Jak automatycznie wypełniać formularze za pomocą usługi Power Automate

Opanowanie automatyzacji formularzy to jedna z największych zalet Automatyka mocy, szczególnie gdy chcemy optymalizacja czasu i redukcja błędów ludzkich w powtarzalnych zadaniachJeśli zastanawiasz się, w jaki sposób możesz scentralizować zarządzanie formularzami i efektywnie wykorzystać swoje dane, ten artykuł Ci to pokaże. jak wypełniać formularze za pomocą usługi Power Automate.

Nie tylko rwypełniać, ale także przetwarzać i podejmować działania na podstawie danych zawartych w formularzach. Ponadto ujawnimy wskazówki i rozwiązania najczęściej występujących problemów.

Czym jest usługa Power Automate i w jaki sposób łączy się ona z formularzami?

Power Automate, dawniej znany jako Microsoft Flow, to narzędzie do automatyzacji procesów, które umożliwia: tworzyć łańcuchy automatycznych działań dla różnych aplikacji i usług, bez konieczności programowania. Jeśli chodzi o formularze, najbardziej naturalna integracja jest z Formularze Microsoftchoć możliwe jest również wykorzystanie innych źródeł danych, takich jak Excel Online lub platformy innych firm poprzez UI Flows i określone łączniki.

Kluczem jest to, aby każde przesłanie formularza powodowało uruchomienie zautomatyzowanych działań.: od rejestrowania danych w bazie danych po wysyłanie zatwierdzeń, spersonalizowanych wiadomości e-mail lub zasilanie bardziej złożonych procesów.

Popularne sposoby automatyzacji formularzy w usłudze Power Automate

Zgodnie z oficjalną dokumentacją firmy Microsoft i praktycznymi doświadczeniami wielu użytkowników, najczęstsze zadania, które możesz zautomatyzować kiedy ktoś wypełnia forma są:

• Wyślij powiadomienia e-mail zarówno do właściciela formularza, jak i do użytkownika, który go wypełnił.
• Poproś o zatwierdzenia bezpośrednio, korzystając ze zgromadzonych danych w formie idealnej do procesów urlopowych, wniosków, zakupów itp.
• Automatyczne rejestrowanie odpowiedzi w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel lub na liście programu SharePoint w celu późniejszego przetworzenia i analizy oraz przeniesienia danych do zwykłego cyfrowego środowiska pracy firmy.
• Zarządzaj załącznikami przesyłane do formularza, tworzenie udostępnianych łączy i wysyłanie plików pocztą elektroniczną lub przechowywanie ich w usłudze OneDrive.

Każdą opcję można dostosować do swojego przepływu pracy, oferując wiele wariantów — od wysyłania spersonalizowanych wiadomości po automatyczne tworzenie plików na podstawie otrzymanych odpowiedzi.

Jak utworzyć automatyczny przepływ za pomocą formularzy

Aby zobrazować cały proces, zbudujmy typowy przykład: chcesz zapisać te informacje na liście programu SharePoint i wysłać niestandardowe powiadomienie za każdym razem, gdy ktoś wypełni formularz firmy Microsoft. Zgodnie z doświadczeniem użytkownika i samą dokumentacją, typowe kroki są następujące::

1. Wejdź Automatyka mocy i wybierz opcję utworzenia zautomatyzowanego przepływu danych w chmurze od podstaw.
2. Wybierz wyzwalacz Microsoft Forms „Kiedy zostanie wysłana nowa odpowiedź".
3. W tym wyzwalaczu wybierz formularz, nad którym chcesz pracować (możesz wyszukać go według nazwy lub, jeśli jest to formularz grupowy i nie pojawia się na liście, użyj identyfikatora, który zobaczysz w adresie URL formularzy po „FormId=”).
4. Dodaj blok akcji „Uzyskaj szczegóły odpowiedzi”.
5. Skonfiguruj miejsce docelowe danych: Możesz wybrać między utworzeniem nowego rekordu na liście programu SharePoint (wyrównując każdą kolumnę z każdym polem w formularzu) a zapisaniem informacji w usłudze Excel Online (używając tabel jako miejsca docelowego).
6. Jeżeli Twój formularz zawiera załączniki, musisz użyć „Analizuj JSON„aby zarządzać strukturą przesłanych plików, a następnie użyć OneDrive lub SharePoint do wygenerowania łącza i zarządzania nimi.
7. Na koniec możesz dodać akcję, która umożliwi wysłanie spersonalizowanej wiadomości e-mail zarówno do właściciela, jak i osoby odpowiadającej (uwzględniając wszelkie dynamiczne informacje z formularza).

Jedną z największych zalet wypełniania formularzy za pomocą usługi Power Automate jest felastycznośćNarzędzie to umożliwia dodawanie warunków i dzielenie przepływu na podstawie odpowiedzi (na przykład w celu rozróżnienia, czy ktoś weźmie udział w wydarzeniu osobiście, czy za pośrednictwem Teams, i w każdym przypadku wysłać inne powiadomienia).

Zaawansowana automatyzacja: wypełnianie formularzy internetowych i zarządzanie danymi za pomocą przepływów UI i Selenium

Power Automate nie ogranicza się do automatyzacji zadań w ekosystemie Microsoft. Zaawansowaną funkcją jest możliwość Zautomatyzuj wypełnianie formularzy na zewnętrznych stronach internetowych, które nie mają własnych łączników, używając tego, co jest znane jako UI Flows. Ten mechanizm, oparty na Selenium IDE, pozwala symulować ludzkie dane wejściowe w dowolnym formularzu internetowym lub starszej aplikacji, wprowadzając dane pojedynczo ze źródeł takich jak Excel Online.

Typowa procedura wygląda następująco:

1. Przygotuj plik Excela z danymi, upewniając się, że jest on sformatowany jako tabela, co umożliwi manipulowanie nim za pomocą usługi Power Automate.
2. Użyj bloku „Wyświetl wiersze obecne w tabeli”, aby odczytać każdy wiersz danych.
3. Skonfiguruj pętlę, która będzie iterować po rekordach (na przykład używając kolumny „Klucz” jako identyfikatora iteracji).
4. Dla każdego rekordu uruchom przepływ interfejsu użytkownika skonfigurowany w Selenium IDE, aby wprowadzić dane do docelowego formularza internetowego.
5. Możesz uzupełnić ten przepływ o blok „Aktualizuj wiersz”, aby zaznaczyć, że rekord został prawidłowo przetworzony (na przykład zmieniając pole TAK/NIE w programie Excel, jeśli iteracja zakończy się powodzeniem).

Ta możliwość jest idealna, gdy potrzebujesz Przelewaj duże ilości danych na platformy zewnętrzne, integrując ludzi i systemy, które nie mają własnych interfejsów API ani bezpośrednich łącznikówPonadto zarządzanie pracą z poziomu programu Excel jest szczególnie wygodne dla użytkowników przyzwyczajonych do pracy z arkuszami kalkulacyjnymi i poszukujących szybkiego i elastycznego rozwiązania.

Integracja z SharePoint: przechowywanie i eksploatacja wyników

Jednym z najczęstszych zastosowań usługi Power Automate w połączeniu z formularzami jest Automatyczne wprowadzanie danych do list programu SharePointMechanizm ten doskonale nadaje się do przekształcania przesyłanych formularzy w ustrukturyzowane rekordy, które następnie można przetwarzać jako metadane i wykorzystywać w panelach sterowania, raportach lub wewnętrznych procesach biznesowych.

Aby zapewnić prawidłową integrację, należy upewnić się, że Pytania formularza i kolumny listy programu SharePoint są zgodne w strukturze, dzięki czemu każda odpowiedź jest przechowywana w sposób uporządkowany i użyteczny. Takie podejście umożliwia digitalizację wszystkiego, od wewnętrznych ankiet po procesy selekcji personelu, zamówienia wewnętrzne i żądania materiałów.

Obsługa załączników i generowanie udostępnianych linków

W przypadkach, gdy formularze na to pozwalają, przesyłanie załączników (na przykład podczas żądania paragonów, dokumentów tożsamości, wycen itp.) Power Automate ma możliwość:

• Pobierz przesłany plik za pomocą akcji „Pobierz szczegóły odpowiedzi”.
• Użyj akcji „Analizuj JSON”, aby przetworzyć informacje o załączniku i wyodrębnić jego unikalny identyfikator.
• Prześlij plik do usługi OneDrive lub SharePoint, a następnie wygeneruj udostępniony link, który może zostać automatycznie wysłany e-mailem do dowolnej osoby, która go potrzebuje.
• Dostosuj treść wiadomości e-mail, wstawiając łącze i nazwę pliku jako klikalny link HTML (używając składni nazwy w edytorze HTML usługi Power Automate).

Funkcjonalność ta jest kluczowa dla digitalizacji procesów i zadań administracyjnych wymagających przepływu dokumentów.takie jak procesy kadrowe, kontrola wydatków lub walidacja dokumentacji.

Zalecenia dotyczące solidnego i wydajnego przepływu

Jeśli chcesz, aby Twoje automatyzacje były naprawdę użyteczne, zwróć uwagę na poniższe najlepsze praktyki:

• Zawsze używaj czytelnych identyfikatorów i ustandaryzuj nazwy formularzy. aby ułatwić zarządzanie długoterminowe.
• Weryfikuje autentyczność danych wprowadzanych przez użytkowników Jeśli nie możesz ograniczyć formularzy, wdróż mechanizmy walidacji dla wiadomości e-mail, jeśli poprosisz o podanie jej w formie pola tekstowego.
• Śledź działania i błędy poprzez logi w Excelu, SharePoint lub powiadomienia osób odpowiedzialnych.
• Wyświetl historię uruchomień Power Automate, aby debugować problemy i dostosuj swoje przepływy w przypadku wykrycia powtarzających się wzorców lub błędów.
• Skorzystaj z integracji Power Automate z innymi narzędziami w ekosystemie Microsofttakich jak Teams, Outlook, SharePoint i Excel, aby tworzyć kompletne i oparte na współpracy rozwiązania.

Przekształcanie formularzy i przepływów pracy w zautomatyzowane zasoby cyfrowe zapewnia znaczną przewagę konkurencyjną. Jeśli przyswoisz sobie te zalecenia i unikniesz problemów, które inni użytkownicy już rozwiązali, Będziesz potrafił przekształcić żmudne zadania w płynne i konfigurowalne procesy.Efektywną digitalizację i automatyzację można wdrożyć w dowolnej branży i firmie dowolnej wielkości, bez konieczności bycia programistą. Power Automate jest Twoim najlepszym sojusznikiem w osiągnięciu tego celu.