Ce este Access și pentru ce este?

Este unul dintre cele mai puțin cunoscute programe din suita de birou Microsoft 365, în ciuda faptului că a fost inclus începând cu versiunea din 1992. Cu toate acestea, este un instrument foarte util. În această postare explicăm Ce este Microsoft Access și pentru ce este?.

Cea mai recentă versiune a Microsoft Access, despre care vom vorbi aici, a fost lansat pe 5 octombrie 2021 pentru a fi folosit în Windows 10 și Windows 11. Acesta ocupă între 44 MB și 60 MB pe hard disk, în funcție de opțiunile de instalare alese.

Ce este Microsoft Access?

Microsoft este un Sistemul de gestionare a bazelor de date incluse în suita de aplicații Microsoft Office (acum Microsoft 365). Este un instrument menit să ajute utilizatorii să creeze și să gestioneze baze de date cu scopul de a stoca, organiza și analiza informații.

Motivul pentru care această aplicație este atât de puțin folosită se datorează în principal necunoașterii adevăratei sale utilitate. Mulți utilizatori cred în mod eronat că orice lucru făcut cu Access poate fi de fapt făcut cu Access. Excela.

Deși este adevărat că ambele programe au puncte în comun, Excel este mai potrivit pentru manipularea datelor numerice și efectuarea de calcule pe acele date. Accesul, la rândul său, adaugă un grad mai mare de specializare și include funcții specifice pentru gestionarea diferitelor tipuri de date. În plus, vă permite să restricționați datele pe care utilizatorii le introduc în fiecare câmp, precum și să legați datele asociate în mai multe tabele.

Bazele de date care sunt salvate cu Microsoft Access afișează extensia de fișier „.accdb”. Deși aceasta este cea mai comună și, de asemenea, cea mai actuală, este totuși posibil să găsiți alte extensii („.mdbe” o „.mde”), care corespund versiunilor anterioare lui 2007. În unele ocazii, pentru a deschide acest tip de extensii, utilizatorul trebuie mai întâi să folosească un instrument de conversie pentru a-l converti în «.accdb».

Lucruri pe care le putem face cu Access

Cum puteți utiliza Access pentru a gestiona o bază de date? Mai jos, explicăm câteva dintre cele mai comune sarcini pe care le putem efectua cu acest instrument.

Creați o bază de date

Pe ecranul de pornire Acces, faceți clic pe „Fișier” și în coloana de opțiuni din stânga, selectați „Nou”. Dintre diferitele opțiuni afișate pe ecran, trebuie să o alegem pe cea intitulată ca „Bază de date desktop goală”.

Această bază de date nou creată i se poate atribui un nume ca pas preliminar pentru a accesa noul șablon și a începe să-l folosească.

Creați un tabel

Pentru a adăuga un tabel de date la baza de date pe care am creat-o, este necesar să mergeți la panglica instrument și să faceți clic pe fila "Masă". La acest nou tabel pot fi adăugate câte câmpuri dorim. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți clic dreapta și să selectați opțiunea „Clic pentru a adăuga”.

Secțiunea casetă combinată este folosită pentru a enumera diferitele tipuri de date care pot fi atribuite unui câmp (în Access este obligatoriu să se atribuie un tip de date fiecărui câmp).

Adăugați date în tabel

Există multe modalități de a adăuga date la un tabel Access: folosind un formular, importându-l dintr-un fișier extern, folosind SQL sau introducerea datelor direct (adică manual). Cea mai comună opțiune este import prin fișiere „.csv”. Așa o faceți:

1. Pe panglica instrumentului, faceți clic pe „Date externe”.
2. Apoi facem clic pe "Fisier text".
3. Apoi selectăm fișierul sursă și tabelul destinație.
4. Înainte de a continua cu importul, putem revizui toate detaliile fișierului (folosirea de puncte sau virgule ca delimitatori, trebuie să omitem anumite câmpuri.
5. În cele din urmă, apăsăm butonul "Finalizarea" pentru a rula importul.

De aici, sunt multe acțiuni pe care le putem efectua în aplicație cu diferitele tabele pe care le-am introdus. De exemplu, este posibil creează relații între tabele pentru a interoga date din tabele diferite. De asemenea, puteți crea un tabel de căutare, care conține date la care face referire un alt tabel sau chiar creează interogări complexe pe mai multe tabele cu diferite tipuri de date.

Alte acțiuni posibile sunt face copii de rezervă, creează baze de date executabile (pe care utilizatorii externi nu le pot modifica) creați macro pentru a automatiza sarcini complexe sau exportați datele în excel, printre multe alte posibilități.

Pentru a efectua toate aceste acțiuni, Microsoft Access include un util asistent ceea ce este, fără îndoială, de mare ajutor pentru cei care folosesc această aplicație pentru prima dată.

Concluzie

Microsoft Access este o opțiune foarte recomandată pentru întreprinderile mici și mijlocii care au nevoie un instrument de gestionare a datelor simplu și ușor de utilizat. Ideal pentru sarcini precum gmanagementul stocurilor sau monitorizarea proiectelor. Pentru toate aceste cazuri, merită să înveți cum să-l folosești.