Como gerenciar o SharePoint Online com o Copilot: etapas, práticas recomendadas e controle total dos dados

¿Como gerenciar o SharePoint Online com o Copilot? O gerenciamento moderno do SharePoint Online está dando um salto quântico graças à integração nativa do Microsoft Copilot e ao pacote de gerenciamento avançado que o Microsoft 365 coloca à nossa disposição. Gerentes de TI e administradores de sites sabem que equilibrar produtividade, controle de dados, segurança e uma experiência do usuário perfeita pode ser complexo. Agora, o assistente Copilot se torna um aliado fundamental para transformar essa complexidade em resultados ágeis, colaborativos e seguros., tanto para grandes empresas quanto para pequenas organizações comprometidas com o trabalho digital.

Mas como você gerencia o SharePoint Online para aproveitar ao máximo o Copilot? Este guia é o mais atualizado e abrangente em espanhol, elaborado com as informações mais relevantes e recentes. Aqui, mostramos como implementar, configurar e aproveitar o Copilot e a administração avançada do SharePoint, integrando práticas de segurança, prevenção contra superexposição de dados e automação inteligente de processos e conteúdo — tudo com uma abordagem prática e adaptada ao trabalho real das equipes.

O que é o Copilot no SharePoint Online e por que ele é a nova base da administração?

O Copilot é o assistente inteligente com tecnologia de IA que a Microsoft integrou a todo o pacote 365, incluindo o SharePoint Online.Este assistente impulsiona tudo, desde a criação e gestão de conteúdo até a gestão inteligente de agentes, controle de acesso e segurança de documentos. Graças aos seus modelos de linguagem avançados e conexão nativa com permissões e dados de locatários, O Copilot fornece respostas contextuais, automatiza tarefas e permite que os administradores mantenham o controle das informações sem perder a agilidade..

No SharePoint Online, O Copilot permite que você não apenas crie e refine páginas e conteúdo, mas também implementar políticas de ciclo de vida, identificar riscos de superexposição, suporte à configuração de permissões e até mesmo interagir com agentes personalizados que ajudam a responder a perguntas e a executar tarefas complexas. Antes de continuar, avisamos que em Tecnobits Temos dezenas de guias sobre o Copilot e suas configurações, como este em Como instalar o Copilot no Office 365, pode ser útil para você.

Pré-requisitos e primeiros passos para preparar o SharePoint Online com o Copilot

Antes de ativar o Copilot e aproveitar ao máximo o SharePoint Online, é essencial atender a uma série de requisitos e fazer um bom planejamento.:

• Licenças apropriadas: Ter o Microsoft 365 Copilot e, para recursos avançados, licenças E5 e SharePoint Advanced Management (SAM) é a base.
• Configuração do ambiente de teste: Prepare um ambiente sandbox onde você pode validar configurações sem afetar as operações diárias.
• Testes piloto: Selecione um grupo de primeiros usuários para testar a integração e coletar feedback realista.
• Plano de comunicação: Informe e eduque os usuários sobre as mudanças e novos recursos do Copilot, minimizando o atrito.
• Revisão das políticas de acesso e segurança: Ajuste o acesso condicional, a autenticação multifator e as políticas de pesquisa e compartilhamento para evitar riscos.
• Verificação e ajuste da rede: Garante que a infraestrutura atenda aos requisitos requisitos de conectividade e segurança que requer o Microsoft 365 Copilot.

Ter uma base sólida garante que o Copilot e o SharePoint funcionarão juntos, de forma segura e eficiente. desde o primeiro momento.

Administração Avançada do SharePoint: O Centro de Operações para Copilot

O complemento Gerenciamento Avançado do SharePoint (SAM) É um acelerador essencial para qualquer organização que queira aproveitar a inteligência e a automação que o Copilot oferece.

• Evite o compartilhamento excessivo e a desorganização das fontes de dados, melhorando a precisão dos resultados gerados pelo Copilot.
• Monitora o ciclo de vida de sites e conteúdos, identificando e limpando o que está obsoleto ou inativo.
• Controlar, restringir e auditar o acesso a documentos e sites, aplicando políticas inteligentes e rótulos de sensibilidade.

Por meio do Centro de administração do SAM, você pode visualizar relatórios detalhados, aplicar ações em massa, automatizar notificações e sincronizar a segurança e a conformidade em toda a sua organização. A integração do Copilot adiciona uma camada conversacional e inteligente que simplifica a tomada de decisões e o gerenciamento diário.

Melhores práticas e etapas principais para preparar o SharePoint para o Copilot

A preparação, a governança e a segurança dos dados são essenciais. Aqui estão algumas recomendações que você não pode ignorar:

1. Reduza o compartilhamento acidental e controle as permissões

No SharePoint, Evitar a superexposição é essencial para que o Copilot retorne apenas informações relevantes e confiáveis.. Para isso:

• Configurar as configurações de compartilhamento no nível do locatário e do site, adaptando permissões padrão para “pessoas específicas” em vez de para toda a organização.
• Oculta opções com riscos amplos como “Todos, exceto usuários externos” para restringir o raio de exposição.
• Educa e treina proprietários de sites para gerenciar solicitações de acesso e revisar cuidadosamente quem pode acessar os dados.

2. Garantir a validade dos proprietários do site

Os proprietários de sites são a última linha de defesa da governança e limpeza do conteúdo.

• Executa diretivas de propriedade para detectar sites sem pelo menos dois responsáveis ​​claros.
• Habilite notificações automáticas para esses proprietários para validar a atividade, as permissões e a necessidade de continuar mantendo o site.
• Atualiza registros de propriedade no modo ativo e requer revisões periódicas.

3. Limpeza de sites inativos e gerenciamento do ciclo de vida

Conteúdo antigo é o pior inimigo da precisão do Copilot.O acúmulo de dados obsoletos dispersa fontes e gera respostas confusas ou irrelevantes.

• Identifica sites sem atividade relevante por períodos definidos (3, 6, 9 ou 12 meses).
• Emita notificações para os proprietários para confirmar sua utilidade.
• Coloque itens desnecessários no modo somente leitura e agende o arquivamento automático após o horário combinado.
• Use o relatórios com IA do SAM para obter recomendações automáticas sobre quais ações tomar.

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4. Detecção de conteúdo potencialmente compartilhado em excesso

Com relatórios de atividade e permissão, você pode identificar pontos críticos de superexposição:

• Revise os relatórios de atividades para conteúdo compartilhado com “qualquer pessoa”, “todos, exceto externos” ou “membros da organização”.
• Use o Relatório de linha de base de superexposição para avaliar o número de usuários com acesso com base em limites definidos.
• Baixe, filtre e analise dados para reagir rapidamente a situações suspeitas.

5. Controle e restrinja o acesso ao conteúdo

Quando você detecta riscos, o Copilot ajuda a centralizar e mitigar o acesso não autorizado., mas a decisão e a execução cabem sempre ao administrador:

• Inicie revisões de acesso com os proprietários do site.
• Restrinja o acesso a grupos específicos com a política “Controle de Acesso Restrito (RAC)” para que somente os usuários necessários continuem a ver as informações, tanto no SharePoint quanto no OneDrive.
• Habilite a política de “detecção de conteúdo restrito” para ocultar conteúdo do Copilot e da pesquisa organizacional sem alterar as permissões.
• Combine as duas opções nas áreas mais críticas.

6. Ações proativas em locais estratégicos

Os principais sites da organização exigem proteção extra desde o primeiro minuto.:

• Aplique RAC ao provisionar novos sites, evitando o compartilhamento excessivo desde o nascimento.
• Bloqueie downloads, especialmente gravações do Teams, quando necessário.
• Considere criptografia com “direitos de extração” para documentos de alto impacto.

Integração e gerenciamento de agentes no SharePoint e Copilot

Outra das revoluções que o Copilot traz consigo é a possibilidade de Crie, gerencie e compartilhe agentes inteligentes no SharePoint para tarefas de ajuda, aprendizagem e automação:

• Qualquer membro com permissões de edição pode criar seu próprio agente., que pode então ser editado, compartilhado ou até mesmo aprovado pelo proprietário do site.
• Os proprietários podem marcar um agente como “aprovado” e atribuí-lo como padrão para ser a primeira experiência dos visitantes.
• Os agentes podem ser fixados, editados ou compartilhados no painel de bate-papo do Copilot, facilitando a colaboração e o acesso.
• Eles podem ser excluídos como qualquer outro arquivo do site, facilitando a rotação e a limpeza de agentes obsoletos.

Criando conteúdo avançado com o Copilot no SharePoint

O Copilot não é apenas um mecanismo de governança e segurança, ele também revoluciona a maneira como você cria e publica conteúdo no SharePoint.:

• Criando páginas a partir de modelos: Escolha entre modelos pré-desenhados, como boletins informativos, anúncios de eventos ou atualizações, e personalize-os com avisos e anexos inteligentes.
• Criação a partir de avisos abertos: Comece com uma frase e deixe o Copilot sugerir estrutura, design e conteúdo, ajustando o resultado quantas vezes forem necessárias.
• Ideias de design: O Copilot sugere melhorias visuais e de layout para tornar cada página atraente e profissional.
• Reescrita inteligente: O editor de texto avançado permite refinar mensagens, dar a elas um tom natural ou profissional ou até mesmo resumir ou expandir informações conforme necessário.

Como adicionar o SharePoint como uma fonte de conhecimento no Copilot Studio

O Copilot permite que você integre o SharePoint como uma fonte de dados para respostas generativas., o que aumenta a relevância da informação servida por meio de agentes e assistentes:

1. Abra o agente no Copilot Studio.
2. Clique em “Adicionar conhecimento” na seção correspondente.
3. Selecione “SharePoint” e insira a URL dos sites que deseja adicionar (você pode incluir vários usando shift + enter).
4. Dê um nome e uma descrição precisa, pois a IA usará essas informações como contexto.
5. Clique em “Adicionar” e defina os cenários de autenticação: por padrão, o Copilot Studio autentica com o Microsoft Enter ID, mas você pode ajustar o Scopes e autenticação manual se você precisar de cenários mais restritivos.

Medidas de segurança essenciais para gerenciar o SharePoint Online com o Copilot

Autenticação multifatorial (MFA)

Habilitar MFA para todos os usuários e computadores gerenciados por meio do centro de administração do Microsoft 365, bem como configurar políticas de acesso condicional com base no nível de risco, local e dispositivo.

Auditoria e retenção de registros

• Habilite o registro de auditoria unificado no Microsoft Purview para registrar todas as ações do usuário e do administrador.
• Defina políticas de retenção com base nas necessidades regulatórias e revise os registros periodicamente em busca de anomalias.

Controles de informações confidenciais

• Exporte os 100 sites mais usados ​​e analise os riscos potenciais de superexposição com os relatórios do SAM e do Microsoft Purview DSPM.
• Desabilite o compartilhamento amplo e audite a atividade do Copilot para evitar vazamentos de informações.
• Use rótulos de sensibilidade para classificar, criptografar e restringir dados em documentos, sites e grupos.

Aplicar e gerenciar rótulos de sensibilidade no SharePoint com o Copilot

Os rótulos de sensibilidade do Microsoft Purview são essenciais para proteger informações e controlar como o Copilot é usado.:

1. Crie rótulos no portal Microsoft Purview e publique-os para todos os usuários ou apenas para grupos específicos.
2. Configure se o rótulo apenas marca o conteúdo ou também aplica criptografia e restrições de acesso.
3. Atribua rótulos padrão às bibliotecas de documentos, usando a opção de estender a proteção até mesmo para downloads, se precisar de segurança máxima.
4. Configure a sincronização de tags para sites, grupos e espaços de trabalho.
5. Use a marcação automática de serviço para cenários em que você não deseja depender da entrada manual do usuário.

Prevenção contra Perda de Dados (DLP) e Controle Adaptativo sobre Informações Sensíveis

La prevenção contra perda de dados (DLP) integrado ao Purview ajuda a evitar vazamentos acidentais em todos os pontos: SharePoint, Teams, Exchange e dispositivos.

• Define políticas que analisam e protegem dados confidenciais (por exemplo, cartões de crédito, números de previdência social, dados médicos).
• Execute ações automatizadas: bloqueie envios, avise usuários ou acione fluxos de notificação e correção.
• Habilite a proteção adaptável conectando o DLP ao gerenciamento de risco interno para ajustar dinamicamente o nível de controle com base em incidentes comportamentais.

Monitoramento e auditoria contínuos no Copilot e no SharePoint Online

Revisões regulares, análises de logs e monitoramento de solicitações e respostas do Copilot são essenciais para manter a segurança e a conformidade.:

• Use relatórios de histórico de alterações para auditar quem fez o quê e quando, tanto no nível do site quanto global.
• Execute esses relatórios semanalmente durante a fase de adoção inicial e ajuste a frequência posteriormente.
• Use as ferramentas do explorador de conteúdo e atividade para monitorar a aplicação de rótulos de retenção e sensibilidade, bem como possíveis incidentes envolvendo dados sensíveis.

Desabilitar a Pesquisa Restrita do SharePoint (RSS) ao fazer a transição para o Copilot

RSS é uma solução temporária que limita a pesquisa a sites permitidos enquanto as permissões são revisadas e corrigidas.. Quando a configuração já estiver segura, desabilitar RSS e permitir que o Copilot e a pesquisa acessem todo o conteúdo autorizado, aumentando a precisão e o valor das respostas geradas.

• Desabilite o RSS completamente usando o PowerShell (Set-SPOTenantRestrictedSearchMode).
• Remover sites da lista permitida com Remove-SPOTenantRestrictedSearchAllowedSite.
• Se você mantém RSS, certifique-se de que apenas sites realmente seguros estejam incluídos na lista de permissões.

Retenção de dados e ciclo de vida: elimine dados desnecessários e cumpra as regulamentações

• Use as políticas de retenção do Purview para reter ou excluir automaticamente documentos, e-mails e conteúdo do Copilot com base em necessidades legais ou comerciais.
• Defina exceções com rótulos de retenção específicos para conteúdo crítico.
• Monitore a adesão e a aplicação da retenção com ferramentas de relatórios e exploradores de atividades.

Monitora e controla as interações e respostas geradas pelo Copilot

• Aplique políticas de conformidade de comunicações predefinidas no Purview para detectar linguagem inapropriada, vazamentos ou uso indevido em solicitações e respostas do Copilot.
• Revise periodicamente os registros e auditorias para corrigir incidentes e medir o uso real do Copilot.

Otimização Contínua: Recursos, Adoção e Treinamento no Copilot e no SharePoint

A implementação e administração ideais do Copilot no SharePoint Online é um processo contínuo.:

• Crie comunidades de usuários pioneiras para coletar feedback e identificar oportunidades de melhoria.
• Implemente a adoção gradual, monitorando o impacto, a prontidão e a satisfação usando as ferramentas do Viva Insights e os relatórios de uso do Microsoft 365.
• Aproveite os recursos de treinamento e kits de integração da Microsoft para ampliar o conhecimento em todas as equipes.
• Se você tiver um alto volume de licenças, confira as opções de suporte e ajuda do FastTrack ou implemente projetos de coinvestimento com a Microsoft e parceiros oficiais..

Por fim, se sua organização precisar de cenários ainda mais personalizados, o Copilot Studio e o ecossistema Power Platform permitem que você estenda a funcionalidade, adicionando integrações e automações específicas, sempre respeitando a segurança e a governança em vigor.

Gerenciar o SharePoint Online de forma avançada com a ajuda do Copilot abre um novo horizonte de eficiência, segurança e conveniência.; a combinação de controle centralizado, automação, proteção integrada e ajuda contextual permite que qualquer equipe mantenha seus dados protegidos, produtivos e sempre sob controle. Para mais informações sobre o assunto, confira o Página oficial do Microsoft 365 Copilot.

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Cristian garcia

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