Czym jest tryb poufny w Gmailu i kiedy należy go włączyć?

¿Czym jest „tryb poufny” w Gmailu i kiedy należy go aktywować? Ten specjalny tryb wysyłania umożliwia ograniczenie tego, co odbiorca może zrobić z Twoją wiadomością e-mail.Uniemożliwi użytkownikom przesyłanie dalej, kopiowanie tekstu, pobieranie załączników lub drukowanie zawartości. Można również ustawić datę ważności, a nawet wymagać podania kodu SMS do otwarcia wiadomości. Nie jest to rozwiązanie niezawodne, ale przy prawidłowym użyciu znacznie zmniejsza ryzyko związane z pracą z poufnymi informacjami.

Tryb poufny Gmaila to specjalny sposób wysyłania wiadomości e-mail W tym trybie Google stosuje ograniczenia dotyczące wiadomości i jej załączników, ograniczając możliwość udostępniania informacji przez odbiorcę. Po aktywacji tego trybu standardowe opcje udostępniania dostępne dla odbiorcy znikają. prześlij dalej, skopiuj, pobierz i wydrukuj Zawartość.

Oprócz blokowania tych działań, Gmail pozwala ustawić datę ich wygaśnięcia. W przypadku wiadomości: po upływie tego okresu odbiorca nie będzie mógł jej już wyświetlić. Możesz również ręcznie cofnąć dostęp w dowolnym momencie, jeśli żałujesz wysłanej wiadomości lub wykryjesz błąd po stronie odbiorcy. Jest to szczególnie przydatne w przypadku dokumentów poufnych, danych osobowych lub wrażliwej komunikacji wewnętrznej.

Funkcja ta obejmuje również dodatkowy system weryfikacji hasłaMożesz wymagać od odbiorcy podania kodu do otwarcia wiadomości e-mail: albo prostego kodu weryfikacyjnego (który w niektórych przypadkach jest wysyłany e-mailem), albo kodu wysłanego SMS-em na telefon komórkowy odbiorcy. W tym drugim scenariuszu tylko osoba z dostępem do tego numeru telefonu będzie mogła zobaczyć treść wiadomości.

Ważne jest, aby zrozumieć, że tryb poufny nie szyfruje magicznie wiadomości e-mail od początku do końca.Zamiast tego zmienia sposób dostarczania treści. Gmail nie wysyła tekstu i załączników bezpośrednio, jak w przypadku zwykłej wiadomości, lecz generuje bezpieczny link, do którego dostęp można uzyskać tylko po spełnieniu określonych przez Ciebie warunków (wygaśnięcie, weryfikacja itp.).

Funkcja ta jest dostępna zarówno dla osobistych kont Gmail, jak i kont Google Workspace.W środowiskach biznesowych administratorzy mogą decydować, czy zezwolić na jego stosowanie w całej domenie lub tylko w określonych jednostkach organizacyjnych (na przykład zezwalając na jego stosowanie w dziale prawnym i wyłączając je dla pozostałych).

Jak działa tryb poufny wewnętrznie

Gdy wysyłasz wiadomość w trybie poufnym, Gmail nie dostarcza treści wiadomości „tak jak jest”. na serwer odbiorcy. Przechowuje treść w systemach Google i zastępuje ją kontrolowanym linkiem. Dla użytkownika Gmaila wynik wygląda jak zwykła wiadomość e-mail, ale w rzeczywistości uzyskuje on dostęp do tej hostowanej treści w sposób kontrolowany.

Jeśli odbiorca nie korzysta z Gmaila, otrzyma wiadomość zawierającą link. typu „Wyświetl wiadomość e-mail” lub podobnego. Kliknięcie spowoduje otwarcie bezpiecznej strony Google, na której będziesz musiał się zalogować lub wprowadzić kod weryfikacyjny, w zależności od konfiguracji dostarczania. W ten sposób zachowasz kontrolę niezależnie od dostawcy poczty e-mail odbiorcy.

Typowe ograniczenia w tym trybie dotyczą całego pakietu zawartościTekst, osadzone obrazy i załączniki. Odbiorca będzie mógł je odczytać i wyświetlić podgląd załączników, jeśli format jest zgodny, ale nie będzie miał dostępu do funkcji zapisywania ich na swoim komputerze, przesyłania ich innej osobie ani drukowania wiadomości e-mail z Gmaila.

Istnieje jedno ważne ograniczenie, o którym musisz pamiętać.Nawet jeśli opcje kopiowania, pobierania i drukowania są zablokowane, Gmail nie jest w stanie całkowicie uniemożliwić użytkownikowi wykonywania tych czynności. zrzut ekranuZrób zrzut ekranu telefonem lub użyj złośliwego oprogramowania, aby skopiować zawartość. Google stara się ograniczać zrzuty ekranu w niektórych środowiskach, ale w praktyce zawsze istnieje sposób na obejście tego zabezpieczenia.

Innym kluczowym szczegółem technicznym jest to, że nie można zaplanować wysyłania wiadomości e-mail w trybie poufnym. do wysłania później. Jeśli zawsze korzystasz z opcji „Zaplanuj wysyłanie”, aby wiadomości były wysyłane o określonej godzinie, pamiętaj, że ta funkcja jest niezgodna z trybem poufnym: musisz je wysłać natychmiast.

Zalety, ograniczenia i kiedy aktywować

Główną zaletą trybu poufnego jest to, że zmniejsza on ryzyko przypadkowego ujawnienia poufnych informacji.Jeśli odbiorca przypadkowo kliknie „Przekaż dalej” lub spróbuje pobrać załącznik, aby go udostępnić, po prostu nie będzie mógł tego zrobić. Zapobiega to wielu typowym błędom, zarówno w pracy, jak i w życiu prywatnym.

Kolejnym bardzo ciekawym punktem jest wygasanie wiadomościMożesz ustawić, aby wiadomość e-mail była dostępna tylko przez dzień, tydzień, miesiąc, a nawet kilka lat (typowy zakres to od 1 dnia do 5 lat). Po tym czasie zarówno treść wiadomości, jak i wszelkie załączniki staną się niedostępne dla odbiorcy, mimo że nadal będzie on mógł je zobaczyć w swojej skrzynce odbiorczej.

Możliwość odwołania dostępu w dowolnym momencie stanowi dodatkowe zabezpieczenie.Jeśli wysłałeś/aś e-mail do niewłaściwej osoby, zawarłeś/aś informacje, których później żałujesz, lub po prostu zmieniłeś/aś zdanie, po prostu przejdź do folderu „Elementy wysłane”, otwórz poufną wiadomość i kliknij opcję usunięcia dostępu. Od tego momentu odbiorca nie będzie mógł jej otworzyć.

Jednakże tryb ten nie jest tarczą absolutną i ma wyraźne ograniczenia.Jak wspomniano wcześniej, nie jest to w pełni niezawodne rozwiązanie w przypadku blokowania zrzutów ekranu lub zdjęć, a jeśli odbiorca zamierza naruszyć Twoje zaufanie, zawsze znajdzie sposób na zapisanie informacji. Co więcej, w rygorystycznych środowiskach korporacyjnych może to kolidować z polityką archiwizacji, audytu lub eDiscovery, ponieważ niektóre uprawnienia dostępu wykraczają poza standardowe przepływy pracy.

Włączenie trybu poufnego zaleca się w sytuacjach, gdy potrzebna jest większa kontrola.Nie zaleca się wysyłania umów, certyfikatów, dokumentów tożsamości, informacji finansowych, danych medycznych, poufnych komunikatów wewnętrznych ani linków, które muszą przestać działać w określonym dniu. Nie należy z tego korzystać bez powodu, ponieważ wydłuża to czas oczekiwania odbiorcy i może komplikować sprawę, jeśli nie jest on potrzebny.

Jak wysłać poufną wiadomość e-mail z Gmaila na komputerze

Korzystanie z trybu poufnego w internetowej wersji Gmaila jest dość intuicyjne.Warto jednak przejrzeć go krok po kroku, aby upewnić się, że niczego nie przeoczysz. Chodzi o to, aby napisać e-mail jak zwykle, a tuż przed wysłaniem aktywować tryb i dostosować ustawienia wygasania i weryfikacji.

Oto podstawowe kroki na komputerze:

• Otwórz Gmaila i kliknij „Utwórz” aby utworzyć nową wiadomość.
• Napisz odbiorcę, temat i treść z wiadomości e-mail i dołącz pliki, które chcesz wysłać.
• Na dole pola tworzenia wiadomości kliknij ikonę kłódki z zegarem. (To jest przycisk trybu poufnego.) Jeśli już z niego korzystałeś i chcesz zmienić ustawienia, zobaczysz opcję „Edytuj”.
• Otworzy się okno dialogowe, w którym możesz wybrać datę wygaśnięcia. wiadomości i czy chcesz, aby było wymagane podanie hasła.
• W sekcji hasła możesz wybrać jeden z dwóch trybów:
  • „Brak hasła przez SMS”Użytkownicy, którzy otworzą wiadomość e-mail w aplikacji Gmail lub na stronie internetowej, zobaczą ją bezpośrednio; osoby, które nie korzystają z Gmaila, mogą otrzymać kod w innej wiadomości e-mail, aby zweryfikować swoją tożsamość.
  • „Hasło przez SMS”Odbiorca będzie musiał wpisać kod, który zostanie mu wysłany SMS-em. Obowiązkowe jest podanie numeru telefonu odbiorcy, a nie swojego.
• Gdy już wszystko skonfigurujesz, kliknij „Zapisz” a następnie wyślij e-mail tak jak zwykle.

Pamiętaj, że tryb poufny dotyczy zarówno tekstu, jak i załączników.Cała treść wiadomości podlega określonym przez Ciebie ograniczeniom dotyczącym wygaśnięcia, weryfikacji oraz kopiowania lub pobierania.

Jak aktywować tryb poufny w telefonie komórkowym

Jeśli zazwyczaj korzystasz z Gmaila na swoim urządzeniu mobilnym (z systemem Android lub iOS), możesz skorzystać także z trybu poufnego.Lokalizacja tego ustawienia nieco się zmienia w porównaniu do wersji na komputery stacjonarne, ale logika jest taka sama: piszesz wiadomość e-mail i przed wysłaniem aktywujesz opcję i wybierasz, w jaki sposób chcesz ją zabezpieczyć.

Aby korzystać z trybu poufnego w aplikacji GmailOgólny przepływ jest następujący:

• Otwórz aplikację Gmail na swoim smartfonie i kliknij przycisk, aby napisać nowego e-maila.
• Napisz odbiorcę, temat i wiadomośći załącz pliki, jeśli to konieczne.
• Kliknij menu z trzema kropkami w prawym górnym rogu z ekranu podczas pisania.
• Wybierz opcję „Tryb poufny” w menu rozwijanym.
• Otworzy się ekran umożliwiający skonfigurowanie daty ważności i hasła.z okresami ważności podobnymi do tych w Internecie (od 1 dnia do 5 lat) i dwoma opcjami weryfikacji (standardowa lub SMS).
• Skonfiguruj żądane ustawienia i kliknij „Zapisz”.
• Wyślij e-mail normalnieOd tego momentu będą obowiązywały wszystkie zdefiniowane ograniczenia.

W codziennych operacjach procedura ta trwa tylko o kilka sekund dłużej niż normalna wysyłka.Dlatego warto z niego korzystać regularnie, o ile treść to uzasadnia. Pamiętaj jednak, aby poinformować odbiorcę, jeśli nie zna tego systemu, aby nie zaniepokoił się, gdy zostanie poproszony o kod lub nie będzie mógł przekazać wiadomości dalej.

Jak otworzyć poufną wiadomość e-mail jako odbiorca

Doświadczenia osoby otrzymującej poufną wiadomość e-mail zależą od dwóch kluczowych czynnikówCzynnikami, które należy wziąć pod uwagę, są korzystanie z Gmaila i to, czy nadawca włączył weryfikację hasła (zwłaszcza w przypadku wiadomości SMS). Mimo to proces jest zazwyczaj dość intuicyjny, a interfejs podpowiada, co należy zrobić na każdym etapie.

Jeśli korzystasz z konta Gmail i nadawca nie poprosił o podanie hasła za pomocą wiadomości SMSW większości przypadków możesz otworzyć wiadomość e-mail bezpośrednio ze strony internetowej lub zaktualizowanej aplikacji bez żadnych dodatkowych kroków. Wiadomość będzie widoczna jak zwykle, ale bez przycisków „Przekaż dalej”, „Pobierz” i „Drukuj”. Jeśli korzystasz z innego klienta poczty e-mail połączonego z Gmailem (na przykład Outlook), może pojawić się link, taki jak „Wyświetl pocztę e-mail”, który przeniesie Cię na stronę Google, gdzie będziesz musiał się zalogować.

Gdy nadawca aktywuje opcję „Hasło SMS-em”Proces ten wprowadza dodatkowy krok bezpieczeństwa. Podczas próby otwarcia wiadomości system wyświetli przycisk „Wyślij hasło”. Po jego naciśnięciu kod zostanie wysłany SMS-em na skonfigurowany dla Ciebie numer telefonu. Aby uzyskać dostęp do treści, musisz wprowadzić ten kod na ekranie.

Jeśli Twój adres nie jest adresem Gmail (na przykład korzystasz z firmowego adresu e-mail lub adresu innego dostawcy)Otrzymasz również wiadomość z linkiem „Wyświetl wiadomość e-mail” w bezpiecznym interfejsie Google. Następnie możesz zostać poproszony o kliknięcie „Wyślij hasło” i sprawdzenie wiadomości SMS lub, w zależności od ustawień nadawcy, o sprawdzenie dodatkowej wiadomości e-mail z kodem weryfikacyjnym.

We wszystkich przypadkach ograniczenia dotyczące kopiowania, przesyłania dalej, pobierania lub drukowania będą nadal obowiązywać.Będziesz mógł przeczytać wiadomość e-mail i, jeśli nie wygasła i Twój dostęp nie został cofnięty, wyświetlić podgląd zgodnych załączników. Nie będziesz jednak mieć dostępu do typowych funkcji udostępniania lub zapisywania treści bezpośrednio z poziomu Gmaila.

Co się stanie, jeśli adres e-mail straci ważność lub dostęp zostanie cofnięty?

Po upływie terminu ważności ustalonego przez nadawcę wiadomość nie będzie już dostępna. Mimo że wiadomość e-mail nadal będzie widoczna w skrzynce odbiorczej lub archiwum, po próbie jej otwarcia odbiorca zauważy, że nie może już wyświetlić jej zawartości lub wyświetli mu się komunikat o wygaśnięciu wiadomości.

Nadawca może również podjąć inicjatywę i cofnąć dostęp przed upływem terminu ważności.Aby to zrobić, otwórz Gmaila na komputerze, przejdź do folderu „Wysłane”, znajdź poufną wiadomość i kliknij opcję „Usuń dostęp”. Od tego momentu każda próba otwarcia wiadomości przez odbiorcę będzie skutkować wyświetleniem komunikatu o błędzie lub ostrzeżenia o braku uprawnień.

Jeśli otrzymujesz wygasły adres e-mail lub błąd dostępu do usuniętego adresuNajprawdopodobniej nadawca postanowił zablokować dostęp lub przekroczyłeś wstępnie skonfigurowany limit czasu. W takim przypadku jedynym rozwiązaniem jest kontakt z tą osobą w celu przedłużenia terminu ważności lub ponownego wysłania informacji w nowej, poufnej wiadomości.

Mogą również wystąpić błędy związane z numerami telefonów używanymi do weryfikacji SMS.Gmail obsługuje kody wysyłane tylko do wybranych krajów i regionów (takich jak Ameryka Północna, znaczna część Ameryki Południowej, Europa, Australia i niektóre terytoria azjatyckie, takie jak Korea, Indie i Japonia). Jeśli spróbujesz skonfigurować numer, który nie znajduje się w obsługiwanym regionie, zobaczysz komunikat informujący, że nie można go użyć.

Te mechanizmy wygasania i odwoływania są szczególnie przydatne w kontekście pracy gdzie udostępniane są dokumenty tymczasowe, poufne raporty lub dane osobowe, które nie powinny być dostępne w nieskończoność. Starannie ustalając limity czasowe, możesz znacznie skrócić czas udostępniania informacji.

Zarządzanie trybem poufnym dla administratorów Google Workspace

W środowiskach korporacyjnych ostateczna decyzja o dostępności trybu poufnego należy do administratorów. Dla użytkowników. W konsoli administracyjnej Google można ją włączyć lub wyłączyć na poziomie domeny albo zastosować tylko do określonych jednostek organizacyjnych, zgodnie z wewnętrzną polityką firmy.

Aby zarządzać tą funkcją globalnie w organizacji, administrator musi::

• Zaloguj się do konsoli administracyjnej, używając konta z uprawnieniami administratora.
• Przejdź do sekcji „Aplikacje”, następnie do „Google Workspace”, a potem do „Gmail”.
• Otwórz sekcję „Ustawienia użytkownika” i przewiń w dół do „Trybu poufnego”.
• Zaznacz lub odznacz pole „Włącz tryb poufny”i zapisz zmiany.

Zmiany zazwyczaj nie następują natychmiast.Google wskazuje, że pełne rozpowszechnienie tych zmian w całej domenie może potrwać do 24 godzin, choć w praktyce często są one wdrażane znacznie szybciej. Warto o tym pamiętać planując wdrożenie lub zmianę polityki.

Jeśli chcesz zarządzać trybem poufnym według jednostek organizacyjnych (OU)Proces jest podobny, ale przed zmianą ustawień należy wybrać konkretną jednostkę organizacyjną w lewym panelu (na przykład „Kadry”, „Finanse”, „Marketing” itd.). Następnie należy przejść do sekcji „Tryb poufny”, włączyć lub wyłączyć tę opcję i zapisać zmiany dla tej konkretnej jednostki.

Wyłączenie trybu poufnego uniemożliwia użytkownikom wysyłanie wiadomości e-mail przy użyciu tego trybu.Jednak samo w sobie nie blokuje ich odbioru. Jeśli organizacja uważa, że ​​przychodzące wiadomości poufne stanowią problem z punktu widzenia audytu, zgodności lub archiwizacji, musi opracować szczegółowe zasady dotyczące postępowania z tego typu wiadomościami.

Blokuj wiadomości przychodzące w trybie poufnym w firmach

Niektóre organizacje wolą zapobiegać dotarciu poufnych wiadomości e-mail do swoich użytkownikówPonieważ tego typu wiadomości ograniczają możliwości inspekcji treści, archiwizacji lub procesów eDiscovery w kontekście prawnym, Google Workspace oferuje system reguł zgodności, który umożliwia identyfikację i odrzucanie tego typu wiadomości e-mail po ich dotarciu do domeny.

Ogólna procedura blokowania przychodzących wiadomości poufnych jest następująca:

• W konsoli administracyjnej uzyskaj dostęp do ustawień Gmaila. i przejdź do sekcji poświęconej „Zgodności ze standardami treści”.
• Kliknij „Konfiguruj”, aby utworzyć nowe ustawienieJeśli reguły już istnieją, możesz wybrać opcję „Dodaj kolejną regułę”.
• Nadaj regule nazwę opisową (na przykład „Przychodzący blok trybu poufnego”).
• W sekcji „Dotknięte wiadomości” wybierz opcję „Przychodzące”. tak aby reguła dotyczyła wyłącznie wiadomości e-mail przychodzących na tę domenę.
• W sekcji wyrażeń dodaj warunek oparty na metadanych i wybierz jako atrybut „Tryb poufny Gmaila” z typem dopasowania „Wiadomość jest w trybie poufnym Gmaila”.
• W bloku akcji wybierz „Odrzuć wiadomość” i, jeśli sobie tego życzysz, napisz spersonalizowany tekst, który zostanie automatycznie wysłany do nadawcy, wyjaśniając powód odrzucenia.
• Zachowaj tę zasadę i czekaj, aż się rozprzestrzeni (ponownie, maksymalny szacowany czas trwania wynosi około 24 godzin).

Podejście to umożliwia stosowanie bardzo precyzyjnych zasad bezpieczeństwa i zgodności.Na przykład możesz zablokować odbiór poufnych wiadomości e-mail spoza organizacji, ale nadal zezwolić na ich wewnętrzne wykorzystanie lub ograniczyć je tylko do wybranych działów. Wszystko zależy od prawnych i operacyjnych potrzeb każdej organizacji.

Najlepsze praktyki i wskazówki dotyczące bezpieczeństwa podczas korzystania z trybu poufnego

Mimo że tryb poufny zapewnia dodatkowe poziomy ochrony, nie zastępuje on zdrowego rozsądku.Zanim wyślesz e-mail zawierający szczególnie poufne informacje, warto zastanowić się, czy na pewno musisz wysłać go pocztą elektroniczną, czy też rozsądniej będzie skorzystać z innych, skuteczniejszych metod szyfrowania lub bezpiecznego udostępniania plików.

Kluczową rekomendacją jest ostrożne dostosowanie daty ważności.W przypadku dokumentów o wyjątkowo wrażliwym charakterze warto ustalić krótkie terminy (jeden dzień, tydzień); w przypadku innych komunikatów, takich jak umowy będące w trakcie rozpatrywania i wymagające czasu, lepiej dać odbiorcy rozsądny czas. Stosowanie absurdalnie krótkich terminów jedynie frustruje odbiorcę i powoduje częstsze ponowne wysyłanie lub dezorientację.

Gdy ryzyko jest wysokie, zdecydowanie zaleca się skorzystanie z hasła SMS.Pod warunkiem, że możesz bezpiecznie obsługiwać numer telefonu odbiorcy i znajduje się on w regionie obsługiwanym przez Google. Ten dodatkowy krok utrudnia osobie, która uzyskała dostęp do wiadomości e-mail (na przykład logując się na konto bez pozwolenia), odczytanie jej treści bez znajomości numeru telefonu odbiorcy.

Przed wysłaniem wiadomości należy koniecznie sprawdzić adresy e-mail i numery telefonów.Jeden błąd w cyfrze może spowodować, że informacja dotrze do niewłaściwej osoby lub odbiorca nie będzie mógł otworzyć wiadomości. Warto również uprzedzić odbiorcę, że otrzyma poufny e-mail z potwierdzeniem, aby nie podejrzewał, że to phishing lub spam.

Wdrożeniu trybu poufnego w przedsiębiorstwach powinno towarzyszyć minimalne szkolenie.Wyjaśnij, co ta funkcja robi, a czego nie, kiedy jest zalecana do użycia, jakie są typowe daty ważności i jak radzić sobie z problemami, takimi jak wygasły dostęp lub niedostarczone wiadomości SMS. Dzięki temu użytkownicy nie będą uciekać się do niebezpiecznych rozwiązań z powodu braku wiedzy.

Tryb poufny Gmaila staje się bardzo praktycznym narzędziem Aby uzyskać kontrolę nad rozpowszechnianiem informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej, zwłaszcza w połączeniu z jasnymi zasadami, zdrowym rozsądkiem i innymi uzupełniającymi środkami bezpieczeństwa. Rozsądnie stosowane, pozwala na bezpieczniejszy obieg poufnych danych i mniejszą liczbę niepotrzebnych zagrożeń, zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym.