Ghid complet pentru listele Microsoft: ce este și cum funcționează

În cadrul ecosistemului Microsoft 365, Liste Microsoft Este unul dintre instrumentele esențiale pentru a organiza, urmări și partaja informații într-un mod structurat. De la urmărirea incidentelor și a proiectelor până la integrarea angajaților sau gestionarea resurselor, această aplicație se remarcă prin flexibilitate și ușurință în utilizare.

Dacă lucrezi în echipă sau pur și simplu vrei păstrați informațiile organizate și accesibile de oriunde, iată o soluție pe care nu trebuie să o treceți cu vederea. În acest articol vă spunem în profunzime cu ce puteți face Liste Microsoft și cum să-și folosească șabloanele. De asemenea, vom revizui interacțiunea acestuia cu alte aplicații precum SharePoint sau Teams.

Ce este Microsoft Lists și cum funcționează?

Microsoft Lists este o aplicație Microsoft 365 concepută pentru urmărirea inteligentă a informațiilor. Puteți lucra cu acesta de pe web, mobil sau chiar direct din Microsoft Teams datorită integrării sale complete.

De fapt, acționează ca o bază de date simplă și vizuală, alcătuit din rânduri și coloane în care puteți include text, imagini, fișiere, date, cesionari, hyperlinkuri și multe altele. Datorită sistemului său de vizualizare, puteți afișa informații în diferite moduri în funcție de obiectiv: grilă (opțiunea implicită), listă, calendar sau galerie. Lista este similară dar fără posibilitatea de editare online. Galeria se adaptează bine la conținutul vizual, iar calendarul este perfect dacă vrei să vezi articole distribuite după dată.

Când creați o nouă listă, puteți începe de la zero, puteți utiliza o listă existentă ca șablon sau puteți importa un tabel Excel. De asemenea, vă puteți baza pe numeroase șabloane prestabilite pe care Microsoft le oferă pentru cazuri de utilizare specifice.

Toate listele pot fi personalizate vizual- Schimbați culorile de fundal, atribuiți pictograme specifice și aplicați reguli care le modifică aspectul în funcție de starea lor. De exemplu, un articol cu ​​starea „Aprobat” poate apărea cu un fundal verde, în timp ce un alt „În curs de revizuire” va apărea în portocaliu.

 

Șabloane prestabilite pentru fiecare nevoie

Dacă aveți puțin timp pentru a crea o listă de la zero, Microsoft Lists include șabloane utile adaptate diferitelor scenarii. Aceste șabloane sunt concepute pentru a fi utilizate cu doar câteva clicuri, menținând o structură specifică, câmpuri personalizate, vizualizări și stiluri vizuale.

Acestea sunt unele dintre cele mai populare:

• Șablon de management al problemelor: ideal pentru monitorizarea incidentelor cu statutul, prioritatea și părțile responsabile.
• Șablon de itinerariu eveniment: organizează toate detaliile unui eveniment într-o structură clară, editabilă.
• Modelul pacientului: Pentru mediile de asistență medicală, vă permite să înregistrați starea, observațiile și nevoile fiecărui pacient.
• Șablon de cerere de împrumut: monitorizarea si controlul procesului de aprobare a creditului.

Opțiuni de organizare, formatare și reguli

Pe lângă opiniile deja menționate, puteți adapta fiecare listă la fluxul dvs. de lucru stabilirea de filtre, grupări, sortare și reguli automatizate. Unele dintre posibilități sunt:

• Setați alerte prin e-mail când se schimbă o stare sau se adaugă un nou element.
• Schimbați condiționat formatul în funcție de conținut: culori, pictograme, stiluri.
• Elemente de grup după prioritate, dată, statut etc.
• Creați liste noi de la alții, copiend designul și structura.
• Importați date din Excel cu recunoaștere automată a coloanei.

Toate aceste funcții economisesc timp și Asigurați consistența vizuală și a datelor în cadrul echipei, în special în proiectele de colaborare în care sunt implicate mai multe persoane.

Salvați și accesați liste

Unul dintre avantajele Microsoft Lists este integrarea sa nativă cu ecosistemul Microsoft 365. Puteți salva listele pe site-uri SharePoint o o OneDrive numai pentru uz personal. Dacă lucrați ca o echipă, cel mai frecvent este să le găzduiți pe un site SharePoint partajat tuturor membrilor.

Listele se deschid în modul ecran complet pentru o editare ușoară, iar din adresa URL sau bara de instrumente puteți vedea exact unde este stocată. Din interfața standard puteți creați, editați, partajați și exportați cu ușurință articole.

Partajați liste: permisiuni, acces și colaborare

Partajarea unei liste este la fel de ușor ca generați un link sau invitați anumiți membri. Puteți acorda acces complet (citire + editare) sau numai pentru citire. În plus, puteți seta o expirare a linkului, puteți să o protejați prin parolă și chiar să alegeți dacă destinatarii pot face modificări.

De asemenea, puteți partaja un singur element din listă, în loc de întreaga bază de date. Comentariile pot fi lăsate pentru articole individuale, care îmbunătățește colaborarea fără a fi nevoie să trimiteți e-mailuri.

Permisiunile sunt gestionate prin SharePoint și sunt moștenite în mod implicit a locului în care este salvată lista. Cu toate acestea, le puteți modifica pentru a adapta accesul numai anumitor persoane sau pentru a restricționa anumite acțiuni.

Listele Microsoft și integrarea acesteia cu alte aplicații

Adevăratul potențial al listelor iese la iveală atunci când este combinat cu alte instrumente din mediul Microsoft. Fiind complet Integrat cu SharePoint, Microsoft Teams și Planner, puteți face următoarele:

• Adăugați liste ca file într-un canal Teams, facilitând accesul direct din conversația în echipă.
• Utilizați liste ca parte web pe o pagină SharePoint pentru a afișa informații live pe intranet.
• Setați reguli sau automatizări care conectează Listele la Power Automate sau Power Apps, pentru fluxuri personalizate.
• Conectați sarcinile din Planificator sau To Do pentru a centraliza managementul sarcinilor.

Toate acestea fac parte din viziunea Microsoft 365 ca o platformă conectată în care toate aplicațiile vorbesc între ele pentru a îmbunătăți productivitatea și transparența muncii.

Liste Microsoft pe dispozitive mobile

Versiunea mobilă a Microsoft Lists este disponibilă pentru Android y iOS. Permite creați, consultați și editați liste de pe mobil, fie la birou, acasă sau în deplasare. Acestea sunt câteva dintre lucrurile care pot fi făcute:

• Vedeți listele recente și favorite.
• Editarea completă a articolelor din listă.
• Acces offline.
• Captură foto și scanare cod QR.
• Interfață adaptată, cu suport pentru modul întunecat și orientare orizontală.

De asemenea, are aceleași capacități de securitate ca pe desktop, cu suport Intune pentru MDM și MAM. Accesul necesită un cont Microsoft de afaceri cu acces la SharePoint sau Office 365.

Microsoft enumeră cazuri de utilizare

Pe măsură ce instrumentul a evoluat, Au fost dezvoltate mai multe moduri creative pentru a profita de Microsoft Lists în contexte diferite. Iată câteva dintre cele mai notabile:

• Organizarea continutului pentru retelele de socializare. Folosind șablonul de planificare a conținutului, puteți organiza campanii, programa postări, include imagini, link-uri și date de publicare. Foarte util pentru echipele de marketing.
• Controlul accesului și al vizitatorilor. Listele vă permit să generați un fișier pentru fiecare vizitator cu numele, fotografia de identitate, data de intrare și de ieșire. Puteți chiar să programați o notificare automată către portar când cineva pleacă.
• Urmăriți biletele clienților. Folosind Liste ca mini-CRM, puteți aloca persoane, puteți înregistra problema, stabiliți priorități și lăsați feedback cu privire la starea biletului.
• Management simplu de proiect. Dacă nu aveți nevoie de un instrument complex, Lists vă permite să faceți urmărirea de bază cu sarcini, termene limită și vizualizări din calendar. Puteți chiar să primiți alerte atunci când o sarcină se schimbă.
• Inventar și resurse IT. Cu Listă puteți urmări toate echipamentele corporative și datele asociate acestuia: data achiziției, garanție, recenzii, locație etc. Toate vizuale și filtrabile cu un singur clic.
• Incorporarea de noi angajati sau furnizori. O listă de înscriere ajută la menținerea sub control a tuturor sarcinilor și documentelor noului angajat. Prin marcarea articolelor ca „completate”, pot fi declanșate notificări către departamentul corespunzător.

Pe scurt, Microsoft Lists oferă un mod versatil, vizual și colaborativ de a gestiona informații dinamice. Fie ca soluție de urmărire, instrument organizațional sau completare a altor platforme precum Teams sau SharePoint, se dovedește că se adaptează perfect oricărui tip de utilizator sau companie.