Oprogramowanie DMS: aplikacje umożliwiające bezpieczne przechowywanie dokumentacji

La zarządzanie dokumentacją prawną Nie można tego już zrozumieć bez Oprogramowanie DMS które centralizują, chronią i udostępniają pliki z dowolnego urządzenia. Chociaż wiele kancelarii prawnych wciąż zmaga się z procesami papierowymi, rzeczywistość jest taka, że sprawy prawne są złożone i wymagają nowoczesnego oprogramowania, aby usprawnić przepływy pracy, zminimalizować ryzyko i poprawić relacje z klientami. Które aplikacje umożliwiają przechowywanie dokumentacji prawnej? Rozmawialiśmy o tym w tym artykule.

W artykule wyjaśnimy, jak bezpiecznie z nich korzystać, jakie mają najważniejsze cechy i jakie najlepsze rozwiązania możemy zastosować.

Czym jest oprogramowanie do zarządzania i przechowywania dokumentacji prawnej?

Oprogramowanie do zarządzania dokumentacją prawną (DMS) to Specjalistyczne narzędzie do przechowywania, organizowania, wersjonowania i śledzenia plików cyfrowych w firmach, firmach konsultingowych i działach prawnych.. Jego celem jest, aby dokumenty krytyczne są bezpieczne, a jednocześnie łatwe do znalezienia dzięki zaawansowanemu wyszukiwaniu, uprawnieniom opartym na rolach i możliwości śledzenia.

Platformy te zazwyczaj obejmują zaawansowane funkcje wyszukiwania, współpracy w czasie rzeczywistym, kontroli wersji i zgodności. sektor prawniczyPonadto kluczowe jest, aby system obsługiwał automatyzację przepływu pracy, bezpieczną wymianę danych z klientami, podpisy elektroniczne i audyt działań.

Poza sferą prawną, Systemy DMS są częścią ekosystemu zarządzania treścią przedsiębiorstwa (ECM), obejmujący digitalizację (skanowanie i OCR), elektroniczną archiwizację, tworzenie kopii zapasowych i warstwy zabezpieczeń na poziomie przedsiębiorstwa w celu zapewnienia zgodności z normami GDPR i ISO.

Kluczowe cechy, których należy wymagać od legalnego DMS-a

• Zarządzanie i przechowywanie w chmurze i/lub na własnych serwerach:Całodobowy dostęp przez sieć i urządzenia mobilne, bezpieczna synchronizacja i skalowalne plany oparte na wolumenie danych, a także możliwość hybrydowej chmury lokalnej, jeśli wymaga tego polityka IT.
• Łatwość użytkowania i wdrożeniaIntuicyjny interfejs przyspiesza proces wdrażania i skraca czas nauki. Im szybciej dostarczysz wartość, tym lepszy zwrot z inwestycji uzyskasz i tym mniejszy będzie opór wewnętrzny.
• Możliwość dostosowania szablonów, pulpitów nawigacyjnych i metadanychStandaryzuj umowy, roszczenia lub dokumenty za pomocą wielokrotnego użytku szablonów i pulpitów nawigacyjnych, aby przeglądać postępy, kamienie milowe i zależności; metadane i tagi są kluczowe dla kategoryzacji.
• Automatyzacja przepływu: Zastąp czynności ręczne regułami i wyzwalaczami (zatwierdzenia, alerty, przypisania) wraz z wersjonowaniem i dziennikami aktywności na potrzeby audytu.

Typy DMS i typowe funkcje

• Według wdrożenia:W chmurze (wszechobecny dostęp, mniejsze tarcie i zależność od podmiotów zewnętrznych) lub lokalnie (pełna kontrola, inwestycje wewnętrzne i konserwacja). Dostępne są również rozwiązania hybrydowe, które łączą zalety.
• Na licencji:Własnościowe (oficjalne wsparcie, szkolenia, SLA, wyższe koszty) kontra oprogramowanie typu open source (elastyczność i społeczność, wymaga doświadczonego dostawcy lub wewnętrznego zespołu do konserwacji).
• Kluczowe możliwości: Skanowanie i OCR, indeksowanie metadanych, wyszukiwanie treści lub słów kluczowych, wersjonowanie, uprawnienia i audyt, integracje (ERP, CRM, e-mail) oraz przepływy pracy (zatwierdzenia).

Najlepsze oprogramowanie DMS (do zarządzania dokumentacją prawną)

Zebraliśmy rozwiązania wykorzystywane przez zespoły prawne do zarządzania sprawami, dokumentacją, obciążeniami pracą i relacjami z klientami. Uwzględniliśmy mocne i słabe strony, ceny i oceny, aby umożliwić dokładne porównanie.

Kliknij w górę

Dokumenty ClickUp Zapewnia zwinny sposób tworzenia, wyszukiwania i współpracy nad dokumentami prawnymi w tym samym środowisku projektowym. Jego potężna wyszukiwarka przyspiesza lokalizację plików i Bezpieczeństwo i dostępność są na najwyższym poziomie. Pozbyć się szablony prawne (zarządzanie klientami, śledzenie spraw i rozliczenia) i ClickUp AI aby pisać podsumowania i aktualizacje.

Ceny: Bezpłatna na zawsze; Nieograniczona 7 USD/użytkownika/miesiąc; Biznes 12 USD/użytkownika/miesiąc; Enterprise (kontakt). ClickUp AI +5$ miesięcznie za członka w przypadku planów płatnych.

Projekt ProProfs

Prosty pakiet do zarządzania zadaniami, kalendarzami i zasobami, nie jest to kwestia prawna, ale jest przydatne, jeśli szukasz prostota i dobra cena. Projekt ProProfs Generuje faktury i raporty, śledzi czas oraz oferuje tablice Gantta i Kanban. Brakuje zaawansowanego CRM i czatu zespołowego.

cena:39,97 USD/miesiąc za nieograniczoną liczbę użytkowników (rocznie).

Asana

Asana to Kompleksowa platforma przepływu pracy z automatyzacją, zależnościami i raportowaniem.Umożliwia przeglądanie problemów na osi czasu, liście lub tablicy, wyznaczanie inteligentnych celów i tworzenie reguł bez kodu. Początkowa krzywa uczenia się i złożone hierarchie mogą być przeszkodą dla niektórych użytkowników.

Ceny: Podstawowy (bezpłatny), Premium 10,99 USD/użytkownika/miesiąc (rocznie), Business 24,99 USD/użytkownika/miesiąc (rocznie).

Redbooth

Skupiamy się na zespołach, które łączą Zadania, połączenia wideo HD i niestandardowe przepływy na jednej platformie. Redbooth zawiera szablony, wykres Gantta i flagę awaryjną dla zadań krytycznych.

Ceny: Pro 9 USD; Business 15 USD/użytkownika/miesiąc (rocznie); Enterprise (kontakt).

Trello

Trello jest znany ze swojego prostego Kanbanu, teraz z Automatyzacje Butlera i wiele widoków (oś czasu, kalendarz, tabela, mapa)Oprogramowanie DMS z bogatym ekosystemem ulepszeń i integracji.

Ceny: Bezpłatny; Standard 5 USD; Premium 10 USD/użytkownika/miesiąc (rocznie); Enterprise (kontakt).

Evernote

Choć pierwotnie stworzono go do sporządzania notatek, wiele kancelarii prawnych z niego korzysta Evernote jako lekkie i współpracujące repozytoriumSkanuj, zapisuj i wyszukuj za pomocą wyszukiwania zaawansowanego. Zintegruj kalendarze i zadania.

Ceny: Bezpłatny; Personal 10,83 USD; Professional 14,17 USD/użytkownika/miesiąc (rocznie).

DMS, ECM i CMS: różnice, które powinny być jasne

Wybierając oprogramowanie DMS, warto wyjaśnić sobie pewne pojęcia, które często są mylone:

• DMS koncentruje się na cyklu życia dokumentu (skanowanie, sortowanie, przechowywanie, tworzenie wersji, publikowanie i udostępnianie).
• ECM obejmuje całą zawartość firmy (dokumenty, wiadomości e-mail, multimedia, dane) z przepływem informacji i zarządzaniem.
• CMS jest zwykle zorientowany w kierunku zarządzanie treścią internetową (strony internetowe, blogi, intranety).

Oczekuje się, że rynek ECM osiągnie wartość około 67.590 mld dolarów w 2023 r. i może przekroczyć 131.200 mld dolarów w ciągu pięciu lat., z rocznym wzrostem na poziomie 14%. Wiele MŚP marnuje kapitał z powodu nieefektywności: nawet 20.000 18 dolarów rocznie z powodu problemów z dokumentacją i średnio XNUMX minut na znalezienie pliku.

Oprogramowanie typu open source i hosting własny: rozwiązania, które robią różnicę

Jeśli potrzebujesz Pełna kontrola i personalizacja danych – ekosystem open source oferuje potężne alternatywyOto 10 najlepszych opcji i ich najważniejsze cechy.

• Znak papierowy: Oprogramowanie open source, hosting własny, nieograniczona liczba dokumentów i folderów, białe etykietowanie, domeny niestandardowe i znaki wodne. Ceny: Plan darmowy; 29 USD (3 miejsca) za udostępnianie dokumentów; 59 USD za bezpieczny pokój danych; 149 USD za nieograniczoną liczbę pokoi; pełna wersja z hostingiem własnym.
• Nextcloud: Pakiet narzędzi do współpracy z aplikacjami Files, Talk, Groupware i Office (edycja online, kalendarz, kontakty i poczta e-mail). Bezpieczeństwo i kontrola dostępu na poziomie korporacyjnym oraz integracja z istniejącą infrastrukturą. Ceny: 37,49–195 EUR/użytkownika/rok w zależności od planu.
• Dokumentacja: Platforma do podpisywania dokumentów typu open source, Samodzielnie hostowany z inteligentnymi szablonami i regułami; integruje się z Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Cennik: Enterprise 1188 USD za stanowisko/rok; tryb dla jednego gracza (brak cen publicznych).
• OpenDocMan:oprogramowanie web DMS zgodne z PHP ISO 17025 i OIEz kontrolą dostępu, zautomatyzowany przegląd, metadane, wyszukiwania według autora/działu/kategorii i Bezpieczne adresy URL. Ograniczenia:Interfejs użytkownika z ograniczona personalizacja i krzywa dla CIEBIE. 
• Łączenie papieruZaprojektowany dla skanowanych dokumentów z OCR i wyszukiwaniem pełnotekstowym; obsługa wielu użytkowników, wersjonowanie, API REST i szczegółowe uprawnienia. Ograniczenia: Skupia się na skanowaniu i może brakować zaawansowanych funkcji.

Jak wybrać oprogramowanie DMS

Przed wyborem konkretnego oprogramowania DMS należy wziąć pod uwagę następujące aspekty:

• Doświadczenie dostawcy:Szukaj partnerów, którzy rozumieją procesy prawne i mogą pomóc Ci we wdrożeniu, szkoleniu i zapewnieniu ciągłości działania firmy.
• Łatwość użyciaUżyteczne narzędzie zmniejsza wewnętrzny opór; po krótkim szkoleniu każdy powinien być w stanie obsługiwać podstawowe funkcje (od księgowości po sprzedaż).
• Ochrona danychNadaj priorytet szyfrowaniu, kopiom zapasowym, kontroli dostępu, rejestrom aktywności i zgodności z przepisami RODO/ISO; bezpieczeństwo nie podlega negocjacjom.
• Dostęp mobilny i zdalny:Możesz więc uruchamiać przepływy pracy i podejmować decyzje na swoim telefonie komórkowym, nawet poza biurem, bez żadnych przeszkód.
• Skalowalność: Oceń jego zdolność do rozwoju razem z Tobą (użytkownicy, GB/TB, nowe działy) i jego elastyczność w zakresie integracji z ERP/CRM/pocztą e-mail.

Dobre oprogramowanie DMS centralizuje, klasyfikuje i automatyzuje, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo, zgodność z przepisami i zaawansowane wyszukiwanie, dzięki któremu można znaleźć dokument w ciągu kilku sekund.Biorąc pod uwagę wszystko, co tu omówiono, otrzymasz sprawdzony zestaw narzędzi do wdrożenia solidnego i wydajnego fundamentu cyfrowego, który sprawdzi się w każdej sytuacji, od jednoosobowego biura po najbardziej wymagającą korporację.