Visualizar alterações em um arquivo do Excel: o guia que você precisa.

Ao compartilhar planilhas, é normal nos perguntarmos o que cada pessoa alterou e quando. Visualizar modificações em um arquivo do ExcelHoje temos várias opções: o painel Mostrar Alterações, o Histórico de Versões e, em cenários mais clássicos, o veterano "Controlar Alterações".

Neste artigo, explicamos Como fazer isso, quais as limitações de cada opção e quais alternativas existem. Se você trabalha fora da nuvem, além de outras dicas práticas.

O que é a função "Mostrar alterações" no Excel e que informações ela exibe?

O recurso Mostrar Alterações centraliza um registro das edições recentes em um livro. Seu painel exibe as alterações mais recentes na parte superior, permitindo que você as identifique em detalhes. Quem fez a modificação, a célula afetada, o horário exato e o valor anterior.É especialmente útil quando várias pessoas estão editando um arquivo compartilhado e você precisa de uma linha do tempo clara.

Este painel também permite revisar edições que foram executadas "em massa". Nesses casos, Excel Ele gera um cartão com a ação em massa e fornece acesso à opção "Visualizar alterações" dentro desse cartão, para que você possa analisar as alterações com mais detalhes. detalhes de cada modificação agrupada sem perder o contexto.

Lembre-se de que o Excel retém a atividade recente neste painel, oferecendo visibilidade até um máximo de cerca de 60 diasSe você quiser ampliar o período para analisar o que estava acontecendo antes, será a vez do Histórico de Versões, sobre o qual falaremos mais adiante. viajar para versões anteriores e analise-os sem surpresas.

Veja as alterações ao longo do livro: passos rápidos

Para obter uma visão geral completa da planilha e visualizar as modificações feitas em um arquivo do Excel, o processo é muito simples e leva você ao painel com todas as edições recentes. Seguindo esses passos, você poderá ver tudo imediatamente. tudo que aconteceu no arquivo:

1. Na guia Revisão, selecione Mostrar alterações Abrir o painel com as edições recentes.
2. Observe que as alterações aparecem ordenadas com a mais recente no topo, refletindo a ordem cronológica real de execução.
3. Você poderá identificar quem alterou o quê e em qual célula, além da data e hora exatas, o que facilita bastante o processo. colaborações de auditoria.
4. Se houver edições em massa, você encontrará um cartão que agrupa essa operação e um botão para Ver alterações e navegar por cada modificação incluída.

Filtre as alterações por planilha, intervalo ou célula específica.

Quando você deseja refinar sua análise, pode visualizar as alterações em um arquivo do Excel apenas em uma planilha específica, um intervalo ou até mesmo uma única célula. Esse recurso de filtragem ajuda a investigar em detalhes. O que aconteceu em uma área específica? do livro sem ruído adicional.

Para filtrar rapidamente na planilha: selecione uma planilha, um intervalo ou uma única célula, clique com o botão direito do mouse para abrir o menu de contexto e escolha Mostrar alteraçõesCom essa ação, o Excel restringe o painel a essa seleção.

Você também pode filtrar diretamente no painel Alterações. Na parte superior, você verá um ícone de filtro: ao selecioná-lo, você poderá especificar se deseja filtrar por... Rango o por HojaSe você selecionar Intervalo, digite o intervalo ou a célula na caixa de texto e confirme com o ícone de seta ao lado do campo para aplicar a alteração. filtrar imediatamente.

Essa abordagem de filtragem economiza muito tempo ao investigar incidentes ou quando você precisa se concentrar em algo específico. uma área crítica da planilha (por exemplo, o intervalo onde os totais são calculados ou onde alguém alterou as referências).

Onde funciona a função “Mostrar alterações” e quais são os requisitos para que ela registre todas as alterações?

A opção Mostrar Alterações está disponível tanto no Excel para desktop quanto no Excel para a Web e reflete em seu painel as edições feitas em aplicativos do Excel que a suportam. coautoriaIsso significa que, para visualizar o histórico mais completo no painel, todos os usuários devem usar um aplicativo Excel compatível e trabalhar com o arquivo em locais que manter a co-publicação ativo (por exemplo, OneDrive ou SharePoint).

E se o painel aparecer vazio mesmo sabendo que houve atividade? Certas ações podem fazer com que o Excel limpe esse registro. Você verá um painel em branco se alguém, por exemplo, editou o arquivo com uma compra única ou uma versão antiga do Excel incompatível com a coautoria, ou se funções foram usadas que Eles não são compatíveis com co-publicação ou se o arquivo for substituído ou uma cópia foi salva, interrompendo a continuidade do monitoramento.

A boa notícia é que, a partir desse momento, quaisquer novas alterações feitas por você ou por outra pessoa em aplicativos compatíveis serão registradas novamente no painel Alterações. Isso restaura a visibilidade para eventos subsequentes e permite que você Siga a Trilha sem precisar refazer o documento.

Quais alterações são registradas e quais não são exibidas no painel.

O painel Alterações concentra-se em fórmulas e valores de células, bem como em operações como mover, classificar, inserir ou excluir células e intervalos. Portanto, você encontrará claramente tanto edições pontuais quanto alterações estruturais que afetam blocos de dados.

No entanto, algumas ações não são exibidas no momento: modificações em gráficos, formas ou outros objetos, movimentos ou configurações em tabelas dinâmicasIsso inclui alterações de formatação (cores, fontes, estilos), ocultação de células/intervalos e aplicação de filtros. Lembre-se disso, pois essa "camada visual" não se reflete no painel, que se concentra nas funções principais. numérico e funcional.

Além disso, para fornecer o histórico mais completo possível, o Excel pode deixar lacunas na linha do tempo se determinadas alterações não estiverem disponíveis. Consequentemente, você poderá notar "falhas" quando as edições, devido à sua natureza ou à ferramenta utilizada, não puderam ser feitas. registro no painel.

Por que, às vezes, faltam valores anteriores em algumas entradas? Isso pode acontecer quando os dados são modificados por meio de código (por exemplo, VBA ou suplementos) ou se alguém editou a planilha no Excel sem atualizá-la. última versãoNesses casos, a rastreabilidade do "valor antes/valor depois" pode ser perdida para essa ação específica.

Como visualizar alterações anteriores: Histórico de versões

O painel Alterações mostra as alterações mais recentes; se precisar estender o período, use a opção Histórico de versãoEm Arquivo > Informações > Histórico de versões, você pode abrir uma versão anterior para visualizá-la e, se necessário, restaurá-la. Isso é muito útil durante pesquisas. eventos anteriores à gama que as alterações de exibição abrangem.

O histórico de versões não é o mesmo que um "comparador visual" entre dois momentos distintos: seu propósito é permitir a navegação entre os estados dos arquivos, com a possibilidade de abrir uma versão anterior e trabalhar nela. Mesmo assim, combinar esse recurso com a opção "Mostrar alterações" pode proporcionar uma visão geral equilibrada. rápido e recente com uma auditoria de longo prazo.

Se o seu arquivo estiver no SharePoint, lembre-se de que o controle de versões possui limites configuráveis. Durante a configuração, você pode definir o número máximo de versões que deseja manter e, quando o sistema atingir esse limite, ele excluirá a última versão. mais antiga para abrir espaço para os novos. Se precisar de mais margem, é possível aumentar esse número até o limite do sistema, o que melhora a capacidade de voltar no tempo para extensa pesquisa.

Para equipes que dependem de versões históricas, é recomendável revisar periodicamente essa configuração na biblioteca do SharePoint e adaptá-la ao fluxo de trabalho: quanto mais alterações diárias, mais sentido faz aumentar o número de versões. versões ocultadas para não perder um rastro útil.

Redefinindo o painel de alterações: quando e como.

No Excel para a Web, existe uma opção para limpar o histórico de alterações exibido no Painel. Ela está localizada em Arquivo > Informações e, ao confirmá-la, você... limpe o painel Para todos os usuários do livro. É uma ação irreversível e, portanto, deve ser cuidadosamente considerada antes de realizá-la, caso seja necessário preservar evidências de colaboração recente.

Mesmo que você exclua essa entrada do painel, ainda poderá abrir ou restaurar versões anteriores por meio do Histórico de Versões. Em outras palavras, você remove a "lista de eventos" do painel, mas não perde a capacidade de... retornar aos estados anteriores do arquivo, desde que essas versões existam no sistema.

O recurso clássico “Controlar alterações” do Excel: o que ele oferece e como analisá-lo.

Durante anos, o programa contou com um sistema tradicional de "Controle de Alterações" que agora é considerado obsoleto. Era uma boa maneira de visualizar as modificações feitas em um arquivo do Excel. Em planilhas configuradas com esse recurso, salvar e compartilhar cada edição deixava marcas nas células (triângulos azuis) e comentários pop-up. descrição da mudança e o usuário responsável. Embora ainda exista em cenários específicos, em ambientes modernos de coautoria foi substituído por Mostrar Alterações.

Se sua organização ainda utiliza essa abordagem, você pode listar as alterações em uma planilha separada. Para fazer isso, na guia Revisão, abra Controlar Alterações e selecione Destacar alteraçõesSelecione a opção "Mostrar alterações em uma nova planilha" e confirme com OK: o Excel adicionará uma planilha chamada "Histórico" com as alterações. Detalhes da alteração extraído do livro.

A revisão dessas edições também foi gerenciada em Revisão > Controlar alterações > Aceitar ou rejeitar alterações. Lá, você pode aceitá-las ou rejeitá-las uma a uma, ou usar as opções "Aceitar tudo" ou "Rejeitar tudo" para processá-las em lotes, com a possibilidade de fechar a qualquer momento. Voltar à página.

Esse método tem valor em livros que já foram criados com esse sistema, mas não oferece a integração e a experiência de coautoria que a nuvem e o painel Mostrar Alterações proporcionam hoje, onde as informações estão melhor alinhadas com o conteúdo. edição colaborativa en tiempo real.

Comparando versões e limitações: o que você pode e não pode esperar do Excel

Em vez de visualizar as modificações em um arquivo do Excel, muitos usuários simplesmente querem saber "à primeira vista" o que mudou entre a última versão e a atual, sem precisar abrir dois arquivos lado a lado. Na prática, o Excel não inclui uma ferramenta nativa que execute essa função. diferença detalhada entre quaisquer dois arquivos locais. Oferece a opção Mostrar Alterações para livros com autoria conjunta (um recurso recente e muito prático) e o Histórico de Versões para abrir versões anteriores e, se aplicável, restaure-os.

Alguns usuários mencionam um utilitário chamado Comparar Planilhas (parte de certas instalações do Office) para comparar dois arquivos salvos. Para usá-lo, você precisa de uma cópia da versão anterior no seu computador; não é um "botão mágico" dentro do Excel, mas sim uma ferramenta separada que compara pastas de trabalho e exibe os resultados. diferençasÉ útil se você não trabalha na nuvem, embora exija a etapa adicional de manter versões locais.

É comum ler em fóruns que "não existe uma maneira nativa, rápida e universal" de comparar qualquer versão com a atual sem preparar o material previamente. E isso faz sentido: para registrar cada pequena variação, o arquivo teria que armazenar uma quantidade imensa de dados. metadadosIsso aumentaria drasticamente seu tamanho e complicaria seu gerenciamento, especialmente em livros que são atualizados diariamente.

Se você trabalha no Windows, o Explorador de Arquivos permite adicionar colunas de informações (data de criação, data de modificação, etc.), mas esses são metadados em nível de arquivo, não um histórico de arquivos. alterações por célulaOutra opção do sistema é a Histórico do arquivoque faz cópias dos arquivos modificados para que possam ser restaurados; em contrapartida, consome espaço em disco e não é um visualizador de arquivos. mudanças granulares assim sendo.

Em resumo operacional: se você estiver criando documentos em colaboração com o Excel (OneDrive/SharePoint), use "Mostrar alterações" para as alterações recentes e "Histórico de versões" para períodos mais longos. Se o seu fluxo de trabalho for local, salve as versões e, quando precisar comparar, considere usar ferramentas de comparação como o Spreadsheet Compare para obter um mapa das alterações. diferenças entre arquivos.

O ecossistema para visualizar alterações em um arquivo do Excel oferece soluções poderosas para trabalho na nuvem e com coautoria: o painel "Mostrar Alterações" fornece a visão atual, enquanto o Histórico de Versões e as configurações do SharePoint ampliam o horizonte temporal. Em cenários locais, a comparação exige salvar cópias e utilizar utilitários externos. Ao saber o que está registrado e o que não está, e ao garantir a configuração adequada, você pode ter um controle realista e eficiente sobre o processo. traço de Edições em suas planilhas.

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Daniel Terrasa

Editor especializado em temas de tecnologia e internet com mais de dez anos de experiência em diferentes mídias digitais. Já trabalhei como editor e criador de conteúdo para empresas de e-commerce, comunicação, marketing online e publicidade. Também escrevi em sites de economia, finanças e outros setores. Meu trabalho também é minha paixão. Agora, através dos meus artigos em Tecnobits, procuro explorar todas as novidades e novas oportunidades que o mundo da tecnologia nos oferece todos os dias para melhorar nossas vidas.