- Umiejętność przechowuje instrukcje wielokrotnego użytku dotyczące konkretnych zadań wykonywanych za pomocą Notion Agent.
- Baza danych umiejętności zawiera opisy, pliki, osoby odpowiedzialne i uprawnienia zespołu.
- Możesz wywołać umiejętność za pomocą / lub opcjonalnie dodać ją do menu edytora.
- Przetestuj każdą umiejętność na niekompletnych przypadkach i przejrzyj instrukcje, gdy proces ulegnie zmianie.
Jeśli używasz Notion Agent do podsumowywania spotkań, przeglądania dokumentów lub przygotowywania raportów, możesz powtarzać te same instrukcje w każdej rozmowie: z jakich źródeł korzystać, jaki format stosować i jakich szczegółów nie wymyślać. Umiejętności pojęcioweFunkcje te, nazywane w interfejsie hiszpańskim „umiejętnościami”, umożliwiają zapisanie instrukcji na stronach wielokrotnego użytku.
Gdy kilka osób potrzebuje tych samych kryteriów, najbardziej praktycznym rozwiązaniem jest połączenie umiejętności w jedną całość baza umiejętnościW ten sposób możesz znaleźć, udostępnić i aktualizować swoje umiejętności. W tym przewodniku dowiesz się, kiedy warto utworzyć umiejętność, jak uporządkować bibliotekę i jakie ustawienia są potrzebne, aby korzystać z niej z poziomu czatu lub edytora.
Czym jest umiejętność pojęciowa i kiedy warto ją stworzyć?
Umiejętność to strona z instrukcjami dotyczącymi wykonywania określonego rodzaju pracyMoże na przykład wyjaśnić, jak przekształcić notatki ze spotkania w zadania, jak poprawić wersję roboczą lub jak napisać podsumowanie dla kierownictwa. Wywołujesz go w razie potrzeby, a Notion Agent stosuje instrukcje do dostarczonych przez Ciebie treści.
Ważne jest, aby odróżnić ją od innych funkcji. Instrukcje Notion Agent Określają ogólne preferencje, które chcesz regularnie stosować. Umiejętność jest przeznaczona do konkretnego zadania. W przeciwieństwie do niej, Agent celny Może mieć własne instrukcje, punkty dostępu i wyzwalacze do wykonywania przepływu pracy, nawet według harmonogramu.
Dobrym kandydatem na umiejętność jest zadanie, które powtarzasz, które zależy od zawartości strony lub fragmentu tekstu i którego wynik powinien zawsze mieć podobną strukturę. Jeśli Twój zespół kopiuje tę samą wskazówkę w różnych rozmowach, prawdopodobnie warto ją zapisać. Nie ma potrzeby narzucania minimalnej częstotliwości ani obliczania, ile minut to zaoszczędzi: liczy się, aby instrukcja była użyteczna i można ją było aktualizować.
Jak utworzyć bazę danych umiejętności
Aby skonfigurować bibliotekę współdzieloną, utwórz stronę w Notion, wybierz Baza danych i wybierz UmiejętnościMożesz również dodać ją z przestrzeni zespołowej, jeśli chcesz, aby jej członkowie mieli do niej dostęp od samego początku. Każda nowa strona utworzona w tej bazie danych będzie umiejętnością.
Ten typ bazy danych ma dwie szczególnie przydatne właściwości: Opisktóry wskazuje, co robi Umiejętność i kiedy jej używać, oraz Archiwagdzie możesz przechowywać materiały pomocnicze. Możesz dodać własne właściwości, takie jak osoba odpowiedzialna, status lub obszar zespołu. Zacznij od jednej biblioteki współdzielonej i utwórz kolejną, jeśli określone grupy potrzebują innych uprawnień lub osób odpowiedzialnych.
Czy masz już bazę danych z procedurami? Możesz uzyskać dostęp do jej ustawień w Więcej ustawień > Konwertuj do > Konwertuj do bazy danych umiejętnościPrzed włączeniem istniejących stron sprawdź właściwości przypisane do opisu i plików. Możesz również przenieść stronę z instrukcjami do nowej bazy danych i dodać do niej przejrzysty opis.
Napisz swoją pierwszą umiejętność z praktycznym przykładem
Załóżmy, że co piątek przygotowujesz podsumowanie projektu na podstawie notatek i zadań zapisanych w Notion. Utwórz umiejętność w bazie danych o nazwie Tygodniowe podsumowanie projektuW polu „Opis” wpisz, kiedy należy go użyć, na przykład: „Podsumowuje postęp projektu na podstawie jego stron i zadań na dany tydzień, wraz z blokami i kolejnymi krokami”.
W treści strony zdefiniuj zadanie za pomocą weryfikowalnych instrukcji:
Korzystaj tylko ze stron projektu i zadań, do których masz dostęp. Podsumuj postępy z tego tygodnia w maksymalnie pięciu punktach. Następnie wymień wszelkie przeszkody, osobę odpowiedzialną, jeśli jest wymieniona w źródle, oraz kolejne kroki. Podaj linki do wykorzystanych stron. Jeśli brakuje jakichkolwiek informacji, zaznacz to; nie wypełniaj dat ani osób odpowiedzialnych na podstawie założeń.
Struktura jest prosta: cel, źródła danych wejściowych, kroki, ograniczenia i format wyjściowyMożesz dodać przykładowy wynik, jeśli zespół potrzebuje konkretnego stylu. Zadbaj o zwięzłość strony i linkuj do obszernej dokumentacji, zamiast wklejać cały podręcznik do każdej umiejętności. Instrukcje pomagają ograniczyć liczbę błędów, ale zawsze warto przejrzeć odpowiedzi przed ich udostępnieniem.
Jak aktywować i używać umiejętności na czacie i w edytorze
Możesz również utworzyć indywidualną umiejętność z Biblioteka > Umiejętności > Nowa umiejętnośćJeżeli masz już stronę z instrukcjami, otwórz jej menu z trzema kropkami i wybierz Użyj jako umiejętnościAby pracować z biblioteką zespołu i ułatwić automatyczne korzystanie z niej, umieść stronę w bazie danych umiejętności i uzupełnij jej opis.
W rozmowie z Notion Agent pisze: / Aby otworzyć menu umiejętności, wybierz umiejętność, której chcesz użyć, lub kontynuuj, wpisując nazwę umiejętności, którą chcesz wykonać. Agent może również samodzielnie wybrać umiejętność, jeśli uzna, że spełnia ona Twoje żądanie. Aby to zrobić, umiejętność musi znajdować się w bazie umiejętności, mieć przydatny opis i mieć włączoną opcję. Użyj automatycznieJeśli wolisz korzystać z tej opcji tylko wtedy, gdy sam chcesz to zrobić, wyłącz tę opcję.
Aby mieć pod ręką tę umiejętność podczas edycji strony, przejdź do Biblioteka > Umiejętności i aktywuj Dodaj do menu edytora tekstu w tej umiejętności. Następnie można ją znaleźć w odpowiednich menu podczas zaznaczania tekstu lub pracy z kompatybilnym blokiem. To ustawienie ułatwia dostęp z poziomu edytora; Korzystanie z umiejętności na czacie nie jest obowiązkowe.
Udostępnij bibliotekę i użyj jej z niestandardowymi agentami
Umiejętności to strony Notion, więc ich uprawnieniami zarządza się jak na każdej innej stronie. Możesz udostępnić pojedynczą umiejętność lub całą bazę danych. Udzielaj dostępu do edycji tylko tym, którzy będą aktualizować instrukcje. Zmiana współdzielonej umiejętności wpływa na osoby z niej korzystające..
Współpracownicy znajdą udostępnione umiejętności w zakładce Odkryć ze swojej biblioteki i będą mogli wybrać Włącz dla mnieDostęp do strony i dodanie umiejętności do listy to oddzielne czynności. Warto również przypisać osobę odpowiedzialną do każdej ważnej umiejętności, aby ktoś mógł zapoznać się z instrukcjami w przypadku zmiany procesu w zespole.
Niestandardowy agent może również śledzić umiejętność. Otwórz agenta i wprowadź Narzędzia i dostęp i dodaj stronę umiejętności. Następnie określ w instrukcjach agenta, w jakich sytuacjach ma ona zostać zastosowana. W ten sposób możesz ponownie wykorzystać kryterium pracy bez konieczności ręcznego kopiowania go do każdego agenta.
Testuj i utrzymuj swoje umiejętności
Zanim udostępnisz umiejętność całemu zespołowi, przetestuj ją w scenariuszu standardowym i nieukończonym: w przypadku notatek bez przypisanych autorów, projektu bez postępów lub dokumentu łączącego kilka tematów. Sprawdź, czy zachowuje formatowanie, podświetla brakujące dane i używa prawidłowych czcionek. Jeśli się nie powiedzie, zmień konkretną instrukcję i przetestuj ponownie.
Okresowo przeglądaj umiejętności, które nie są już używane, te, które dają podobne rezultaty, oraz te, które odwołują się do nieaktualnych standardów. Właściwości właściciela i statusu pomagają zdecydować, które umiejętności są gotowe dla zespołu. Historia strony pozwala na przeglądanie zmian we współdzielonej umiejętności.
Notion umożliwia również pobranie umiejętności do wykorzystania z konkretnymi lokalnymi agentami, korzystając z opcji Pobierz agentów lokalnych z menu strony. Jeśli później zmienisz wersję Notion, będziesz musiał ponownie pobrać lokalną kopię, aby wprowadzić zmiany.
Biblioteka umiejętności działa najlepiej, gdy każda umiejętność rozwiązuje rozpoznawalne zadanie, jasno wyjaśnia, kiedy jej użyć, i ma osobę odpowiedzialną za jej weryfikację. Dzięki kilku dobrze przetestowanym instrukcjom zespół może osiągać bardziej spójne rezultaty bez konieczności rozpoczynania każdego zadania od zera.
Jestem entuzjastą technologii, który swoje „geekowskie” zainteresowania przekształcił w zawód. Spędziłem ponad 10 lat mojego życia, korzystając z najnowocześniejszych technologii i majsterkując przy wszelkiego rodzaju programach z czystej ciekawości. Teraz specjalizuję się w technologii komputerowej i grach wideo. Dzieje się tak dlatego, że od ponad 5 lat piszę dla różnych serwisów poświęconych technologii i grom wideo, tworząc artykuły, których celem jest dostarczenie potrzebnych informacji w języku zrozumiałym dla każdego.
Jeśli masz jakieś pytania, moja wiedza obejmuje wszystko, co jest związane z systemem operacyjnym Windows, a także Androidem dla telefonów komórkowych. Moje zaangażowanie jest wobec Ciebie. Zawsze jestem gotowy poświęcić kilka minut i pomóc Ci rozwiązać wszelkie pytania, jakie możesz mieć w tym internetowym świecie.