Jak zarządzać usługą SharePoint Online za pomocą Copilot: kroki, najlepsze praktyki i pełna kontrola danych

¿Jak zarządzać usługą SharePoint Online za pomocą usługi Copilot? Nowoczesne zarządzanie SharePoint Online robi ogromny krok naprzód dzięki natywnej integracji Microsoft Copilot i zaawansowanemu pakietowi zarządzania, który Microsoft 365 udostępnia nam na wyciągnięcie ręki. Menedżerowie IT i administratorzy witryn wiedzą, że zrównoważenie produktywności, kontroli danych, bezpieczeństwa i płynnego działania użytkownika może być skomplikowane. Teraz asystent Copilot staje się kluczowym sojusznikiem w przekształcaniu tej złożoności w zwinne, wspólne i bezpieczne wyniki.zarówno dla dużych firm, jak i małych organizacji, które stawiają na pracę cyfrową.

Ale jak zarządzać usługą SharePoint Online, aby w pełni wykorzystać potencjał Copilot? Ten przewodnik jest najbardziej aktualny i kompleksowy w języku hiszpańskim, zbudowany z najbardziej istotnych i najnowszych informacji. Tutaj pokazujemy, jak wdrożyć, skonfigurować i wykorzystać Copilot i zaawansowaną administrację SharePoint, integrując praktyki bezpieczeństwa, zapobieganie nadmiernej ekspozycji danych oraz inteligentną automatyzację procesów i treści — wszystko z praktycznym podejściem dostosowanym do rzeczywistej pracy zespołów.

Czym jest Copilot w usłudze SharePoint Online i dlaczego stał się nowym fundamentem administracji?

Copilot to inteligentny asystent oparty na sztucznej inteligencji, który firma Microsoft zintegrowała z całym pakietem 365, w tym z usługą SharePoint Online.Ten asystent obsługuje wszystko, od tworzenia i zarządzania treścią po inteligentne zarządzanie agentami, kontrolę dostępu i bezpieczeństwo dokumentów. Dzięki zaawansowanym modelom językowym i natywnemu połączeniu z uprawnieniami i danymi dzierżawcy, Copilot zapewnia odpowiedzi kontekstowe, automatyzuje zadania i pozwala administratorom zachować kontrolę nad informacjami bez utraty elastyczności..

W usłudze SharePoint Online Copilot umożliwia nie tylko tworzenie i udoskonalanie stron i treści, ale także wdrażać zasady cyklu życia, identyfikować ryzyka nadmiernej ekspozycji, obsługa konfiguracji uprawnień i nawet interakcja z niestandardowymi agentami które pomagają odpowiadać na zapytania i wykonywać złożone zadania. Zanim przejdziemy dalej, ostrzegamy, że w Tecnobits Mamy dziesiątki poradników na temat Copilota i jego ustawień, takich jak ten na Jak zainstalować Copilot w pakiecie Office 365, może to być pomocne.

Wymagania wstępne i pierwsze kroki przygotowania usługi SharePoint Online z Copilotem

Zanim uruchomisz usługę Copilot i zaczniesz w pełni korzystać z platformy SharePoint Online, konieczne jest spełnienie szeregu wymagań i dobre zaplanowanie działań.:

• Odpowiednie licencje: Podstawą jest posiadanie pakietu Microsoft 365 Copilot, a w przypadku funkcji zaawansowanych – licencji E5 i usługi SharePoint Advanced Management (SAM).
• Konfiguracja środowiska testowego: Przygotuj środowisko testowe, w którym będziesz mógł weryfikować konfiguracje bez zakłócania codziennych operacji.
• Testy pilotażowe: Wybierz grupę wczesnych użytkowników, aby przetestować integrację i zebrać realistyczne opinie.
• Plan komunikacji: Informuj i edukuj użytkowników o zmianach i nowych funkcjach Copilota, minimalizując tarcia.
• Przegląd zasad dostępu i bezpieczeństwa: Aby zapobiec ryzyku, dostosuj zasady dostępu warunkowego, uwierzytelniania wieloskładnikowego oraz wyszukiwania i udostępniania.
• Kontrola i regulacja sieci: Zapewnia, że ​​infrastruktura spełnia wymagania dotyczące łączności i bezpieczeństwa do którego wymagany jest pakiet Microsoft 365 Copilot.

Dzięki solidnym podstawom Copilot i SharePoint będą ze sobą bezpiecznie i wydajnie współpracować. od pierwszej chwili.

Zaawansowana administracja SharePoint: centrum operacyjne dla Copilota

Dodatek Zaawansowane zarządzanie programem SharePoint (SAM) Jest to niezbędne narzędzie dla każdej organizacji, która chce skorzystać z inteligencji i automatyzacji oferowanych przez Copilot.

• Unikaj nadmiernego udostępniania i zaśmiecania źródeł danych, zwiększając dokładność wyników generowanych przez Copilota.
• Monitoruje cykl życia witryn i treści, identyfikując i usuwając to, co jest przestarzałe lub nieaktywne.
• Kontroluj, ograniczaj i audytuj dostęp do dokumentów i witryn, stosując inteligentne zasady i etykiety wrażliwości.

Za pośrednictwem Centrum administracyjnego SAM możesz przeglądać szczegółowe raporty, wykonywać działania zbiorcze, automatyzować powiadomienia oraz synchronizować zabezpieczenia i zgodność w całej organizacji. Integracja Copilot dodaje warstwę konwersacyjną i inteligentną, która upraszcza podejmowanie decyzji i codzienne zarządzanie.

Najlepsze praktyki i kluczowe kroki przygotowania programu SharePoint do Copilota

Przygotowanie danych, zarządzanie i bezpieczeństwo są niezbędne. Oto kilka rekomendacji, których nie możesz zignorować:

1. Zmniejsz przypadkowe udostępnianie i kontroluj uprawnienia

W programie SharePoint Unikanie nadmiernej ekspozycji jest kluczowe, aby Copilot mógł przekazywać wyłącznie istotne i wiarygodne informacje.Aby to zrobić:

• Konfigurowanie ustawień udostępniania na poziomie dzierżawcy i witryny, dostosowując domyślne uprawnienia do „konkretnych osób”, a nie całej organizacji.
• Ukrywa opcje o szerokim ryzyku jako „Wszyscy oprócz użytkowników zewnętrznych”, aby ograniczyć promień ekspozycji.
• Kształci i szkoli właścicieli obiektów aby zarządzać wnioskami o dostęp i dokładnie sprawdzać, kto może mieć dostęp do danych.

2. Upewnij się, że właściciele witryn są ważni

Właściciele witryn są ostatnią linią obrony w kwestii zarządzania treścią i jej czystości.

• Wykonuje dyrektywy właściwości w celu wykrycia witryn, za które nie są odpowiedzialne co najmniej dwie wyraźne strony.
• Włącz automatyczne powiadomienia dla tych właścicieli, aby mogli oni weryfikować aktywność, uprawnienia i potrzebę dalszego utrzymywania witryny.
• Aktualizuje rejestry nieruchomości w trybie aktywnym i wymaga okresowych przeglądów.

3. Oczyszczanie nieaktywnych witryn i zarządzanie cyklem życia

Stara treść jest największym wrogiem dokładności aplikacji Copilot.Gromadzenie przestarzałych danych rozprasza źródła i generuje mylące lub nieistotne odpowiedzi.

• Identyfikuje witryny bez istotnej aktywności przez określone okresy (3, 6, 9 lub 12 miesięcy).
• Wysyłaj właścicielom powiadomienia w celu potwierdzenia ich przydatności.
• Ustaw niepotrzebne elementy w trybie tylko do odczytu i zaplanuj automatyczną archiwizację po uzgodnionym czasie.
• Użyj raporty z AI z SAM, aby uzyskać automatyczne rekomendacje dotyczące tego, jakie działania podjąć.

Powiązany artykuł:

Jak automatyzować powtarzające się zadania za pomocą Power Automate: przewodnik zaawansowany

4. Wykrywanie potencjalnie udostępnianych treści

Dzięki raportom dotyczącym aktywności i uprawnień możesz zidentyfikować punkty nadmiernej ekspozycji:

• Przeglądaj raporty aktywności dotyczące treści udostępnianych „komukolwiek”, „wszystkim z wyjątkiem osób z zewnątrz” lub „członkom organizacji”.
• Użyj raportu bazowego dotyczącego przekroczenia limitu, aby ocenić liczbę użytkowników mających dostęp na podstawie zdefiniowanych progów.
• Pobieraj, filtruj i analizuj dane, aby szybko reagować na podejrzane sytuacje.

5. Kontroluj i ograniczaj dostęp do treści

Gdy wykryjesz ryzyko, Copilot pomoże Ci scentralizować i ograniczyć nieautoryzowany dostęp.ale decyzja i wykonanie zawsze należą do administratora:

• Rozpocznij przeglądy dostępu u właścicieli witryn.
• Ogranicz dostęp do określonych grup za pomocą zasad „Ograniczona kontrola dostępu (RAC)”, aby tylko niezbędni użytkownicy mogli nadal widzieć informacje zarówno w programie SharePoint, jak i w usłudze OneDrive.
• Włącz zasadę „wykrywania ograniczonych treści”, aby ukryć treści przed programem Copilot i wyszukiwaniem organizacyjnym bez zmiany uprawnień.
• Połącz obie opcje w najbardziej krytycznych obszarach.

6. Działania proaktywne w miejscach strategicznych

Kluczowe obiekty organizacji wymagają dodatkowej ochrony od pierwszej minuty.:

• Zastosuj RAC podczas tworzenia nowych witryn, unikając w ten sposób nadmiernego udostępniania od samego początku.
• W razie konieczności blokuj pobieranie plików, zwłaszcza nagrań z aplikacji Teams.
• W przypadku dokumentów o dużym znaczeniu należy rozważyć szyfrowanie z „prawami ekstrakcji”.

Integracja i zarządzanie agentami w SharePoint i Copilot

Kolejną rewolucją, jaką przynosi Copilot, jest możliwość Twórz, zarządzaj i udostępniaj inteligentnych agentów w programie SharePoint w celu uzyskania pomocy, nauki i zadań automatyzacyjnych:

• Każdy członek z uprawnieniami do edycji może utworzyć własnego agenta., które następnie mogą być edytowane, udostępniane, a nawet zatwierdzane przez właściciela witryny.
• Właściciele mogą oznaczyć agenta jako „zatwierdzonego” i ustawić go jako domyślnego, z którym odwiedzający będą się najpierw kontaktować.
• Agentów można przypinać, edytować lub udostępniać z poziomu panelu czatu Copilot, co ułatwia współpracę i dostęp.
• Można je usunąć tak jak każdy inny plik w obrębie witryny, co ułatwia rotację i czyszczenie przestarzałych agentów.

Tworzenie bogatej zawartości za pomocą Copilot w programie SharePoint

Copilot to nie tylko moduł zarządzania i bezpieczeństwa, ale także rewolucjonizuje sposób tworzenia i publikowania treści w programie SharePoint.:

• Tworzenie stron z szablonów: Wybierz spośród gotowych szablonów, takich jak newslettery, ogłoszenia o wydarzeniach lub aktualizacje, i dostosuj je za pomocą inteligentnych monitów i załączników.
• Tworzenie z otwartych ogłoszeń: Zacznij od zdania i pozwól Copilotowi zasugerować strukturę, projekt i treść, dostosowując wynik tyle razy, ile będzie to konieczne.
• Pomysły na projekt: Copilot sugeruje ulepszenia wizualne i układu, aby każda strona była atrakcyjna i profesjonalna.
• Inteligentne przepisywanie: Edytor tekstu sformatowanego umożliwia udoskonalanie wiadomości, nadawanie im naturalnego lub profesjonalnego tonu, a nawet podsumowywanie lub rozszerzanie informacji w zależności od potrzeb.

Jak dodać SharePoint jako źródło wiedzy w Copilot Studio

Copilot umożliwia integrację programu SharePoint jako źródła danych na potrzeby odpowiedzi generatywnych., co zwiększa trafność informacji przekazywanych za pośrednictwem agentów i asystentów:

1. Otwórz agenta w Copilot Studio.
2. Kliknij „Dodaj wiedzę” w odpowiedniej sekcji.
3. Wybierz „SharePoint” i wprowadź adres URL witryn, które chcesz dodać (możesz dodać wiele, używając kombinacji klawiszy Shift + Enter).
4. Podaj nazwę i dokładny opis, a sztuczna inteligencja wykorzysta tę informację jako kontekst.
5. Kliknij „Dodaj” i zdefiniuj scenariusze uwierzytelniania: domyślnie Copilot Studio uwierzytelnia się za pomocą Microsoft Enter ID, ale możesz dostosować Scopes i uwierzytelnianie ręczne, jeśli potrzebujesz bardziej restrykcyjnych scenariuszy.

Podstawowe środki bezpieczeństwa do zarządzania usługą SharePoint Online za pomocą Copilot

Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA)

Włącz uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) dla wszystkich zarządzanych użytkowników i komputerów za pośrednictwem Centrum administracyjnego usługi Microsoft 365, a także konfigurować zasady dostępu warunkowego na podstawie poziomu ryzyka, lokalizacji i urządzenia.

Audyt i przechowywanie danych

• Włącz ujednolicone rejestrowanie audytu w programie Microsoft Purview, aby rejestrować wszystkie działania użytkowników i administratorów.
• Określ zasady przechowywania danych w oparciu o wymogi regulacyjne i okresowo przeglądaj rejestry pod kątem anomalii.

Kontrola informacji poufnych

• Eksportuj 100 najczęściej odwiedzanych witryn i przeanalizuj potencjalne ryzyko nadmiernej ekspozycji dzięki raportom SAM i Microsoft Purview DSPM.
• Wyłącz szerokie udostępnianie i kontroluj aktywność Copilota, aby zapobiec wyciekom informacji.
• Używaj etykiet poufności, aby klasyfikować, szyfrować i ograniczać dostęp do danych w dokumentach, witrynach i grupach.

Stosowanie i zarządzanie etykietami poufności w programie SharePoint za pomocą programu Copilot

Etykiety poufności Microsoft Purview odgrywają kluczową rolę w ochronie informacji i kontrolowaniu sposobu korzystania z Copilota.:

1. Twórz etykiety w portalu Microsoft Purview i publikuj je dla wszystkich użytkowników lub tylko dla określonych grup.
2. Skonfiguruj, czy etykieta ma oznaczać tylko zawartość, czy także szyfrowanie i ograniczenia dostępu.
3. Przypisz domyślne etykiety do bibliotek dokumentów, korzystając z opcji rozszerzenia ochrony również na pobierane pliki, jeśli potrzebujesz maksymalnego bezpieczeństwa.
4. Skonfiguruj synchronizację tagów dla witryn, grup i obszarów roboczych.
5. Użyj automatycznego tagowania usług w sytuacjach, w których nie chcesz polegać na ręcznym wprowadzaniu danych przez użytkownika.

Zapobieganie utracie danych (DLP) i adaptacyjna kontrola nad poufnymi informacjami

La zapobieganie utracie danych (DLP) wbudowana w Purview funkcja pomaga zapobiegać przypadkowym wyciekom danych we wszystkich punktach: SharePoint, Teams, Exchange i urządzeniach.

• Definiuje zasady analizy i ochrony poufnych danych (np. kart kredytowych, numerów ubezpieczenia społecznego, danych medycznych).
• Podejmuj zautomatyzowane działania: blokuj zgłoszenia, ostrzegaj użytkowników lub uruchamiaj powiadomienia i przepływy naprawcze.
• Włącz adaptacyjną ochronę, łącząc DLP z zarządzaniem ryzykiem wewnętrznym, aby dynamicznie dostosowywać poziom kontroli na podstawie incydentów behawioralnych.

Ciągły monitoring i audyt w Copilot i SharePoint Online

Regularne przeglądy, analiza dzienników i monitorowanie żądań i odpowiedzi Copilota mają kluczowe znaczenie dla zachowania bezpieczeństwa i zgodności.:

• Użyj raportów historii zmian, aby sprawdzić, kto, co i kiedy zrobił, zarówno na poziomie witryny, jak i globalnym.
• W początkowej fazie wdrażania należy generować te raporty co tydzień, a następnie dostosować ich częstotliwość.
• Użyj narzędzi eksploratora treści i aktywności, aby monitorować stosowanie etykiet przechowywania i poufności, a także potencjalne incydenty związane z poufnymi danymi.

Wyłącz ograniczone wyszukiwanie w programie SharePoint (RSS) podczas przechodzenia na Copilot

RSS to rozwiązanie tymczasowe, które ogranicza wyszukiwanie do dozwolonych witryn, dopóki uprawnienia nie zostaną sprawdzone i poprawione.. Gdy konfiguracja jest już bezpieczna, wyłącz RSS i zezwól Copilotowi i wyszukiwarce na dostęp do wszystkich autoryzowanych treści, zwiększając dokładność i wartość generowanych odpowiedzi.

• Wyłącz całkowicie RSS za pomocą programu PowerShell (Set-SPOTenantRestrictedSearchMode).
• Usuń witryny z listy dozwolonych za pomocą Remove-SPOTenantRestrictedSearchAllowedSite.
• Jeśli zarządzasz kanałami RSS, upewnij się, że na liście dozwolonych znajdują się wyłącznie naprawdę bezpieczne witryny.

Przechowywanie i cykl życia danych: wyeliminuj niepotrzebne dane i przestrzegaj przepisów

• Użyj zasad przechowywania danych Purview, aby automatycznie zachowywać lub usuwać dokumenty, wiadomości e-mail i treści Copilot w oparciu o wymogi prawne lub biznesowe.
• Ustaw wyjątki za pomocą konkretnych etykiet przechowywania dla ważnych treści.
• Monitoruj przestrzeganie zasad i egzekwowanie retencji za pomocą narzędzi do raportowania i eksploratorów aktywności.

Monitoruje i kontroluje interakcje i odpowiedzi generowane przez Copilota

• Zastosuj wstępnie zdefiniowane zasady zgodności komunikacji w Purview w celu wykrywania niewłaściwego języka, przecieków lub niewłaściwego użycia w żądaniach i odpowiedziach Copilota.
• Okresowo przeglądaj dzienniki i audyty, aby korygować incydenty i mierzyć rzeczywiste wykorzystanie Copilota.

Ciągła optymalizacja: zasoby, wdrażanie i szkolenia w Copilot i SharePoint

Optymalna implementacja i administracja usługą Copilot w usłudze SharePoint Online to ciągły proces.:

• Twórz pionierskie społeczności użytkowników, aby zbierać opinie i identyfikować możliwości udoskonaleń.
• Wdrażaj rozwiązanie stopniowo, monitorując jego wpływ, gotowość i satysfakcję za pomocą narzędzi Viva Insights i raportów dotyczących wykorzystania pakietu Microsoft 365.
• Skorzystaj z zasobów szkoleniowych i zestawów wdrożeniowych firmy Microsoft, aby rozszerzyć wiedzę we wszystkich zespołach.
• Jeśli posiadasz dużą liczbę licencji, zapoznaj się z opcjami pomocy i wsparcia FastTrack lub wdróż projekty współinwestycyjne z firmą Microsoft i oficjalnymi partnerami..

Jeśli Twoja organizacja potrzebuje jeszcze bardziej dostosowanych scenariuszy, Copilot Studio i ekosystem Power Platform umożliwiają rozszerzenie funkcjonalności poprzez dodanie określonych integracji i automatyzacji, przy jednoczesnym zachowaniu obowiązujących zasad bezpieczeństwa i zarządzania.

Zaawansowane zarządzanie usługą SharePoint Online za pomocą Copilot otwiera nowe horyzonty wydajności, bezpieczeństwa i wygody.; połączenie scentralizowanej kontroli, automatyzacji, zintegrowanej ochrony i kontekstowej pomocy pozwala każdemu zespołowi zachować swoje dane chronione, produktywne i zawsze pod kontrolą. Aby uzyskać więcej informacji na ten temat, zapoznaj się z Oficjalna strona usługi Microsoft 365 Copilot.

Powiązany artykuł:

Kompletny przewodnik po automatyzacji powtarzających się zadań w systemie Windows 11 za pomocą usługi Power Automate Desktop

Cristian Garcia

Od najmłodszych lat pasjonat technologii. Uwielbiam być na bieżąco w branży i przede wszystkim ją komunikować. Dlatego od wielu lat zajmuję się komunikacją w serwisach poświęconych technologii i grom wideo. Możesz znaleźć mnie piszącego o Androidzie, Windowsie, MacOS, iOS, Nintendo lub jakimkolwiek innym pokrewnym temacie, który przyjdzie Ci do głowy.