- O abilitate stochează instrucțiuni reutilizabile pentru sarcini specifice pe care le executați cu Notion Agent.
- Baza de date cu competențe reunește descrieri, fișiere, părți responsabile și permisiuni ale echipei.
- Poți invoca o abilitate cu / sau, opțional, o poți adăuga în meniul editorului.
- Testează fiecare abilitate cu cazuri incomplete și revizuiește instrucțiunile atunci când procesul se schimbă.
Dacă folosești Notion Agent pentru a rezuma întâlniri, a revizui documente sau a pregăti rapoarte, s-ar putea să repetați aceleași instrucțiuni în fiecare conversație: ce surse să consultați, ce format să urmați și ce detalii să nu inventați. Abilități de noțiuniAceste funcții, numite „abilități” în interfața spaniolă, vă permit să salvați aceste instrucțiuni pe pagini reutilizabile.
Când mai multe persoane au nevoie de aceleași criterii, cel mai practic lucru este să combini abilitățile într-una singură. bază de date cu competențeIată cum poți găsi, partaja și menține abilitățile tale actualizate. În acest ghid, vom vedea când merită să creezi o abilitate, cum să-ți organizezi biblioteca și ce setări ai nevoie pentru a o utiliza din chat sau editor.
Ce este o abilitate conceptuală și când este potrivit să creezi una?
O abilitate este o pagină cu instrucțiuni pentru efectuarea unui anumit tip de lucrarePoate explica, de exemplu, cum să transformi notițele de ședință în sarcini, cum să revizuiești o schiță sau cum să scrii un rezumat pentru management. Îl invoci atunci când ai nevoie, iar Notion Agent aplică instrucțiunile sale conținutului pe care îl furnizezi.
Este important să o diferențiem de alte funcții. Instrucțiuni pentru agentul Notion Acestea stabilesc preferințe generale pe care doriți să le aplicați în mod regulat. O abilitate este pentru o sarcină specifică. În schimb, o Agent vamal Poate avea propriile instrucțiuni, puncte de acces și declanșatoare pentru a executa un flux de lucru, chiar și în mod programat.
O bună candidată pentru o Abilitate este o sarcină pe care o repetați, care depinde de conținutul unei pagini sau al unei selecții și al cărei rezultat ar trebui să urmeze întotdeauna o structură similară. Dacă echipa dvs. copiază aceeași solicitare în conversații diferite, probabil că merită salvată. Nu este nevoie să impuneți o frecvență minimă sau să calculați câte minute va economisi: ceea ce contează este ca instrucțiunea să fie utilă și să poată fi actualizată.
Cum să creezi o bază de date cu competențe
Pentru a configura o bibliotecă partajată, creați o pagină în Notion, alegeți Bază de date și selectați AbilitățiDe asemenea, îl poți adăuga dintr-un spațiu de echipă dacă dorești ca membrii săi să aibă acces de la început. Fiecare pagină nouă pe care o creezi în baza de date va fi o competență.
Acest tip de bază de date include două proprietăți deosebit de utile: Descrierecare indică ce face abilitatea și când trebuie folosită și Arhiveunde puteți stoca materiale de suport. Puteți adăuga propriile proprietăți, cum ar fi partea responsabilă, starea sau zona echipei. Începeți cu o singură bibliotecă partajată și creați o alta dacă anumite grupuri au nevoie de permisiuni sau părți responsabile diferite.
Aveți deja o bază de date cu proceduri? Puteți accesa setările acesteia în Mai multe setări > Conversie în > Conversie în baza de date a competențelorVerificați proprietățile pe care le atribuiți descrierii și fișierelor înainte de a activa paginile existente. Alternativ, puteți muta o pagină de instrucțiuni în noua bază de date și puteți adăuga o descriere clară la aceasta.
Scrie prima ta abilitate cu un exemplu practic
Să presupunem că pregătești un rezumat al proiectului în fiecare vineri pe baza notițelor și sarcinilor salvate în Notion. Creează o competență în baza de date numită Rezumatul săptămânal al proiectuluiÎn „Descriere”, scrieți când ar trebui utilizat, de exemplu: „Rezumă progresul unui proiect pe baza paginilor și sarcinilor sale pentru săptămână, cu blocuri și pașii următori.”
În corpul paginii, definiți jobul cu instrucțiuni verificabile:
Folosește doar paginile proiectului și sarcinile la care ai acces. Rezumează progresul acestei săptămâni în maximum cinci puncte. Apoi, enumeră orice obstacole, persoana responsabilă, dacă este menționată în sursă, și următorii pași. Adaugă link către paginile utilizate. Dacă lipsesc informații, indică-le; nu introduce date sau persoane desemnate pe baza unor presupuneri.
Structura este simplă: obiectiv, surse de intrare, etape, limite și format de ieșirePoți adăuga un rezultat exemplu dacă echipa are nevoie de un stil specific. Păstrează pagina scurtă și oferă linkuri către documentație extinsă în loc să lipești un manual întreg în fiecare competență. Instrucțiunile ajută la reducerea erorilor, dar este întotdeauna o idee bună să revizuiești răspunsurile înainte de a le partaja.
Cum să activezi și să utilizezi o abilitate în chat și editor
De asemenea, poți crea o abilitate individuală din Bibliotecă > Competențe > Competență nouăDacă aveți deja o pagină cu instrucțiuni, deschideți meniul cu trei puncte și selectați Folosește ca abilitatePentru a lucra cu o bibliotecă de echipă și a facilita utilizarea automată, plasați pagina într-o bază de date cu competențe și completați-i descrierea.
Într-o conversație cu Notion Agent, el scrie / Pentru a deschide meniul de competențe, selectați competența pe care doriți să o utilizați sau continuați cu numele competenței pe care doriți să o executați. Agentul poate, de asemenea, să aleagă o competență pe cont propriu atunci când consideră că se potrivește solicitării dvs. Pentru a face acest lucru, competența trebuie să se afle într-o bază de date de competențe, să aibă o descriere utilă și opțiunea trebuie să fie activată. Utilizare automatăDacă preferi să o invoci doar atunci când decizi tu, dezactivează această opțiune.
Pentru a avea o abilitate la îndemână în timp ce editați o pagină, accesați Bibliotecă > Competențe și activați Adăugați în meniul editorului de text în acea abilitate. Apoi îl puteți găsi din meniurile corespunzătoare atunci când selectați text sau lucrați cu un bloc compatibil. Această setare facilitează accesul din editor; Nu este obligatoriu să folosești Skill-ul în chat..
Partajați biblioteca și utilizați-o cu agenți personalizați
Aptitudinile sunt pagini Notion, așadar permisiunile lor sunt gestionate ca orice altă pagină. Puteți partaja o singură aptitudine sau întreaga bază de date. Acordați acces de editare numai celor care vor întreține instrucțiunile. O schimbare a unei abilități partajate îi afectează pe cei care o utilizează..
Colegii vor găsi abilitățile partajate în fila Descoperi din Biblioteca lor și vor putea selecta Activează pentru mineAccesarea paginii și adăugarea competenței în listă sunt acțiuni separate. De asemenea, atribuiți o parte responsabilă pentru fiecare competență importantă, astfel încât cineva să poată revizui instrucțiunile atunci când procesul echipei se modifică.
Un agent personalizat poate, de asemenea, să urmărească o competență. Deschideți agentul, introduceți Instrumente și acces și adăugați pagina de competențe. Apoi, specificați în instrucțiunile agentului în ce situații ar trebui aplicat. În acest fel, puteți reutiliza un criteriu de lucru fără a-l copia manual pentru fiecare agent.
Testează-ți și menține-ți abilitățile
Înainte de a partaja o Skill cu întreaga echipă, rulați-o pe un scenariu normal și unul incomplet: note fără autori atribuiți, un proiect fără progres sau un document care combină mai multe subiecte. Verificați dacă respectă formatarea, evidențiază datele lipsă și utilizează fonturile corecte. Dacă eșuează, modificați o anumită instrucțiune și testați din nou.
Revizuiți periodic abilitățile care nu mai sunt utilizate, pe cele care produc rezultate similare și pe cele care fac referire la standarde învechite. Proprietățile de proprietar și de stare vă ajută să decideți ce abilități sunt pregătite pentru echipă. Istoricul paginii vă permite să examinați modificările aduse unei abilități partajate.
Notion vă permite, de asemenea, să descărcați o Skill pentru a o utiliza cu anumiți agenți locali folosind opțiunea Descărcați agenții locali din meniul paginii. Dacă ulterior schimbați versiunea de Notion, va trebui să descărcați din nou copia locală pentru a încorpora modificările.
O bibliotecă de competențe funcționează cel mai bine atunci când fiecare competență rezolvă o sarcină recognoscibilă, explică clar când trebuie utilizată și are pe cineva responsabil pentru revizuirea ei. Cu câteva instrucțiuni bine testate, echipa poate obține rezultate mai consecvente fără a începe fiecare solicitare de la zero.
Sunt un pasionat de tehnologie care și-a transformat interesele de „tocilar” într-o profesie. Mi-am petrecut mai bine de 10 ani din viața mea folosind tehnologie de ultimă oră și mânuind cu tot felul de programe din pură curiozitate. Acum m-am specializat în tehnologie computerizată și jocuri video. Asta pentru că de mai bine de 5 ani scriu pentru diverse site-uri web despre tehnologie și jocuri video, creând articole care urmăresc să-ți ofere informațiile de care ai nevoie într-un limbaj pe care oricine este pe înțeles.
Dacă aveți întrebări, cunoștințele mele variază de la tot ce ține de sistemul de operare Windows, precum și Android pentru telefoane mobile. Și angajamentul meu este față de tine, sunt mereu dispus să petrec câteva minute și să te ajut să rezolvi orice întrebări pe care le poți avea în această lume a internetului.