Guia completo do Microsoft Lists: o que é e como funciona

Dentro do ecossistema do Microsoft 365, Listas da Microsoft É uma das ferramentas essenciais para organizar, rastrear e compartilhar informações de forma estruturada. Do rastreamento de problemas e projetos à integração de funcionários e gerenciamento de recursos, este aplicativo se destaca por sua flexibilidade e facilidade de uso.

Se você trabalha em equipe ou simplesmente deseja mantenha suas informações organizadas e acessíveis de qualquer lugar, aqui está uma solução que você não deve ignorar. Neste artigo contamos em detalhes o que você pode fazer com Listas da Microsoft e como usar seus modelos. Também revisaremos sua interação com outros aplicativos, como SharePoint ou Teams.

O que é o Microsoft Lists e como ele funciona?

O Microsoft Lists é um aplicativo do Microsoft 365 desenvolvido para rastreamento inteligente de informações. Você pode trabalhar com ele pela web, pelo celular ou até mesmo diretamente do Microsoft Teams graças à sua integração total.

Na realidade, atua como um banco de dados simples e visual, composto de linhas e colunas nas quais você pode incluir texto, imagens, arquivos, datas, pessoas atribuídas, hiperlinks e muito mais. Graças ao seu sistema de visualização, você pode exibir informações de diferentes maneiras dependendo do objetivo: grade (opção padrão), lista, calendário ou galeria. A lista é semelhante, mas sem a possibilidade de edição online. A galeria é adequada para conteúdo visual, e o calendário é perfeito se você quiser visualizar itens organizados por data.

Ao criar uma nova lista, você pode começar do zero, usar uma lista existente como modelo ou importar uma tabela do Excel. Você também pode contar com os inúmeros modelos predefinidos que a Microsoft oferece para casos de uso específicos.

Todas as listas podem ser personalizadas visualmente: Altere as cores de fundo, atribua ícones específicos e aplique regras que modificam sua aparência com base em seu estado. Por exemplo, um item com o status “Aprovado” pode aparecer com um fundo verde, enquanto um com o status “Em revisão” aparecerá laranja.

 

Modelos pré-concebidos para cada necessidade

Se você tem pouco tempo para criar uma lista do zero, O Microsoft Lists inclui modelos úteis adaptados a diferentes cenários. Esses modelos foram projetados para serem usados ​​com apenas alguns cliques, mantendo estrutura específica, campos personalizados, visualizações e estilos visuais.

Estes são alguns dos mais populares:

• Modelo de gerenciamento de problemas: Ideal para rastrear incidentes com seu status, prioridade e responsáveis.
• Modelo de itinerário de evento: organiza todos os detalhes de um evento em uma estrutura clara e editável.
• Modelo de paciente: Para ambientes de saúde, ele permite que você registre o status, as observações e as necessidades de cada paciente.
• Modelo de solicitação de empréstimo: monitorar e controlar o processo de aprovação de empréstimos.

Opções de organização, formatação e regras

Além das opiniões já mencionadas, Você pode adaptar cada lista ao seu fluxo de trabalho estabelecendo filtros, agrupamentos, classificações e regras automatizadas. Algumas das possibilidades são:

• Configurar alertas de e-mail quando um status muda ou um novo item é adicionado.
• Alterar o formato condicionalmente de acordo com o conteúdo: cores, ícones, estilos.
• Elementos do grupo por prioridade, data, status, etc.
• Crie novas listas a partir de outras listas, copiando o design e a estrutura.
• Importar dados do Excel com reconhecimento automático de colunas.

Todas essas funções permitem que você economize tempo e garantir consistência visual e de dados dentro da equipe, especialmente em projetos colaborativos onde várias pessoas estão envolvidas.

Salvar e acessar listas

Uma das vantagens do Microsoft Lists é sua integração nativa com o ecossistema do Microsoft 365. Você pode salvar suas listas em sites como SharePoint o em onedrive uso pessoal apenas. Se você trabalha em equipe, é mais comum hospedá-los em um site do SharePoint compartilhado com todos os membros.

As listas abrem em modo de tela cheia para facilitar a edição, e você pode ver exatamente onde a lista está armazenada na URL ou na barra de ferramentas. A partir da interface padrão você pode crie, edite, compartilhe e exporte itens facilmente.

Compartilhamento de listas: permissões, acesso e colaboração

Compartilhar uma lista é tão fácil quanto gerar um link ou convidar membros específicos. Você pode conceder acesso total (leitura + edição) ou somente leitura. Além disso, você pode definir uma data de expiração para o link, protegê-lo com senha e até escolher se os destinatários podem fazer alterações.

Você também pode compartilhar um único item da lista, em vez de todo o banco de dados. Comentários podem ser deixados em itens individuais., o que melhora a colaboração sem a necessidade de enviar e-mails.

As permissões são gerenciadas pelo SharePoint e são herdadas por padrão. do site onde a lista está salva. No entanto, você pode modificá-los para personalizar o acesso apenas a determinadas pessoas ou restringir certas ações.

Microsoft Lists e sua integração com outros aplicativos

O verdadeiro potencial do Lists vem à tona quando combinado com outras ferramentas do ambiente Microsoft. Sendo completamente integrado com SharePoint, Microsoft Teams e Planner, você pode fazer o seguinte:

• Adicionar listas como guias em um canal do Teams, facilitando o acesso direto da conversa da equipe.
• Usando listas como uma web part em uma página do SharePoint para exibir informações ao vivo na sua intranet.
• Configurar regras ou automações que conectam Listas ao Power Automate ou Power Apps, para fluxos personalizados.
• Vincular tarefas do Planner ou To Do para centralizar o gerenciamento de tarefas.

Tudo isso faz parte da visão do Microsoft 365 como uma plataforma conectada onde todos os aplicativos se comunicam entre si para melhorar a produtividade e a transparência do trabalho.

Listas da Microsoft em dispositivos móveis

A versão móvel do Microsoft Lists está disponível para Android y iOS. permitir crie, visualize e edite listas do seu celular, seja no escritório, em casa ou em viagens. Aqui estão algumas coisas que você pode fazer:

• Veja listas recentes e favoritas.
• Edição completa dos itens da lista.
• Acesso off-line.
• Tire fotos e escaneie códigos QR.
• Interface adaptável, com suporte para modo escuro e orientação horizontal.

Ele também conta com os mesmos recursos de segurança do desktop, com suporte do Intune para MDM e MAM. O acesso requer uma conta empresarial da Microsoft com acesso ao SharePoint ou Office 365.

Microsoft lista casos de uso

À medida que a ferramenta evoluiu, Várias maneiras criativas de aproveitar as Listas da Microsoft foram desenvolvidas em diferentes contextos. Aqui estão alguns dos mais notáveis:

• Organização de conteúdo para redes sociais. Usando o modelo de planejamento de conteúdo, você pode organizar campanhas, agendar postagens, incluir imagens, links e datas de publicação. Muito útil para equipes de marketing.
• Controle de acesso e visitantes. As listas permitem que você gere um registro para cada visitante com seu nome, foto de identificação e datas de entrada e saída. Você pode até programar uma notificação automática para o porteiro quando alguém sair.
• Rastreamento de tíquetes de clientes. Usando Listas como um mini-CRM, você pode atribuir responsáveis, registrar problemas, priorizar e deixar feedback sobre o status dos tickets.
• Gerenciamento de projetos simples. Se você não precisa de uma ferramenta complexa, o Lists permite que você faça um acompanhamento básico com tarefas, prazos e visualizações de calendário. Você pode até receber alertas quando uma tarefa muda.
• Inventário e recursos de TI. Com as Listas, você pode controlar todos os seus equipamentos corporativos e seus dados associados: data de compra, garantia, serviço, localização, etc. Tudo visual e filtrável em um clique.
• Incorporação de novos funcionários ou fornecedores. Uma lista de verificação de integração ajuda a controlar todas as tarefas e documentos de um novo funcionário. Marcar itens como "concluídos" pode acionar notificações para o departamento relevante.

Em suma, o Microsoft Lists oferece uma forma versátil, visual e colaborativa de gerir informação dinâmica. Seja como uma solução de rastreamento, uma ferramenta organizacional ou um complemento para outras plataformas como Teams ou SharePoint, ele se mostra perfeitamente adequado para qualquer tipo de usuário ou empresa.