Software DMS: Aplicativos que permitem armazenar documentação com segurança

La gestão de documentação jurídica Já não se compreende sem uma Software DMS que centralizam, protegem e tornam os arquivos acessíveis a partir de qualquer dispositivo. Embora muitos escritórios de advocacia ainda enfrentem dificuldades com processos em papel, a realidade é que as questões jurídicas são complexas e exigem softwares modernos para otimizar os fluxos de trabalho, minimizar riscos e aprimorar o relacionamento com os clientes. Quais aplicativos permitem armazenar documentação legal? Falamos sobre isso neste artigo.

Nele, explicamos como utilizá-los com segurança, suas principais características e as melhores soluções que podemos utilizar.

O que é um software para gerenciar e armazenar documentação jurídica?

Um software de gerenciamento de documentos legais (DMS) é Uma ferramenta especializada para armazenar, organizar, controlar versões e rastrear arquivos digitais em empresas, consultorias e departamentos jurídicos.. Seu objetivo é que o documentos críticos são seguros, mas fáceis de encontrar, com pesquisas avançadas, permissões baseadas em funções e rastreabilidade.

Essas plataformas geralmente incluem recursos avançados de pesquisa, colaboração em tempo real, controle de versão e conformidade. setor jurídicoAlém disso, é fundamental que o sistema suporte automação de fluxo de trabalho, troca segura com clientes, assinaturas eletrônicas e auditoria de ações.

Além da esfera jurídica, Os DMSs fazem parte do ecossistema de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM), incorporando digitalização (digitalizações e OCR), arquivamento eletrônico, backup e camadas de segurança de nível empresarial para cumprir com os padrões GDPR e ISO.

Principais características que você deve exigir de um DMS legal

• Gestão e armazenamento na nuvem e/ou servidores próprios: Acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, pela web e dispositivos móveis, com sincronização segura e planos escaláveis com base no volume de dados, além da possibilidade de nuvem híbrida no local, se sua política de TI exigir.
• Fácil usabilidade e implementaçãoUma interface intuitiva acelera a adoção e reduz a curva de aprendizado; quanto mais cedo você entregar valor, melhor será o retorno e menor será a resistência interna.
• Modelos, painéis e metadados personalizáveisPadronize contratos, reivindicações ou documentos com modelos e painéis reutilizáveis para visualizar progresso, marcos e dependências; metadados e tags são essenciais para a categorização.
• Automação de fluxo: Substitua etapas manuais por regras e gatilhos (aprovações, alertas, atribuições) por controle de versão e registros de atividades para auditoria.

Tipos de DMS e funções comuns

• Por implantação: Na nuvem (acesso onipresente, redução de atrito e dependência de terceiros) ou no local (controle total, investimento interno e manutenção). Há também soluções híbridas para combinar vantagens.
• Por licença: Proprietário (suporte oficial, treinamento, SLA, custo mais alto) vs. código aberto (flexibilidade e comunidade, requer fornecedor experiente ou equipe interna para manutenção).
• Principais capacidades: Digitalização e OCR, indexação de metadados, pesquisa de conteúdo ou palavra-chave, controle de versão, permissões e auditoria, integrações (ERP, CRM, e-mail) e fluxos de trabalho (aprovações).

Melhor software DMS (Gerenciamento de Documentos Legais)

Compilamos soluções utilizadas por equipes jurídicas para gestão de casos, documentação, cargas de trabalho e relacionamento com clientes. Incluímos pontos fortes, limitações, preços e classificações para uma comparação mais precisa.

Clique para cima

Documentos ClickUp Oferece uma maneira ágil de criar, pesquisar e colaborar em documentos jurídicos dentro do mesmo ambiente de projeto. Seu poderoso mecanismo de busca acelera a localização de arquivos e Segurança e acessibilidade são excelentes. Tem modelos legais (gestão de clientes, acompanhamento de casos e faturamento) e ClickUp AI para escrever resumos e atualizações.

Preços: Grátis para sempre; Ilimitado US$ 7/usuário/mês; Empresarial US$ 12/usuário/mês; Empresarial (entre em contato). ClickUp AI +US$ 5/mês por membro em planos pagos.

Projeto ProProfs

Conjunto simples para tarefas, calendários e recursos, não é específico legalmente, mas é útil se você estiver procurando simplicidade e bom preço. Projeto ProProfs Ele gera faturas e relatórios, controla o tempo e oferece quadros de Gantt e Kanban. Não possui CRM avançado nem chat em equipe.

Preço: US$ 39,97/mês para usuários ilimitados (anual).

Asana

Asana é uma Uma plataforma de fluxo de trabalho abrangente com automação, dependências e relatórios.. Ele permite visualizar problemas em uma Linha do Tempo, Lista ou Quadro, definir metas inteligentes e criar regras sem código. Sua curva de aprendizado inicial e hierarquias complexas podem ser um obstáculo para alguns usuários.

Preços: Básico (grátis), Premium US$ 10,99/usuário/mês (anual), Business US$ 24,99/usuário/mês (anual).

Redbooth

Focado em equipes que combinam Tarefas, chamadas de vídeo em HD e fluxos personalizados em uma única plataforma. Redbooth inclui modelos, Gantt e sinalizador de emergência para tarefas críticas.

Preços: Pro US$ 9; Business US$ 15/usuário/mês (anual); Enterprise (contato).

Trello

Trello é conhecido por seu Kanban simples, agora com Automações de mordomo e múltiplas visualizações (linha do tempo, calendário, tabela, mapa)Um software DMS com um ótimo ecossistema de power-ups e integrações.

Preços: Gratuito; Padrão US$ 5; Premium US$ 10/usuário/mês (anual); Corporativo (contato).

Evernote

Embora tenha sido criado originalmente para notas, muitos escritórios de advocacia o utilizam Evernote como repositório leve e colaborativoDigitalize, salve e pesquise com a busca avançada. Integre calendários e tarefas.

Preços: Gratuito; Pessoal US$ 10,83; Profissional US$ 14,17/usuário/mês (anualmente).

DMS, ECM e CMS: diferenças que devem ficar claras

Ao escolher um software DMS, é útil esclarecer certos conceitos que muitas vezes são confundidos:

• O DMS concentra-se no ciclo de vida do documento (digitalização, classificação, armazenamento, controle de versão, publicação e compartilhamento).
• O ECM abrange todo o conteúdo da empresa (documentos, e-mails, multimídia, dados), com fluxos de informação e governança.
• O CMS é geralmente orientado para gerenciamento de conteúdo web (sites, blogs, intranets).

Espera-se que o mercado de ECM atinja aproximadamente US$ 67.590 bilhões em 2023 e possa ultrapassar US$ 131.200 bilhões em cinco anos., com crescimento anual de 14%. Muitas PMEs desperdiçam capital devido a ineficiências: até US$ 20.000 por ano devido a problemas com documentos e uma média de 18 minutos para localizar um arquivo.

Código aberto e auto-hospedado: soluções que fazem a diferença

Se precisar Controle total de dados e personalização, o ecossistema de código aberto oferece alternativas poderosasAqui estão 10 opções de destaque e seus pontos principais.

• Marca de papel: Código aberto, auto-hospedagem, documentos e pastas ilimitados, marca branca, domínios personalizados e marcas d'água. Preços: Plano gratuito; US$ 29 (3 licenças) para compartilhamento de documentos; US$ 59 para sala de dados segura; US$ 149 para salas ilimitadas; versão completa auto-hospedada.
• Nextcloud: Suíte colaborativa com Arquivos, Talk, Groupware e Office (edição online, calendário, contatos e e-mail). Segurança e controle de acesso de nível empresarial, além de integração com a infraestrutura existente. Preço: € 37,49–€ 195/usuário/ano, dependendo do plano.
• Documento: Plataforma de assinatura de documentos de código aberto, Auto-hospedado com modelos e regras inteligentes; integra-se ao Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Preços: Enterprise US$ 1188 por assento/ano; Singleplayer (sem preço público).
• OpenDocMan: software DMS web em conformidade com PHP ISO 17025 e OIE, com controle de acesso, revisão automatizada, metadados, pesquisas por autor/departamento/categoria e URLs seguras. Limitações: IU com personalização limitada e curva para VOCÊ. 
• Fusão de papelProjetado para documentos digitalizados com OCR e pesquisa de texto completo; multiusuário, controle de versão, API REST e permissões granulares. Limitações: Foco em digitalizações e pode não ter recursos avançados.

Como escolher seu software DMS

Estes são os aspectos a considerar antes de escolher um software DMS ou outro:

• Experiência do fornecedor: Procure parceiros que entendam os processos legais e possam ajudar você com implementação, treinamento e continuidade dos negócios.
• Facilidade de usoUma ferramenta utilizável reduz a resistência interna; com um breve treinamento, qualquer pessoa deve ser capaz de operar o básico (da contabilidade às vendas).
• Proteção de dadosPriorize criptografia, backups, controle de acesso, registros de atividades e conformidade com GDPR/ISO; segurança não é negociável.
• Acesso móvel e remoto: Assim você pode iniciar fluxos e tomar decisões do seu celular fora do escritório sem atrito.
• Escalabilidade: Avalie sua capacidade de crescer com você (usuários, GB/TB, novos departamentos) e sua flexibilidade para integrar com ERP/CRM/e-mail.

Um bom software DMS centraliza, classifica e automatiza, ao mesmo tempo que garante segurança, conformidade e uma pesquisa avançada que encontra o documento em segundos.Com tudo o que foi discutido aqui, você tem uma gama comprovada de ferramentas para implementar uma base digital sólida e produtiva que dá suporte a tudo, desde um escritório com apenas uma pessoa até a corporação mais exigente.