Полное руководство по Microsoft Lists: что это такое и как это работает

В экосистеме Microsoft 365 Списки Microsoft Это один из важнейших инструментов организовывать, отслеживать и обмениваться информацией в структурированном виде. От отслеживания проблем и проектов до адаптации сотрудников и управления ресурсами — это приложение отличается своей гибкостью и простотой использования.

Если вы работаете в команде или просто хотите храните свою информацию организованной и доступной из любой точки мира, вот решение, которое вы не должны упускать из виду. В этой статье мы подробно расскажем вам, что вы можете сделать с помощью Списки Microsoft и как использовать их шаблоны. Мы также проверим ваше взаимодействие с другими приложениями, такими как SharePoint или Teams.

Что такое Microsoft Lists и как это работает?

Microsoft Lists — это приложение Microsoft 365, разработанное для интеллектуальное отслеживание информации. Вы можете работать с ним через Интернет, с мобильного устройства или даже напрямую из Microsoft Teams благодаря его полной интеграции.

На самом деле, действует как простая и наглядная база данных, состоящий из строк и столбцов, в которые можно включать текст, изображения, файлы, даты, назначенных людей, гиперссылки и многое другое. Благодаря системе просмотра вы можете отображать информацию различными способами в зависимости от цели: сетка (вариант по умолчанию), список, календарь или галерея. Список аналогичный, но без возможности редактирования онлайн. Галерея хорошо подходит для визуального контента, а календарь идеально подходит, если вы хотите просматривать элементы, упорядоченные по дате.

При создании нового списка вы можете начать с нуля, использовать существующий список в качестве шаблона или импортировать таблицу Excel. Вы также можете положиться на многочисленные готовые шаблоны которые Microsoft предлагает для определенных случаев использования.

Все списки можно визуально настраивать.: изменение цвета фона, назначение определенных значков и применение правил, которые изменяют их внешний вид в зависимости от их состояния. Например, элемент со статусом «Одобрено» может отображаться на зеленом фоне, а элемент со статусом «На рассмотрении» — на оранжевом.

 

Готовые шаблоны для любых нужд

Если у вас мало времени, чтобы создать список с нуля, Microsoft Lists включает полезные шаблоны, адаптированные под различные сценарии.. Эти шаблоны предназначены для использования всего в несколько щелчков мыши, сохраняя при этом определенную структуру, настраиваемые поля, представления и визуальные стили.

Вот некоторые из самых популярных:

• Шаблон управления проблемами: Идеально подходит для отслеживания инцидентов с указанием их статуса, приоритета и ответственных лиц.
• Шаблон маршрута мероприятия: организует все детали мероприятия в понятную и редактируемую структуру.
• Модель пациента: В медицинских учреждениях это позволяет регистрировать состояние, наблюдения и потребности каждого пациента.
• Шаблон заявки на кредит: мониторинг и контроль процесса одобрения кредита.

Параметры организации, форматирования и правил

В дополнение к уже упомянутым взглядам, Вы можете адаптировать каждый список к своему рабочему процессу. создание фильтров, группировок, сортировок и автоматизированных правил. Вот некоторые из возможностей:

• Настройте оповещения по электронной почте при изменении статуса или добавлении нового элемента.
• Изменить формат условно по содержанию: цвета, значки, стили.
• Групповые элементы по приоритету, дате, статусу и т. д.
• Создавайте новые списки из других списков, копируя дизайн и структуру.
• Импорт данных из Excel с автоматическим распознаванием столбцов.

Все эти функции позволяют вам экономить время и обеспечить визуальную и целостную согласованность данных внутри команды, особенно в совместных проектах, в которых участвуют несколько человек.

Сохранение и доступ к спискам

Одним из преимуществ Microsoft Lists является его встроенная интеграция с экосистемой Microsoft 365. Вы можете сохранять свои списки на таких сайтах, как SharePoint о ан Один диск только для личного пользования. Если вы работаете в команде, чаще всего их размещают на сайте SharePoint, доступном всем участникам.

Списки открываются в полноэкранном режиме для удобства редактирования, и вы можете точно увидеть, где хранится список, по URL-адресу или на панели инструментов. Из стандартного интерфейса вы можете легко создавать, редактировать, делиться и экспортировать элементы.

Совместное использование списков: разрешения, доступ и совместная работа

Поделиться списком так же просто, как сгенерировать ссылку или пригласить определенных участников. Вы можете предоставить полный доступ (чтение и редактирование) или только чтение. Кроме того, вы можете установить дату окончания срока действия ссылки, защитить ее паролем и даже выбрать, смогут ли получатели вносить изменения.

Вы также можете предоставить общий доступ к одному элементу списка, а не ко всей базе данных. Комментарии можно оставлять по отдельным товарам., что улучшает совместную работу без необходимости отправлять электронные письма.

Разрешения управляются через SharePoint и наследуются по умолчанию. с сайта, где сохранен список. Однако вы можете изменить их, чтобы предоставить доступ только определенным людям или ограничить определенные действия.

Microsoft Lists и его интеграция с другими приложениями

Настоящий потенциал списков раскрывается при сочетании с другими инструментами в среде Microsoft. Будучи полностью интегрировано с SharePoint, Microsoft Teams и Planner, вы можете сделать следующее:

• Добавляйте списки как вкладки в канале Teams, что обеспечивает прямой доступ из командного диалога.
• Использование списков как веб-части на странице SharePoint для отображения актуальной информации в вашей интрасети.
• Настройте правила или автоматизацию, которые связывают списки с Power Automate или Power Apps для пользовательских потоков.
• Свяжите задачи из Планировщика или To Do централизовать управление задачами.

Все это является частью видения Microsoft 365 как связанная платформа, где все приложения взаимодействуют друг с другом для повышения производительности и прозрачности работы.

Списки Microsoft на мобильных устройствах

Мобильная версия Microsoft Lists доступна для Android y iOS, разрешать создавайте, просматривайте и редактируйте списки с вашего мобильного телефона, будь то в офисе, дома или во время путешествия. Вот несколько вещей, которые вы можете сделать:

• Просмотр недавних и избранных списков.
• Полное редактирование элементов списка.
• Оффлайн доступ.
• Делайте фотографии и сканируйте QR-коды.
• Адаптивный интерфейс с поддержкой темного режима и горизонтальной ориентации.

Он также обладает теми же возможностями безопасности, что и настольная версия, с поддержкой Intune для MDM и MAM. Для доступа требуется корпоративная учетная запись Microsoft с доступом к SharePoint или Office 365.

Microsoft перечисляет варианты использования

По мере развития инструмента, Разработано множество креативных способов использования списков Microsoft. в разных контекстах. Вот некоторые из наиболее примечательных из них:

• Организация контента для социальных сетей. Используя шаблон планирования контента, вы можете организовывать кампании, планировать публикации, добавлять изображения, ссылки и даты публикации. Очень полезно для маркетинговых команд.
• Контроль доступа и посетителей. Списки позволяют вам создавать записи для каждого посетителя с указанием его имени, фотографии в удостоверении личности, а также дат входа и выхода. Вы даже можете запланировать автоматическое уведомление швейцара, когда кто-то уходит.
• Отслеживание тикетов клиентов. Используя списки как мини-CRM, вы можете назначать ответственных, регистрировать проблемы, расставлять приоритеты и оставлять отзывы о статусе тикетов.
• Простое управление проектами. Если вам не нужен сложный инструмент, Lists позволяет выполнять базовое отслеживание с помощью задач, сроков и представлений календаря. Вы даже можете получать оповещения об изменении задачи.
• Инвентарь и ИТ-ресурсы. С помощью списков вы можете отслеживать все свое корпоративное оборудование и связанные с ним данные: дату покупки, гарантию, обслуживание, местонахождение и т. д. Все наглядно и фильтруемо в один клик.
• Привлечение новых сотрудников или поставщиков. Контрольный список адаптации помогает отслеживать все задачи и документы нового сотрудника. Отметка элементов как «завершенных» может инициировать отправку уведомлений в соответствующий отдел.

Короче говоря, Microsoft Lists предлагает универсальный, наглядный и совместный способ управления динамической информацией. Будь то решение для отслеживания, организационный инструмент или дополнение к другим платформам, таким как Teams или SharePoint, он идеально подходит для любого типа пользователей или предприятий.