Cum să gestionezi SharePoint Online cu Copilot: pași, cele mai bune practici și control complet asupra datelor

¿Cum să gestionezi SharePoint Online cu Copilot? Gestionarea modernă a SharePoint Online face un salt cuantic înainte datorită integrării native a Microsoft Copilot și a suitei de gestionare avansată pe care Microsoft 365 o pune la îndemână. Managerii IT și administratorii de site știu că echilibrarea productivității, controlul datelor, securitatea și o experiență fără probleme a utilizatorului poate fi complexă. Acum, asistentul Copilot devine un aliat cheie în transformarea acestei complexități în rezultate agile, colaborative și sigure., atât pentru companii mari, cât și pentru organizații mici care sunt dedicate muncii digitale.

Dar cum gestionezi SharePoint Online pentru a profita din plin de Copilot? Acest ghid este cel mai actualizat și cuprinzător în limba spaniolă, construit cu cele mai relevante și recente informații. Aici, vă arătăm cum să implementați, să configurați și să utilizați Copilot și administrarea avansată SharePoint, integrând practici de securitate, prevenirea supraexpunerii datelor și automatizarea inteligentă a proceselor și conținutului - toate cu o abordare practică adaptată muncii reale a echipelor.

Ce este Copilot în SharePoint Online și de ce este noua piatră de temelie pentru administrare?

Copilot este asistentul inteligent bazat pe inteligență artificială pe care Microsoft l-a integrat în întreaga suită 365, inclusiv SharePoint Online.Acest asistent gestionează totul, de la crearea și gestionarea conținutului până la gestionarea inteligentă a agenților, controlul accesului și securitatea documentelor. Datorită modelelor sale lingvistice avansate și conexiunii native la permisiunile și datele chiriașilor, Copilot oferă răspunsuri contextuale, automatizează sarcinile și permite administratorilor să mențină controlul asupra informațiilor fără a pierde din agilitate..

În SharePoint Online, Copilot vă permite nu doar să creați și să rafinați pagini și conținut, dar și să implementeze politici privind ciclul de viață, să identifice riscurile de supraexpunere, suportă configurarea permisiunilor și chiar interacționează cu agenți personalizați care ajută la răspunsurile la întrebări și la îndeplinirea sarcinilor complexe. Înainte de a continua, vă avertizăm că în Tecnobits Avem zeci de ghiduri despre Copilot și setările sale, cum ar fi acesta pe Cum se instalează Copilot în Office 365, ar putea fi de ajutor.

Cerințe preliminare și primii pași pentru pregătirea SharePoint Online cu Copilot

Înainte de a activa Copilot și de a profita la maximum de SharePoint Online, este esențial să îndepliniți o serie de cerințe și să faceți o planificare temeinică.:

• Licențe corespunzătoare: Baza este Microsoft 365 Copilot și, pentru funcții avansate, licențe E5 și SharePoint Advanced Management (SAM).
• Configurarea mediului de testare: Pregătiți un mediu sandbox în care puteți valida configurațiile fără a afecta operațiunile zilnice.
• Teste pilot: Selectați un grup de utilizatori timpurii pentru a testa integrarea și a colecta feedback realist.
• Plan de comunicare: Informați și educați utilizatorii despre modificările și noile funcții ale Copilot, reducând la minimum fricțiunile.
• Revizuirea politicilor de acces și securitate: Ajustați politicile de acces condiționat, autentificare multi-factor și căutare și partajare pentru a preveni riscurile.
• Verificare și ajustare rețea: Se asigură că infrastructura îndeplinește cerințele cerințe de conectivitate și securitate care necesită Microsoft 365 Copilot.

O fundație solidă garantează că Copilot și SharePoint vor funcționa împreună, în siguranță și eficient. încă din primul moment.

Administrare avansată SharePoint: Centrul de operațiuni pentru Copilot

Suplimentul Gestionare avansată SharePoint (SAM) Este un accelerator esențial pentru orice organizație care dorește să profite de inteligența și automatizarea oferite de Copilot.

• Evitați partajarea excesivă și aglomerarea surselor de date, îmbunătățind acuratețea rezultatelor generate de Copilot.
• Monitorizează ciclul de viață al site-urilor și al conținutului, identificând și curățând ceea ce este învechit sau inactiv.
• Controlul, restricționarea și auditarea accesului la documente și site-uri, aplicând politici inteligente și etichete de sensibilitate.

Prin intermediul Centrului de administrare SAM, puteți vizualiza rapoarte detaliate, aplica acțiuni în bloc, automatiza notificări și sincroniza securitatea și conformitatea în cadrul organizației. Integrarea Copilot adaugă un nivel conversațional și inteligent care simplifică luarea deciziilor și gestionarea zilnică.

Cele mai bune practici și pași cheie pentru pregătirea SharePoint pentru Copilot

Pregătirea datelor, guvernanța și securitatea acestora sunt esențiale. Iată câteva recomandări pe care nu le puteți ignora:

1. Reduceți partajarea accidentală și controlați permisiunile

În SharePoint, Evitarea supraexpunerii este esențială, astfel încât Copilot să returneze doar informații relevante și autorizate.Pentru a face acest lucru:

• Configurați setările de partajare la nivel de chiriaș și de site, adaptând permisiunile implicite pentru „anumite persoane” în loc de întreaga organizație.
• Ascunde opțiunile cu riscuri largi ca „Toți, cu excepția utilizatorilor externi” pentru a restricționa raza de expunere.
• Educă și instruiește proprietarii de site-uri pentru a gestiona cererile de acces și a analiza temeinic cine poate accesa datele.

2. Asigurați validitatea proprietarilor site-ului

Proprietarii de site-uri sunt ultima linie de apărare pentru guvernarea și curățenia conținutului.

• Execută directivele de proprietate pentru a detecta situri fără cel puțin două părți responsabile clare.
• Activați notificările automate pentru acești proprietari pentru a valida activitatea, permisiunile și necesitatea de a continua întreținerea site-ului.
• Actualizează înregistrările proprietăților în modul activ și necesită revizuiri periodice.

3. Curățarea siturilor inactive și gestionarea ciclului de viață

Conținutul vechi este cel mai mare dușman al preciziei al lui Copilot.Acumularea de date învechite dispersează sursele și generează răspunsuri confuze sau irelevante.

• Identifică amplasamentele fără activitate relevantă pentru perioade definite (3, 6, 9 sau 12 luni).
• Emiteți notificări pentru proprietari pentru a confirma utilitatea lor.
• Puneți elementele inutile în modul doar pentru citire și programați arhivarea automată după ora convenită.
• Folosește rapoarte cu inteligență artificială de la SAM pentru a obține recomandări automate cu privire la acțiunile de întreprins.

Articol conex:

Cum să automatizați sarcinile repetitive cu Power Automate: Ghid avansat

4. Detectarea conținutului potențial distribuit în exces

Cu rapoarte de activitate și permisiuni, puteți identifica punctele fierbinți de supraexpunere:

• Examinați rapoartele de activitate pentru conținut partajat cu „oricine”, „toată lumea, cu excepția celor externi” sau „membrii organizației”.
• Folosește Raportul de referință privind supraexpunerea pentru a evalua numărul de utilizatori cu acces pe baza unor praguri definite.
• Descărcați, filtrați și analizați datele pentru a reacționa rapid la situații suspecte.

5. Controlul și restricționarea accesului la conținut

Când detectați riscuri, Copilot vă ajută să centralizați și să atenuați accesul neautorizat., dar decizia și execuția revin întotdeauna administratorului:

• Inițiați revizuiri ale accesului cu proprietarii site-urilor.
• Restricționați accesul la anumite grupuri cu politica „Controlul accesului restricționat (RAC)”, astfel încât doar utilizatorii necesari să continue să vadă informațiile, atât în ​​SharePoint, cât și în OneDrive.
• Activați politica „detectare conținut restricționat” pentru a ascunde conținutul din Copilot și din căutarea organizațională fără a modifica permisiunile.
• Combinați ambele opțiuni în zonele cele mai critice.

6. Acțiuni proactive în amplasamente strategice

Locațiile cheie ale organizației necesită protecție suplimentară încă din primul minut.:

• Aplicați RAC atunci când furnizați site-uri noi, evitând partajarea excesivă de la început.
• Blocați descărcările, în special înregistrările Teams, atunci când este necesar.
• Luați în considerare criptarea cu „drepturi de extragere” pentru documentele cu impact ridicat.

Integrarea și gestionarea agenților în SharePoint și Copilot

O altă revoluție pe care Copilot o aduce cu sine este posibilitatea de a Creați, gestionați și partajați agenți inteligenți în SharePoint pentru ajutor, învățare și sarcini de automatizare:

• Orice membru cu permisiuni de editare își poate crea propriul agent., care pot fi apoi editate, partajate sau chiar aprobate de proprietarul site-ului.
• Proprietarii pot marca un agent ca „aprobat” și îl pot desemna ca implicit pentru prima experiență a vizitatorilor.
• Agenții pot fi fixați, editați sau partajați din panoul de chat Copilot, facilitând colaborarea și accesul.
• Acestea pot fi șterse ca orice alt fișier din cadrul site-ului, facilitând rotirea și curățarea agenților învechiți.

Crearea de conținut îmbogățit cu Copilot în SharePoint

Copilot nu este doar un motor de guvernanță și securitate, ci revoluționează și modul în care creați și publicați conținut în SharePoint.:

• Crearea paginilor din șabloane: Alegeți dintre șabloane predefinite, cum ar fi buletine informative, anunțuri de evenimente sau actualizări, și personalizați-le cu solicitări și atașamente inteligente.
• Crearea din notificări deschise: Începeți cu o propoziție și lăsați Copilot să sugereze structura, designul și conținutul, ajustând rezultatul de câte ori este nevoie.
• Idei de design: Copilot sugerează îmbunătățiri vizuale și de aspect pentru a face fiecare pagină atractivă și profesională.
• Rescriere inteligentă: Editorul de text îmbogățit vă permite să rafinați mesajele, să le dați un ton natural sau profesional sau chiar să rezumați sau să extindeți informațiile, după cum este necesar.

Cum se adaugă SharePoint ca sursă de cunoștințe în Copilot Studio

Copilot vă permite să integrați SharePoint ca sursă de date pentru răspunsuri generative., ceea ce sporește relevanța informațiilor furnizate prin intermediul agenților și asistenților:

1. Deschideți agentul în Copilot Studio.
2. Faceți clic pe „Adăugați cunoștințe” din secțiunea corespunzătoare.
3. Selectați „SharePoint” și introduceți adresele URL ale site-urilor pe care doriți să le adăugați (puteți include mai multe folosind Shift + Enter).
4. Dați-i un nume și o descriere precisă, deoarece inteligența artificială va folosi aceste informații drept context.
5. Faceți clic pe „Adăugare” și definiți scenariile de autentificare: în mod implicit, Copilot Studio se autentifică cu Microsoft Enter ID, dar puteți ajusta Scopes și autentificare manuală dacă aveți nevoie de scenarii mai restrictive.

Măsuri esențiale de securitate pentru gestionarea SharePoint Online cu Copilot

Autentificare multi-factor (MFA)

Activarea MFA pentru toți utilizatorii și computerele gestionate prin intermediul Centrului de administrare Microsoft 365, precum și configurarea politicilor de acces condiționat în funcție de nivelul de risc, locație și dispozitiv.

Audit și păstrarea înregistrărilor

• Activați jurnalizarea unificată a auditului în Microsoft Purview pentru a înregistra toate acțiunile utilizatorilor și administratorilor.
• Definiți politicile de retenție bazate pe nevoile de reglementare și revizuiți periodic jurnalele pentru anomalii.

Controale ale informațiilor confidențiale

• Exportați primele 100 de site-uri cele mai utilizate și examinați riscurile potențiale de supraexpunere cu rapoartele SAM și Microsoft Purview DSPM.
• Dezactivați partajarea pe scară largă și verificați activitatea Copilot pentru a preveni scurgerile de informații.
• Folosește etichete de sensibilitate pentru a clasifica, cripta și restricționa datele în documente, site-uri și grupuri.

Aplicarea și gestionarea etichetelor de sensibilitate în SharePoint cu Copilot

Etichetele de sensibilitate Microsoft Purview sunt esențiale pentru protejarea informațiilor și controlul modului în care este utilizat Copilot.:

1. Creați etichete din portalul Microsoft Purview și publicați-le pentru toți utilizatorii sau doar pentru anumite grupuri.
2. Configurați dacă eticheta marchează doar conținutul sau aplică și criptare și restricții de acces.
3. Atribuiți etichete implicite bibliotecilor de documente, utilizând opțiunea de a extinde protecția chiar și la descărcări, dacă aveți nevoie de securitate maximă.
4. Configurați sincronizarea etichetelor pentru site-uri, grupuri și spații de lucru.
5. Folosește etichetarea automată a serviciilor pentru scenariile în care nu dorești să te bazezi pe introducerea manuală de date de către utilizator.

Prevenirea pierderii de date (DLP) și controlul adaptiv asupra informațiilor sensibile

La prevenirea pierderii de date (DLP) Integrat în Purview, acesta ajută la prevenirea scurgerilor accidentale în toate punctele: SharePoint, Teams, Exchange și dispozitive.

• Definește politici care analizează și protejează datele sensibile (de exemplu, carduri de credit, numere de asigurări sociale, date medicale).
• Luați măsuri automate: blocați trimiterile, avertizați utilizatorii sau declanșați fluxuri de notificare și remediere.
• Activați protecția adaptivă prin conectarea DLP cu managementul riscurilor pentru persoanele din interior pentru a ajusta dinamic nivelul de control pe baza incidentelor comportamentale.

Monitorizare și auditare continuă în Copilot și SharePoint Online

Revizuirile regulate, analiza jurnalelor și monitorizarea solicitărilor și răspunsurilor Copilot sunt vitale pentru menținerea securității și conformității.:

• Folosește rapoartele istoricului modificărilor pentru a verifica cine a făcut ce și când, atât la nivel de locație, cât și la nivel global.
• Executați aceste rapoarte săptămânal în faza inițială de adoptare și ajustați frecvența ulterior.
• Folosește instrumentele de explorare a conținutului și activității pentru a monitoriza aplicarea etichetelor de retenție și sensibilitate, precum și potențialele incidente care implică date sensibile.

Dezactivați Căutarea SharePoint restricționată (RSS) la trecerea la Copilot

RSS este o soluție temporară care limitează căutarea la site-urile permise în timp ce permisiunile sunt revizuite și corectate.Când configurația este deja securizată, dezactivați RSS și permiteți Copilot și căutării să acceseze tot conținutul autorizat, crescând acuratețea și valoarea răspunsurilor generate.

• Dezactivați complet RSS folosind PowerShell (Set-SPOTenantRestrictedSearchMode).
• Eliminați site-urile din lista permisă cu Remove-SPOTenantRestrictedSearchAllowedSite.
• Dacă administrați RSS, asigurați-vă că doar site-urile cu adevărat sigure sunt incluse în lista de permisiuni.

Păstrarea datelor și ciclul de viață: eliminați datele inutile și respectați reglementările

• Folosește politicile de păstrare de la Purview pentru a păstra sau șterge automat documente, e-mailuri și conținut Copilot în funcție de nevoile legale sau de afaceri.
• Setați excepții cu etichete de păstrare specifice pentru conținutul critic.
• Monitorizați respectarea regulilor și aplicarea acestora în procesul de retenție cu instrumente de raportare și exploratoare de activități.

Monitorizează și controlează interacțiunile și răspunsurile generate de Copilot

• Aplicați politici de conformitate predefinite pentru comunicații în Purview pentru a detecta limbajul neadecvat, scurgerile de informații sau utilizarea necorespunzătoare în solicitările și răspunsurile Copilot.
• Revizuiți periodic jurnalele și auditurile pentru a corecta incidentele și a măsura utilizarea reală a Copilot.

Optimizare continuă: Resurse, adoptare și instruire în Copilot și SharePoint

Implementarea și administrarea optimă a Copilot în SharePoint Online este un proces continuu.:

• Creați comunități de utilizatori inovatoare pentru a colecta feedback și a identifica oportunități de îmbunătățire.
• Implementați adoptarea treptată, monitorizând impactul, gradul de pregătire și satisfacția utilizând instrumentele Viva Insights și rapoartele de utilizare Microsoft 365.
• Profitați de resursele de instruire și kiturile de integrare Microsoft pentru a extinde cunoștințele în toate echipele.
• Dacă aveți un volum mare de licențe, consultați opțiunile de asistență și asistență FastTrack sau implementați proiecte de co-investiții cu Microsoft și partenerii oficiali..

În cele din urmă, dacă organizația dumneavoastră are nevoie de scenarii și mai personalizate, Copilot Studio și ecosistemul Power Platform vă permit să extindeți funcționalitatea, adăugând integrări și automatizări specifice, respectând întotdeauna securitatea și guvernanța implementate.

Gestionarea avansată a SharePoint Online cu ajutorul Copilot deschide un nou orizont de eficiență, securitate și confort.; combinația dintre controlul centralizat, automatizare, protecție integrată și ajutor contextual permite oricărei echipe să își mențină datele protejate, productive și mereu sub control. Pentru mai multe informații despre acest subiect, consultați Pagina oficială Microsoft 365 Copilot.

Articol conex:

Ghidul complet pentru automatizarea activităților repetitive în Windows 11 cu Power Automate Desktop

Cristian Garcia

Pasionat de tehnologie de când era mic. Îmi place să fiu la curent în sector și, mai ales, să-l comunic. De aceea mă dedic de mulți ani comunicării pe site-uri de tehnologie și jocuri video. Mă puteți găsi scriind despre Android, Windows, MacOS, iOS, Nintendo sau orice alt subiect conex care vă vine în minte.