Как установить срок действия для ссылки OneDrive

Обмен документом по ссылке очень удобен, но он также может стать проблемой. риск безопасности Если доступ к архиву остается открытым, когда он больше не нужен, тот, кто сохранит или получит эту ссылку, сможет продолжать доступ к архиву в течение недель или месяцев после завершения проекта.

OneDrive позволяет создавать Временные ссылки, которые перестают работать в определенную дату.Таким образом, вы можете отправить папку, отчет или любой другой файл, не вспоминая о необходимости вручную отзывать доступ позже.

Доступность этой функции зависит от тип учетной записи, общий элемент и политики Microsoft 365Таким образом, мы также рассмотрим, что делать, если опция истечения срока действия не отображается, и как администраторы организации могут установить максимальный срок действия.

Что необходимо для создания временной ссылки в OneDrive

Вариант Установить срок действия Эта функция доступна пользователям с совместимой подпиской Microsoft 365. Если вы используете только бесплатную учетную запись OneDrive, этот параметр может не отображаться при создании ссылки.

Вы также должны быть владельцем файла или иметь достаточные права доступа для управления его распространением. Если вы используете рабочую или учебную учетную запись, администратор может... отключить определенные типы ссылок или ограничить максимально допустимую продолжительность.

Существует также важное ограничение для папок: Microsoft указывает, что срок действия можно установить только при совместном использовании папок. ссылка любого типаВ отдельных файлах доступные параметры могут различаться в зависимости от учетной записи и политик, применяемых организацией.

Как установить срок действия для ссылки OneDrive

Самый простой способ создать ссылку — использовать веб-версию OneDrive:

1. Входить onedrive.com и войдите в свою учетную запись Microsoft.
2. Выберите файл или папку, которыми хотите поделиться.
3. Нажмите кнопку Делиться.
4. Выбирать Скопировать ссылку и откройте его настройки, используя значок шестеренки.
5. Выберите, кто может использовать эту папку. Если вы предоставляете общий доступ к папке, выберите соответствующий пункт. Любой для установления срока его годности.
6. Открыть Дополнительные настройки и активировать Установить срок действия.
7. Выберите последний день, когда вы хотите, чтобы ссылка продолжала работать.
8. Укажите, могут ли получатели редактировать контент или только просматривать его.
9. Нажимать Применять а затем выберите Копия.

С этого момента вы можете вставить ссылку в электронное письмо, сообщение или любое другое приложение. Когда наступит выбранная дата, Ссылка перестанет работать. и получатели больше не смогут использовать его для доступа к контенту.

Перед отправкой проверьте, включена ли эта опция. Разрешить редактированиеПри предоставлении общего доступа к папке с такими правами получатели смогут изменять, перемещать, переименовывать и даже удалять содержащиеся в ней элементы.

Как изменить срок действия существующей ссылки

Если вы хотите лишь изменить или продлить срок действия ссылки, вам не нужно создавать новую. Пока ссылка активна, вы можете редактировать ее настройки в панели управления.

1. Выберите файл или общую папку.
2. Нажмите на значок Информация чтобы открыть панель с подробной информацией.
3. Входить Управление доступом.
4. Найдите ссылку в соответствующем разделе и откройте его параметры.
5. Выбирать Редактировать ссылку.
6. Изменить дату или деактивировать Установить срок действия Если вы хотите удалить срок действия.

С этой же панели вы также можете полностью удалить ссылкуЭтот способ безопаснее, чем ожидание истечения срока действия, если вы подозреваете, что информация была переслана лицам, которым она не должна была быть доступна.

Если срок действия ссылки уже истёк и вы не можете её повторно активировать, вам придётся... Создайте новое и отправьте его повторно. получателям.

Какой тип ссылки следует выбрать?

OneDrive предлагает несколько типов ссылок, каждая из которых предназначена для удовлетворения различных потребностей:

• Любой: Это позволяет любому, кто получит ссылку, получить к ней доступ, даже если он не авторизован. Это удобно, но ссылку можно переслать, не контролируя, кто в итоге ею воспользуется.
• Люди в вашей организации: Это работает только для пользователей, входящих в одну и ту же организацию Microsoft 365.
• Лица, уже имеющие доступ: Это не предоставляет новых разрешений и служит для перенаправления контента тому, кто уже может его открыть.
• Конкретные люди: Это ограничивает доступ только для указанных вами получателей и предотвращает работу ссылки для других людей при её пересылке.

Если документ содержит конфиденциальную информацию, предпочтительнее использовать Конкретные люди По возможности используйте универсальную ссылку с указанием срока действия, чтобы сократить время воздействия, но это не позволит точно узнать, кто именно получил ссылку.

Вы также можете усилить защиту с помощью таких вариантов, как... Установить пароль, Блокировка загрузки или ограничить доступ только для чтения. Эти функции зависят от тарифного плана подписки, типа файла и правил организации.

Как принудительно удалить ссылки в компании

Администраторы могут запретить анонимным ссылкам оставаться активными неограниченное время. Эта политика настраивается в настройках. Центр администрирования SharePointпоскольку его элементы управления также влияют на OneDrive:

1. Войдите в центр администрирования SharePoint.
2. Открыть Директивы и выберите Общий.
3. Найдите раздел расширенных настроек, чтобы найти ссылки определенного типа. Любой.
4. Активируйте опцию, которая принудительно удаляет эти ссылки.
5. Войдите в максимальное количество дней это позволит сохранить активность.
6. Сохраните настройки.

Эта мера затрагивает исключительно ссылки типа «Любой». Если ваша организация не разрешает такой тип внешнего доступа, соответствующая настройка срока действия может не отображаться.

Когда администратор продлевает максимальный срок, существующие связи сохраняются. Они сохраняют свой текущий срок действия.Если вы сократите разрешенный период, ссылки, превышающие новый лимит, будут обновлены в соответствии с более строгими правилами.

Также можно применять различные конфигурации к конкретным сайтам SharePoint. Активные сайтыпри условии, что политика организации допускает исключение из общей конфигурации.

Истечение срока действия ссылки и истечение срока действия гостевого доступа — это не одно и то же.

Microsoft 365 также позволяет устанавливать продолжительность доступа пользователя к сервису. гостевой пользователь на веб-сайт или в OneDrive организации. Хотя на первый взгляд механизм может показаться одинаковым, на самом деле он работает по-разному.

Срок действия ссылки истекает для конкретной ссылки. Когда срок её действия истекает, Эта ссылка перестала работать.С другой стороны, истечение срока действия гостевого доступа управляется на уровне пользователя: по истечении этого срока гость теряет свои права доступа к сайту, но Ссылка, которой поделились, не удаляется и не деактивируется..

Администраторы коллекции получают еженедельное электронное письмо, когда у некоторых пользователей истекает срок доступа в течение следующих двух-трех недель. Уведомление также появляется в веб-версии сайта. Если необходимо продолжить сотрудничество, доступ можно продлить следующим образом:

Настройки > Разрешения сайта > Срок действия гостевых учетных записей > Управление.

Расширение доступа означает, что новый период распространяется на все права доступа, которыми обладает гость на сайте, а не только на документ, который он просматривал.

Распространенные ошибки при установке срока действия ссылки на OneDrive.

Одна из самых распространенных проблем заключается в том, что Параметр "Срок годности" не отображается.Вот наиболее частые причины:

• У вас нет совместимой подписки: Эта функция доступна только подписчикам Microsoft 365.
• Вы предоставляете общий доступ к папке с помощью ссылки другого типа: Для папок возможность установки срока действия доступна только через параметр «Любой».
• Опция "Любой" отключена: Администратор мог заблокировать анонимные ссылки.
• Дата превышает максимально допустимый срок: В соответствии с политикой организации может быть установлено максимальное количество дней.
• Вы не являетесь владельцем контента: У вас может быть разрешение на редактирование файла, но не на изменение способа его распространения.
• Ссылка перестала работать преждевременно: Владелец мог удалить файл, прекратить делиться контентом или переместить файл или папку.
• Гость потерял доступ, но ссылка по-прежнему существует: Вероятно, истек срок действия прав гостевого пользователя, а не общего адреса.

Ещё одна распространённая ошибка — полагаться исключительно на срок действия ссылки и оставлять возможность редактирования включённой без необходимости. Всегда проверяйте ссылку перед её копированием. Кто сможет его открыть, что они смогут делать и на какой срок..

Создание временных ссылок снижает вероятность случайного доступа к документам и предотвращает утрату ими первоначального назначения. Сочетая разумный срок действия с правами на чтение, паролями или указанием конкретных получателей, вы можете... Обмен файлами в OneDrive стал намного безопаснее. при этом не отказываясь от удобства облачных технологий.