Como preencher formulários automaticamente com o Power Automate

Dominar a automação de formulários é uma das grandes vantagens de Power Automatizar, especialmente quando queremos otimizar o tempo e reduzir erros humanos em tarefas repetitivasSe você parou para pensar em como centralizar o gerenciamento de formulários e aproveitar seus dados de forma eficiente, este artigo mostrará como. como preencher formulários com o Power Automate.

Não só rpreencher, mas também processar e agir sobre os dados do formulário. Além disso, revelaremos dicas e soluções para os problemas mais comuns.

O que é o Power Automate e como ele se conecta aos formulários?

O Power Automate, anteriormente conhecido como Microsoft Flow, é uma ferramenta de automação de processos que permite criar cadeias de ações automáticas para diferentes aplicações e serviços, sem a necessidade de programação. Quando se trata de formulários, a integração mais natural é com Formulários Microsoft, embora também seja possível aproveitar outras fontes de dados, como o Excel Online ou plataformas de terceiros por meio de fluxos de interface do usuário e conectores específicos.

O segredo é transformar cada envio de formulário em um gatilho para ações automatizadas.: desde o registro de dados em um banco de dados até o envio de aprovações, e-mails personalizados ou alimentação de processos mais complexos.

Maneiras comuns de automatizar formulários no Power Automate

De acordo com a documentação oficial da Microsoft e a experiência prática de muitos usuários, as tarefas mais comuns que você pode automatizar quando alguém preenche um formulário são:

• Enviar notificações por e-mail tanto para o proprietário do formulário quanto para o usuário que o preencheu.
• Solicitar aprovações diretamente com os detalhes coletados no formato, ideal para processos de férias, solicitações, compras, etc.
• Registre automaticamente as respostas em uma planilha do Excel ou lista do SharePoint para posterior processamento e análise, trazendo os dados para o ambiente de trabalho digital usual da empresa.
• Gerenciar anexos carregados no formulário, criando links compartilhados e enviando os arquivos por e-mail ou armazenando-os no OneDrive.

Cada opção pode ser personalizada para se adequar ao seu fluxo de trabalho, com diversas variações que vão desde o envio de mensagens personalizadas até a criação automática de arquivos com base nas respostas recebidas.

Como criar um fluxo automático com formulários

Para ilustrar todo o processo, vamos criar um exemplo típico: você deseja salvar essas informações em uma lista do SharePoint e enviar uma notificação personalizada sempre que alguém preencher um formulário da Microsoft. Os passos habituais, de acordo com a experiência do utilizador e a própria documentação, são estes:

1. Entre Power Automatizar e selecione a opção para criar um fluxo de nuvem automatizado do zero.
2. Selecione o gatilho do Microsoft Forms “Quando uma nova resposta é enviada".
3. Nesse gatilho, selecione o formulário no qual deseja trabalhar (você pode procurá-lo pelo nome ou, se for um formulário de grupo e não aparecer na lista, use o identificador que você verá na URL dos formulários após "FormId=").
4. Adicione o bloco de ação “Obter detalhes da resposta”.
5. Configurar o destino dos dados: você pode escolher entre criar um novo registro em uma lista do SharePoint (alinhando cada coluna com cada campo no formulário) ou armazenar as informações no Excel Online (usando tabelas como destino).
6. Se o seu formulário contiver anexos, você deve usar o “Analisar JSON"para gerenciar a estrutura dos arquivos enviados e, em seguida, usar o OneDrive ou o SharePoint para gerar um link e gerenciá-los.
7. Por fim, você pode adicionar uma ação para enviar um e-mail personalizado ao proprietário e ao respondente (incluindo qualquer informação dinâmica do formulário).

Uma das grandes vantagens de preencher formulários com o Power Automate é a fflexibilidadeA ferramenta permite adicionar condições e dividir o fluxo com base nas respostas (por exemplo, para diferenciar se alguém participará de um evento pessoalmente ou pelo Teams e enviar notificações diferentes em cada caso).

Automação Avançada: Preenchendo Formulários Web e Gerenciando Dados com Fluxos de UI e Selenium

O Power Automate não se limita à automatização de tarefas dentro do ecossistema da Microsoft. Um recurso avançado é a capacidade de Automatize o preenchimento de formulários em sites externos que não possuem conectores próprios, usando o que é conhecido como Fluxos de Interface do Usuário (UI Flows). Esse mecanismo, baseado no Selenium IDE, permite simular a entrada humana em qualquer formulário web ou aplicativo legado, inserindo dados um por um de fontes como o Excel Online.

O procedimento típico seria o seguinte:

1. Prepare um arquivo Excel com os dados, certificando-se de que ele esteja formatado como uma tabela para que você possa manipulá-lo com o Power Automate.
2. Use o bloco “Listar linhas presentes em uma tabela” para ler cada linha de dados.
3. Crie um loop que itere pelos registros (usando, por exemplo, uma coluna 'Chave' como identificador de iteração).
4. Para cada registro, inicie um fluxo de interface do usuário configurado com o Selenium IDE para inserir os dados no formulário da web de destino.
5. Você pode complementar esse fluxo com um bloco “Atualizar uma linha” para marcar que um registro foi processado corretamente (por exemplo, alterando um campo SIM/NÃO no Excel se a iteração for bem-sucedida).

Esse recurso é ideal quando você precisa Despejar grandes quantidades de dados em plataformas externas, integrando pessoas e sistemas que não têm suas próprias APIs ou conectores diretosAlém disso, gerenciar seu trabalho no Excel é especialmente conveniente para usuários que estão acostumados a trabalhar com planilhas e procuram uma solução rápida e flexível.

Integração com SharePoint: armazenamento e exploração de resultados

Um dos usos mais comuns do Power Automate em combinação com formulários é Entrada automática de dados em listas do SharePointEsse mecanismo é perfeito para transformar envios de formulários em registros estruturados que podem ser processados ​​como metadados e usados ​​em painéis, relatórios ou processos comerciais internos.

Para uma integração adequada, certifique-se de que As perguntas do formulário e as colunas da lista do SharePoint correspondem na estrutura, para que cada resposta seja armazenada de forma organizada e utilizável. Essa abordagem permite a digitalização de tudo, desde pesquisas internas a processos de seleção de pessoal, pedidos internos e solicitações de materiais.

Manipulando anexos e gerando links compartilhados

Nos casos em que os formulários permitam a enviando anexos (por exemplo, ao solicitar recibos, documentos de identidade, orçamentos, etc.), o Power Automate tem a capacidade de:

• Recupere o arquivo carregado com a ação “Obter detalhes da resposta”.
• Use a ação “Analisar JSON” para processar informações de anexo e extrair seu identificador exclusivo.
• Carregue o arquivo no OneDrive ou no SharePoint e depois gere um link compartilhado que pode ser enviado automaticamente por e-mail para quem precisar.
• Personalize o corpo do e-mail inserindo o link e o nome do arquivo como um link HTML clicável (usando a sintaxe Nome no próprio editor HTML do Power Automate).

Essa funcionalidade é essencial para digitalizar processos e tarefas administrativas que exigem fluxo de documentos., como processos de recursos humanos, controle de despesas ou validações de documentação.

Recomendações para um fluxo robusto e eficiente

Se você quer que suas automações sejam realmente úteis, observe estas práticas recomendadas:

• Use sempre identificadores claros e padronize os nomes dos formulários. para facilitar a gestão a longo prazo.
• Verifica a autenticidade dos dados inseridos pelos usuários Quando não for possível restringir formulários, implemente mecanismos de validação para e-mail se você solicitá-lo como um campo de texto.
• Acompanhe ações e erros por meio de logs no Excel, SharePoint ou notificações aos responsáveis.
• Visualize o histórico de execução do Power Automate para depurar problemas e ajuste seus fluxos conforme detectar padrões ou erros recorrentes.
• Aproveite a integração do Power Automate com outras ferramentas do ecossistema da Microsoft, como Teams, Outlook, SharePoint e Excel, para criar soluções completas e colaborativas.

Transformar formulários e fluxos de trabalho em ativos digitais automatizados proporciona uma vantagem competitiva significativa. Se você internalizar essas recomendações e evitar os problemas que outros usuários já resolveram, Você terá a capacidade de transformar tarefas tediosas em processos fluidos e personalizáveis.A digitalização e a automação eficientes podem ser implementadas em qualquer setor ou tamanho de negócio, sem precisar ser um programador, e o Power Automate é seu melhor aliado para conseguir isso.