Niezbędne automatyzacje i skróty programu Outlook zwiększające produktywność

Microsoft Outlook Jest to jedno z najczęściej używanych narzędzi w środowiskach zawodowych i osobistych do zarządzania pocztą e-mail, kalendarzem i innymi aspektami codziennej produktywności. Wiele osób nie wie, że Dzięki opanowaniu automatyzacji i skrótów programu Outlook możliwości tego narzędzia znacznie się zwiększają.

Krótko mówiąc, szybsza nawigacja Dla tych, którzy codziennie pracują z wieloma e-mailami, spotkaniami lub zadaniami. W tym artykule pokażemy wszystkie najważniejsze skróty, których możesz użyć do zarządzania e-mailem i kalendarzem, organizowania kontaktów i zadań oraz innych kluczowych funkcji.

Podstawowe skróty do tworzenia i zarządzania wiadomościami e-mail w programie Outlook

Osoby korzystające z programu Outlook głównie jako klienta poczty e-mail powinny zapamiętać na samym początku szereg skrótów klawiaturowych.

• Ctrl+N:Utwórz nową wiadomość
• Ctrl+Shift+M:Służy również do tworzenia nowych wiadomości e-mail z dowolnego miejsca w programie
• Ctrl+R:Odpowiedz nadawcy
• Ctrl+Shift+R:Odpowiedz wszystkim odbiorcom
• Ctrl+F:Prześlij pocztę dalej
• Ctrl+D: Usuń wybraną wiadomość
• Alt+S o Ctrl+Enter:Wyślij aktualną wiadomość
• Alt+I: Dołącz pliki
• F7:Sprawdź pisownię

Te skróty umożliwiają wykonywanie kluczowych czynności bez odrywania rąk od klawiatury., co jest szczególnie ważne, jeśli odpowiadasz na wiele wiadomości e-mail z rzędu lub piszesz długie wiadomości.

Skróty programu Outlook aby szybko poruszać się po 

Dzięki tym skrótom programu Outlook możesz nie tylko szybko tworzyć i zarządzać wiadomościami e-mail, ale także sprawnie poruszać się pomiędzy różnymi sekcjami programu:

• Ctrl+1:Przejdź do poczty e-mail
• Ctrl+2:Otwórz kalendarz
• Ctrl+3:Zobacz sekcję kontaktów
• Ctrl+4:Dostęp do zadań
• Ctrl+Y: Wybierz folder do otwarcia

Dzięki tym klawiszom możesz śledzić działania całej swojej organizacji bez konieczności klikania w różne zakładki i menu.

Kalendarz programu Outlook ma wiele skrótów, które pozwalają na jego optymalne wykorzystanie

Kalendarz w programie Outlook jest jednym z jego filarów i oferuje wiele skrótów, które pozwalają w pełni go wykorzystać:

• Ctrl+Shift+A:Utwórz nowe spotkanie
• Ctrl+Shift+Q:Utwórz żądanie spotkania
• Alt+H, M, R:Inny sposób na utworzenie spotkania
• Ctrl+G:Przejdź do konkretnej daty
• Alt+Page Down:Przejdź do następnego miesiąca
• Alt+Page Up:Przejdź do poprzedniego miesiąca
• Ctrl+Strzałka w prawo:Następnego dnia
• Ctrl+strzałka w lewo:Poprzedni dzień

Ponadto możesz wyświetlaj różne okresy czasu, zmieniając liczbę używaną za pomocą Alt:

• Alt+1: Jeden dzień
• Alt+7: Cały tydzień
• Alt+0: Dziesięć dni

Dzięki tym zasobom możesz planować i przeglądać spotkania na pierwszy rzut oka, bez rozpraszających wzrok elementów.

Szybkie akcje dla spotkań i przypomnień

Więcej skrótów programu Outlook: Podczas zarządzania wieloma spotkaniami lub terminami poniższe skróty okażą się przydatne:

• Alt+O:Otwórz spotkanie, gdy pojawi się powiadomienie
• Alt+S: Przypomnienie o drzemce
• Alt+D: Odrzuć przypomnienie
• Alt+V, M:Otwórz okno powiadomień

Szybkie zarządzanie kontaktami, notatkami i zadaniami

Program Outlook umożliwia także wykonywanie szybkich akcji na kontaktach, notatkach i zadaniach:

• Ctrl+Shift+T:Utwórz nowe zadanie
• Ctrl+Shift+V: Przenieś element (wiadomość e-mail, zadanie lub spotkanie) do innego folderu
• Alt+H, A, B:Otwórz książkę adresową
• Alt+H, C, G:Utwórz grupę kalendarzy

Narzędzia te doskonale sprawdzają się w przypadku pracy ze złożonymi grupami lub listami dystrybucyjnymi.

Funkcje wewnętrzne i dostosowywanie w programie Outlook

Istnieją pewne skróty klawiaturowe programu Outlook, które ułatwiają nawigację po jego wewnętrznych funkcjach:

• Ctrl+E o F3: Przejdź do pola wyszukiwania
• Ctrl+M o F9:Ręczna synchronizacja poczty e-mail
• Ctrl+Shift+G: Zaznacz lub odznacz konwersację
• Odrzut: Archiwizuj wybraną konwersację
• Ctrl+Q:Oznacz jako przeczytane
• Ctrl+SOznacz jako nieprzeczytane

Funkcje te zapobiegają zgubieniu się w wiadomościach lub folderach i pozwalają zawsze być na bieżąco z tym, co dzieje się w Twojej skrzynce odbiorczej.

Opcje ułatwień dostępu i personalizacji wizualnej

W programie Outlook dodano skróty dla użytkowników korzystających z funkcji ułatwień dostępu:

• Alt+Ctrl+Shift+M:Włącz informacje MSAA dla czytników takich jak JAWS
• Alt+F, T, A → Alt+P:Przypisz dźwięk do powiadomienia

Możesz także powiększyć widok wiadomości e-mail:

• Ctrl + +:Powiększ
• Ctrl + –:Pomniejsz

Te przydatne skróty programu Outlook są idealne dla osób, które potrzebują wizualnego lub słuchowego dostosowania swojego otoczenia.

Mając wszystkie te skróty dobrze zinternalizowane, jest to możliwe pracować znacznie sprawniej w programie Microsoft OutlookOd tworzenia wiadomości e-mail po planowanie wydarzeń i zarządzanie zadaniami, Te kombinacje klawiszy mogą znacznie ograniczyć liczbę kliknięć i przewijania ekranu.Chociaż na początku może się wydawać, że jest to dużo do zapamiętania, wkrótce zauważysz, że będziesz z nich korzystać automatycznie i zauważysz poprawę swojej codziennej produktywności.