É um dos programas menos conhecidos do pacote de escritório Microsoft 365, apesar de estar incluído desde a versão de 1992. No entanto, é uma ferramenta muito útil. Neste post explicamos O que é o Microsoft Access e para que serve?.
A versão mais recente do Microsoft Access, sobre o qual falaremos aqui, foi lançado em 5 de outubro de 2021 para ser usado no Windows 10 e no Windows 11. Ocupa entre 44 MB e 60 MB no disco rígido, dependendo das opções de instalação escolhidas.
O que é o Microsoft Access?
A Microsoft é uma Sistema de gerenciamento de banco de dados incluído no pacote de aplicativos Microsoft Office (agora Microsoft 365). É uma ferramenta que visa auxiliar os usuários a criar e gerenciar bancos de dados com o objetivo de armazenar, organizar e analisar informações.
A razão pela qual esta aplicação é tão pouco utilizada deve-se principalmente ao desconhecimento da sua verdadeira utilidade. Muitos usuários acreditam erroneamente que qualquer coisa feita com o Access pode realmente ser feita com o Access. Excel.
Embora seja verdade que ambos os programas tenham pontos em comum, o Excel é mais adequado para lidar com dados numéricos e realizar cálculos sobre esses dados. O acesso, por sua vez, adiciona um maior grau de especialização e inclui funções específicas para gerenciar diferentes tipos de dados. Além disso, permite restringir os dados que os usuários inserem em cada campo, bem como vincular dados relacionados em várias tabelas.
Os bancos de dados salvos com o Microsoft Access mostram o extensão de arquivo ".accdb". Embora esta seja a mais comum e também a mais atual, ainda é possível encontrar outras extensões (".mdbe" o ".mde"), que correspondem a versões anteriores a 2007. Em algumas ocasiões, para abrir este tipo de extensões, o usuário deve primeiro utilizar uma ferramenta de conversão para convertê-las para «.accdb».
Coisas que podemos fazer com o Access
Como você pode usar o Access para gerenciar um banco de dados? A seguir explicamos algumas das tarefas mais comuns que podemos realizar com esta ferramenta.
Crie um banco de dados
Na tela inicial do Access, clique em “Arquivo” e na coluna de opções à esquerda, selecione “Novo”. Dentre as diferentes opções mostradas na tela, devemos escolher aquela intitulada como "Banco de dados de desktop em branco".
Este banco de dados recém-criado pode receber um nome como uma etapa preliminar para acessar o novo modelo e começar a usá-lo.
Crie uma mesa
Para adicionar uma tabela de dados ao banco de dados que criamos, é necessário ir até a faixa de ferramentas e clicar na aba "Mesa". Quantos campos quisermos podem ser adicionados a esta nova tabela. Para fazer isso você deve clicar com o botão direito e selecionar a opção «Clique para adicionar».
A seção da caixa de combinação é usada para listar os diferentes tipos de dados que podem ser atribuídos a um campo (no Access é obrigatório atribuir um tipo de dados a cada campo).
Adicionar dados à tabela
Há muitas maneiras de adicionar dados a uma tabela do Access: usando um formulário, importando-os de um arquivo externo, usando SQL ou inserindo dados diretamente (ou seja, manualmente). A opção mais comum é a importar via arquivos ".Csv". É assim que se faz:
- Na faixa do instrumento, clique em «Dados externos».
- Então clicamos em "Arquivo de texto".
- A seguir selecionamos o arquivo de origem e a tabela de destino.
- Antes de prosseguir com a importação, podemos revisar todos os detalhes do arquivo (uso de pontos ou vírgulas como delimitadores, é necessário omitir determinados campos.
- Por fim, pressionamos o botão "Terminar" para executar a importação.
A partir daqui, existem muitas ações que podemos realizar na aplicação com as diferentes tabelas que introduzimos. Por exemplo, é possível criar relacionamentos entre tabelas para consultar dados de tabelas diferentes. Você também pode criar um tabela de pesquisa, que contém dados referenciados por outra tabela, ou até mesmo criar consultas complexas em múltiplas tabelas com diferentes tipos de dados.
Outras ações possíveis são fazer backups, criar bancos de dados executáveis (que usuários externos não podem modificar) criar macro para automatizar tarefas complexas ou exportar dados para excel, entre muitas outras possibilidades.
Para realizar todas estas ações, o Microsoft Access inclui um prático assistente o que é sem dúvida de grande ajuda para quem utiliza esta aplicação pela primeira vez.
Conclusão
O Microsoft Access é uma opção altamente recomendada para pequenas e médias empresas que precisam uma ferramenta de gerenciamento de dados simples e fácil de usar. Ideal para tarefas como ggerenciamento de estoque ou monitoramento de projetos. Para todos esses casos, vale a pena aprender a utilizá-lo.
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