Просмотр изменений в файле Excel: необходимое руководство

Когда мы делимся электронными таблицами, естественно задаваться вопросом, к чему каждый прикасался и когда. Просмотр изменений в файле ExcelСегодня у нас есть несколько вариантов: панель «Показать изменения», «История версий» и, в более классических сценариях, ветеран «Отслеживание изменений».

В этой статье мы объясняем как это сделать, какие ограничения есть у каждого варианта и какие существуют альтернативы Если вы работаете за пределами облака, плюс другие практические советы.

Что такое «Показать изменения» в Excel и какую информацию она отображает?

Функция «Показать изменения» позволяет централизованно отслеживать последние правки в книге. На панели вверху отображаются последние изменения, что позволяет подробно их идентифицировать. кто внес изменения, затронутая ячейка, точное время и предыдущее значениеЭто особенно полезно, когда несколько человек редактируют общий файл и вам нужна четкая временная шкала.

Эта панель также позволяет просматривать изменения, внесённые «всё сразу». В таких случаях Excel Он создает карточку с групповым действием и предоставляет доступ к функции «Просмотр изменений» внутри этой карточки, чтобы вы могли глубже изучить детали каждой сгруппированной модификации не теряя контекста.

Помните, что Excel сохраняет последние действия на этой панели, обеспечивая видимость максимум около 60 днейЕсли вы хотите расширить временной диапазон, чтобы просмотреть, что происходило ранее, настанет очередь Истории версий, о которой мы поговорим позже. путешествие к предыдущим версиям и просмотреть их без каких-либо сюрпризов.

Просмотр изменений по всей книге: быстрые шаги

Для полного обзора книги и просмотра изменений в файле Excel процесс очень прост: вы попадаете на панель со всеми недавно внесёнными изменениями. Выполнив эти шаги, вы сразу же увидите их. все, что произошло в файле:

1. На вкладке «Обзор» выберите Показать изменения чтобы открыть панель с последними правками.
2. Обратите внимание, что изменения отображаются в порядке, начиная с самых последних, что отражает фактический хронологический порядок исполнения.
3. Вы сможете определить, кто и что изменил в какой ячейке, а также точную дату и время, что упрощает задачу. аудиторское сотрудничество.
4. Если есть групповые изменения, вы найдете карточку, которая группирует эту операцию, и кнопку для Посмотреть изменения и просмотрите все включенные модификации.

Фильтрация изменений по листу, диапазону или конкретной ячейке

Если вы хотите сузить область поиска, вы можете просматривать изменения в файле Excel только для определённого листа, диапазона или даже одной ячейки. Такая фильтрация помогает проводить детальное исследование. что произошло в определенной области из книги без дополнительных шумов.

Чтобы быстро отфильтровать данные с листа: выберите лист, диапазон или отдельную ячейку, затем щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню, и выберите Показать измененияС помощью этого действия Excel ограничивает панель этот выбор.

Вы также можете фильтровать данные прямо на панели «Изменения». Вверху вы увидите значок фильтра: нажав на него, вы сможете указать, хотите ли вы фильтровать по... Ранго или ХоджаЕсли вы выбрали Диапазон, введите диапазон или ячейку в текстовое поле и подтвердите с помощью значка стрелки рядом с этим полем, чтобы применить фильтровать немедленно.

Такой подход к фильтрации экономит вам много времени при расследовании инцидентов или когда вам нужно сосредоточиться на критическая область листа (например, диапазон, в котором подсчитываются итоги или в котором кто-то изменил ссылки).

Где работает функция «Показать изменения» и какие требования необходимы для ее регистрации?

Функция «Показать изменения» доступна как в Excel для настольных компьютеров, так и в Excel для веб-браузера и отображает на своей панели изменения, внесенные в приложениях Excel, которые ее поддерживают. соавторствоЭто означает, что для просмотра наиболее полной истории на панели управления все пользователи должны использовать совместимое приложение Excel и работать с файлом в местах, которые поддерживать совместную публикацию активный (например, OneDrive или SharePoint).

Что делать, если панель мониторинга пуста, хотя вы знаете, что там были какие-то действия? Некоторые действия могут привести к очистке журнала Excel. Вы увидите пустую панель мониторинга, если, например, кто-то редактировал документ с помощью разовой покупки или в более старой версии Excel, не предназначенной для совместного редактирования, или если использовались функции, которые… Они не совместимы с совместной публикацией или если файл заменен или копия была сохранена, нарушая непрерывность мониторинга.

Хорошая новость заключается в том, что с этого момента любые новые изменения, вносимые вами или кем-то другим в совместимых приложениях, будут снова регистрироваться на панели «Изменения». Это восстанавливает видимость для последующих событий и позволяет вам идти по следу без необходимости переделывать документ.

Какие изменения регистрируются, а какие не отображаются на панели

Панель «Изменения» фокусируется на формулах и значениях ячеек, а также на таких операциях, как перемещение, сортировка, вставка или удаление ячеек и диапазонов. Поэтому вы легко найдете как единичные правки, так и структурные изменения, влияющие на блоки данных.

Однако некоторые действия в настоящее время не отображаются: изменения графики, фигур или других объектов, движения или настройки в динамические таблицыЭто включает в себя изменение форматирования (цвета, шрифты, стили), скрытие ячеек/диапазонов и применение фильтров. Имейте это в виду, поскольку этот «визуальный слой» не отображается на панели, которая фокусируется на основных функциях. численные и функциональные.

Кроме того, чтобы обеспечить максимально полную историю, Excel может оставлять пробелы на временной шкале, если определённые изменения недоступны. В результате вы можете заметить «пропуски», когда редактирование из-за его характера или используемого инструмента не удалось внести. запись на панели.

Почему в некоторых записях иногда отсутствуют предыдущие значения? Это может произойти, если данные были изменены с помощью кода (например, VBA или надстроек) или если кто-то отредактировал книгу в Excel, не обновив её. последняя версияВ таких случаях прослеживаемость «значения до/значения после» для данного конкретного действия может быть утеряна.

Как просмотреть более старые изменения: История версий

На панели «Изменения» отображаются последние изменения. Если вам нужно продлить период, используйте кнопку История версийВ меню «Файл» > «Информация» > «История версий» вы можете открыть предыдущую версию для предварительного просмотра и, при необходимости, восстановить её. Это очень полезно при поиске информации. предыдущие события в диапазон, который охватывает Показать изменения.

История версий — это не то же самое, что «визуальный компаратор» между двумя точками времени: её цель — обеспечить навигацию по состояниям файлов с возможностью открыть предыдущую версию и работать с ней. Тем не менее, сочетание этой функции с функцией «Показать изменения» может обеспечить сбалансированный обзор. быстрый и недавний с долгосрочным аудитом.

Если ваш файл хранится в SharePoint, помните, что система управления версиями имеет настраиваемые ограничения. Во время настройки вы можете указать максимальное количество хранимых версий, и когда система достигнет этого лимита, последняя версия будет удалена. самый старший Чтобы освободить место для новых. Если вам нужно больше свободы, можно увеличить это число до системного лимита, что улучшает возможность вернуться назад во времени. обширные исследования.

Для команд, которые полагаются на исторические версии, рекомендуется периодически просматривать эту конфигурацию в библиотеке SharePoint и адаптировать ее к рабочему процессу: чем больше ежедневных изменений, тем больше смысла в увеличении количества удержанные версии чтобы не потерять полезный след.

Сброс панели изменений: когда и как

В Excel в Интернете есть возможность очистить историю изменений, отображаемую на панели мониторинга. Она находится в разделе «Файл» > «Сведения». Подтверждение... очистить панель для всех пользователей книги. Это необратимое действие, поэтому следует тщательно обдумать его, прежде чем его выполнять, если вам необходимо сохранить доказательства недавнее сотрудничество.

Даже если вы удалите эту запись с панели, вы всё равно сможете открыть или восстановить предыдущие версии через историю версий. Другими словами, вы удаляете «список событий» с панели, но не теряете возможность вернуться к предыдущим состояниям файла, пока эти версии существуют в системе.

Классический «Отслеживание изменений» в Excel: что он предлагает и как его просматривать

В течение многих лет в программе использовалась традиционная система отслеживания изменений, которая теперь считается устаревшей. Это был удобный способ просмотра изменений в файле Excel. В книгах, настроенных на эту функцию, сохранение и публикация каждого изменения оставляли отметки в ячейках (синие треугольники) и всплывающие комментарии. описание изменения и ответственный пользователь. Хотя эта функция всё ещё существует в определённых сценариях, в современных средах совместного редактирования она заменена функцией «Показать изменения».

Если ваша организация всё ещё использует этот подход, вы можете перечислить изменения на отдельном листе. Для этого на вкладке «Обзор» откройте «Отслеживание изменений» и выберите выделить измененияВыберите опцию «Показать изменения на новом листе» и подтвердите, нажав «ОК». Excel добавит лист под названием «История» с Подробности изменения извлечено из книги.

Проверка этих правок также управлялась через меню «Просмотр» > «Отслеживание изменений» > «Принять или отклонить изменения». Там вы можете принять или отклонить их по одному, либо использовать функции «Принять все» или «Отклонить все» для пакетной обработки с возможностью закрытия в любой момент. вернуться на страницу.

Этот метод имеет ценность для книг, которые уже были созданы с помощью этой системы, но он не обеспечивает возможности интеграции и совместного редактирования, которые сегодня предоставляют облако и панель «Показать изменения», где информация лучше согласована с совместное редактирование ан Tiempo реальным.

Сравнение версий и ограничений: чего можно и чего нельзя ожидать от Excel

Вместо просмотра изменений в файле Excel многие пользователи просто хотят сразу увидеть, что изменилось между предыдущей версией и текущей, не открывая два файла одновременно. На практике в Excel нет встроенного инструмента для этой функции. детальное различие между любыми двумя локальными файлами. Он предлагает функцию «Показать изменения» для книг, написанных в соавторстве (новая и очень удобная функция) и историю версий, позволяющую открывать предыдущие версии и, если применимо, восстановить их.

Некоторые пользователи упоминают утилиту Spreadsheet Compare (входит в состав некоторых пакетов Office) для сравнения двух сохранённых файлов. Для её использования вам понадобится копия предыдущей версии на компьютере; это не «волшебная кнопка» в Excel, а отдельный инструмент для сравнения рабочих книг и отображения результатов. различияЭто полезно, если вы не работаете в облаке, хотя это требует дополнительных действий по сохранению локальных версий.

На форумах часто можно прочитать, что «не существует стандартного, быстрого и универсального способа» сравнить любую версию с текущей без предварительной подготовки материала. И это логично: чтобы зафиксировать каждое мельчайшее изменение, архиву пришлось бы хранить огромное количество данных. МетаданныеЭто значительно увеличило бы его размер и усложнило бы управление им, особенно в книгах, которые обновляются ежедневно.

Если вы работаете в Windows, Проводник позволяет добавлять информационные столбцы (дата создания, дата изменения и т. д.), но это метаданные уровня файла, а не история изменения на ячейкуДругой вариант системы - это История файловкоторый делает копии измененных файлов, чтобы их можно было восстановить; взамен он потребляет дисковое пространство и не является просмотрщиком гранулярные изменения как таковой.

Вкратце: если вы работаете совместно с Excel (OneDrive/SharePoint), используйте функцию «Показать изменения» для последних изменений и «Историю версий» для более длительных периодов. Если рабочий процесс локальный, сохраняйте версии и, при необходимости сравнения, используйте инструменты сравнения, например, Spreadsheet Compare, чтобы получить карту изменений. различия между файлами.

Экосистема для просмотра изменений в файле Excel предлагает мощные решения для работы в облаке и совместного редактирования: панель «Показать изменения» позволяет увидеть текущую ситуацию, а журнал версий и настройки SharePoint расширяют временной горизонт. В локальных сценариях сравнение требует сохранения копий и использования внешних утилит. Зная, что регистрируется, а что нет, и обеспечивая соответствующую настройку, вы можете получить реалистичный и эффективный контроль над процессом. след Эдитоны в ваших таблицах.

Теме статьи:

Office не открывается из-за AppVIsvSubsystems64.dll: проверенные решения

Даниэль Терраса

Редактор, специализирующийся на вопросах технологий и Интернета, с более чем десятилетним опытом работы в различных цифровых медиа. Я работал редактором и создателем контента в компаниях, занимающихся электронной коммерцией, коммуникациями, онлайн-маркетингом и рекламой. Я также писал на сайтах по экономике, финансам и другим секторам. Моя работа – это также моя страсть. Теперь, благодаря моим статьям в Tecnobits, я стараюсь каждый день изучать все новости и новые возможности, которые предлагает нам мир технологий, чтобы улучшить нашу жизнь.