Kompletny przewodnik po listach Microsoft: czym są i jak działają

W ekosystemie Microsoft 365 Listy Microsoft Jest to jedno z niezbędnych narzędzi organizować, śledzić i udostępniać informacje w sposób uporządkowany. Od śledzenia problemów i projektów po wdrażanie pracowników i zarządzanie zasobami, aplikacja ta wyróżnia się elastycznością i łatwością obsługi.

Jeśli pracujesz w zespole lub po prostu chcesz utrzymuj swoje informacje uporządkowane i dostępne z dowolnego miejscaOto rozwiązanie, którego nie powinieneś przegapić. W tym artykule szczegółowo opisujemy, co możesz zrobić za pomocą Listy Microsoft i jak korzystać z ich szablonów. Przeanalizujemy również Twoją interakcję z innymi aplikacjami, takimi jak SharePoint czy Teams.

Czym jest usługa Microsoft Lists i jak działa?

Microsoft Lists to aplikacja pakietu Microsoft 365 przeznaczona dla inteligentne śledzenie informacji. Można z niego korzystać w przeglądarce, na urządzeniu mobilnym, a nawet bezpośrednio w aplikacji Microsoft Teams dzięki pełnej integracji.

faktycznie działa jako prosta i wizualna baza danych, składający się z wierszy i kolumn, w których można umieścić tekst, obrazy, pliki, daty, przypisane osoby, hiperłącza i wiele więcej. Dzięki systemowi widoku możesz wyświetlać informacje na różne sposoby, w zależności od celu: w siatce (opcja domyślna), na liście, w kalendarzu lub w galerii. Lista jest podobna, lecz bez możliwości edycji online. Galeria jest dobrze dostosowana do treści wizualnych, a kalendarz jest idealny, jeśli chcesz przeglądać elementy uporządkowane według daty.

Tworząc nową listę, możesz zacząć od zera, użyć istniejącej listy jako szablonu lub zaimportować tabelę programu Excel. Możesz również polegać na licznych wstępnie zaprojektowane szablony które Microsoft oferuje do konkretnych przypadków użycia.

Wszystkie listy można dostosować wizualnie: Zmień kolory tła, przypisz określone ikony i zastosuj reguły, które modyfikują ich wygląd na podstawie ich stanu. Na przykład element ze statusem „Zatwierdzony” może zostać wyświetlony na zielonym tle, podczas gdy element ze statusem „W trakcie przeglądu” pojawi się na pomarańczowym tle.

 

Wstępnie zaprojektowane szablony na każdą potrzebę

Jeśli masz mało czasu na stworzenie listy od podstaw, Microsoft Lists zawiera przydatne szablony dostosowane do różnych scenariuszy. Szablony te zaprojektowano tak, aby można było z nich korzystać zaledwie kilkoma kliknięciami, przy jednoczesnym zachowaniu określonej struktury, pól niestandardowych, widoków i stylów wizualnych.

Oto niektóre z najpopularniejszych:

• Szablon zarządzania problemami: Idealne do śledzenia incydentów wraz z ich statusem, priorytetem i odpowiedzialnymi stronami.
• Szablon planu wydarzenia: organizuje wszystkie szczegóły wydarzenia w przejrzystej i edytowalnej strukturze.
• Model pacjenta: W placówkach służby zdrowia umożliwia rejestrowanie statusu, obserwacji i potrzeb każdego pacjenta.
• Szablon wniosku o pożyczkę: monitorowanie i kontrolowanie procesu udzielania pożyczek.

Opcje organizacji, formatowania i reguł

Oprócz już wymienionych poglądów, Możesz dostosować każdą listę do swojego przepływu pracy ustawianie filtrów, grupowania, sortowania i reguł automatycznych. Możliwości są następujące:

• Skonfiguruj alerty e-mail gdy zmienia się status lub dodawany jest nowy element.
• Zmień format warunkowo według zawartości: kolorów, ikon, stylów.
• Grupowanie elementów według priorytetu, daty, statusu, itp.
• Utwórz nowe listy z innych list, kopiując projekt i strukturę.
• Importuj dane z Excela z automatycznym rozpoznawaniem kolumn.

Wszystkie te funkcje pozwalają zaoszczędzić czas i zapewnić spójność wizualną i danych w zespole, zwłaszcza w projektach zespołowych, w które zaangażowanych jest wiele osób.

Zapisywanie i uzyskiwanie dostępu do list

Jedną z zalet usługi Microsoft Lists jest jej natywna integracja z ekosystemem Microsoft 365. Możesz zapisać swoje listy w witrynach takich jak SharePoint lub onedrive tylko do użytku osobistego. Jeśli pracujesz w zespole, najczęściej umieszczasz je w witrynie programu SharePoint współdzielonej ze wszystkimi członkami.

Listy otwierają się w trybie pełnoekranowym, co ułatwia edycję. Możesz sprawdzić, gdzie dokładnie jest przechowywana lista, korzystając z adresu URL lub paska narzędzi. Ze standardowego interfejsu możesz łatwe tworzenie, edytowanie, udostępnianie i eksportowanie elementów.

Udostępnianie list: uprawnienia, dostęp i współpraca

Udostępnianie listy jest tak proste, jak wygeneruj link lub zaproś konkretnych członków. Możesz przyznać pełny dostęp (odczyt i edycja) lub tylko dostęp do odczytu. Możesz także ustawić datę wygaśnięcia łącza, zabezpieczyć je hasłem, a nawet wybrać, czy odbiorcy mogą wprowadzać zmiany.

Można również udostępnić pojedynczy element listy zamiast całej bazy danych. Można zamieszczać komentarze do poszczególnych pozycji., co usprawnia współpracę bez konieczności wysyłania wiadomości e-mail.

Uprawnienia są zarządzane za pośrednictwem programu SharePoint i domyślnie dziedziczone. ze strony, na której zapisano listę. Można je jednak zmodyfikować, aby przyznać dostęp tylko wybranym osobom lub ograniczyć określone działania.

Microsoft Lists i jego integracja z innymi aplikacjami

Prawdziwy potencjał Lists ujawnia się dopiero po połączeniu go z innymi narzędziami w środowisku Microsoft. Będąc całkowicie zintegrowany z SharePoint, Microsoft Teams i Plannermożesz wykonać następujące czynności:

• Dodawanie list jako kart w kanale Teams, ułatwiając bezpośredni dostęp z poziomu konwersacji zespołowej.
• Używanie list jako części sieci Web na stronie programu SharePoint aby wyświetlać informacje na żywo w intranecie.
• Skonfiguruj reguły lub automatyzacje łączące listy z usługą Power Automate lub Power Apps w przypadku niestandardowych przepływów.
• Połącz zadania z Planera lub To Do aby scentralizować zarządzanie zadaniami.

Wszystko to jest częścią wizji Microsoft 365 jako połączona platforma, na której wszystkie aplikacje komunikują się ze sobą w celu zwiększenia produktywności i przejrzystości pracy.

Listy Microsoft na urządzeniach mobilnych

Mobilna wersja Microsoft Lists jest dostępna dla Android y iOS, dopuszczać twórz, przeglądaj i edytuj listy na swoim telefonie komórkowym, czy to w biurze, w domu czy w podróży. Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić:

• Przeglądaj listy ostatnio używanych i ulubionych.
• Pełna edycja elementów listy.
• Dostęp offline.
• Rób zdjęcia i skanuj kody QR.
• Adaptacyjny interfejs z obsługą trybu ciemnego i orientacji poziomej.

Oferuje on także takie same funkcje bezpieczeństwa jak wersja stacjonarna, a także obsługę MDM i MAM przez usługę Intune. Dostęp wymaga firmowego konta Microsoft z dostępem do programu SharePoint lub Office 365.

Microsoft Listuje Przypadki Użycia

W miarę rozwoju narzędzia, Opracowano wiele kreatywnych sposobów wykorzystania list Microsoft w różnych kontekstach. Oto niektóre z najistotniejszych:

• Organizacja treści dla sieci społecznościowych. Za pomocą szablonu planowania treści możesz organizować kampanie, planować posty, dodawać obrazy, linki i daty publikacji. Bardzo przydatne dla zespołów marketingowych.
• Kontrola dostępu i odwiedzających. Listy umożliwiają wygenerowanie rekordu dla każdego odwiedzającego, zawierającego jego imię i nazwisko, zdjęcie identyfikacyjne oraz datę wejścia i wyjścia. Możesz nawet zaplanować automatyczne powiadomienie portiera, gdy ktoś opuści dom.
• Śledzenie zgłoszeń klientów. Używając List jako mini-CRM, możesz przypisywać osoby odpowiedzialne, rejestrować problemy, ustalać priorytety i zostawiać opinie na temat statusu zgłoszenia.
• Proste zarządzanie projektami. Jeśli nie potrzebujesz skomplikowanego narzędzia, Lists umożliwia podstawowe śledzenie zadań, terminów i widoków kalendarza. Możesz nawet otrzymywać powiadomienia o zmianach w zadaniu.
• Zasoby inwentaryzacyjne i informatyczne. Dzięki Listom możesz śledzić cały sprzęt firmowy i powiązane z nim dane: datę zakupu, gwarancję, serwis, lokalizację itp. Wszystko widoczne i możliwe do filtrowania za pomocą jednego kliknięcia.
• Włączanie nowych pracowników lub dostawców. Lista kontrolna wdrażania pozwala śledzić wszystkie zadania i dokumenty nowego pracownika. Oznaczenie elementów jako „ukończone” może spowodować wysłanie powiadomień do odpowiedniego działu.

Krótko mówiąc, Microsoft Lists oferuje wszechstronny, wizualny i wspólny sposób zarządzania dynamicznymi informacjami. Niezależnie od tego, czy jest to rozwiązanie do śledzenia, narzędzie organizacyjne czy uzupełnienie innych platform, takich jak Teams lub SharePoint, doskonale sprawdza się w przypadku każdego typu użytkownika lub firmy.