- Workspace Studio umożliwia wysyłanie osobistych ogłoszeń, wiadomości bezpośrednich i postów do czatów Google.
- Zmienne włączają do wiadomości dane z wyzwalacza lub poprzednich kroków.
- Testy mogą wysyłać prawdziwe wiadomości, dlatego przed aktywacją przepływu zaleca się sprawdzenie odbiorcy.
- Błędy w przesyłaniu danych są sprawdzane w ramach Aktywności i mogą zależeć od uprawnień czatu lub konta.
Otrzymanie ważnego e-maila, odpowiedzi na formularz lub nowego pliku na Dysku zazwyczaj kończy się w ten sam sposób: ktoś musi pamiętać o powiadomieniu reszty zespołu. Google Workspace Studio Możesz utworzyć przepływ, który wykryje to zdarzenie i wyśle automatyczna wiadomość do Google Chatbez konieczności ręcznego przepisywania informacji.
Kluczem jest wybór odpowiednich osób do powiadomienia. Studio pozwala wysłać prywatne powiadomienie do siebie, napisać do jednej lub kilku osób, opublikować wpis w przestrzeni lub odpowiedzieć na istniejącą wiadomość. Możesz również włączyć dane o zdarzeniach za pomocą zmiennych i użyć Gemini do przygotowania treści przed wysłaniem.
Jak utworzyć przepływ wysyłający wiadomości do Google Chat
Zaloguj się ze swojego komputera, aby studio.workspace.google.com i utwórz nowy przepływ. Najpierw wybierz aktywatorCzyli zdarzenie, które rozpocznie przepływ. Może to być konkretna godzina, nadejście wiadomości e-mail, odpowiedź w Formularzach Google lub zmiana w innej kompatybilnej aplikacji.
Następnie dodaj krok Google Chat odpowiadający Twojemu celowi. Napisz wiadomość, wybierz odbiorców, jeśli to konieczne, i użyj + Zmienne Aby wstawić informacje o wyzwalaczu lub poprzednich krokach. Na przykład, jeśli przepływ rozpoczyna się po otrzymaniu formularza, możesz uwzględnić dane z tej odpowiedzi w powiadomieniu, zamiast zawsze wysyłać ogólny tekst.
Przed aktywacją należy użyć Uruchom test Aby zweryfikować wynik, pamiętaj, że test wykonuje rzeczywiste działania: jeśli krok wysyła komunikat, może on dotrzeć do odbiorcy. Po sprawdzeniu wykonania na karcie Aktywność, aktywuj automatyczne uruchomienie przepływu.
Powiadomienie osobiste, wiadomość bezpośrednia lub publikacja w przestrzeni
Studio oferuje kilka akcji Google Chat, które warto wyróżnić:
- Powiadom mnie na czacie: Wysyła Ci prywatne powiadomienie za pośrednictwem aplikacji do czatu z nazwą przepływu. Jest to przydatne w przypadku przypomnień i podsumowań, które tylko Ty musisz zobaczyć.
- Wyślij wiadomość: Wyślij wiadomość bezpośrednią do jednej lub kilku osób. Musisz wpisać ich imiona i nazwiska lub adresy w polu odbiorcy.
- Opublikuj w przestrzeni: Umieść powiadomienie w wybranym przez siebie miejscu czatu. Możesz dodać zmienne, takie jak nazwa nowego pliku lub szczegóły prośby.
- Odpowiedz na wiadomość: Reaguje na konkretną wiadomość lub wątek. Przepływ musi zidentyfikować wiadomość, na którą odpowie, zazwyczaj za pomocą zmiennej wyzwalającej.
Wpisz adres e-mail w środku tekst To nie to samo, co dodanie odbiorcy. Aby powiadomić kogoś za pomocą wiadomości bezpośredniej, użyj odpowiedniego pola. Jeśli publikujesz w przestrzeni, zaznacz opcję powiadamiania jej członków: dana osoba otrzyma powiadomienie tylko wtedy, gdy jest już członkiem tej przestrzeni.
Przykład: otrzymywanie dziennego podsumowania z Gmaila w Czacie
Prostym sposobem na rozpoczęcie jest skorzystanie z szablonu Dzienne podsumowanie nieprzeczytanych wiadomości e-mailPrzepływ zawiera już trzy części: zaprogramowany wyzwalacz, krok przygotowujący podsumowanie za pomocą sztucznej inteligencji oraz krok Powiadom mnie na czacieWystarczy, że zaznaczysz godzinę, okres, który chcesz podsumować, oraz treść powiadomienia.
Spójrz na pole wiadomości czatu: pojawia się tam zmienna z podsumowaniem wygenerowane w poprzednim kroku. To połączenie pozwala każdemu powiadomieniu zawierać nowe informacje. Jeśli wpiszesz tylko stałą frazę i usuniesz zmienną, zawsze otrzymasz tę samą frazę, nawet jeśli Gemini wygenerował podsumowanie.
Ten sam schemat jest używany do powiadamiania zespołu o otrzymaniu żądania dotyczącego formularzy: zmienia on wyzwalacz na nową odpowiedź i kończy przepływ Publikuj w przestrzeniW wiadomości uwzględnij tylko te pola formularza, których zespół potrzebuje do przetworzenia Twojego żądania.
Co można zautomatyzować na podstawie otrzymanych wiadomości
Czat Google może być również punkt początkowy Studio oferuje wyzwalacze do wykrywania nowych wiadomości, wzmianek lub określonych reakcji w ramach przepływu pracy. W przypadku wiadomości można ograniczyć przepływ pracy do określonych przestrzeni, nadawców lub słów. Na przykład prośba zawierająca słowo „pilne” może utworzyć zadanie lub wygenerować dodatkowe powiadomienie.
Otrzymany tekst możesz przekazać do kroku Zapytaj Gemini i użyj jej odpowiedzi w kolejnej wiadomości. Aby to zrobić, wstaw zmienną z oryginalnej wiadomości do instrukcji skierowanej do Gemini, a następnie zmienną z odpowiedzi Gemini do kroku Czat. Uważnie przejrzyj wszystkie automatyczne odpowiedzi przeznaczone dla innych osób; niektóre zgłoszenia dotyczące użytkowników zewnętrznych mogą wymagać zatwierdzenia.
Jeśli skonfigurujesz przepływ, który nasłuchuje przestrzeni i publikuje w tej samej przestrzeni, zaznacz opcję związaną z wiadomości wysyłane przez przepływyStudio domyślnie ignoruje je w wyzwalaczach, aby zapobiec ponownemu uruchomieniu automatyzacji z własną wiadomością.
Wymagania i ograniczenia przed uruchomieniem
Aby tworzyć przepływy, potrzebujesz komputer i kompatybilna przeglądarkaStudio obsługuje niektóre edycje Business, Enterprise i Education; konta osobiste mogą uzyskać do niego dostęp, jeśli uczestniczą w eksperymentach Google Workspace. Na kontach służbowych lub szkolnych administrator może ograniczyć dostęp do kroków w Studio, Gemini lub Google Chat. Użytkownicy poniżej 18. roku życia z kontem szkolnym nie mogą korzystać z kroków AI.
Google ustala maksymalną kwotę 25 przepływów utworzonych dla każdego użytkownika y 20 kroków na przepływIstnieje również łączny limit liczby wykonań w ciągu 24 godzin. Po osiągnięciu tego limitu dalsze wykonania będą nieudane, aż do zresetowania licznika. Aby ograniczyć liczbę niepotrzebnych wykonań, ogranicz wyzwalacze do nadawców, spacji lub słów, które są dla Ciebie naprawdę istotne.
Co sprawdzić, jeśli wiadomość nie dotrze
Otwarte Moje przepływy aby potwierdzić, że przepływ jest nadal aktywny i skonsultować się Działalność Aby sprawdzić, na którym etapie wystąpił błąd, sprawdź odbiorcę lub wybraną przestrzeń, zmienne użyte w wiadomości oraz uprawnienia Google Chat. W organizacji administrator mógł zablokować dostęp Studio do Chatu, mimo że reszta przepływu pracy działa.
Jeśli korzystasz z konta osobistego i wyświetla się komunikat o błędzie informujący, że nie można wysłać wiadomości, Google zaleca: Najpierw otwórz czat w Gmailu Aby zainicjować usługę i ponownie uruchomić przepływ. Jeśli to powiadomienie, poszukaj go w sekcji Aplikacje Z Google Chat: „Powiadom mnie w czacie” wysyła wiadomość z aplikacji o nazwie przepływu.
Aby zaplanować pojedyncza wiadomość Google Chat ma własną funkcję zaplanowanego wysyłania bez żadnych dodatkowych kroków ani warunków. Workspace Studio sprawdza się, gdy wiadomość musi zostać powtórzona, trzeba odpowiedzieć na zdarzenie lub włączyć dane z Gmaila, Formularzy, Dysku lub Gemini.
Jestem entuzjastą technologii, który swoje „geekowskie” zainteresowania przekształcił w zawód. Spędziłem ponad 10 lat mojego życia, korzystając z najnowocześniejszych technologii i majsterkując przy wszelkiego rodzaju programach z czystej ciekawości. Teraz specjalizuję się w technologii komputerowej i grach wideo. Dzieje się tak dlatego, że od ponad 5 lat piszę dla różnych serwisów poświęconych technologii i grom wideo, tworząc artykuły, których celem jest dostarczenie potrzebnych informacji w języku zrozumiałym dla każdego.
Jeśli masz jakieś pytania, moja wiedza obejmuje wszystko, co jest związane z systemem operacyjnym Windows, a także Androidem dla telefonów komórkowych. Moje zaangażowanie jest wobec Ciebie. Zawsze jestem gotowy poświęcić kilka minut i pomóc Ci rozwiązać wszelkie pytania, jakie możesz mieć w tym internetowym świecie.