Полное руководство по ярлыкам Gmail: как организовать свою электронную почту как профессионал

Эффективное управление электронной почтой сегодня имеет решающее значение, особенно если вы используете Gmail как в личных, так и в профессиональных целях. Если вы когда-либо чувствовали себя подавленным из-за количества получаемых сообщений или не могли найти нужное письмо, когда оно вам больше всего нужно, вы, вероятно, еще не в полной мере используете возможности ярлыков Gmail. Освоение использования ярлыков позволит вам гораздо эффективнее классифицировать, находить и управлять своим почтовым ящиком., экономя время и наводя порядок в вашей повседневной жизни.

В этой статье я расскажу вам Все, что вам нужно знать о ярлыках Gmail. От того, что они собой представляют и чем отличаются от папок, до того, как создавать, настраивать, конфигурировать и использовать фильтры, чтобы сделать организацию ваших писем практически автоматической. Кроме того, я покажу вам приемы отображения или скрытия меток и то, как использовать расширенные функции, такие как вложение и сопоставление цветов.

Что такое ярлык в Gmail и для чего он используется?

Ярлыки в Gmail — уникальный инструмент классификации который заменяет традиционные папки, используемые в других почтовых менеджерах. В отличие от этих папок, в которых можно сохранять только одно письмо за раз, В Gmail одно сообщение может иметь несколько ярлыков одновременно., который позволяет вам организовывать ваши электронные письма по различным критериям. Например, вы можете назначить метку для каждого клиента и проекта одному и тому же адресу электронной почты и получать к нему доступ через любую из категорий в любое время.

Это как будто у тебя есть цифровые стикеры разных цветов и названий наклеиваются поверх ваших сообщений, что упрощает их поиск и классификацию без ограничений. Это особенно полезно для тех, кто обрабатывает большой объем электронной почты или хочет фильтровать и искать сообщения по различным темам или контекстам.

Основные различия между ярлыками и папками

Важно ясно понимать, что Ярлыки и папки — это не одно и то же. Хотя оба метода используются для организации сообщений, метки обеспечивают большую гибкость. Когда вы удаляете электронное письмо в Gmail, оно исчезает из всех ярлыков, которым оно было назначено, и из вашего почтового ящика. Кроме, Вы можете применить одну или несколько меток к одному сообщению., что невозможно при использовании традиционной системы папок.

Метки также не оказывают физического влияния на хранение сообщений.; Это просто визуальные маркеры, облегчающие последующую классификацию и поиск. Таким образом, вы повысите эффективность и организуете свой почтовый ящик так, как вам удобно.

Преимущества использования ярлыков в Gmail

• Множественная классификация: Один и тот же разговор или электронное письмо могут иметь несколько тегов, чтобы вы могли найти их в разных контекстах.
• Воплощение: Выберите названия, цвета и вложите теги друг в друга, чтобы создать подкатегории.
• Визуальный порядок: Благодаря цветам и размещению на боковой панели ваши метки легко идентифицировать с первого взгляда.
• Автоматизация: С помощью фильтров Gmail вы можете автоматически назначать метки письмам, которые соответствуют определенным критериям.

Как создать ярлык в Gmail

Вы можете создавать новые метки двумя основными способами, в зависимости от того, хотите ли вы назначать их при создании электронного письма или просто организовывать их с помощью боковой панели. Ниже я объясню оба варианта шаг за шагом, чтобы вы ничего не упустили.

Создайте и назначьте метку определенному письму

1. Откройте электронное письмо или выберите несколько сообщений в списке.
2. Щелкните значок «Ярлыки» (выглядит как ценник, обычно наверху).
3. В раскрывающемся меню вы увидите список существующих тегов и возможность создать новый ярлык.
4. Введите название нового лейбла. При желании вы можете вложить его в существующий тег, чтобы сделать его подтегом.
5. Нажмите на "создать» и наконец нажмите «Применять» чтобы присвоить эту метку выбранным сообщениям.

Создайте метку прямо из боковой панели

1. Перейдите к списку ярлыков в левой части главного экрана Gmail.
2. Прокрутите список до конца и выберите "новый лейбл".
3. Введите желаемое имя и, если хотите, выберите родительский тег, под которым вы хотите его вложить.
4. Нажмите на "создать» и ваша новая этикетка будет доступна для использования в любое время.

Назначить цвета меткам

Настройте этикетки с помощью цветов Это отличный способ быстро их идентифицировать и дать им приятное визуальное прикосновение. Gmail позволяет назначать базовые или пользовательские цвета для каждой метки, что очень полезно, когда у вас много меток и вы хотите различать их с первого взгляда.

1. Наведите указатель мыши на нужную метку на левой боковой панели, пока не появится значок. три очка вертикальный.
2. Нажмите на этот значок и выберите опцию «Цвет ярлыка».
3. Выберите один из цветов по умолчанию или определить свой собственный.

Цвета помогают выделите самые важные метки или визуально группировать связанные теги, что упрощает ежедневное управление.

Переименовывать, удалять и организовывать ярлыки в Gmail

Помимо создания и настройки, Вы можете изменять, удалять или вкладывать теги в любое время. Такая гибкость позволяет вам организовать свою электронную почту в Gmail в соответствии с вашими потребностями, даже если ваши приоритеты изменятся.

Переименовать тег

1. Наведите курсор на нужную метку и нажмите нажмите на значок с тремя точками.
2. выбрать "Изменить" и измените название метки в соответствии с вашими предпочтениями.

Вложенные теги (создание подтегов)

1. Наведите курсор на метку и снова откройте меню с тремя точками.
2. Выберите опцию "Изменить" и теперь вы можете выбрать один основной лейбл под которым будет вложен тот, который вы редактируете.

Это позволяет вам создавать иерархические или тематические структуры для ваших электронных писем, группируя подзаголовки под общими заголовками, такими как «Клиенты», «Проекты», «Счета» и т. д.

Удалить тег

1. Как и в предыдущих шагах, наведите курсор на метку и нажмите нажмите на три точки.
2. Выберите опцию "Убрать тэг".

Запомнить Удаление метки не удаляет связанные с ней сообщения.; Они просто потеряют эту маркировку, но все равно будут видны на вашем лотке или под другими наклеенными этикетками.

Советы по максимально эффективному использованию ярлыков Gmail

• Регулярно просматривайте и обновляйте свои этикетки. чтобы они не утратили своей полезности и продолжали адаптироваться к вашему распорядку дня.
• Используйте цвета в логическом порядке, назначая схожий диапазон одной и той же тематической группе, чтобы легко идентифицировать ваши электронные письма.
• Объедините теги и фильтры чтобы избежать перегрузки вручную и поддерживать порядок без особых усилий.
• Скройте метки, которые вы редко используете и отображать их только при необходимости, чтобы у вас был более понятный и быстрый интерфейс для просмотра.

Ограничения использования и рекомендации

Хотя Gmail допускает впечатляющее количество ярлыков, вам следует знать, что избыток может замедлить загрузку бокового лотка если вы превысите 500 видимых. Поэтому целесообразно очистить старые теги или объединить те, которые потеряли свое значение, чтобы не перегружать систему.

Другим важным ограничением является то, что, хотя сообщение может иметь несколько меток, Удаление этого письма приведет к его удалению из всех ярлыков и из папки «Входящие».. Важно помнить об этом, чтобы случайно не потерять важную информацию.

Понимание и освоение того, как использовать ярлыки в Gmail, полностью меняет пользовательский интерфейс, позволяя вам организовывать, находить и управлять своей электронной почтой гораздо более практичным и интуитивно понятным способом. Благодаря этому вы сможете организовать свой почтовый ящик, сократить время поиска и эффективнее управлять сообщениями..

Альберто Наварро

Я энтузиаст технологий, который превратил свои «компьютерные» интересы в профессию. Я провел более 10 лет своей жизни, используя передовые технологии и возясь со всевозможными программами из чистого любопытства. Сейчас я специализируюсь на компьютерных технологиях и видеоиграх. Это потому, что более 5 лет я пишу статьи для различных сайтов, посвященных технологиям и видеоиграм, создавая статьи, которые стремятся дать вам необходимую информацию на понятном каждому языке.

Если у вас есть какие-либо вопросы, мои знания варьируются от всего, что связано с операционной системой Windows, а также Android для мобильных телефонов. И я предан вам, я всегда готов потратить несколько минут и помочь вам решить любые вопросы, которые могут у вас возникнуть в этом мире Интернета.