Cum să ajustezi permisiunile fișierelor în Google Drive – Ghid complet

Dacă colaborați la proiecte educaționale sau profesionale, aproape sigur ați folosit aplicația Google Drive pentru a sincroniza fișiere. Acest serviciu este, fără îndoială, un instrument esențial pentru partajarea și editarea documentelor în cadrul unei echipe. Dar fiți atenți: Trebuie să fii atent când gestionezi informații sensibile onlineAm pregătit un ghid complet despre cum să ajustați permisiunile fișierelor în Google Drive.

Tipuri de permisiuni în Google Drive

Primul pas pentru ajustarea permisiunilor pentru fișiere în Google Drive este înțelegerea modului în care funcționează fiecare. Ori de câte ori Partajați un fișier cu DriveTrebuie să decideți ce tip de permis veți acorda. Există trei opțiuni: Cititor, Comentator și EditorFiecare are niveluri diferite de acces. Vom analiza în detaliu ce implică fiecare dintre aceste permisiuni și apoi vom explica cum să le ajustăm după cum este necesar.

Cititor

Acesta este nivelul cel mai restricționat, în care Utilizatorul poate doar deschide și vizualiza fișierul sau folderul partajat.Nu veți putea face modificări, adăuga comentarii sau modifica structura documentului. De asemenea, nu veți putea descărca fișierul decât dacă activați această opțiune. Permisiunea de cititor este ideală pentru partajarea documentelor precum manuale sau politici ale companiei și este suficientă pentru orice fișier final care nu necesită feedback.

Comentator

Prin ajustarea permisiunilor fișierelor în Google Drive în calitate de comentator, mergeți cu un pas mai departe. Am putea spune că acesta este un nivel intermediar, unde utilizatorul poate vizualiza documentul și, în plus, adăugați „comentarii” sau „sugestii”Aceste comentarii apar ca bule laterale sau note autoadezive în document, dar fără a modifica structura sa originală.

Ca și comentator, Nu este posibilă ștergerea sau modificarea conținutului direct din text. De asemenea, partajarea fișierului este interzisă. cu alții sau să modifice permisiunile. Așadar, este o opțiune bună dacă aveți nevoie ca cineva să revizuiască documentul și să își lase impresiile sau sugestiile fără a modifica fișierul original. Un profesor poate lăsa feedback sau un coechipier poate contribui cu idei la un raport, fără riscul de a modifica datele originale.

Editor

Al treilea și ultimul nivel de permisiune în Google Drive este Editor. Acesta este rolul de cel mai înalt nivel, fără a fi proprietarul documentului sau folderului. Permite editați întregul conținut al fișierului, precum și adăugați sau eliminați elemente dintr-un folderÎn mod implicit, editorii pot partaja documentul și cu alte persoane. Puteți chiar modifica permisiunile, cu excepția cazului în care restricționați această opțiune în timpul procesului de partajare.

Cum să ajustezi permisiunile fișierelor în Google Drive pas cu pas

În acest moment ești gata să începi Ajustați permisiunile fișierelor în Google DriveÎn funcție de nivelul de acces pe care doriți să îl acordați, puteți alege între permisiuni de Cititor, Comentator și Editor. Să analizăm procesul pas cu pas din versiunea web a Google Drive:

1. Introduceți https://drive.google.com din browserul tău.
2. Faceți clic dreapta pe fișierul sau folderul ale cărui permisiuni doriți să le ajustați.
3. Faceți clic pe „Distribuie” și se va deschide o fereastră cu opțiunile de acces.
4. Primul pas este configurarea opțiunilor Acces general.
   1. Puteți alege între „Restricționat” astfel încât doar persoanele pe care le adăugați manual să îl poată accesa.
   2. Alegeți „Oricine are linkul„astfel încât oricine are linkul să poată accesa, comenta sau edita (după cum dorește).”
5. Faceți clic pe câmpul „Adăugați persoane, grupuri sau evenimente în calendarPentru a vizualiza lista de contacte, faceți clic pe „. Dacă este un contact nou, introduceți adresa sa de e-mail acolo. Puteți selecta oricâte contacte doriți”.
6. După ce alegeți destinatarul, va apărea o filă în dreapta cu opțiuni de permisiune. Alegeți dintre Cititor, comentator o Editor.
7. Pe câmp Mesaj Poți scrie o scurtă notă pentru ca oaspeții să știe despre ce este vorba.
8. Faceți clic pe pictograma Configurare (pictogramă roată dințată) pentru a vizualiza opțiunile avansate.
   1. Debifați prima opțiune pentru a împiedica editorii să modifice permisiunile și să partajeze fișiere.
   2. Alegeți dacă editorii, comentatorii și cititorii vor putea descărca, copia și imprima documentul partajat.
9. Pleacă de acolo și apasă pe Trimite.

Cum se ajustează permisiunile folderului

Deci, cum ajustezi permisiunile fișierelor în Google Drive dacă fișierele tale se află într-un folder? Procedura este exact aceeași ca pentru documentele individuale, dar cu o diferență cheie: permisiunile sunt moșteniteCe înseamnă asta? Două lucruri importante pe care ar trebui să le știi:

• Dacă partajați un folder cu cineva în calitate de editor, acea persoană va putea să îl editeze. toate fișierele care se află în acel folder.
• Dacă adăugați un fișier nou într-un folder partajat, fișierul respectiv va adopta automat permisiuni ale folderului.

Această funcție este foarte utilă pentru echipele de lucru, dar poate prezenta și riscuri dacă nu o controlezi. Un sfat profesionistDacă vrei ca cineva să vadă toate fișierele dintr-un folder, dar să poată edita doar unul anume, acordă-i permisiunea de „Cititor” asupra folderului. Apoi, accesează fișierul specific și mărește-i permisiunea la „Editor”. Permisiunea fișierului are întotdeauna prioritate față de permisiunea folderului.

Cum se revocă permisiunile sau se elimină accesul

Când ajustați permisiunile fișierelor în Google Drive, este util să știți cum să revocați permisiunile și să eliminați accesul. Este posibil să fie nevoie să opriți partajarea unui fișier sau eliminați accesul unei persoaneEste ușor de făcut:

1. Faceți clic dreapta pe folderul sau fișierul partajat și selectați Distribuie.
2. În lista Persoane cu acces, găsiți persoana ale cărei permisiuni doriți să le ajustați.
3. Lângă adresa ta de e-mail, vei vedea fila cu permisiunea acordată (Cititor, Comentator sau Editor). Extinde-o și selectează noua permisiune.
4. Dacă doriți să eliminați persoana, faceți clic pe Eliminați accesul.
5. Dacă îți place lasă fișierul complet privat, se schimbă de la „Acces general” la „Restricționat”.

După cum puteți vedea, ajustarea permisiunilor fișierelor în Google Drive este destul de simplă. Trebuie doar să înțelegeți domeniul de aplicare al fiecărei permisiuni și să faceți ajustările necesare în fiecare caz. Aceasta este o abilitate esențială care... Te poate scuti de probleme în viitor și îți poate oferi liniștea sufletească știind că datele tale sunt sub control..