Wyświetlanie zmian w pliku Excel: przewodnik, którego potrzebujesz

Kiedy dzielimy się arkuszami kalkulacyjnymi, normalne jest zastanawianie się, co każda osoba dotykała i kiedy. Wyświetl modyfikacje pliku ExcelObecnie mamy do dyspozycji kilka opcji: panel Pokaż zmiany, historię wersji, a w bardziej klasycznych scenariuszach także starą funkcję „Śledź zmiany”.

W tym artykule wyjaśniamy jak to zrobić, jakie ograniczenia ma każda opcja i jakie istnieją alternatywy Jeśli pracujesz poza chmurą, a także inne praktyczne wskazówki.

Co to jest polecenie „Pokaż zmiany” w programie Excel i jakie informacje ono zawiera?

Funkcja „Pokaż zmiany” centralizuje rejestr ostatnich edycji książki. Jej panel wyświetla najnowsze zmiany u góry, umożliwiając ich szczegółową identyfikację. kto dokonał modyfikacji, dotknięta komórka, dokładny czas i poprzednia wartośćJest to szczególnie przydatne, gdy wiele osób edytuje udostępniony plik i potrzebujesz przejrzystej osi czasu.

Ten panel umożliwia również przeglądanie edycji wykonanych „masowo”. W takich przypadkach Przewyższać Generuje kartę z akcją zbiorczą i zapewnia dostęp do opcji „Wyświetl zmiany” w obrębie tej karty, dzięki czemu możesz zagłębić się w szczegóły szczegóły każdej zgrupowanej modyfikacji bez utraty kontekstu.

Pamiętaj, że program Excel zachowuje ostatnią aktywność w tym panelu, zapewniając widoczność do maksymalnie około 60 dniJeśli chcesz rozszerzyć zakres czasowy, aby sprawdzić, co działo się wcześniej, przejdź do Historii wersji, o której opowiemy później. podróż do poprzednich wersji i przeglądać je bez żadnych niespodzianek.

Zobacz zmiany w całej książce: szybkie kroki

Aby uzyskać kompleksowy przegląd skoroszytu i wyświetlić modyfikacje w pliku Excel, proces jest bardzo prosty i prowadzi do panelu ze wszystkimi ostatnio wprowadzonymi zmianami. Dzięki tym krokom będziesz mógł je od razu zobaczyć. wszystko co się wydarzyło w pliku:

1. Na karcie Recenzja wybierz Pokaż zmiany aby otworzyć panel z ostatnimi edycjami.
2. Należy pamiętać, że zmiany są wyświetlane w kolejności od najnowszych na górze, co odzwierciedla rzeczywista kolejność chronologiczna egzekucyjny.
3. Będziesz mógł zidentyfikować, kto i co zmienił, w której komórce, a także dokładną datę i godzinę, co ułatwi Ci pracę współpraca audytorska.
4. Jeśli występują edycje zbiorcze, znajdziesz kartę grupującą tę operację i przycisk Zobacz zmiany i przeglądaj każdą z uwzględnionych modyfikacji.

Filtruj zmiany według arkusza, zakresu lub konkretnej komórki

Jeśli chcesz zawęzić zakres, możesz przeglądać zmiany w pliku Excel tylko dla konkretnego arkusza, zakresu, a nawet pojedynczej komórki. To filtrowanie pomaga w szczegółowym badaniu. co wydarzyło się w określonym obszarze z książki bez zbędnego szumu.

Aby szybko filtrować z arkusza: zaznacz arkusz, zakres lub pojedynczą komórkę, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy, aby otworzyć menu kontekstowe i wybierz Pokaż zmianyDzięki tej akcji Excel ogranicza panel do ten wybór.

Możesz również filtrować z poziomu samego panelu Zmiany. U góry zobaczysz ikonę filtra: po jej wybraniu możesz określić, czy chcesz filtrować według… Zakres lub przez ArkuszJeśli wybierzesz opcję Zakres, wpisz zakres lub komórkę w polu tekstowym i potwierdź wybór ikoną strzałki obok tego pola, aby zastosować natychmiast filtrować.

Dzięki takiemu podejściu filtrowania zaoszczędzisz mnóstwo czasu podczas badania incydentów lub gdy musisz się skupić na obszar krytyczny arkusza (na przykład zakres, w którym obliczane są sumy lub w którym ktoś zmienił odniesienia).

Gdzie działa funkcja „Pokaż zmiany” i jakie są wymagania, aby wszystko zarejestrować?

Opcja Pokaż zmiany jest dostępna zarówno w programie Excel dla komputerów stacjonarnych, jak i w programie Excel dla sieci Web. Na jej panelu widoczne są zmiany wprowadzone w aplikacjach Excel, które ją obsługują. współautorstwoOznacza to, że aby zobaczyć najpełniejszą historię na pulpicie, wszyscy użytkownicy muszą korzystać ze zgodnej aplikacji Excel i pracować z plikiem w lokalizacjach, które utrzymywać współwydawanie aktywne (na przykład OneDrive lub SharePoint).

Co się stanie, jeśli pulpit nawigacyjny będzie pusty, mimo że wiesz, że była aktywność? Niektóre działania mogą spowodować wyczyszczenie tego dziennika przez program Excel. Zobaczysz pusty pulpit nawigacyjny, jeśli na przykład ktoś dokonał edycji za pomocą jednorazowego zakupu, starszej wersji programu Excel, która nie była dostosowana do współtworzenia, lub jeśli użyto funkcji, które… Nie są kompatybilne ze współpublikacją lub jeśli plik jest zastąpiono lub zapisano kopię, przerywając ciągłość monitorowania.

Dobra wiadomość jest taka, że ​​od tego momentu wszelkie nowe zmiany wprowadzone przez Ciebie lub kogoś innego w zgodnych aplikacjach będą ponownie rejestrowane w panelu Zmiany. Przywraca to widoczność kolejnych zdarzeń i pozwala… podążaj szlakiem bez konieczności ponownego tworzenia dokumentu.

Jakie zmiany są rejestrowane, a które nie są wyświetlane na panelu

Panel „Zmiany” koncentruje się na formułach i wartościach komórek, a także na operacjach takich jak przenoszenie, sortowanie, wstawianie lub usuwanie komórek i zakresów. W związku z tym wyraźnie widać zarówno jednorazowe zmiany, jak i zmiany strukturalne, które wpływają na… bloki danych.

Jednakże niektóre działania nie są obecnie wyświetlane: modyfikacje grafiki, kształtów lub innych obiektów, ruchów lub ustawień w tabele przestawneObejmuje to zmiany formatowania (kolorów, czcionek, stylów), ukrywanie komórek/zakresów i stosowanie filtrów. Należy o tym pamiętać, ponieważ ta „warstwa wizualna” nie jest widoczna w panelu, który koncentruje się na głównych funkcjach. numeryczne i funkcjonalne.

Co więcej, aby zapewnić jak najpełniejszą historię, Excel może pozostawiać luki na osi czasu, jeśli pewne zmiany są niedostępne. W rezultacie możesz zauważyć „pominięcia”, gdy ze względu na swoją naturę lub użyte narzędzie nie można wprowadzić zmian. nagrywać na panelu.

Dlaczego w niektórych wpisach czasami brakuje poprzednich wartości? Może się to zdarzyć, gdy dane są modyfikowane za pomocą kodu (na przykład VBA lub dodatków) lub gdy ktoś edytował skoroszyt w programie Excel bez jego aktualizacji. najnowsza wersjaW takich przypadkach możliwość prześledzenia „wartości przed/wartości po” dla danej czynności może zostać utracona.

Jak przeglądać starsze zmiany: Historia wersji

Panel Zmiany pokazuje najnowsze zmiany; jeśli chcesz wydłużyć okres, użyj Historia wersjiW Plik > Informacje > Historia wersji możesz otworzyć poprzednią wersję, aby ją podejrzeć i w razie potrzeby przywrócić. Jest to bardzo przydatne podczas wyszukiwania informacji. poprzednie wydarzenia do zakresu objętego opcją Pokaż zmiany.

Historia wersji to nie to samo, co „wizualne porównanie” dwóch punktów w czasie: jej celem jest umożliwienie nawigacji po stanach pliku, z możliwością otwarcia poprzedniej wersji i pracy nad nią. Mimo to połączenie tej funkcji z funkcją Pokaż zmiany może zapewnić zrównoważony przegląd. szybkie i aktualne z dłuższym audytem.

Jeśli Twój plik znajduje się w usłudze SharePoint, pamiętaj, że kontrola wersji ma konfigurowalne limity. Podczas konfiguracji możesz ustawić maksymalną liczbę wersji, które chcesz zachować, a po osiągnięciu limitu system usunie ostatnią wersję. najstarszy aby zrobić miejsce dla nowych. Jeśli potrzebujesz więcej swobody, możesz zwiększyć tę liczbę do limitu systemu, co poprawia możliwość cofnięcia się w czasie. szeroko zakrojone badania.

W przypadku zespołów korzystających z wersji historycznych zaleca się okresowe przeglądanie tej konfiguracji w bibliotece programu SharePoint i dostosowywanie jej do przepływu pracy: im więcej zmian wprowadzanych jest codziennie, tym bardziej sensowne jest zwiększenie liczby wersji wstrzymane wersje aby nie stracić przydatnego szlaku.

Resetowanie panelu zmian: kiedy i jak

W programie Excel dla sieci Web dostępna jest opcja czyszczenia historii zmian widocznej w Panelu sterowania. Znajduje się ona w Plik > Informacje, a potwierdzenie... wyczyść panel dla wszystkich użytkowników książki. Jest to czynność nieodwracalna i dlatego należy ją dokładnie rozważyć przed jej wykonaniem, jeśli zachodzi potrzeba zachowania dowodów niedawna współpraca.

Nawet jeśli usuniesz ten wpis z panelu, nadal możesz otwierać lub przywracać poprzednie wersje za pomocą Historii wersji. Innymi słowy, usuwasz „listę zdarzeń” z panelu, ale nie tracisz możliwości… powrócić do poprzednich stanów pliku tak długo, jak długo jego wersje istnieją w systemie.

Klasyczne „Śledzenie zmian” w programie Excel: co oferuje i jak to przeglądać

Przez lata program oferował tradycyjny system „Śledzenia zmian”, który obecnie jest uważany za przestarzały. Był to dobry sposób na przeglądanie modyfikacji w pliku Excel. W skoroszytach skonfigurowanych z tą funkcją, zapisywanie i udostępnianie każdej edycji pozostawiało znaczniki w komórkach (niebieskie trójkąty) oraz komentarze w wyskakujących okienkach. opis zmiany i odpowiedzialnego użytkownika. Chociaż nadal istnieje w określonych scenariuszach, w nowoczesnych środowiskach współtworzenia została zastąpiona przez opcję Pokaż zmiany.

Jeśli Twoja organizacja nadal korzysta z tego podejścia, możesz wypisać zmiany na osobnej kartce. Aby to zrobić, na karcie Przegląd otwórz Śledź zmiany i wybierz Podświetl zmianyWybierz opcję „Pokaż zmiany w nowym arkuszu” i potwierdź przyciskiem OK: Excel doda arkusz o nazwie „Historia” z Szczegóły dotyczące zmian wyciągnięte z książki.

Przegląd tych zmian był również zarządzany z poziomu opcji Przegląd > Śledź zmiany > Akceptuj lub Odrzuć zmiany. Można tam akceptować lub odrzucać zmiany pojedynczo albo skorzystać z opcji „Akceptuj wszystkie” lub „Odrzuć wszystkie”, aby przetwarzać je partiami, z możliwością zamknięcia w dowolnym momencie. powrót do strony.

Ta metoda ma wartość w przypadku książek, które już zostały utworzone w tym systemie, ale nie oferuje integracji i możliwości współtworzenia, jakie obecnie zapewniają chmura i panel Pokaż zmiany, gdzie informacje są lepiej dopasowane do edycja zespołowa w czasie rzeczywistym.

Porównanie wersji i ograniczeń: czego można i czego nie można oczekiwać od programu Excel

Zamiast przeglądać modyfikacje pliku Excel, wielu użytkowników chce po prostu „na pierwszy rzut oka” sprawdzić, co zmieniło się między poprzednią a obecną wersją, bez konieczności otwierania dwóch plików obok siebie. W praktyce Excel nie zawiera natywnego narzędzia, które realizowałoby tę funkcję. szczegółowa różnica między dowolnymi dwoma plikami lokalnymi. Oferuje również funkcję Pokaż zmiany dla książek współtworzonych (nowa i bardzo praktyczna funkcja) oraz Historię wersji, umożliwiającą otwieranie poprzednich wersji i, jeśli to możliwe, przywrócić je.

Niektórzy użytkownicy wspominają o narzędziu o nazwie Spreadsheet Compare (część niektórych instalacji pakietu Office) służącym do porównywania dwóch zapisanych plików. Aby z niego skorzystać, potrzebna jest kopia poprzedniej wersji na komputerze; nie jest to „magiczny przycisk” w programie Excel, ale osobne narzędzie, które porównuje skoroszyty i wyświetla wyniki. różnicePrzydaje się, jeśli nie pracujesz w chmurze, choć wymaga wykonania dodatkowej czynności w postaci przechowywania lokalnych wersji.

Na forach często można przeczytać, że „nie ma natywnego, szybkiego i uniwersalnego sposobu” na porównanie dowolnej wersji z obecną bez wcześniejszego przygotowania materiału. I to ma sens: aby zarejestrować każdą, nawet najmniejszą zmianę, archiwum musiałoby przechowywać ogromną ilość danych. metadaneZnacznie zwiększyłoby to jego rozmiar i utrudniłoby zarządzanie nim, zwłaszcza w przypadku książek aktualizowanych codziennie.

Jeśli pracujesz w systemie Windows, Eksplorator plików umożliwia dodawanie kolumn informacyjnych (data utworzenia, data modyfikacji itp.), ale są to metadane na poziomie pliku, a nie historia zmiany na komórkęInną opcją systemu jest Historia plikuktóry tworzy kopie zmodyfikowanych plików, aby można je było przywrócić; w zamian zużywa miejsce na dysku i nie jest przeglądarką zmiany granularne jako taki.

Podsumowując: jeśli współtworzysz z programem Excel (OneDrive/SharePoint), użyj opcji Pokaż zmiany dla ostatnich zmian i Historii wersji dla dłuższych okresów. Jeśli Twój przepływ pracy jest lokalny, zapisuj wersje, a w razie potrzeby porównania rozważ użycie narzędzi porównawczych, takich jak Spreadsheet Compare, aby uzyskać mapę zmian. różnice między plikami.

Ekosystem do przeglądania zmian w pliku Excel oferuje zaawansowane rozwiązania do pracy w chmurze i współtworzenia: panel „Pokaż zmiany” zapewnia dostęp do informacji „tu i teraz”, a historia wersji i ustawienia programu SharePoint wydłużają horyzont czasowy. W scenariuszach lokalnych porównanie wymaga zapisywania kopii i korzystania z narzędzi zewnętrznych. Wiedząc, co jest rejestrowane, a co nie, i zapewniając odpowiednią konfigurację, możesz mieć realistyczną i skuteczną kontrolę nad procesem. ślad Ediegotions w swoich arkuszach kalkulacyjnych.

Powiązany artykuł:

Office nie otwiera się z powodu pliku AppVIsvSubsystems64.dll: sprawdzone rozwiązania

Daniel Terrasa

Redaktor specjalizujący się w zagadnieniach technologii i Internetu z ponad dziesięcioletnim doświadczeniem w różnych mediach cyfrowych. Pracowałem jako redaktor i twórca treści dla firm z branży e-commerce, komunikacji, marketingu online i reklamy. Pisałem także na portalach poświęconych ekonomii, finansom i innym branżom. Moja praca jest także moją pasją. Teraz, poprzez moje artykuły w Tecnobits, staram się odkrywać wszystkie nowości i nowe możliwości, jakie świat technologii oferuje nam każdego dnia, aby poprawić nasze życie.