Cum se creează o cronologie în Excel pas cu pas

Creați o cronologie în Excel Excel este una dintre cele mai bune metode de a organiza vizual fazele sau etapele unui proiect, de a planifica sarcini sau de a afișa o secvență de evenimente. Deși Excel poate părea un instrument orientat spre foi de calcul și numere, acesta oferă mai multe funcții și opțiuni pentru a transforma liste simple în cronologii atractive.

De obicei, asociem cronologiile cu programe specifice de management de proiect, dar realitatea este că Excel are suficientă flexibilitate pentru a satisface atât nevoile personale, cât și pe cele ale afacerilor. Cheia este să înțelegeți resursele pe care le oferă, să combinați șabloanele și să profitați de personalizare, astfel încât rezultatul final să fie clar, vizual și extrem de util. Mai jos este cel mai complet și actualizat ghid pentru a învăța cum să creați o cronologie în Excel pas cu pas, utilizând atât metode manuale, cât și șabloane și programe de completare. De asemenea, vom analiza cum să îmbunătățim designul și să explorăm alternative. Să începem cu Cum se creează o cronologie în Excel. 

Ce este o cronologie și de ce se creează una în Excel?

O cronologie, numită și orar, este un instrument vizual care afișează o serie de evenimente, activități sau etape importante aranjate cronologic de-a lungul unei scale. Funcția sa principală este permite o înțelegere rapidă a progresului unui proiect sau succesiunea acțiunilor importante, facilitând gestionarea sarcinilor, a termenelor limită și a responsabililor.

Vizualizați etapele cheie Un proiect ajută echipele să înțeleagă dintr-o privire starea generală, să anticipeze blocajele și să comunice progresul și termenele limită părților interesate. Deși instrumente precum Microsoft Project sau programe online precum GanttPRO sunt specializate în acest sens, Excel este o alternativă accesibilă și flexibilă pe care majoritatea utilizatorilor și companiilor le au la îndemână.

Opțiuni pentru crearea unei cronologii în Excel

Puteți dezvolta un program de la zero folosind funcții Excel, în principal diagrame de dispersie sau liniare; sau puteți alege, de asemenea, șabloane predefinite cu design profesional ceea ce ușurează mult munca. În plus, există alternative în afara Excel dacă doriți și mai multă viteză.

• Diagramă de dispersie manuală: Îți permite să proiectezi o cronologie complet personalizată din propriile tabele și date.
• Șabloane oficiale Excel sau Office.com: Sunt o soluție rapidă, foarte vizuală și ideale pentru cei care pun pe primul loc designul și caracterul practic.
• Pluginuri și aplicații externe: Programe precum GanttPRO oferă crearea de cronologii în doar câteva clicuri și mult mai multe opțiuni grafice.

Ghid pas cu pas pentru crearea unei cronologii manuale în Excel

1. Introduceți etapele importante și datele într-un tabel

Primul pas este definiți evenimentele cheie ale proiectului dumneavoastrăCreați un tabel mic în Excel cu cel puțin două coloane cheie: descrierea etapei importante și data asociată. Puteți adăuga o coloană suplimentară pentru a atribui o valoare numerică fiecărei etape importante, permițându-vă să le poziționați la înălțimi diferite în cadrul diagramei și să preveniți suprapunerea etichetelor:

• Coloana A: Descrierea etapei principale (Exemplu: „Început”, „Livrare Faza 1”, „Întâlnire finală”).
• Coloana B: Data reperului.
• Coloana C (opțional): O secvență de numere precum 1, 2, 3, 4, repetate dacă aveți mai multe repere. În acest fel, punctele vor apărea la înălțimi diferite.

Consiliu: Dacă aveți multe evenimente, alternați valorile numerice (de exemplu, 1, 2, 1, 2) astfel încât etichetele să fie decalate și să nu se suprapună.

2. Inserați o diagramă de dispersie

După ce tabelul este gata, selectați o celulă goală din foaie și faceți clic pe fila IntroducețiÎn grupul de grafică, alegeți Dispersie („Diagramă de dispersie”) sau „Diagramă cu bule”. Va apărea o diagramă goală, care așteaptă să fie configurată.

Acest tip de diagramă este perfect pentru cronologii, deoarece Puteți defini atât axa X (date), cât și axa Y (valoare/etapă) într-un mod foarte personalizat.

3. Adăugați datele în diagramă

Faceți clic dreapta pe zona albă a diagramei și selectați Selectați dateFereastra surselor de date se va deschide. Faceți clic pe adăuga pentru a crea o nouă serie.

• Valori X: Selectați întreaga coloană de date din tabel.
• Valori Y: Selectați coloana cu valori numerice. Dacă nu ați creat această coloană, puteți plasa toate punctele pe același nivel, deși este recomandat să alternați valorile pentru a separa evenimentele din cadrul axei graficului.

presa accepta iar diagrama de dispersie se va actualiza, afișând punctele plasate în funcție de dată și valoare numerică.

4. Transformați graficul într-o cronologie

Ai deja punctele, dar pentru ca graficul să funcționeze ca o cronologie trebuie să-i ajustezi formatul:

• Eliminați elementele inutile: Faceți clic pe butonul opțiuni diagramă (semnați +) și elimină liniile de grilă, titlul diagramei și axa verticală (Y), lăsând doar axa datei.
• Adăugați etichete și bare de eroare: Verificați opțiunile Etichete de date pentru a afișa numele etapelor importante și Bare de eroare pentru a conecta punctele cu cronologia.
• Personalizați barele de eroare: Faceți clic dreapta pe orice bară de eroare, selectați Format și setați-le ca linii verticale (opțiunea „Minus”) și setați-le la o valoare de 100%, astfel încât să se intersecteze de la punctul de reper până la banda cronologică.

Vedeți că barele orizontale sunt inutile sau le doriți doar pe cele verticale? Configurați formatul pentru a elimina bara orizontală și a păstra doar bara verticală, ajustând culoarea, grosimea și transparența pentru a îmbunătăți vizibilitatea.

5. Ajustați designul și personalizarea

În acest moment poți deja personalizează-ți cronologia cât mai mult posibil:

• Culori puncte: Faceți clic dreapta pe orice marker și selectați „Formatare serie de date”. Din meniu, alegeți culoarea markerului cu care doriți să evidențiați fiecare etapă importantă.
• Transparența conectorilor: Dacă conectorii verticali par prea intensi, ajustați transparența acestora folosind formatul barei de eroare verticale.
• Poziția reperelor: Rețineți că puteți modifica valorile numerice din coloana „Înălțime” din tabelul de bază pentru a muta reperele în sus sau în jos și pentru a preveni suprapunerea etichetelor.
• Ajustați limitele de date: Faceți clic dreapta pe axa datei și selectați „Formatare axă” pentru a modifica valorile minime și maxime, astfel încât graficul să se potrivească perioadei care vă interesează.

Important: Puteți utiliza temele și stilurile de Excel Pentru a schimba rapid culorile, fonturile și stilurile diagramei din fila Design pagină sau Design diagramă, alegeți pur și simplu o temă sau o paletă de culori pentru a actualiza aspectul general al cronologiei.

Cum se creează o cronologie în Excel?

6. Adăugați titluri și etichete descriptive

Nu uitați că etapele importante ar trebui să fie ușor de identificat. Pentru a afișa numele etapelor importante:

• Faceți clic dreapta pe orice etichetă din diagramă și alegeți Formatul etichetei de date.
• selecta Valoarea celulei și indică intervalul în care aveți descrierile etapelor importante din tabel.
• Puteți elimina opțiunea „Valoare Y” astfel încât să fie afișat doar numele etapei principale.

Rezultatul este o cronologie care include puncte de evenimente, linii de legătură și etichete descriptive, toate aliniate la scara de timp de care aveți nevoie.

7. Stilizați și îmbunătățiți cronologia în Excel

După ce ați configurat structura de bază, puteți petrece câteva minute pentru a face ca cronologia dvs. să arate cu adevărat profesională:

• Personalizați culorile și fonturile: Accesați „Design pagină” > „Teme” pentru a schimba rapid întregul aspect grafic. Puteți modifica individual culorile și fonturile.
• Folosește paleta de culori a diagramei: Din fila Design diagramă, faceți clic pe paleta de culori etichetată „Modificare culori” pentru a aplica scheme globale de culori.
• Ajustați distribuția: Dacă vedeți spațiu gol în stânga sau în dreapta, ajustați limitele axelor pentru a profita de lățimea completă a diagramei.
• Imprimare sau export: Odată finalizată, cronologia poate fi ușor imprimată, salvată ca PDF sau integrată în prezentări.

Un sfat cheie este partajați șablonul cronologiei cu colaboratorii sau superiorii pentru a oferi o imagine de ansamblu asupra etapelor importante și a progresului proiectului. Acest lucru ajută la menținerea tuturor informaților și la alinierea cu obiectivele. Dacă doriți să continuați să învățați despre Excel, consultați acest alt articol despre Cele mai importante formule Excel pentru a începe de la zero ca un profesionistAvem nenumărați dintre ei în Tecnobits, folosește pur și simplu motorul de căutare.