Jeśli Twoja skrzynka odbiorcza w Gmailu pęka w szwach, skorzystaj z tych sztuczek

Jeśli Twoja skrzynka odbiorcza przypomina autostradę w godzinach szczytu, nie jesteś sam: dziesiątki, a nawet tysiące wiadomości mogą się w ciągu kilku dni spiętrzyć i wymknąć się spod kontroli. Dobrą wiadomością jest to, że Gmail ma bardzo wydajne, natywne narzędzia aby wybierać, filtrować, archiwizować, uśpić i usuwać masowo, bez konieczności klikania przez wiele godzin.

Ponadto Google udoskonaliło kluczowe funkcje, takie jak anulowanie subskrypcji i zarządzanie kategoriami, aby zmniejszyć bałagan. Z kilkoma filtrami, szczyptą porządku i dwoma lub trzema prostymi nawykami Będziesz mógł utrzymać sprawną skrzynkę odbiorczą, zwiększyć produktywność i jednocześnie zwolnić miejsce w chmurze, aby wszystko działało płynnie. Pokażemy Ci, co zrobić. Jeśli Twoja skrzynka odbiorcza Gmaila pęka w szwach, skorzystaj z tych sztuczek.

Kontroluj lawinę: szybkie filtry i masowe usuwanie

Pierwszym krokiem jest zajęcie się największymi i najbardziej niewygodnymi elementami. Na samej liście wiadomości możesz oznaczyć wiele wiadomości i zastosować działania zbiorcze; domyślnie zobaczysz ich maksymalnie 50 na stronie, więc warto dokładnie przefiltrować, zanim zaznaczysz wszystkie. Bardzo użytecznym skrótem jest wyszukiwanie według nadawcy lub wieku. aby zgrupować wiadomości, które chcesz usunąć na raz.

W dowolnej wiadomości e-mail po otwarciu menu kontekstowego znajdziesz opcję umożliwiającą odnalezienie wszystkich wiadomości od danego kontaktu. Gdy już przygotujesz te konwersacje, użyj opcji Zaznacz wszystko i wyrzuć niepotrzebne elementy do kosza.W wielu przypadkach pozbędziesz się całych łańcuchów, które już nic nie wnoszą.

Pasek wyszukiwania oferuje bardzo przydatne operatory: na przykład wpisz from:sender, aby uzyskać informacje o konkretnej firmie lub osobie. W przypadku wieku użyj starszego: 1 rok lub starszego: 6 miesięcy I tak pojawiają się maile sprzed roku czy sześciu miesięcy, gotowe do masowego przeglądu.

Jeśli rozmiar ma znaczenie, skup się na załącznikach i dużych wiadomościach. Spróbuj większy: 5M, większy: 10M lub rozmiar: 10M dzięki czemu Gmail będzie pokazywał tylko elementy większe od podanego rozmiaru i będziesz mógł szybko zaoszczędzić miejsce, nie dotykając lżejszych elementów.

Ważne: Po zakończeniu czyszczenia przejdź do Kosza i opróżnij go. Jeśli przedmioty pozostaną w koszu przez okres 30 dni, będą nadal zajmować miejsce., więc potwierdź trwałe usunięcie, gdy będziesz chciał natychmiast zwolnić miejsce na dane.

Powiedz marketingowi dość: wypisz się, usuń kategorię i usuń spam

Promocje i newslettery to królowe bałaganu. Gmail wyświetla link do anulowania subskrypcji, gdy wykryje e-mail należący do subskrypcji. Najedź kursorem na wiadomość i kliknij opcję Anuluj subskrypcję, aby zakończyć transmisję.; jest najskuteczniejszym sposobem zapobiegania odrastaniu piłki.

Inną taktyką jest wyszukiwanie wiadomości e-mail zawierających frazę „anuluj subskrypcję” w celu grupowania newsletterów. Zobaczysz, ile wiadomości e-mail o charakterze komercyjnym gromadzi się nieświadomie.; usuwaj je partiami po ich wybraniu, a zyskasz mnóstwo megabajtów w ciągu kilku sekund.

Aktywuj i korzystaj z zakładek w zasobniku odbiorczym, aby treści promocyjne i społecznościowe nie przytłaczały głównego widoku. W widoku kategorii Promocje i media społecznościowe są pomijaneDzięki temu możesz często przychodzić, sprawdzać i sprzątać, nie zakłócając swojej codziennej koncentracji.

Nie zapomnij o spamie. W menu bocznym znajdziesz opcję całkowitego usunięcia spamu. Kliknij Usuń teraz wszystkie wiadomości spam od czasu do czasu, aby ten folder nie zapełniał megabajtów, których potrzebujesz w ramach przyznanego limitu.

Jeśli irytują Cię niektóre automatyczne odpowiedzi z Kalendarza, które trafiają do Twojej skrzynki odbiorczej, utwórz filtr, aby je zarchiwizować. Filtruj według terminów kalendarza lub nadawców i wybierz automatyczne archiwizowanie, więc pojawią się tylko wtedy, gdy ich poszukasz.

Filtry i etykiety, które wykonają pracę za Ciebie

Filtry stanowią serce organizacji Gmaila. W polu wyszukiwania otwórz opcje zaawansowane i zdefiniuj kryteria, takie jak nadawca, odbiorca, temat, rozmiar, wiek i inne. W obszarze Utwórz filtr zaznacz opcję Zastosuj etykietę i wybierz odpowiednią etykietę tak aby wiadomości e-mail były już sklasyfikowane.

Możesz dodać automatyczne akcje: archiwizuj, oznaczaj jako ważne, oznaczaj gwiazdką, przekazuj na inny adres itp. System ten umożliwia na przykład oddzielenie faktur, newsletterów czy powiadomień bankowych od razu po ich otrzymaniu., tworząc czyste i konkretne tace robocze.

Jeśli podoba Ci się skrzynka odbiorcza Priorytetowe, Gmail dzieli ją na trzy kategorie: Ważne i nieprzeczytane, Oznaczone gwiazdką oraz Wszystkie pozostałe. Możesz nauczyć Gmaila, dostosowując znacznik ważności kiedy popełni błąd: w ten sposób dowie się tego, co uważasz za istotne.

Pomysł, który się sprawdza: tworzenie osobnych tacek w oparciu o kluczowe tagi, takie jak działanie, kontynuacja lub później. Skonfiguruj osobne widoki dla każdej etykiety i zastosuj etykietę podczas czytaniaNajpierw odpowiedz na pilne pytania, a resztę zostaw na później, gdy będziesz mieć czas.

Jeśli wysyłasz wiadomości e-mail, które nie wymagają odpowiedzi, włącz przycisk Wyślij i archiwizuj w ustawieniach. W ten sposób wysyłasz wiadomość i usuwasz ją ze skrzynki odbiorczej jednym zamachem., redukując codzienny hałas.

A gdy rozmowa grupowa stanie się nieistotna, wycisz ją. Wycisz zapobiega powracaniu nowych odpowiedzi do skrzynki odbiorczej., ale zawsze możesz znaleźć wątek, wyszukując go.

Zarządzaj wieloma kontami, podpisami i wariantami adresów

Jeśli przełączasz się między kontem osobistym a służbowym, nie musisz się wylogowywać. Dodaj wiele kont i przełączaj się między nimi z poziomu zdjęcia profilowego. Przejdź do opcji Dodaj konto, zaloguj się i przełącz profile w górnym rogu za pomocą dwóch dotknięć.

Możesz również wysyłać wiadomości z różnych adresów, nie opuszczając głównej skrzynki odbiorczej. Ustaw opcję Wyślij pocztę jako w kontach i importuj a odbiorca zobaczy adres wybrany przez Ciebie dla każdej wiadomości e-mail.

Gmail umożliwia utworzenie wielu podpisów i wybranie jednego podczas tworzenia wiadomości. Aby uzyskać bardziej wizualny podpis, możesz utworzyć dwukolumnową tabelę w Dokumentach Google: logo po lewej stronie i podpis po prawej, usunąć obramowanie i wkleić ją do podpisu w Gmailu. Otrzymasz schludny podpis i logo bez skomplikowanych układów. i o spójnym wyglądzie.

Los alias con el signo mas ayudan a clasificar. Si tu dirección es [email chroniony]możesz użyć [email chroniony] o [email chroniony]. Następnie utwórz filtry według pola Do, aby oznaczyć tagami, zarchiwizować lub oznaczyć gwiazdkami na podstawie aliasu. i automatyzuje przepływ.

Android w pełnej krasie: gesty, prywatność, nieobecność i drzemka

W przypadku wiadomości poufnych aktywuj tryb poufny podczas pisania. Możesz ustawić daty ważności i zablokować takie czynności, jak przekazywanie dalej czy pobieranie, a nawet wymagać podania kodu SMS-em. To dodatkowa warstwa bezpieczeństwa, gdy udostępniasz poufne dane. z osobami trzecimi.

Jeśli wybierasz się na wakacje, skorzystaj z funkcji automatycznej odpowiedzi w Androidzie. Aktywuj ją na określony czas, napisz profesjonalną wiadomość i, jeśli chcesz, ogranicz odpowiedź do swoich kontaktów. Więc ktokolwiek do Ciebie napisze, od razu będzie wiedział, że jesteś niedostępny. i kiedy planujesz wrócić.

Funkcja drzemki usuwa z widoku wiadomości e-mail, które zamierzasz odpowiedzieć później, i wyświetla je ponownie w wybranym przez Ciebie dniu i godzinie. To nie jest zapominanie, to jest zarządzanie swoją uwagą z intencją, zapobiegając tym samym ich staniu się ciągłym hałasem.

Zwolnij miejsce bez płacenia: strategia, która działa

Zanim usuniesz pliki bez zastanowienia, odwiedź oficjalny panel zarządzania pamięcią masową pod adresem one.google.com/storage/management. Panel pokazuje, co zajmuje miejsce i sugeruje działania. Zobaczysz wykres według usługi, pasek postępu i liczniki wykorzystanego i wolnego miejsca.oraz skróty do elementów wartych przejrzenia.

Sugestie obejmują duże elementy, nieużywane wersje robocze, stare wiadomości e-mail, które możesz usunąć, i potencjalne duplikaty w Dysku. Zaletą jest centralizacja czyszczenia i priorytetyzacja czynności, które mają największy wpływ., skracając czas nurkowania dzięki zastosowaniu filtrów ręcznych.

W Gmailu filtruj według wagi za pomocą „sized:XM”, aby trafić w sedno. Zacznij od dużych załączników i sprawdź foldery „Wysłane” i „Spam”, które często gromadzą się bez Twojej wiedzy. Po zakończeniu opróżnij Kosz i folder Spam, aby zwolnić miejsce., a nie tylko przenosić z jednego miejsca na drugie.

Zdjęcia Google i Dysk Google również zużywają 15 GB. W Zdjęciach przejdź do sekcji pamięci, aby znaleźć rozmazane zrzuty ekranu, duże filmy i treści z innych aplikacji. Zaznacz i usuń to, czego nie potrzebujesz, a zobaczysz, jak zwiększy się dostępna przestrzeń. na całe Twoje konto.

Na Dysku posortuj elementy według rozmiaru w widoku pamięci masowej i zacznij od usunięcia największych elementów. To najszybszy sposób na zdobycie gigabajtów zaledwie kilkoma kliknięciami.zwłaszcza jeśli zachowałeś stare kopie lub pliki, których już nie używasz.

Jeśli nie stać Cię na Google One, istnieje tymczasowe rozwiązanie: załóż nowe konto i skonfiguruj automatyczne przekierowywanie z pierwotnego konta. Dodaj adres przekierowania w sekcji Przekierowanie i POP/IMAP i potwierdź aby mieć kopię zapasową, która będzie odbierać nową pocztę podczas czyszczenia.

W sekcji Bezpieczeństwo na swoim koncie Google sprawdź Dostęp do innych witryn, aby zobaczyć, gdzie używasz swojej poczty e-mail i anulować połączenia, których już nie potrzebujesz. Usuwanie usług, z których nie korzystasz, pomaga ograniczyć liczbę wysyłanych w przyszłości zautomatyzowanych wiadomości e-mail. teraz masz lepszą kontrolę nad swoimi danymi.

Jeśli potrzebujesz więcej miejsca naraz, możesz skorzystać z planów Google One z większą ilością miejsca, a czasem także z promocyjnych okresów próbnych dla nowych użytkowników. Rozważ skorzystanie z tymczasowego okresu próbnego lub planu rabatowego, jeśli uchroni Cię to przed blokadą. w krytycznych momentach nauki lub pracy.

Dobra produktywność: skróty, szablony, rozszerzenia i widoki

Aktywuj opcję Cofnij wysłanie, aby uniknąć niespodzianek: będziesz mieć kilka sekund na cofnięcie swoich działań. To jest koło ratunkowe, które chroni Cię przed zapomnianym załącznikiem lub niewłaściwym adresatem. Zanim będzie za późno.

Gotowe odpowiedzi oszczędzą Ci powtarzania tekstu. Twórz szablony typowych odpowiedzi i stosuj je podczas pisania. Wystarczy dostosować szczegóły i to wszystko., oszczędzając czas na powtarzalnych zadaniach.

Funkcja Gmail Offline umożliwia czytanie, wyszukiwanie i tworzenie wiadomości w trybie offline, gdy używasz przeglądarki Chrome z rozszerzeniem Chrome. Idealny w podróży lub w miejscach o słabym zasięgu, zapobiegając zatrzymaniu Twojego przepływu pracy.

Aby kontrolować nieustanne straty, bardzo przydatne są narzędzia takie jak wstrzymywanie skrzynki odbiorczej (np. Inbox Pause) lub planowanie działania skrzynek odbiorczych za pomocą usług takich jak Boomerang. Możesz decydować, kiedy wiadomości e-mail mają dotrzeć i kiedy mają zostać wysłane.dostosowując pocztę e-mail do Twojego harmonogramu, a nie odwrotnie.

Jeśli chcesz zrezygnować z subskrypcji wielu newsletterów jednocześnie, usługi zarządzania subskrypcjami pokażą Ci listę wszystkich otrzymywanych newsletterów. W ten sposób możesz szybko anulować to, co Cię nie interesuje. i redukuje hałas przychodzący.

Jeśli nie podobają Ci się karty kategorii, zawsze możesz je wyłączyć w ustawieniach Skrzynki odbiorczej. Niektórzy wolą pojedynczą tackę z filtrami i etykietami aby zachować bardziej spersonalizowaną kontrolę.

W przypadku ściśle tajnych wiadomości e-mail w sieci istnieją rozszerzenia wysyłające wiadomości, które po kilku sekundach ulegają samozniszczeniu. Używaj ich mądrze i pamiętaj, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykonać zrzut ekranu. na urządzeniu odbiorcy.

Istnieją również rozszerzenia, które ostrzegają, jeśli wiadomość e-mail zawiera piksele śledzące. Przed otwarciem wiadomości, które mogą być śledzone, zobaczysz ostrzeżenie. i możesz zdecydować czy chcesz z nimi wchodzić w interakcje.

Włącz wskaźniki osobiste, aby odróżnić wiadomości wysłane tylko do Ciebie od tych wysłanych masowo. Pojedyncza lub podwójna strzałka daje Ci szybkie wskazówki dotyczące priorytetu bez otwierania wiadomości.

Jeśli chcesz oznaczyć skrót jako przeczytany, dodaj przycisk w ustawieniach zaawansowanych, jeśli jest dostępny. Przyspieszysz działanie, czyszcząc powiadomienia, które już przejrzałeś. bez konieczności wchodzenia w każdy wątek.

Przeciąganie i upuszczanie wiadomości między kartami ułatwia szkolenie Gmaila. Jeśli chcesz, aby newsletter znajdował się w tej sekcji, przenieś go z sekcji Promocje do sekcji Głównej i potwierdź zmianę na przyszłość.

Zintegruj kalendarz z widokiem poczty e-mail za pomocą panelu bocznego lub gadżetu. Dzięki temu możesz przeglądać wydarzenia i zadania bez opuszczania zasobnika, zachowując kontekst.

Jeśli odpowiadasz w wątkach grupowych, ustaw opcję „Odpowiedz wszystkim” jako domyślną, jeśli odpowiada Ci taka opcja. Unikniesz zapominania w rozmowach z wieloma odbiorcami i uchronisz się przed koniecznością późniejszej wysyłki.

Aliasy z kropkami i znakami plus świetnie nadają się do organizowania subskrypcji. gmail Zignoruj ​​te punkty i tekst po znaku plus oznaczającym dostawę., ale następnie możesz filtrować według pola Do i automatyzować tagi i działania.

Aby wyszukać oczekujące elementy, wpisz is:unread ol:^uy. Jeśli chcesz zawęzić wyszukiwanie do osoby, dodaj from:name. Znajdź nieprzeczytane wiadomości w ciągu kilku sekund i nie pozwól, aby cokolwiek przepadło w sieci. wśród tak dużej ilości poczty.

W Ustawieniach ogólnych możesz wyświetlać więcej konwersacji na stronie, ale do pewnego limitu. Wyświetlanie większej liczby wiadomości e-mail na jednym ekranie przyspiesza czyszczenie wsadowe i przegląd dzienny.

Twój podpis ma znaczenie: dodaj linki i jasny obraz, jeśli pasuje do Twojej marki. Wyraźny podpis poprawia obecność i ułatwia kontakt bez przeładowywania wiadomości.

Włącz powiadomienia na pulpicie, jeśli cały czas masz otwartą pocztę e-mail. Powiadomią Cię tylko o tym, co uważasz za ważne, bez zakłócania innych zadań.

Jeśli masz wolne połączenie, skorzystaj z uproszczonej wersji HTML Gmaila. Podstawowy interfejs zmniejsza obciążenie i pozwala na pracę bez konieczności czekania w nieskończoność. aby wszystko się załadowało.

Aby wstawić obrazy do treści wiadomości, użyj przycisku „Dodaj zdjęcie” lub wklej adres internetowy. Używaj go oszczędnie, aby nie przeciążać poczty elektronicznej odbiorcy. ani nie utrudniać czytania.

Pamiętaj, że limit rozmiaru załącznika w wiadomości e-mail wynosi 25 MB. Za pomocą Dysku możesz wysyłać linki do plików o rozmiarze wielu gigabajtów, a nawet terabajtów, w zależności od formatu. Dołączanie z Dysku rozwiązuje problem rozmiaru i gwarantuje dostawę.

Zapisuj załączniki bezpośrednio na Dysku z poziomu poczty e-mail, dzięki czemu nie musisz ich pobierać na komputer. Następnie posortuj je do folderów i udostępnij komu chcesz. bez duplikowania plików w każdej przesyłce.

Aby zawęzić wyszukiwanie, użyj has:attachment, a jeśli szukasz konkretnego typu, filename:.pdf lub filename:.txt. Oto jak w kilka sekund możesz filtrować załączniki, nie tracąc czasu. przemierzając wieczne nici.

Aktywuj automatyczną odpowiedź dotyczącą urlopu, podając datę rozpoczęcia i zakończenia. Wiadomość wysyłana jest tylko raz przez nadawcę, chyba że nadawca napisze do Ciebie ponownie po kilku dniach., unikając spamu w odpowiedziach.

Jeśli zmienisz dostawcę, zaimportuj wiadomości e-mail i kontakty z sekcji Konta i Importuj. To kluczowy krok w celu przeprowadzenia uporządkowanej migracji bez utraty wątków ani książek adresowych.

Aby szybko wykryć duże wiadomości e-mail, wypróbuj opcję has:attachment size:5m i odpowiednio dostosuj próg. Praca według rozmiaru to najskuteczniejszy sposób na uwolnienie gigabajtów w krótkim czasie

Sprawdź ostatnią aktywność swojego konta w stopce skrzynki odbiorczej. Zobaczysz adres IP, godzinę i przybliżoną lokalizację. Jeśli coś Ci przeszkadza, zmień hasło i wyloguj się. na podejrzanych urządzeniach.

Delegowanie dostępu pozwala innej osobie czytać, wysyłać lub usuwać pliki w Twoim imieniu bez konieczności podawania Twojego hasła. Przydatne dla zespołów i pomocy, z kontrolą i odwołaniem gdy nie jest to już konieczne.

Za pomocą usługi Google Takeout możesz pobrać kopię swoich danych, łącznie z pocztą e-mail. Jeśli nie potrzebujesz całego pliku, eksportuj go według tagów lub kategorii. i zachowaj aktualną kopię zapasową.

Szybkie FAQ

Jaki jest limit mojego bezpłatnego konta Google? Każde konto obejmuje 15 GB przestrzeni dzielonej pomiędzy Gmaila, Dysk i Zdjęcia, więc liczy się każdy limit.

Co się stanie, jeśli zapełnię pamięć masową? Po osiągnięciu limitu nie będziesz mógł wysyłać ani odbierać wiadomości e-mail, a przesyłanie plików i kopiowanie ich do Dysku i Zdjęć również nie będzie możliwe.

Jak znaleźć najważniejsze rzeczy w Gmailu? Użyj polecenia greater:XM, np. greater:10M, aby wyświetlić wiadomości e-mail o rozmiarze większym niż podany i usunąć je lub pobrać załączniki.

Czy usunięcie danych natychmiast zwalnia miejsce? Nie, jeśli plik pozostanie w koszu: opróżnij go natychmiast, aby zwolnić miejsce do przechowywania, nie czekając 30 dni.

Jak zwolnić miejsce w Gmailu? Oto przewodnik, który pomoże Ci dowiedzieć się więcej.

Dzięki tym technikom, filtrom i nawykom Twoja poczta e-mail zmieni się z chaotycznego bałaganu w precyzyjnie dostrojone narzędzie. Gmail oferuje wszystko, czego potrzebujesz, aby kontrolować głośność, odzyskiwać miejsce i pracować w skupieniu. bez konieczności płacenia więcej i z możliwością rozbudowy tylko wtedy, gdy naprawdę tego potrzebujesz.