Software DMS: Aplicații care vă permit să stocați în siguranță documentația

La gestionarea documentației juridice Nu se mai înțelege fără o Software DMS care centralizează, protejează și fac fișierele accesibile de pe orice dispozitiv. Deși multe firme de avocatură încă se luptă cu procesele bazate pe hârtie, realitatea este că problemele juridice sunt complexe și necesită software modern pentru a eficientiza fluxurile de lucru, a minimiza riscurile și a îmbunătăți relațiile cu clienții. Ce aplicații vă permit să stocați documente juridice? Am vorbit despre asta în acest articol.

În el, explicăm cum să le folosim în siguranță, cele mai notabile caracteristici ale lor și cele mai bune soluții pe care le putem folosi.

Ce este un software pentru gestionarea și stocarea documentației juridice?

Un software de gestionare a documentelor juridice (DMS) este Un instrument specializat pentru stocarea, organizarea, versionarea și urmărirea fișierelor digitale în cadrul firmelor, firmelor de consultanță și departamentelor juridice.Obiectivul său este ca documente critice sunt sigure, dar ușor de găsit, cu căutări avansate, permisiuni bazate pe roluri și trasabilitate.

Aceste platforme includ de obicei funcții puternice de căutare, colaborare în timp real, control al versiunilor și conformitate. În sectorul juridicÎn plus, este esențial ca sistemul să suporte automatizarea fluxului de lucru, schimbul securizat de date cu clienții, semnăturile electronice și auditarea acțiunilor.

Dincolo de sfera juridică, DMS-urile fac parte din ecosistemul de gestionare a conținutului enterprise (ECM), încorporând digitalizarea (scanări și OCR), arhivarea electronică, backup-ul și straturi de securitate la nivel de întreprindere pentru a respecta standardele GDPR și ISO.

Caracteristici cheie pe care ar trebui să le solicitați de la un DMS legal

• Administrare și stocare în cloud și/sau servere propriiAcces 24/7 de pe web și mobil, cu sincronizare securizată și planuri scalabile în funcție de volumul de date și posibilitatea de cloud hibrid on-premises dacă politica IT o impune.
• Ușurință în utilizare și implementareO interfață intuitivă accelerează adoptarea și reduce curba de învățare; cu cât oferiți valoare mai repede, cu atât veți obține un randament mai bun și cu atât va exista mai puțină rezistență internă.
• Șabloane, tablouri de bord și metadate personalizabileStandardizați contractele, revendicările sau documentele cu șabloane și tablouri de bord reutilizabile pentru a vizualiza progresul, etapele importante și dependențele; metadatele și etichetele sunt esențiale pentru clasificare.
• Automatizarea fluxuluiÎnlocuiți pașii manuali cu reguli și declanșatoare (aprobări, alerte, atribuiri), cu jurnale de versiune și activitate pentru auditare.

Tipuri de DMS și funcții comune

• Prin implementareÎn cloud (acces omniprezent, frecare redusă și dependență de terți) sau local (control deplin, investiții interne și întreținere). Există, de asemenea, soluții hibride pentru a combina avantajele.
• Prin licențăProprietar (suport oficial, instruire, SLA, cost mai mare) vs. open source (flexibilitate și comunitate, necesită un furnizor experimentat sau o echipă internă pentru mentenanță).
• Capacități cheieScanare și OCR, indexare metadate, căutare de conținut sau cuvinte cheie, versionare, permisiuni și auditare, integrări (ERP, CRM, e-mail) și fluxuri de lucru (aprobări).

Cel mai bun software DMS (gestionarea documentelor juridice)

Am compilat soluții utilizate de echipele juridice pentru gestionarea cazurilor, documentație, volum de muncă și relații cu clienții. Am inclus puncte forte, limite, prețuri și evaluări pentru o comparație detaliată.

ClickUp

ClickUp Docs oferă o modalitate agilă de a crea, căuta și colabora la documente juridice în cadrul aceluiași mediu de proiect. Motorul său puternic de căutare accelerează localizarea fișierelor și Siguranța și accesibilitatea sunt remarcabileAre șabloane legale (gestionarea clienților, urmărirea cazurilor și facturare) și ClickUp AI să scrie rezumate și actualizări.

PrețuriGratuit pentru totdeauna; Nelimitat 7 USD/utilizator/lună; Afaceri 12 USD/utilizator/lună; Întreprinderi (contact). ClickUp AI +5 USD/lună per membru pentru abonamentele plătite.

Proiectul ProProfs

Suită simplă pentru activități, calendare și resurse, nu este specific din punct de vedere juridic, dar este util dacă sunteți în căutarea simplitate și preț bun. Proiectul ProProfs Generează facturi și rapoarte, urmărește timpul de lucru și oferă panouri Gantt și Kanban. Îi lipsesc CRM avansat și chat de echipă.

Preţ39,97 USD/lună pentru utilizatori nelimitați (anual).

Asana

Asana Este o O platformă completă pentru fluxuri de lucru, cu automatizare, dependențe și raportare.Îți permite să vizualizezi problemele într-o cronologie, listă sau tablă, să stabilești obiective inteligente și să creezi reguli fără cod. Curba inițială de învățare și ierarhiile complexe pot fi un obstacol pentru unii utilizatori.

PrețuriBasic (Gratuit), Premium 10,99 USD/utilizator/lună (anual), Business 24,99 USD/utilizator/lună (anual).

Redbooth

Concentrat pe echipe care combină Sarcini, apeluri video HD și fluxuri personalizate pe o singură platformă. Redbooth include șabloane, Gantt și indicator de urgență pentru sarcini critice.

PrețuriPro 9 USD; Business 15 USD/utilizator/lună (anual); Enterprise (contact).

Trello

Trello este cunoscut pentru Kanban-ul său simplu, acum cu Automatizări Butler și vizualizări multiple (Cronologie, Calendar, Tabel, Hartă)Un software DMS cu un ecosistem excelent de îmbunătățiri și integrări.

PrețuriGratuit; Standard 5 USD; Premium 10 USD/utilizator/lună (anual); Enterprise (abonament de contact).

Evernote

Deși a fost creat inițial pentru notițe, multe firme de avocatură îl folosesc Evernote ca depozit ușor și colaborativScanați, salvați și căutați cu ajutorul căutării avansate. Integrați calendare și activități.

PrețuriGratuit; Personal 10,83 USD; Professional 14,17 USD/utilizator/lună (anual).

DMS, ECM și CMS: diferențe care ar trebui să fie clare

Atunci când alegeți un software DMS, este util să clarificați anumite concepte care sunt adesea confundate:

• DMS-ul se concentrează pe ciclul de viață al documentelor (scanare, sortare, stocare, versionare, publicare și partajare).
• ECM acoperă tot conținutul companiei (documente, e-mailuri, multimedia, date), cu fluxuri de informații și guvernanță.
• Sistemul de administrare a conținutului (CMS) este de obicei orientată spre gestionarea conținutului web (site-uri, bloguri, intraneturi).

Se așteaptă ca piața ECM să ajungă la aproximativ 67.590 miliarde de dolari în 2023 și ar putea depăși 131.200 miliarde de dolari în cinci ani., cu o creștere anuală de 14%. Multe IMM-uri irosesc capital din cauza ineficiențelor: până la 20.000 de dolari pe an din cauza problemelor legate de documente și o medie de 18 minute pentru a localiza un fișier.

Open source și self-hosting: soluții care fac diferența

Dacă aveți nevoie Control complet al datelor și personalizare, ecosistemul open source oferă alternative puterniceIată 10 opțiuni remarcabile și punctele lor cheie.

• PapermarkOpen source, auto-găzduit, documente și foldere nelimitate, white labeling, domenii personalizate și filigrane. Prețuri: Abonament gratuit; 29 USD (3 locuri) pentru partajarea documentelor; 59 USD cameră de date securizată; 149 USD camere nelimitate; versiune completă auto-găzduită.
• NextcloudSuită colaborativă cu Fișiere, Talk, Groupware și Office (editare online, calendar, contacte și e-mail). Securitate și control al accesului la nivel de întreprindere și integrare cu infrastructura existentă. Prețuri: 37,49 €–195 €/utilizator/an, în funcție de abonament.
• Document: Platformă open source pentru semnarea documentelor, Găzduit automat cu șabloane și reguli inteligente; se integrează cu Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. PrețuriEnterprise 1188 USD pe post/an; Singleplayer (fără prețuri publice).
• OpenDocMansoftware DMS web compatibil cu PHP ISO 17025 și OIE, cu control al accesului, revizuire automată, metadate, căutări după autor/departament/categorie și URL-uri securizate. Limitări: Interfață utilizator cu personalizare limitată și curbă pentru TINE. 
• Îmbinare hârtieConceput pentru documente scanate cu OCR și căutare full-text; permisiuni pentru mai mulți utilizatori, versionare, API REST și granulare. Limitări: Concentrat pe scanări și este posibil să nu aibă funcții avansate.

Cum să alegi software-ul DMS

Acestea sunt aspectele de luat în considerare înainte de a alege un software DMS sau altul:

• Experiența furnizorilorCăutați parteneri care înțeleg procesele legale și vă pot ajuta cu implementarea, instruirea și continuitatea afacerii.
• Ușurință în utilizareUn instrument utilizabil reduce rezistența internă; cu o scurtă instruire, oricine ar trebui să poată opera elementele de bază (de la contabilitate la vânzări).
• Protecția datelorPrioritizați criptarea, copiile de rezervă, controlul accesului, jurnalele de activitate și conformitatea cu GDPR/ISO; securitatea nu este negociabilă.
• Acces mobil și de la distanțăAșadar, puteți iniția fluxuri și lua decizii de pe telefonul mobil în afara biroului, fără probleme.
• ScalabilitateEvaluați capacitatea sa de a crește odată cu dvs. (utilizatori, GB/TB, departamente noi) și flexibilitatea sa de integrare cu ERP/CRM/e-mail.

Un software DMS bun centralizează, clasifică și automatizează, asigurând în același timp securitatea, conformitatea și o căutare avansată care găsește documentul în câteva secunde.Cu tot ce este discutat aici, aveți la dispoziție o gamă dovedită de instrumente pentru implementarea unei fundații digitale solide și productive, care să susțină orice, de la un birou individual până la cea mai solicitantă corporație.