Co to jest Access i do czego służy?

Jest to jeden z najmniej znanych programów pakietu biurowego Microsoft 365, mimo że jest zawarty w wersji z 1992 roku. Jest to jednak bardzo przydatne narzędzie. W tym poście wyjaśniamy Co to jest Microsoft Access i do czego służy?.

Najnowsza wersja Microsoft Access, o którym będziemy tutaj mówić, został wydany 5 października 2021 roku do użytku w systemach Windows 10 i Windows 11. Zajmuje od 44 MB do 60 MB na dysku twardym, w zależności od wybranych opcji instalacji.

Co to jest Microsoft Access?

Microsoft jest system zarządzania bazą danych zawarte w pakiecie aplikacji Microsoft Office (obecnie Microsoft 365). Jest to narzędzie, które ma pomóc użytkownikom w tworzeniu i zarządzaniu bazami danych w celu przechowywania, organizowania i analizowania informacji.

Powodem, dla którego ta aplikacja jest tak rzadko używana, jest głównie brak wiedzy o jej prawdziwej przydatności. Wielu użytkowników błędnie wierzy, że wszystko, co można zrobić za pomocą programu Access, można w rzeczywistości zrobić za pomocą programu Access. Excel.

Choć prawdą jest, że oba programy mają wspólne cechy, to Excel jest bardziej odpowiedni do obsługi danych liczbowych i wykonywania na nich obliczeń. Dostęp ze swojej strony dodaje większy stopień specjalizacji i zawiera określone funkcje do zarządzania różnymi typami danych. Ponadto umożliwia ograniczenie danych wprowadzanych przez użytkowników w każdym polu, a także łączenie powiązanych danych w wielu tabelach.

Bazy danych zapisane w programie Microsoft Access pokazują rozszerzenie pliku „.acdb”. Chociaż jest to najpopularniejsze i najbardziej aktualne, nadal można znaleźć inne rozszerzenia („.mdbe” o „.mde”), które odpowiadają wersjom starszym niż 2007. W niektórych przypadkach, aby otworzyć tego typu rozszerzenia, użytkownik musi najpierw skorzystać z narzędzia do konwersji i przekonwertować je na «.acdb».

Co możemy zrobić w programie Access

Jak wykorzystać Access do zarządzania bazą danych? Poniżej wyjaśniamy niektóre z najczęstszych zadań, które możemy wykonać za pomocą tego narzędzia.

Utwórz bazę danych

Na ekranie głównym programu Access kliknij „Plik” i w kolumnie opcji po lewej stronie wybierz „Nowy”. Spośród różnych opcji pokazanych na ekranie musimy wybrać tę zatytułowaną jako „Pusta baza danych pulpitu” .

Tej nowo utworzonej bazie danych można przypisać nazwę, co stanowi wstępny krok w celu uzyskania dostępu do nowego szablonu i rozpoczęcia jego używania.

Utwórz tabelę

Aby dodać tabelę danych do utworzonej przez nas bazy danych należy przejść do wstążki narzędzia i kliknąć zakładkę "Stół". Do nowej tabeli można dodać dowolną liczbę pól. Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję «Kliknij, aby dodać».

Sekcja pola kombi służy do wyszczególnienia różnych typów danych, które można przypisać do pola (w programie Access obowiązkowe jest przypisanie typu danych do każdego pola).

Dodaj dane do tabeli

Istnieje wiele sposobów dodawania danych do tabeli programu Access: za pomocą formularza, importując je z pliku zewnętrznego, używając języka SQL lub wprowadzając dane bezpośrednio (czyli ręcznie). Najczęstszą opcją jest importować poprzez pliki „.CSV”. Tak to się robi:

1. Na wstążce instrumentu kliknij przycisk «Dane zewnętrzne».
2. Następnie klikamy "Plik tekstowy".
3. Następnie wybieramy plik źródłowy i tabelę docelową.
4. Przed przystąpieniem do importu możemy sprawdzić wszystkie szczegóły pliku (użycie kropek lub przecinków jako ograniczników, konieczność pominięcia niektórych pól).
5. Na koniec wciskamy przycisk "Skończyć" aby uruchomić import.

Stąd istnieje wiele działań, które możemy wykonać w aplikacji za pomocą różnych wprowadzonych przez nas tabel. Na przykład jest to możliwe tworzyć relacje między tabelami do wykonywania zapytań o dane z różnych tabel. Możesz także utworzyć tabela przeglądowa, który zawiera dane, do których odwołuje się inna tabela, lub nawet tworzyć złożone zapytania w wielu tabelach z różnymi typami danych.

Inne możliwe działania to twórz kopie zapasowe, twórz wykonywalne bazy danych (których użytkownicy zewnętrzni nie mogą modyfikować) utwórz makro do automatyzacji złożonych zadań lub eksportować dane do Excela, wśród wielu innych możliwości.

Aby wykonać wszystkie te czynności, Microsoft Access zawiera przydatny asistente co niewątpliwie jest bardzo pomocne dla osób korzystających z tej aplikacji po raz pierwszy.

Wnioski

Microsoft Access jest wysoce zalecaną opcją dla małych i średnich firm, które tego potrzebują proste i łatwe w użyciu narzędzie do zarządzania danymi. Idealny do zadań takich jak gzarządzanie zapasami lub monitorowanie projektów. We wszystkich tych przypadkach warto nauczyć się z niego korzystać.