OCR: Tudo sobre reconhecimento óptico de caracteres

Um dos avanços que revolucionaram a forma como lidamos com a informação escrita no mundo digital é a Tecnologia OCR. Uma solução que nos permite converter documentos impressos ou imagens em texto digital, o que pode nos economizar tempo e esforço em tarefas repetitivas ou relacionadas ao gerenciamento de documentos.

Hoje em dia, muitas empresas gerenciam uma grande quantidade de papelada, faturas, contratos e documentos legais. A digitalização dessas informações usando a tecnologia OCR não apenas melhora a eficiênciamas também facilita a pesquisa, a edição e o armazenamento. Neste artigo, contaremos tudo o que você precisa saber sobre reconhecimento óptico de caracteres: o que é, como funciona e quais são seus usos.

O que é OCR e para que ele é usado?

OCR significa Reconhecimento Óptico de Caracteres. Traduzido para o espanhol: Reconhecimento óptico de caracteres. Essa tecnologia analisa documentos que contêm texto, como imagens, fotografias ou arquivos PDF, e os converte em dados que podem ser interpretados por um computador.

Explicando de forma muito breve, a tecnologia OCR é capaz de extrair os caracteres visuais de uma imagem e traduzi-los em texto editável. Isso significa que podemos converter um documento digitalizado em um arquivo. Palavra, Excel, JSON ou outros formatos, facilitando a edição, a pesquisa e o processamento.

Por que isso é tão interessante? A resposta é óbvia: a sua inúmeras aplicações práticas, que vão desde a digitalização de de arquivos físicos à automação de tarefas em locais de trabalho como bancos, hospitais, seguradoras, empresas de marketing, logística... Qualquer empresa que trabalhe com grandes volumes de informação.

Como funciona a tecnologia OCR?

O processo de reconhecimento óptico de caracteres Consiste em várias etapas fundamentais em que hardware (como um scanner ou câmera) e software especializado são combinados, que usam algoritmos baseados em padrões visuais e até mesmo inteligência artificial.

Estas são as principais etapas da tecnologia OCR:

1. Captura de documentos: Uma imagem do documento é obtida usando um scanner ou câmera.
2. Pré-processamento: O software melhora a qualidade da imagem ajustando o contraste, removendo ruído visual e detectando bordas.
3. Segmentação: O sistema divide a imagem em seções: blocos de texto, linhas, palavras e finalmente caracteres.
4. Reconhecimento: Cada caractere é analisado e comparado a um banco de dados contendo padrões de letras, números e símbolos.
5. Pós-processamento: Possíveis erros são corrigidos e o conteúdo é estruturado para exportação em formato digital, como texto simples ou JSON estruturado.

Embora este processo possa parecer complexo à primeira vista, a verdade é que pode ser executado em segundos graças ao software moderno. Isso nos permite aproveitar a tecnologia OCR em tempo real, mesmo em aplicativos móveis.

Tipos de tecnologia OCR

Há diversas variantes dentro da tecnologia OCR, adaptada a diferentes usos e tipos de documentos. Nem todos os textos são iguais e, portanto, dependendo do caso, métodos específicos são usados ​​para garantir uma leitura precisa.

• OCR tradicional: Usado para textos impressos, livros, relatórios ou qualquer documento digitado.
• ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres): Especializada no reconhecimento de documentos manuscritos, como formulários manuscritos. Usa IA para melhorar sua precisão.
• OMR (Reconhecimento Óptico de Marcas): Identifica marcas, como caixas marcadas, assinaturas ou logotipos. Amplamente utilizado em pesquisas, exames ou loterias.
• OWR (Reconhecimento Óptico de Palavras): Identifica palavras inteiras em vez de caracteres individuais ao trabalhar com textos claros e bem estruturados.

A escolha da variante dependerá do tipo de documento e da complexidade do seu conteúdo visual. Por exemplo, um passaporte requer ICR para ler assinaturas, enquanto um formulário de múltipla escolha precisa de OMR.

Vantagens do uso de OCR em empresas e organizações

A implementação da tecnologia OCR oferece benefícios claros para qualquer organização que lida com documentos. Graças a esse sistema, processos que antes exigiam trabalho manual e eram altamente propensos a erros podem ser automatizados. Estas são algumas das principais vantagens:

• Economia de tempo: O processamento automático de documentos economiza horas de digitação manual.
• Redução de erros: Reduz erros inerentes ao trabalho humano, como erros de digitação.
• Acesso rápido à informação: Permite que você pesquise nomes, datas ou dados importantes em arquivos digitalizados.
• Custos operacionais mais baixos: Reduz a necessidade de imprimir, armazenar ou enviar documentos físicos.
• Maior segurança: Documentos digitais podem ser criptografados e protegidos com acesso restrito.
• Melhorar a experiência do cliente: Processos como verificação de identidade e atendimento ao cliente são simplificados.

Usos mais comuns da tecnologia OCR

O OCR tem aplicações práticas em vários setores. E com a evolução dos softwares, cada vez mais tarefas podem ser automatizadas graças a essa ferramenta. Alguns dos usos mais comuns são:

• Verificação de identidade: Digitalização de documentos de identidade, passaportes ou carteiras de motorista para verificar informações pessoais.
• Integração digital: Cadastre novos clientes em bancos ou empresas digitalizando documentos de aplicativos móveis.
• Processamento de faturas: Extraia informações de despesas para sistemas contábeis ou ERP.
• Reconhecimento de placas de veículos: Controle de veículos em sistemas de trânsito ou estacionamento.
• Leitura de receitas médicas: Extraia dados de instruções médicas em hospitais ou farmácias.
• Acessibilidade para pessoas com deficiência visual: Transforme texto em voz ou formatos acessíveis.

Documentos que podem ser processados ​​com OCR

Graças à versatilidade do OCR, ele pode ser aplicado a diferentes tipos de documentos. Desde que estejam em um formato visual reconhecível, eles podem ser enviados por meio de aplicativos da web, e-mail ou dispositivos móveis.

Entre os suportes mais comuns estão:

• PDF (digitalizado ou gerado a partir de imagem)
• Imagens nos formatos JPG, PNG, BMP, TIFF

E os tipos de documentos mais processados ​​são:

• Faturas e recibos
• Documentos de identidade (RG, passaportes, licenças)
• Contratos e formulários
• Notas de entrega e comprovante de entrega
• Receitas, registros de veículos e extratos bancários

Ferramentas e serviços de OCR disponíveis

Existem diferentes opções para aplicar OCR dependendo de suas necessidades. De ferramentas gratuitas para trabalhos pontuais a soluções empresariais integradas.

• Software para computador: Programas como ABBYY FineReader permitem que você aplique OCR profissionalmente.
• Aplicativos móveis: Aplicativos que usam a câmera do seu telefone para escanear e converter texto em tempo real.
• Serviços online: Sites onde você pode fazer upload de um arquivo e baixá-lo já processado sem precisar instalar nada.

Além do mais, Muitas plataformas de gerenciamento de documentos incluem módulos de tecnologia OCR integrados. Isso facilita o uso regular em fluxos de arquivos, gerenciamento de contabilidade ou armazenamento seguro.

Digitalizar documentos nunca foi tão necessário quanto agora. Tanto por razões de eficiência quanto de sustentabilidade. Aplicar OCR é, sem dúvida, uma das maneiras mais eficazes de reduzir o uso de papel, melhorar o acesso à informação e otimizar processos repetitivos que antes exigiam horas de intervenção humana.