰਤ ਲੋਕਾਂ ਨਾਲ ਸੰਵੇਦਨਸ਼ੀਲ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸਾਂਝੀ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਚੋ। ਨਾਲ ਹੀ, ਤੁਹਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਵਰਤੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਐਪਸ ਅਤੇ ਪਲੇਟਫਾਰਮਾਂ 'ਤੇ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਅਤੇ ਗੁਪਤਤਾ ਸੈਟਿੰਗਾਂ ਦੀ ਨਿਯਮਤ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰੋ।

ਸੰਖੇਪ ਵਿੱਚ, ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਨਾ ਇਲੈਕਟ੍ਰਾਨਿਕ ਸੰਚਾਰ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਜ਼ਰੂਰੀ ਕਾਰਜ ਹੈ ਅਤੇ ਕਈ ਤਰ੍ਹਾਂ ਦੀਆਂ ਪੇਸ਼ੇਵਰ ਸਥਿਤੀਆਂ ਵਿੱਚ ਲਾਭਦਾਇਕ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਤੁਹਾਨੂੰ ਹੋਰ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਜਾਣੇ ਬਿਨਾਂ ਵਾਧੂ ਪ੍ਰਾਪਤਕਰਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਈਮੇਲ ਦੀ ਇੱਕ ਕਾਪੀ ਭੇਜਣ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦੀ ਹੈ। ਉੱਪਰ ਦੱਸੇ ਗਏ ਕਦਮਾਂ ਦਾ ਪਾਲਣ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਹੈ ਅਤੇ ਜ਼ਿਆਦਾਤਰ ਈਮੇਲ ਕਲਾਇੰਟਸ ਵਿੱਚ ਲਾਗੂ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਇਹ ਯਾਦ ਰੱਖਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਇਸ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾ ਦੀ ਦੁਰਵਰਤੋਂ ਦੇ ਨਤੀਜੇ ਵਜੋਂ ਗੋਪਨੀਯਤਾ ਅਤੇ ਗੁਪਤਤਾ ਸਮੱਸਿਆਵਾਂ ਹੋ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ। ਇਸ ਲਈ ਇਸ ਨੂੰ ਜ਼ਿੰਮੇਵਾਰੀ ਨਾਲ ਵਰਤਣਾ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਸ਼ਿਸ਼ਟਾਚਾਰ ਦੀ ਪਾਲਣਾ ਕਰੋ। ਯਾਦ ਰੱਖੋ ਕਿ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਮਾਹੌਲ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ ਅਤੇ ਸਪਸ਼ਟ ਸੰਚਾਰ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਇੱਕ ਈਮੇਲ ਦੀ ਨਕਲ ਕਰਨਾ ਇਸ ਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਕੀਮਤੀ ਸਾਧਨ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।