Dlaczego mój dokument Word jest zepsuty na innym komputerze i jak temu zapobiec

Spędzasz godziny pisząc tekst, formatując go, dodając obrazy, tabele, diagramy i inne kształty. Wszystko jest gotowe, ale gdy otwierasz plik na innym komputerze, okazuje się, że Elementy uległy przemieszczeniu i nawet tekst utracił swoje formatowanie.Zastanawiasz się: „Dlaczego mój dokument Worda psuje się na innym komputerze i jak mogę to naprawić?” Zajmijmy się tym.

Dlaczego mój dokument Word ulega zniszczeniu na innym komputerze?

Jeśli Twój dokument Word jest nieuporządkowany na innym komputerze, nie jesteś sam. W rzeczywistości jest to jeden z najczęstszych problemów, na jakie napotykają użytkownicy pakietu biurowego Microsoft. Po starannej pracy nad dokumentem otwierasz go na innym komputerze i odkrywasz, że wszystkie elementy są nieuporządkowane: marginesy, czcionki, rozmieszczenie tabel, pól i kształtów itd. To takie frustrujące!

A problem jest jeszcze większy, jeśli jest to duży dokument z wieloma obrazami, polami tekstowymi, różnymi czcionkami, formatami i innymi elementami. Niespodziewane zepsucie wszystkiego to strata czasu i wysiłku, wraz z żmudnym zadaniem ponownego uporządkowania go. Dlaczego dokument Worda ulega zniszczeniu na innym komputerze, ale pozostaje nienaruszony na naszym? Istnieje kilka przyczyn tego zjawiska.

Różnice w wersjach programu Word

Pierwszym powodem, dla którego dokument Worda może się zepsuć na innym komputerze, jest używana wersja Worda. Jak prawdopodobnie już wiesz, istnieje kilka wersji programu Microsoft Word (2010, 2016, 2019, 2021 itd.) i Każdy może interpretować formaty w nieco inny sposób..

Dlatego dokument utworzony w programie Word 2010 może wyglądać inaczej, jeśli zostanie otwarty w programie Word 2019 lub Microsoft 365. To samo może się zdarzyć, jeśli użyjesz wersja online programu Word lub Word dla komputerów Mac, szczególnie jeśli do dokumentu zastosowano różne formaty lub dodano wiele elementów.

Użycie nietypowych czcionek

Innym z najczęstszych powodów jest to, że W dokumencie wykorzystano niestandardowe czcionki, które nie są dostępne na drugim komputerzeJeśli program Word nie może znaleźć oryginalnej czcionki, zastępuje ją czcionką domyślną, co może powodować zmiany w tekście.

Dlatego jeśli w dokumencie użyto jednej lub więcej nietypowych czcionek, może się to różnić, gdy spróbujesz otworzyć go na innym komputerze. Jeśli nowy komputer nie ma zainstalowanych tych czcionek, Word zastąpi je podobną czcionką lub domyślnymi czcionkami (Czas New Roman, Czcionka Arial i Calibri itd.).

Różne ustawienia drukowania i marginesy

Jeśli dokument Word jest nieprawidłowo skonfigurowany na innym komputerze przez przesunięcie marginesów, może to być spowodowane ustawieniami drukowania. Pamiętaj, że każdy komputer może mieć inne ustawienia drukarki, co może prowadzić do zmiana położenia marginesówPowoduje to przesunięcie akapitów tekstu w górę lub w dół, zmianę położenia obrazów i obiektów oraz zmianę numeracji stron.

Korzystanie z niestandardowych szablonów

W programie Microsoft Word dostępnych jest kilka stylów domyślnych szablonów, z których można korzystać, ale umożliwia on także stwórz swój własny szablonJeśli zrobiłeś to drugie, dokument może się zmienić po otwarciu go na innym komputerze. To ma sens, ponieważ niestandardowy szablon, którego użyłeś, nie jest dostępny na nowym komputerze, więc użyje domyślnego.

Problemy z obrazami, tabelami i osadzonymi obiektami

Innym powodem, dla którego dokument Word może stać się nieskonfigurowany na innym komputerze, jest obecność obrazów, tabel i obiektów osadzonych w tekście. Jeśli te elementy są ustaw na „Zgodnie z tekstem”Wszelkie zmiany formatowania tekstu wpłyną na jego umiejscowienie. W takich przypadkach najlepiej zastosować „Stały układ” do osadzonych elementów, aby zachowały swoją pozycję.

Jak zapobiec uszkodzeniu dokumentu Word na innym komputerze

Być może chcesz udostępnić dokument Word do edycji współpracownikowi lub po prostu musisz go otworzyć na innym komputerze, aby go wydrukować. Problem polega na tym, że elementy, z których się składa, i formatowanie, które mu przypisałeś, zmieniają się natychmiast po otwarciu go na innym komputerze. Jeśli chcesz zapobiec temu, aby to się wydarzyło, możesz zastosować następujące rozwiązania:

Zapisz dokument w formacie PDF

Użycie formatu PDF jest najlepszą alternatywą, gdy dokument Word ulegnie uszkodzeniu na innym komputerze. Ten format zachowuje oryginalny układ i zapobiega wprowadzaniu zmian lub edycji w dokumencie.. I nie ma znaczenia, jaka wersja programu Word została użyta do jego utworzenia ani co czytnik PDF który służy do jej otwarcia.

Aby zapisać dokument Word w formacie PDF, wystarczy Kliknij Plik – Zapisz jako i wybierz opcję PDF z dostępnych opcji zapisu.W ten sposób marginesy, czcionki, obrazy, kształty i inne elementy pozostaną nienaruszone w tekście, niezależnie od tego, gdzie otworzysz plik. Z drugiej strony pomiń tę opcję, jeśli chcesz, aby inni edytowali plik.

Zapisz dokument w zgodnym formacie

Jeżeli zapisanie dokumentu w formacie PDF nie jest możliwe, zapisz w formacie zgodnym ze starszymi wersjami programu WordAby to zrobić, kliknij Zapisz jako i wybierz format .doc z opcji zapisu. Alternatywnie, Format .docx jest nowocześniejszy i zoptymalizowany w porównaniu do .doc, więc możesz z niego korzystać, jeśli na komputerze docelowym jest zainstalowana nowsza wersja programu Word niż na Twoim komputerze.

Używaj standardowych czcionek i stylów

Pamiętaj, że dokument Word jest dekonfigurowany na innym komputerze, gdy używamy niestandardowych czcionek lub stylów. Dlatego, jeśli to możliwe, spróbuj użyć popularnych czcionektakie jak Time New Roman lub Arial, i domyślne szablony zamiast ręcznie dostosowanych szablonów. Wszystko to zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia nieoczekiwanych zmian podczas otwierania dokumentu na innym komputerze.

Osadź czcionki w dokumencie

Osadzanie czcionek jest pomocne, jeśli dokument Word jest nieprawidłowo skonfigurowany na innym komputerze, np. powoduje, że plik zachowuje czcionki nawet jeśli na innym komputerze nie są one zainstalowaneAby osadzić czcionki w dokumencie Word, wykonaj następujące proste kroki:

1. Przejdź do Plik – Opcje.
2. Wybierz Zapisz
3. Aktywuj opcję Osadź czcionki w pliku.

Do współpracy używaj OneDrive lub Google Docs

Ostatecznym rozwiązaniem problemu dokumentu Word wychodzącego poza konfigurację na innym komputerze jest użycie platform chmurowych, takich jak OneDrive lub Google Docs. Zapewnia to większą stabilność i pozwala wszyscy użytkownicy widzą tę samą wersję dokumentu bez problemów ze zgodnością.