Componente rapide în Word: Ce sunt și cum să economisești ore întregi la documente repetitive

Editorul de text de la Microsoft este plin de funcții de care s-ar putea să nu fiți conștienți, dar care vă pot face viața mult mai ușoară. În această postare, vom vorbi despre componentele rapide din Word: ce sunt acestea și cum să economisiți ore întregi la documente repetitive. Așadar, dacă lucrați în mod regulat cu documente Word și aveți tendința să... repetă anumite fragmente de text, ești interesat de ce urmează.

Părți rapide în Word: Ce sunt părțile rapide?

Atât la locul de muncă, cât și în mediul academic, Microsoft Word Este un instrument utilizat pe scară largă pentru crearea și editarea de text. Nu este o coincidență: suita de birou are tot ce ai nevoie pentru a pregăti documente profesionale. Și nu numai atât, dar are și diverse... funcții care facilitează mult efectuarea sarcinilor repetitiveUna dintre ele este Quick Parts în Word.

Ce sunt Părțile rapide din Word? Practic, este o funcție care vă permite să Salvați fragmente de text, imagini, tabele sau conținut pentru a le insera rapid în alte documenteAceste elemente sunt stocate într-o Galerie rapidă de componente, care poate fi accesată cu ușurință din fila Inserare.

Când salvați conținut în Părți rapide, Îl păstrezi pentru a-l putea folosi oricând ai nevoie, introducându-l cu un singur clicȘi va fi disponibil nu numai în documentul curent, ci și în orice documente noi pe care le creați. Deci nu va trebui să îl reproduceți manual, ceea ce ar însemna o pierdere de timp.

Cum se accesează părțile rapide în Word?

Pentru a învăța cum să utilizați Quick Parts în Word, primul lucru pe care trebuie să-l faceți este localizați funcția pe panglicăEste la doar câteva clicuri distanță:

1. Deschideți Word și faceți clic pe fila Introduce.
2. Acum faceți clic pe Elemente rapide (Comenzi rapide). Veți vedea următoarele opțiuni de inserare:
   1. Text automat: Blocuri de text salvate pentru inserare rapidă.
   2. Proprietățile documentului: Metadatele documentului, cum ar fi autorul, titlul etc.
   3. Câmpuri: Elemente dinamice precum date sau numere de pagină
   4. Galeria de blocuri de construcțieAici sunt stocate părțile rapide din Word.

După cum puteți vedea, Părțile rapide fac parte din funcția Blocuri de construcție, care vă permite să adăugați fragmente predefinite de conținut în text. Acesta este motivul pentru care este adesea confundată cu AutoText, dar cu acesta din urmă puteți salva și insera doar fragmente de text. Cu toate acestea, Quick Parts vă permite să salvați toate tipurile de conținut (text, imagini, tabele, câmpuri etc.) pentru a le reutiliza cu un singur clic.

Cum se creează, se salvează și se inserează o piesă rapidă

Să presupunem că ai un/o semnătura de e-mail, un antet, o imagine sau o frază de răspuns pe care o utilizați zilnicÎn loc să îl copiezi și să îl lipești de fiecare dată, îl poți salva ca o componentă rapidă pentru a-l insera oricând ai nevoie. Cum? Foarte simplu:

1. Tastați textul (sau inserați imaginea, tabelul) pe care doriți să îl salvați.
2. Repere sau umbriți textul.
3. Acum mergeți la Introduce – Elemente rapide – Salvați selecția în galeria Piese rapide.
4. Se va deschide o fereastră pop-up unde puteți atribui un nume la noul tău Element Rapid. De exemplu: Semnătura corporativă, Sigla etc.
5. De asemenea, puteți atribui un categorie sau creați unul nou.
6. Opțional, puteți adăuga un descriere pentru a-l identifica cu ușurință.
7. În cele din urmă, faceți clic pe Accepta.

Gata! Fragmentul de conținut a fost salvat și va fi disponibil în galerie pentru inserare atunci când este nevoie. Cum se inserează părți rapide în WordNu putea fi mai ușor:

1. Deschideți documentul și plasați cursorul acolo unde doriți să inserați elementul rapid.
2. Acum faceți clic pe fila Introduce.
3. Pe panglică, faceți clic pe Elemente rapide.
4. Selectați fragment pe care doriți să le inserați.

Veți observa că atunci când faceți clic pe Piese rapide, Puteți vedea fragmentele salvate sub formă de miniaturiAcest lucru face mult mai ușoară recunoașterea vizuală a elementului pe care îl căutați, mai ales dacă nu vă amintiți numele pe care i l-ați dat. Un sfat util este să folosiți nume unice pentru fiecare element rapid - nume ușor de reținut.

Trucuri rapide în Word pentru a economisi și mai mult timp

Este clar că Quick Parts din Word este o funcție care te ajută să economisești ore întregi în documentele repetitive. În loc să adnotezi sau să inserezi manual aceleași elemente iar și iar, le poți salva și plasa în document cu un simplu clic. Dar încă mai există câteva. Trucuri avansate pentru a economisi și mai mult timpAceștia sunt ei:

Folosește F3 pentru a insera părți rapide în Word

Pe lângă inserarea componentelor rapide din panglică, puteți face acest lucru utilizând comenzi rapide de la tastatură în WordPentru a face acest lucru, este important să vă amintiți numele exact al elementului rapid pe care doriți să îl inserați. Prin urmare, Când salvați părțile rapide în Word, asigurați-vă că le dați nume scurte și unice.De exemplu:

• Salvezi o imagine ca element rapid și o denumești „Logo”.
• Într-un document nou, tastați „Logo” și apăsați F3.
• Imaginea va apărea automat!

Organizați-vă piesele rapide în categorii

Pe măsură ce salvați tot mai multe obiecte rapide, poate deveni mai greu să vă amintiți numele lor sau să le găsiți. Pentru a le găsi mai rapid, salvați piesele rapide sub categorii (exemplu: „Juridic”, „Rapoarte”, „Semnături”, „Sigle” etc.).

De asemenea, rețineți că există categorii implicite, dar puteți crea și propriile categorii cu nume personalizate. Și este, de asemenea, posibil reatribuirea categoriilor sau mutarea elementelor dintr-una în alta din opțiunea Organizator de blocuri de construcție.

Combinați componentele rapide cu câmpurile dinamice

Puteți combina părțile rapide cu câmpuri dinamice precum data, numele de utilizator sau numărul paginii. Acest lucru este util mai ales atunci când lucrați cu șabloane în care trebuie să inserăm text repetitivPe lângă economisirea timpului, șabloanele tale vor arăta mult mai profesional.

Exportul și importul de componente rapide între computere

Dacă schimbați computerele, nu trebuie să pierdeți șabloanele sau componentele rapide. Puteți accesa Fișier – Opțiuni – Bara de instrumente cu acces rapid și setări de exportDe asemenea, puteți copia fișierul Building Blocks.dotx, situat în folderul șabloane Office, și îl puteți importa de pe noul computer.

În concluzie, Quick Parts din Word este o funcție mai puțin cunoscută, dar vă poate economisi ore întregi atunci când lucrați la documente repetitive. Învățarea modului de utilizare a acesteia vă va fi de mare ajutor pentru documentele juridice, rapoartele corporative, propunerile sau comunicările dumneavoastră. Transformă anteturile, semnăturile, clauzele legale, tabelele predefinite sau frazele standard în elemente rapideToate acestea se traduc în mai puțin efort și o productivitate mai mare.